Deutschland – Lohn- und Gehaltsabrechnung – Gehaltsdienstleister

89128-2024 - Wettbewerb
Deutschland – Lohn- und Gehaltsabrechnung – Gehaltsdienstleister
OJ S 30/2024 12/02/2024
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH
Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Gehaltsdienstleister
Beschreibung: Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung der GmbH-Beschäftigten wird ein Dienstleister/Auftragnehmer (AN) gesucht. Der AN stellt eine Software zur Verfügung, die auch von der Personalabteilung genutzt werden kann. -------------------------------------------------------------- Germany Trade & Invest (GTAI) ist die Wirtschaftsförderungsgesellschaft der Bundesrepublik Deutschland. GTAI beschäftigt über 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon rund drei Viertel im Inland und rund ein Viertel im Ausland. Das Personal setzt sich zusammen aus GmbH-Beschäftigten, zugewiesenen Beamtinnen und Beamten sowie Tarifbeschäftigten des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) und über die deutschen Auslandshandelskammern angestellten ausländischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Derzeit arbeiten ca. 250 GmbH-Beschäftigte als direkte Angestellte der GTAI. Davon sind ca. 10 GmbH-Beschäftigte zeitlich befristet an verschiedene Standorte weltweit entsandt. Sie verbleiben im deutschen Sozialversicherungssystem und werden teilweise in Deutschland, teilweise im Ausland versteuert und sind somit abrechnungsrelevant.
Kennung des Verfahrens: a2cc85c6-99cc-4ddb-84d8-c81b2e31c7c5
Interne Kennung: GTAI/2024/VMS/Cloud/0005
Verfahrensart: Offenes Verfahren
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79211110 Lohn- und Gehaltsabrechnung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software, 79631000 Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH Friedrichstr. 60 
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXVHYDGY1KMNNCT7 Eine ausführliche Erklärung für die Angebotsabgabe über DTVP/VMS cosinex: https://www.youtube.com/watch?v=na-n1IkXS80 Cosinexsupport: https://support.cosinex.de/unternehmen/
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe:
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Konkurs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vergleichsverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Betrugsbekämpfung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Gehaltsdienstleister
Beschreibung: Gehaltsabrechnung in Verbindung mit der Zurverfügungstellung einer Software. Zu den Tätigkeiten des AN gemäß EVB-IT-Cloudvertrag gehören u.a.: - Unterstützungsleistungen beim Einführungsprojekt (Ersteinrichtung der Software inkl. Datenmigration, Betrieb der Software während des Einführungsprojekts) - Zwei Monate Probeabrechnungen während des Einführungsprojekts - Schulungsleistungen zur Einführung der Software - Erstellung eines Rollen- und Berechtigungskonzept - Laufender Betrieb und Pflege der Cloud-Software - Leistungen bei Vertragsende inkl. Bereitstellung der Abrechnungsdaten auf Datenträgern gemäß den gesetzlichen Anforderungen bei Vertragsbeendigung. Dienstleistungen gem. der Leistungsbeschreibung, wie zum Beispiel: -Führen der Gehaltskonten und die Übermittlung an GTAI -Erstellung und Ausfertigung der monatlichen Gehaltsabrechnungen -Erstellung und Zurverfügungstellen der monatlichen Probeabrechnungen bei Veränderungen -Monatliche Pflege der Firmenstammdaten -Erstellung monatlicher Zahldateien für die Überweisung der Gehälter und Abgaben inkl. Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und sonstiger Abgaben als Datei -Die Erstellung von Lohnjournalen, Jahreslohnjournalen und Buchungsbelegen zur Datenübergabe und deren Übermittlung an GTAI -Bereitstellung der Gehaltsabrechnungen und sonstige Dokumente für alle aktiven Beschäftigten (via App, Portal, Post)
Interne Kennung: GTAI/2024/VMS/Cloud/0005
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79211110 Lohn- und Gehaltsabrechnung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software, 79631000 Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Siehe Leistungsbeschreibung.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH Friedrichstr. 60 
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Mindestvertragslaufzeit: 24 Monate ab Go Live Verlängerung: um jeweils 12 Monate Maximale Vertragslaufzeit: 60 Monate ab Go Live
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet
Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen
Gefördertes soziales Ziel: Sonstiges
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Das Unternehmen bestätigt, dass keiner seiner Mitarbeiter rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist. Darüber hinaus kein Vorstoß gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen vorliegt. Folgende Gesetze (Arbeitnehmer-Entsendegesetz, Aufenthaltsgesetz, Mindestlohngesetz, SchwarzArbG, Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) eingehalten sind. Sofern das Unternehmen sich in einer der vorgenannten Situation befinden, kann es auch Nachweise dafür erbringen, dass das Unternehmen ausreichende Maßnahmen getroffen hat, um trotz des Vorliegens eines einschlägigen Ausschlussgrundes dieser nicht zur Anwendung kommt.

Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: Unternehmensreferenzen Anzugeben sind mindestens drei in Art und Umfang mit dieser ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenzaufträge, die der Bieter/die Bieterin in den letzten fünf Geschäftsjahren erbracht hat bzw. gegenwärtig erbringt. Eine Vergleichbarkeit der Leistungen ist gegeben, wenn folgende Mindestkriterien erfüllt sind: Referenz 1: Gehaltsbuchhaltung und -abrechnung für Kunden mit 50 Inlandsbeschäftigten. Beschäftigte werden nach Tarifverträgen vergütet. Tarifverträge: öffentlicher Dienst und/oder Privatwirtschaft Referenz 2: Gehaltsbuchhaltung und -abrechnung für Kunden mit Auslandsbeschäftigten. Beschäftigte werden nach Tarifverträgen vergütet. Tarifverträge: öffentlicher Dienst und/oder Privatwirtschaft Referenz 3: Gehaltsbuchhaltung und -abrechnung für Kunden mit mindestens 50 Inlandsbeschäftigten. -------------------- Kernteam Mindestanforderung an das Team: Alle Mitglieder des Teams sind entweder deutsche Muttersprachler oder besitzen mindestens das Sprachniveau C2 gemäß des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens. Mindestanforderung an die Sachbearbeitung und deren Vertretung: Einreichung eines Lebenslaufs, aus dem ersichtlich wird, dass mindestens: 1. eine kaufmännische Berufsausbildung oder Vergleichbares, 2. eine mindestens zweijährige Berufserfahrung mit Schwerpunkt in der Gehaltsabrechnung: Beschäftigte werden nach Tarifverträgen vergütet. Tarifverträge: öffentlicher Dienst und/oder Privatwirtschaft 3. Erfahrungen mit der Lohnabrechnung von Beschäftigten, die im Ausland tätig sind, vorliegen. -------------------------- Rechenzentrum: Der AN und sein eigenbetriebenes Rechenzentrum (RZ) unterliegen zur Vermeidung der mit einem Drittstaatentransfer verbundenen datenschutzrechtlichen Implikationen ausschließlich der Europäischen Rechtsordnung. Das eigenbetriebene RZ und ebenfalls eigenbetriebene Backup-RZ liegen im Europäischen Wirtschaftsraum.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30

Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Berufserfahrung
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 14

Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Gehaltsabrechnung
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 42

Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Jahressonderzahlung
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 14
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 04/03/2024 23:59:00 (UTC+1)
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYDGY1KMNNCT7/documents
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 12/03/2024 16:00:00 (UTC+1)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 30 $name_timeperiod.DAYS_deu
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: - FB1_Angebotsschreiben - FB3_Eigenerklärung - FB4_Unternehmensreferenzen - FB6_Kernteam - FB7_AVV - FB8_GHV - FB9_Eigenerklärung_Russlandsanktionen - FB10_Bietergemeinschaft - FB11_Verpflichtungserklärung_Unterauftragnehmer_Eignugnsleihe - Zertifikat nach ISO 27001 oder gleichwertige Nachweise, wie z.B. eine C5-Berichterstattung Typ 2 - Haftpflichtversicherung (s. EVB-IT-Cloudvertrag sowie EVB-IT-Dienstleistungsvertrag) - Probeabrechnung mit Monatsabschluss
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 12/03/2024 16:00:00 (UTC+1)
Ort: Berlin
Auftragsbedingungen:
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: - FB1_Angebotsschreiben - FB2_Preisblatt - FB3_Eigenerklärung - FB7_AVV - FB8_GHV - FB9_Eigenerklärung_Russlandsanktionen Zusätzliche Nachweise: Zertifikat nach ISO 27001 oder gleichwertige Nachweise, wie z.B. eine C5-Berichterstattung Typ 2 Haftpflichtversicherung (s. EVB-IT-Cloudvertrag sowie EVB-IT-Dienstleistungsvertrag) Probeabrechnung mit Monatsabschluss
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt
Zahlungen werden elektronisch geleistet
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH
Überprüfungsstelle: 1. und 2. Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH
Registrierungsnummer: 992-80012-17
Postanschrift: Friedrichstr. 60  
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Beschaffung & Vergabe
E-Mail: vergabe@gtai.de
Telefon: +49 30200099
Rollen dieser Organisation: 
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH
Registrierungsnummer: 992-80012-17
Postanschrift: Friedrichstr. 60  
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Beschaffung & Vergabe
E-Mail: vergabe@gtai.de
Telefon: +49 30200099
Rollen dieser Organisation: 
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH
Registrierungsnummer: 992-80012-17
Postanschrift: Friedrichstr. 60  
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
E-Mail: vergabe@gtai.de
Telefon: +49 30200099
Fax: +49 30200099111
Rollen dieser Organisation: 
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: 1. und 2. Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Registrierungsnummer: 000 aktuell nicht bekannt
Postanschrift: Villemomblerstraße 76  
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 22894990
Rollen dieser Organisation: 
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH
Registrierungsnummer: 992-80012-17
Postanschrift: Friedrichstr. 60  
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
E-Mail: vergabe@gtai.eu
Telefon: +49 30200099
Fax: +49 30200099111
Rollen dieser Organisation: 
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0006
Offizielle Bezeichnung: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH
Registrierungsnummer: 992-80012-17
Postanschrift: Friedrichstr. 60  
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Beschaffung & Vergabe
E-Mail: vergabe@gtai.de
Telefon: +49 30200099
Rollen dieser Organisation: 
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0007
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation: 
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: e8ee2502-74fe-4ce8-af26-a2d37f680706 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 09/02/2024 14:55:34 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 89128-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 30/2024
Datum der Veröffentlichung: 12/02/2024