Deutschland - Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen - Verhandlungsrunde 2: Weiterentwicklung, Planung und Durchführung des Hamburg Innovation Summit (HHIS) 2024 (mit Option auf Verlängerung für die Jahre 2025 und 2026)

1. Beschaffer
1.1 Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Freie und Hansestadt Hamburg - Behörde für Wirtschaft und Innovation (BWI)
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2. Verfahren
2.1 Verfahren
Titel: Verhandlungsrunde 2: Weiterentwicklung, Planung und Durchführung des Hamburg Innovation Summit (HHIS) 2024 (mit Option auf Verlängerung für die Jahre 2025 und 2026)
Beschreibung: Die Hamburger Behörde für Wirtschaft und Innovation (BWI) ist eine der zentralen Fachbehörden der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) und zuständig für die Wirtschaftspolitik sowie die Innovationsförderung in der Hansestadt. Im Zusammenhang mit diesen Aufgaben ist die BWI auch für den Hamburg Innnovation Summit (HHIS) zuständig, einem "Szenetreff" für Gründerinnen und Gründer, Zukunftsgestaltende sowie Menschen mit Visionen aller Branchen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik. Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Weiterentwicklung, Planung und Durchführung des HHIS im Jahr 2024 (mit Option auf Verlängerung für die Jahre 2025 und 2026).
Kennung des Verfahrens: 4cfaf03c-7151-4246-b8bd-1d49d1a56514
Vorherige Bekanntmachung: 343842-2023
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
2.1.1 Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
2.1.2 Erfüllungsort
Postanschrift: Behörde für Wirtschaft und Innovation (BWI) Alter Steinweg 4 
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20459
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
2.1.4 Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YMGH5VS
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - 
5. Los
5.1 Los: LOT-0001
Titel: Verhandlungsrunde 2: Weiterentwicklung, Planung und Durchführung des Hamburg Innovation Summit (HHIS) 2024 (mit Option auf Verlängerung für die Jahre 2025 und 2026)
Beschreibung: Der Hamburg Innovation Summit (HHIS) wurde 2015 ins Leben gerufen und fand im Juni 2022 zum 7. Mal statt. Der HHIS ist der Szenetreff für Innovationsakteure der Metropolregion Hamburg (ca. 1000 Teilnehmende). Er vereint wie keine andere Veranstaltung Gründerinnen und Gründer, Zukunftsgestaltende sowie Menschen mit Visionen aller Branchen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik und stärkt somit die Sichtbarkeit der Leistungsfähigkeit Hamburgs in den Bereichen Technologie und Innovation. Diese Vernetzung ist auch ein wichtiger Aspekt der Regionalen Innovationsstrategie (RIS), in der Leuchtturmevents die Sichtbarkeit von Innovationsvorhaben und den Zukunftsthemen generieren sollen. Die RIS ist abrufbar unter https://www.hamburg.de/bwi/innovationsallianz/ Für kommende HHIS ist neben einer stärkeren Präsenz aus Wirtschaft und Industrie auch eine Ausweitung des interaktiven Angebots der Ausstellung gewünscht. Das etablierte Format soll dabei inhaltlich weiterentwickelt werden. Anhand des fortentwickelten Konzeptes ist anschließend der kommende Hamburg Innovation Summits 2024 zu planen und auszurichten. Es ist beabsichtigt, dass dem Auftragnehmer für die Aufgabenerfüllung ein festes Budget zur Verfügung gestellt wird, das seitens der BWI nach derzeitigem Planungsstand nicht erhöht wird. Das in Ziff. II.2.6 genannte Budget ist eine grobe Schätzung für ein Jahr; die (derzeit) definierte Obergrenze liegt bei EUR 450.000,00 (inkl. MwSt.) jährlich. Das Gesamtbudget für drei Jahre beträgt (bis zu) EUR 1.350.000,00 (inkl. MwSt.). Wesentliche Aufgaben in diesem Zusammenhang sind: 1. Erstellung eines innovativen Veranstaltungskonzeptes - Ausrichtung des HHIS als Messe- und Networkingformat (Präsenzveranstaltung) - Im Vergleich zu vergangenen HHIS reduziertes Bühnenangebot, dafür stärkerer Fokus auf Innovation zum Anfassen/Ausprobieren (mehr Customer-Interaktionen) - Erhöhung der Reichweite des HHIS über die Region hinaus (nationale und perspektivisch internationale Positionierung) - Inhaltliche Fokussierung auf Hamburger Zukunftsthemen (Gesundheit, Klima & Energie, Mobilität, Data Science & Digitalisierung, Materialwissenschaften & Neue Materialien) - Einbindung der Zielgruppen Startups, Wirtschaft, Wissenschaft, Forschung und Entwicklung, Politik mit besonderem Fokus auf Startups/Startup-Angeboten. - Erhöhung der Industriebeteiligung und Sicherstellung einer guten Balance zwischen Konzernen, KMUs und Startups sowie Einbindung von Forschungsakteuren - Auswahl einer geeigneten Location - Einbindung herausragender Speaker:innen im Kontext innovativer Formate (z.B. Barcamps, Masterclasses oder Future Talks) - Auswahl der musikalischen Begleitung / passender Musikelemente - Erhöhung der Eigenfinanzierungsquote durch Ticketverkauf, Sponsoring, Standmieten. In dem Konzept sind auch Festlegungen zum Umfang der Zugangskontingente für Sponsoren zu treffen. - Einbindung und Durchführung des Hamburg Innovation Awards (alle zwei Jahre) als festes Element des HHIS. 2. Planung und Durchführung des HHIS 2024 - Übernahme der Veranstalterfunktion inkl. Risikoübernahme durch Verrechnung der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der Veranstaltung - Buchung einer geeigneten Eventlocation - Sponsorensuche mit Unterstützung des begleitenden Entscheiderkreises - Einladungs- und Teilnehmermanagement für Aussteller:innen, Fachbesucher:innen und Speaker:innen - Messeplanung inkl. Ablaufplan, Ausstellermanagement - Ticketverkauf - Marketingmaßnahmen vor, während und nach der Veranstaltung (Presse, Social Media, Newsletter, Homepage) unter Nutzung der bestehenden Marke des HHIS und unter Darstellung bzw. Nennung der Initiatoren (BWI, IFB und Hamburg Innovation GmbH). Eine Unterauftragsvergabe ist hierfür möglich. Dabei soll die Veranstaltung in mindestens drei regionalen Medien (z.B. Hamburger Abendblatt, NDR (Hamburg Journal), regionale Radiosender) vertreten sein. - Nachbereitung (z.B. Besucherbefragung, Imagefilm) und Überplanungskonzept für den HHIS des Folgejahres (Prüfung möglicher Anpassungen) - Bereitstellung des Veranstaltungsrahmens für die Hamburg Innovation Awards - Buchhaltung und Controlling inkl. Dokumentation der Sponsoren-, Aussteller und Ein-trittseinnahmen - Sicherstellung eines Veranstaltungscaterings inkl. Service. Eine Unterauftragsvergabe ist hierfür möglich. - Sicherstellung der Objektsicherung während und zwischen den Veranstaltungszeiten sowie in der Aufbauphase vor Beginn der Veranstaltung. Eine Unterauftragsvergabe ist hierfür möglich. - Sicherstellung der Messetechnik und des Messebaus entsprechend der Aufbau- und Ablauforganisation in Abstimmung mit den Ausstellern. Eine Unterauftragsvergabe ist hierfür möglich. Das Veranstaltungskonzept ist nach Planung ca. 3 Monate nach Beauftragung in 2023 vorzulegen.
Interne Kennung: #1
5.1.1 Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
5.1.2 Erfüllungsort
Postanschrift: Behörde für Wirtschaft und Innovation (BWI) Alter Steinweg 4 
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20459
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: 
5.1.4 Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Vertrag wird zunächst für die Weiterentwicklung, Planung und Durchführung des Hamburg Innovation Summit (HHIS) 2024 geschlossen. Eine Verhandlung über eine längere Grundlaufzeit im Laufe des Verhandlungsverfahrens bleibt ausdrücklich vorbehalten (maximal jedoch für die Jahre 2025 und 2026). Die BWI behält sich vor, den Vertrag jeweils für die Weiterentwicklung, Planung und Durchführung des Hamburg Innovation Summit (HHIS) in den Jahren 2025 und 2026 zu verlängern.
5.1.6 Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 343842-2023
5.1.7 Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10 Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzept
Gewichtung (Punkte, genau): 100
5.1.15 Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion:
5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
6. Ergebnisse
6.1 Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2 Informationen über die Gewinner
6.1.4 Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Statistiken über die strategische Auftragsvergabe:
8. Organisationen
8.1 ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
8.1 ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Freie und Hansestadt Hamburg - Behörde für Wirtschaft und Innovation (BWI)
Registrierungsnummer: 20459
Postanschrift: Alter Steinweg 4  
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20459
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Kontaktperson: GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
Telefon: +49 40500360485
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1 ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
Registrierungsnummer: DE177089422
Postanschrift: Alter Wall 20-22  
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Dr. Jan Scharf / Dr. Oliver Jauch
Telefon: +4940500360485
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1 ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Registrierungsnummer: t:040428231690
Postanschrift: Gänsemarkt 36  
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 40 428231690
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1 ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Wilkenwerk GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: small
Registrierungsnummer: HRB 72833
Postanschrift: Große Bergstraße 264-266  
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 22767
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +40 408908480
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: DEU
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1 Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 25169188-cd07-48a5-bf95-dc5a733c69d7 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 2024-01-09+01:00 13:39:46+01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch 
11.2 Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 00016055-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 7/2024
Datum der Veröffentlichung: 2024-01-10Z