Öffentliche Ausschreibung Berlin 2024 Deutschland – Werbe- und Marketingdienstleistungen

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion

2.1.

Verfahren

Titel: Kreativagentur

Beschreibung: Im Rahmen dieser Vergabe beabsichtigen wir eine Kreativagentur mit der Konzeption und Kreation von integrierten nationalen und internationalen B2C- und B2B-Kampagnen (Paid-Kampagnen, teilweise 360°) zu beauftragen. Die Aufträge umfassen alle Schritte von der Entwicklung starker Kreativideen/ Kampagnenkonzepten über die Produktion (z.B. Foto/ Video) bis hin zur Erstellung der finalen Werbemittel unserer Kampagnen. Im Rahmen seiner Marketing- und Kommunikationsaufgaben beauftragt visitBerlin eine Kreativagentur mit der beratenden, konzeptionellen und kreativen Unterstützung. Es sollen Beratungs-, Planungs- und Kreativleistungen innerhalb eines Rahmenvertrages erbracht werden: Kreation & Kampagnen Konzeption, Kreation und Umsetzung von integrierten nationalen und internationalen B2C- und B2B-Kampagnen inklusive Auswertung unter Berücksichtigung der Kampagnenziele. - Entwicklung von starken Kreativideen und Kommunikations-/ Kampagnenkonzepten - Erarbeitung von Kommunikationsbotschaften - Erarbeitung einer überzeugenden Kampagnenmechanik in Abstimmung mit der Leadagentur Media und Influencer-Marketing-Agentur. Dabei ist eine einheitliche Kommunikation über alle Kommunikationskanäle sicherzustellen. - Konzeption und Entwicklung von wirkungsstarken Werbemitteln im Rahmen von Kampagnen und Projekten, u.a. o Konzeption und Erstellung von Werbeclips und Visuals o Konzeption und Entwicklung von Online-Werbemitteln (u.a. Display- und Performance- sowie Social Media-Werbemittel) o Konzeption und Produktion von Kampagnenfilmen und gegebenenfalls Koordination der Umsetzung mit Produktionsagenturen o Erarbeitung von Werbetexten und redaktionellen Kampagneninhalten übergreifend für alle Kommunikationskanäle o Kreativleistungen für Printmedien (z.B. Anzeigen) sowie die Adaption auf Online-Medien o Gegebenenfalls Einkauf von für die Kommunikationsmaßnahmen verwendeten Text- (werblich und redaktionell), Foto- und Bewegtbildmaterials, inklusive urheberrechtliche Abstimmung, Vertragsgestaltung und -handling. Die Kosten für das Material bzw. die Rechte an dem Material werden von der Auftraggeberin auf Nachweis erstattet. - Erstellung und gegebenenfalls Umsetzung von Livekommunikations-, Eventkommunikations- und Promotionkonzepten, Influencermarketing - Konzeption und Gestaltung von Landing Pages im Rahmen von Kampagnen oder Projekten Koordination - Projektmanagement für oben genannte Maßnahmen - Bereitstellung eines festen, erfahrenen Ansprechpartners (Projektmanager) - Regelmäßige Jour Fixe zu laufenden Kampagnen- und Projekten bei visitBerlin - Budgetkalkulation und Erstellung detaillierter Kostenvoranschläge vor Kampagnen-/ Projektbeginn und transparente monatliche Kostenaufstellung inklusive realistischer Ressourcenkalkulation - Bei Bedarf Abstimmung mit der Leadagentur Media und Influencer-Marketing-Agentur im Rahmen der Kampagnenplanung und gegebenenfalls Abstimmung mit externen Produktionsagenturen. Strategie & Weiterentwicklung - Strategische Beratungsleistung bei der Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen, die sich aus Handlungsfeldern von visitBerlin ergeben können - Regelmäßige Wettbewerbsbeobachtung und Bereitstellung der Erkenntnisse auf ausgewählten Themenfeldern - Bei Bedarf Durchführung von Weiterbildungen und Schulungen zum Wissenstransfer an visitBerlin-Mitarbeiter und Inspirationspräsentationen durch die Agentur an visitBerlin-Mitarbeiter

Kennung des Verfahrens: 07818b77-449a-45b8-bc4e-caee26f4eac8

Interne Kennung: D-0003/2024 - visitBerlin - Kreativagentur

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

Zentrale Elemente des Verfahrens: Die Ausschreibung erfolgt als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß der Vergabeverordnung (VgV). 1. Schritt: Im Teilnahmewettbewerb ist nur der Teilnahmeantrag mit den dort gegebenenfalls genannten Anlagen einzureichen. Der Teilnahmeantrag ist elektronisch über die entsprechende Funktion beim DTVP einzureichen. Eine Abgabe des Teilnahmeantrags per Post, Fax, Mail oder über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform ist nicht zulässig. Der Teilnahmeantrag muss bis zum 16.02.2024, 10:00 Uhr eingereicht werden. Weitere Unterlagen sind erstmal nicht auszufüllen. 2. Schritt: Die Aufforderung zur Angebotsabgabe /Erstkonzept erfolgt voraussichtlich bis 29.02.2024. Nicht berücksichtigte Bewerber werden benachrichtigt. Dem Angebot sind außerdem folgende Unterlagen beizufügen: - das ausgefüllte Preisblatt, - das Konzept gemäß der Anlage Aufgabenstellung ERSTKONZEPT. Alle Preise sind in Euro anzugeben. Das Konzept ist auf maximal 25 Seiten darzustellen. Ist das Konzept länger als angegeben, dann führt dies zu einer Abwertung im Teilkriterium "Gesamteindruck des Konzeptes". Eine strategische Herleitung der Kampagnenidee ist dabei auf maximal 2 Seiten zu begrenzen. Auf eine Agenturvorstellung ist innerhalb des Konzepts zu verzichten. 3. Schritt: Präsentation Der Auftraggeber wird die drei Bieter mit den höchsten Punktzahlen gemäß der ersten Wertung der Angebote zu einem Präsentationstermin einladen. Für die Präsentation ist das Erstkonzept um weitere Angaben gemäß der Aufgabenstellung Pitchpräsentation zu erweitern, siehe Anlage Aufgabenstellung PITCHPRÄSENTATION. Die Präsentation ist der Auftraggeberin beim Präsentationstermin auf einem Datenstick zu übergeben.

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Berlin Tourismus & Kongress GmbH Schöneberger Str. 15

Stadt: Berlin

Postleitzahl: 10963

Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

2.1.3.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 400 000,00 EUR

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 2 400 000,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YRFHZJ1

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Kreativagentur

Beschreibung: I Anforderungen an die Agentur (Eignungskriterium) Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer über fachspezifische Erfahrungen in der Ausführung vergleichbarer Aufträge (Kampagnenkonzeption und -produktion) verfügt. Hinsichtlich der Eignung wird daher insbesondere folgende Anforderung an den Auftragnehmer gestellt, die anhand des eingereichten Angebots zu belegen ist: - Der Auftragnehmer hat 3 vergleichbare Referenzaufträge, die in den letzten drei Jahren (gerechnet bis zum Ablauf der Angebotsfrist) erbracht wurden, nachzuweisen. Mindestens ein eingereichtes Referenzbeispiel hat ein Mindestbudget (exklusive Mediabudget) von [Betrag gelöscht] Euro netto aufzuweisen. (Eigenerklärung) I Anforderungen an die Leistung Hinsichtlich der Art und Weise der Leistungserbringung werden weiterhin folgende Anforderungen an den Auftragnehmer gestellt: - Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer für die geschuldeten Leistungen ausschließlich fachlich qualifizierte Mitarbeiter einsetzt. - Der Auftragnehmer wird der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung einen zentralen Ansprechpartner und einen Vertreter über die gesamte Vertragszeit benennen, der zu den Erreichbarkeitszeiten (Montag - Freitag von 10 - 18 Uhr) für die Auftraggeberin kontaktierbar ist und erforderlichenfalls Auskunft zu den durchgeführten Maßnahmen im Rahmen der geschuldeten Leistungen geben kann. Der Auftragnehmer gewährleistet die persönliche Anwesenheit des Ansprechpartners oder seines Vertreters in den Räumlichkeiten von visitBerlin auf Anforderung der Auftraggeberin in der Regel innerhalb zweier Werktage. Der vom Auftragnehmer benannten Ansprechpartner und der Vertreter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference (CEFR) beherrschen. Die geforderten Sprachkenntnisse des Ansprechpartners und seines Vertreters sind der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung nachzuweisen. - Die Fähigkeit, schnell und flexibel auf Anforderungen und Wünsche des Auftraggebers reagieren zu können wird vorausgesetzt. Die Agentur muss in der Lage sein, die benötigten Kapazitäten bereitzustellen, um unsere Kampagnen und Projekte (häufig auch mehrere Kampagnen und Projekte parallel) erfolgreich umsetzen zu können.

Interne Kennung: D-0003/2024 - visitBerlin - Kreativagentur

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Berlin Tourismus & Kongress GmbH Schöneberger Str. 15

Stadt: Berlin

Postleitzahl: 10963

Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)

Land: Deutschland

Ort im betreffenden Land

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 04/06/2024

Enddatum der Laufzeit: 28/05/2026

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 2

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor (Option), den Leistungszeitraum zweimal um 12 Monate zu verlängern, mithin bis zum 28.05.2028. Die Entscheidung über eine Verlängerung erfolgt spätestens zwei Monate vor Ablauf des aktuellen Leistungszeitraums. Im Falle einer Verlängerung gelten die nach Maßgabe dieser Ausschreibung und des zugrundeliegenden Preisblatts vereinbarten Konditionen auch für den Verlängerungszeitraum. Der Vertrag endet automatisch auch vor Ablauf des Leistungszeitraums, wenn das in der Leistungsbeschreibung genannte maximale Auftragsvolumen erreicht ist.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Zusätzliche Informationen: Bitte beachten Sie: Im Rahmen dieser Vergabe beabsichtigen wir eine Kreativagentur mit der Konzeption und Kreation von integrierten nationalen und internationalen B2C- und B2B-Kampagnen (Paid-Kampagnen, teilweise 360°) zu beauftragen. Die Aufträge umfassen alle Schritte von der Entwicklung starker Kreativideen/ Kampagnenkonzepten über die Produktion (z.B. Foto/ Video) bis hin zur Erstellung der finalen Werbemittel unserer Kampagnen.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Bei der Bewertung des Preises wird der vorläufige Gesamtbewertungspreis (netto) gemäß Preisblatt berücksichtigt. Die Bewertung des Preises erfolgt nach folgender Berechnungsmethode: Punktzahl Bieter A = Günstigster Gesamtpreis x 100 Angebotspreis A Das Ergebnis wird auf zwei Nachkommastellen gerundet und mit der angegebenen Gewichtung (0,3) multipliziert.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Konzept

Beschreibung: Die Bewertung des Konzeptes ergibt sich aus der Wertungsmatrix Kreativkonzept_Step1. Die insgesamt für das Konzept erreichten Punkte werden mit der angegebenen Gewichtung (0,3) multipliziert. Zum Schluss werden die erzielten Punkte der Preisbewertung und der Konzeptbewertung addiert.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Pitchpräsentation

Beschreibung: Das Ergebnis wird auf zwei Nachkommastellen gerundet, mit der Gewichtung für die Präsentation (0,4) multipliziert. Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot unter Berücksichtigung der Präsentation mit 40 %, also wie folgt: Preis: 30 % Konzept: 30 % Präsentation: 40 % Die Punktzahlen für den Preis, das Konzept und die Präsentation werden addiert. Der Bieter mit der höchsten Punktzahl erhält den Zuschlag.

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen: Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in diesem Verfahren: 2 400 000,00 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

Rahmenvereinbarung:

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 2 400 000,00 EUR

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: RÖMER WILDBERGER Werbeagentur GmbH

Angebot:

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert des Ergebnisses: 6 800,00 EUR

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 1

Titel: Kreativagentur

Datum des Vertragsabschlusses: 04/06/2024

Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 22

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 22

Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 32

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers