Rahmenvertrag über Lizenzen, Weiterentwicklung und Wartung der Software Paledo
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.bvg.de
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvertrag über Lizenzen, Weiterentwicklung und Wartung der Software Paledo
Die Instandhaltungsplanungssoftware Paledo der Firma Syntactix digitalisiert die Kernprozesse der Instandhaltung für Fahrzeuge, Maschinen und Anlagen und macht diese damit transparent und messbar. Die Instandhaltungsprozesse werden damit systemgestützt über alle Werkstattbereiche einheitlich und jederzeit nachvollziehbar durchgeführt. Innerhalb der Software Paledo wurden sukzessive die Unterstützungsprozesse der internen Komponentenfertigung sowie der internen Logistik mit aufgenommen und digitalisiert. Weitere instandhaltungstechnische Maßnahmen, wie die medienbruchfreie Anforderung und Verwaltung von Fahrzeugen, Maschinen und Anlagen, die Dokumentation von Mängeln und deren Kommunikation an den Hersteller / Lieferanten mit integrierter Standzeiterfassung sowie eine maßnahmenbezogene Personalplanung innerhalb eines Systems können abgebildet werden.
Berlin
In den vergangenen Jahren hat die BVG schrittweise die Instandhaltungsplanungssoftware Paledo der Firma Syntactix eingeführt. Sowohl frühere Beschaffungen als auch die aktuelle Beschaffung umfassen die Nutzungsrechte, Wartung und Weiterentwicklung dieser Software. Die Motivation hierfür ergibt sich aus der Notwendigkeit der geforderten Digitalisierung im Verkehrsvertrag sowie der vereinfachten und lückenlosen Dokumentation gegenüber Betriebsleitungen und der Technischen Aufsichtsbehörde.
Dies wird besonders wichtig im Kontext der Neubeschaffung der U-Bahnfahrzeugserien J/JK und der neuen Instandhaltungsstrategie, die signifikante Änderungen der Rahmenbedingungen für die BVG und insbesondere für die Instandhaltungsabteilungen für Fahrzeuge, Maschinen und Anlagen mit sich bringt. Die notwendigen Weiterentwicklungen konzentrieren sich auf das Instandhaltungsmodul. Hier werden zusätzliche instandhaltungstechnische Maßnahmen integriert, darunter die medienbruchfreie Anforderung und Verwaltung von Fahrzeugen, Maschinen und Anlagen, die Dokumentation von Mängeln mit integrierter Standzeiterfassung sowie eine maßnahmenbezogene Personalplanung innerhalb eines Systems.
Darüber hinaus werden Schnittstellen zu den Betriebsleitsystemen implementiert und angepasst, um einen durchgehenden und störungsfreien Prozess bezüglich der Verfügbarkeit von Fahrzeugen, Maschinen und Anlagen sicherzustellen. Im Modul Komponentenfertigung werden neue Funktionen wie die Auftragsplanung und fortlaufende Statusüberwachung implementiert, insbesondere im Hinblick auf die zukünftige Aufarbeitung von Großkomponenten für Hersteller.
Bestehende Module erfahren ebenfalls eine Erweiterung, darunter das Dokumentenverwaltungssystem und das Lagerwesen. Dies dient einerseits der Abbildung gelenkter Dokumentationen gemäß der ISO 9001-Zertifizierung und andererseits der Optimierung der prozessualen Trennung zwischen wertschöpfenden und logistischen Prozessen. In jedem der vorhandenen Module besteht ein regelmäßiger Bedarf an Unterstützung seitens der Firma Syntactix in Form von Wartung, Schulungen, Beratungen und Konfigurationsleistungen. Zusammenfassend handelt es sich um eine Erweiterung und Weiterentwicklung eines bereits bestehenden Systems.
Zusätzlich zur Erstlaufzeit des Vertrags im Zeitraum vom 01.01.2024 bis zum 31.12.2027 umfasst die Rahmenvereinbarung eine Verlängerungsoption bis zum 31.12.2029 und eine zweite Verlängerungsoption bis zum 31.01.2031 für das Paledo System.
Die Höchstmengen über eine Vertragslaufzeit von 8 Jahren für den beschrieben Auftrage betragen:
3600 Personentage an Dienstleistungen
8 Jahre Wartung
8000 Lizenzen
Die Mindestmengen über eine Vertragslaufzeit von 4 Jahren für den beschrieben Auftrage betragen:
0 Personentage an Dienstleistungen
4 Jahre Wartung
890 Lizenzen
Abschnitt IV: Verfahren
- Zusätzliche Lieferungen, deren Beschaffung den strengen Vorschriften der Richtlinie genügt
Die Direktvergabe gemäß § 13 Abs. 2 Nr. 5 SektVO für die Beschaffung der Instandhaltungssoftware Paledo von der Firma Syntactix wird durch spezifische und technische Gegebenheiten gerechtfertigt.
Spezifische Systemanforderungen:
Die Instandhaltungssoftware Paledo von Syntactix erfüllt in besonderer Weise die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse, die für die Instandhaltungsprozesse der BVG erforderlich sind. Folgende Anforderungen sind hierbei von besonderer Bedeutung für die Darstellung des Fahrbetriebs durch die BVG:
Verteilung der Aufgaben auf die Beschäftigten unter Berücksichtigung von Dringlichkeit, Auslastung und Materialverfügbarkeit
Fristgerechte Identifikation und Verfügbarmachung der benötigten Ersatzteile
Integration der Produktion mit Hilfe von TPM (Maschinenführerwartung) und gemeinsamen Planungsprozessen
Online-Verteilung von Aufgaben, einfache Rückmeldung der Ergebnisse der zuvor verteilten Aufgabe
Zugriff auf technische Dokumentation an der Maschine
Hersteller und gesetzeskonforme Dokumentation von Wartung und Inspektion der Fahrzeuge und Anlagen ohne Medienbrüche in integrierten Prozessen
Automatisierte Erstellung von graphischen Analysen und Berichten für kontinuierliche Verbesserungsprozesse und tägliche Besprechungen
Die Software ist aufgrund ihrer technischen Eigenschaften und Funktionen und der bereits teilweise vorgenommenen Integration und Weiterentwicklung optimal auf die bestehende Systemumgebung in den verschiedenen Betriebsstätten abgestimmt. Die Module können selektiv je nach Anforderung der BVG durch Syntactix eingeführt und an den Bedarf der BVG individuell angepasst werden. Bestehende ERP Systeme (z.B. SAP PM) oder Maschinensteuerungen (OPC) können über Schnittstellen angeschlossen werden. Für die mobile Lösung wird nur Standardinfrastruktur benötigt (Windows Clients/Server).
Interoperabilität und Integration:
Die Direktvergabe ist gerechtfertigt, da die Instandhaltungssoftware von Syntactix bereits nahtlos mit vorhandenen Systemen und Infrastrukturen teilweise integriert ist und weiter integriert werden kann.
Die Software weist bereits zahlreiche Schnittstellen zu bestehenden Systemen in der BVG-Systemumgebung auf, darunter Schnittstellen zu ASA, Bremsenprüfstand, ODBDII, TAB, AüK, TIK, SAP, Barcodedrucker, ELMEL, Calibri, FMU und weitere, was einen reibungslosen Datenaustausch sicherstellt.
Dies ist besonders relevant, da eine reibungslose Zusammenarbeit und fehlerresistenter Datenaustausch mit anderen Systemen essenziell für die Effizienz der Instandhaltungsprozesse innerhalb des Fahrbetriebs sind. Bei einem Anbieterwechsel müssten die Schnittstellen neu konfiguriert oder schlimmstenfalls parallel betrieben werden. Dies würde zu unverhältnismäßigen technischen Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung und zusätzlichen Schulungs- und Kostenaufwänden auf Seiten des BVG führen. Die Neubeschaffung einer Instandhaltungsplanungssoftware bei Dritten hätte daher die vollständige Ablösung des bereits bestehenden Systems zur Folge, was wiederum zu Fahrzeugausfällen im Betrieb und zur Nichterfüllung der Verkehrsleistung führt.
Zeit- und Kostenaspekte:
Die Direktvergabe ist aus Gründen der Zeit- und insbesondere der Kostenersparnis gerechtfertigt. Die Instandhaltungsprozesse werden systemgestützt über alle Werkstattbereiche einheitlich und jederzeit nachvollziehbar durchgeführt. Die Notwendigkeit ergab sich aus dem abgeschlossenen Verkehrsvertrag, der Neubeschaffung der U-Bahnfahrzeugserien J/JK sowie der neuen Instandhaltungsstrategie mit signifikanten Änderungen der Rahmenbedingungen für die BVG und insbesondere für die Instandhaltungsabteilungen für Fahrzeuge, Maschinen und Anlagen. Ein Produktwechsel kann nicht erfolgen, da die produktiv genutzte Software dann vollständig rückgebaut werden müsste, was eine langfristige Unterbrechung der Instandhaltungsprozesse in der Abteilung Fahrzeuge zur Folge hätte und der Wechsel auf ein anderes Produkt einer kompletten Neuentwicklung entsprechen würde.
Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
Rahmenvertrag über Lizenzen, Weiterentwicklung und Wartung der Software Paledo
Ort: Friedrichsdorf
NUTS-Code: DE Deutschland
Postleitzahl: 61381
Land: Deutschland
Fax: +49 6172997820
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Ort: Berlin
Land: Deutschland
Ort: Berlin
Land: Deutschland
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein, nach § 160 GWB.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an den öffentlichen Auftrag oder der
Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von
Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete
Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des
Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn
Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens
bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens
bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen
zu wollen, vergangen sind.
2 Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Venrags nach § 135 Absatz
1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Nach § 135 GWB:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
1. gegen § 134 verstoßen hat oder
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen
Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,
und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren
innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch denöffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate
nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. 2Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt
der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30
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Kalendertagenach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EuropäischenUnion.
(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer
Bekanntmachung im Arntsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat,
mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der
Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen
Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des
Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der
Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den
Zuschlag erhalten soll, umfassen.
Ort: Berlin
Land: Deutschland