Beschreibung: I) Ausgangslage Die dezentrale Organisation der Verantwortung und Durchführung von
Gefährdungsbeurteilungen stellt angesichts der aktuellen Ausgangslage an der FU Berlin
eine komplexe Herausforderung dar. Die Kenntnisse im Arbeits- und Gesundheitsschutz
vieler Bereichsleitungen, die für die Erstellung der orts- und tätigkeitsbezogenen
Gefährdungsbeurteilungen verantwortlich sind, weisen teilweise Defizite auf, die einer
gezielten Unterstützung bedürfen. Vorhandene Unterstützungsmöglichkeiten: Aktuell
stehen 2,8 Fachkräfte für Arbeitssicherheit zur Verfügung. Die externe arbeitsmedizinische
Betreuung erfolgt im Umfang eines Vollzeitäquivalents. Zur Verfügung gestellt wird
ein zentrales Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz-Managementsystem (AGUM), das
auch an vielen anderen Universitäten im Einsatz ist. Dieses zeigt die universitären
Strukturen und die Verantwortlichkeiten auf, deckt jedoch nicht die Vielfalt der örtlichen
Themen ab. Des Weiteren steht allen Bereichen neben einer umfassenden Sammlung von
Gesetzen, Verordnungen, technischen Regeln und Schriften der Deutschen gesetzlichen
Unfallversicherung (DGUV) der sogenannte Rechtsvorschriftenservice zur Verfügung.
Dieser wird regelmäßig zur Verfügung gestellt und stellt in übersichtlicher Form relevante
Änderungen vor. Im Rahmen regelmäßiger interner Umwelt- und Arbeitsschutzaudits werden
Arbeitsbereiche durch interne Auditoren begangen, anhand von Checklisten auditiert
und beraten. In regelmäßigen Arbeitsschutzausschüssen (ASA) und AGUM-Sitzungen der
Geschäftsleitung werden Schwerpunktthemen behandelt. Ungefähr 200 Sicherheitsbeauftragte
der FU Berlin aus den unterschiedlichen Arbeitsbereichen unterstützen die örtlichen
Vorgesetzten bei der Erfüllung ihrer arbeits- und gesundheitsrechtlichen Pflichten.
Darüber hinaus stehen aktuell 660 Brandschutzhelfer und 470 Ersthelfer in den Bereichen
zur Verfügung. Herausforderungen und Handlungsbedarf: Trotz der zuvor genannten Maßnahmen
liegen nicht in allen Bereichen der FU Berlin Gefährdungsbeurteilungen vor, und vorhandene
Dokumente werden nicht systematisch aktualisiert. Es fehlt ein zentrales System, in
dem die vorhandenen Dokumente erfasst und die beschriebenen Abweichungen mit Zuständigkeiten,
Terminen und Bearbeitungsständen erfasst werden. Dadurch ist die Möglichkeit der Auswertung,
Nachverfolgung und der Berichterstattung im Sinne gemanagter Prozesse deutlich eingeschränkt.
Risikoabschätzung, Prioritätensetzung, Ressourcenplanung sind wesentliche Merkmale,
die bei der Betrachtung und Bewertung der Gesamtsituation deutlich stärker einbezogen
werden müssen. II) Zielsetzung der Evaluation Die FU Berlin arbeitet derzeit an einer
Neustrukturierung ihres Systems zur Erstellung und Dokumentation von Gefährdungsbeurteilungen.
Aufgrund der vielfältigen Gebiete in Forschung und Verwaltung sowie der dezentralen
Landschaft werden neue Konzepte benötigt, die die verantwortlichen Vorgesetzten vor
Ort bei der Erstellung und regelmäßigen Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilungen
unterstützen. Exemplarisch und nicht abschließend sollen hier genannt werden: - Tätigkeiten
in biologischen, chemischen und physikalischen Laboren, - Tätigkeiten in Werkstätten
mit kleinen bis großen Maschinenfuhrparks, - Tätigkeiten in der Tiermedizin und der
Klein- bis Großtierhaltung bzw. -pflege, - Bereiche mit Strahlenbelastung, - Tätigkeiten
in der Anlagen- und Betriebstechnik. Des Weiteren sind aber auch Bereiche mit - klassischer
Verwaltungstätigkeit mit und ohne Kundenkontakt, - Tätigkeiten mit starker psychischer
Belastung und - Tätigkeiten, die im europäischen und nichteuropäischen Ausland durchgeführt
werden, zu nennen. Weitere Ziele sind die Digitalisierung der Prozesse, unter Berücksichtigung
der Nachverfolgung von Bearbeitungsständen sowie der Kommunikation zwischen den unterschiedlichen
Akteuren. Vorhandene Strukturen, Prozesse und Ressourcen sind zu erfassen, zu bewerten
und in Absprache mit den verschiedenen Beteiligten anzupassen bzw. neu zu definieren.
Die Universitätsleitung benötigt verbesserte zentrale Kontrollinstrumente bzw. ein
Berichtswesen, um in der Lage zu sein, auch kurzfristig auskunftsfähig gegenüber Behörden
und sonstigen Anfragenden zu sein. In einem weiteren Schritt sind die Einsatzzeiten
der Fachkräfte für Arbeitssicherheit und der Betriebsärzte auf der Basis der erfassten
Prozesse zu bewerten und entsprechende Empfehlungen zu erarbeiten. III) Leistungsgegenstand
Der Beratungsauftrag umfasst u.a. folgende Leistungen: 1) Initiierung und Koordination
der notwendigen Projektstrukturen (Steuerungsgruppe, Projektteam, Rollenverteilung,
Verantwortlichkeiten, Kommunikation etc.) 2) Analyse der Ist-Strukturen und -Prozessabläufe
an der FU Berlin: - Ist Aufnahme & Analyse der aktuellen Prozesse - Sichtung vorhandener
Gefährdungsbeurteilungen - Befragung der betroffenen Bereiche und Vor-Ort Begehungen
zur Evaluation von Gefährdungsbeurteilungen und Erfassung von Handlungsbedarfen -
Zusammenfassung der Ergebnisse der Ist-Analyse 3) Planung & Konzeption einer Sollstruktur
und der dafür notwendigen Anpassungen unter Beachtung der vorhandenen Ressourcen der
Auftraggeberin 4) Erstellung von einheitlichen Mustern für Gefährdungsbeurteilungen,
die geeignet sind, in den dezentralen Bereichen von den verantwortlichen Vorgesetzten
eingesetzt zu werden 5) Markterkundung und Erarbeitung eines Vorschlags (inkl. Darstellung
der Inhalte, Merkmale der Software; Begründung) für den Einsatz von Software zur digitalen
Abbildung von Gefährdungsbeurteilungen, deren datenschutzgerechter Dokumentation und
notwendigen Auswertungsmöglichkeiten 6) Projektbegleitende Aufgaben: - Organisation
und Durchführung von Workshops - regelmäßige Meetings mit der Projektleitung und Steuerungsgruppe
der FU Berlin - Protokollierung und Dokumentation - Übermittlung von Zwischenständen
Projektsteuerungsbüro für die Koordination von Terminen, Protokollführung, Vor- und
Nachbereitung von Terminen