Payroll Service Provider

Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: IT-Dienstleistungszentrum Berlin
Postanschrift: Berliner Straße 112-115
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10713
Land: Deutschland
E-Mail:
Fax: +49 30/9028-3055
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.itdz-berlin.de/
Adresse des Beschafferprofils: https://www.itdz-berlin.de/unternehmen/ausschreibungen/
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: IT-Dienstleistungen

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Payroll Service Provider

II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79211110 Lohn- und Gehaltsabrechnung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Der aktuelle Dienstleister für die Lohn- und Gehaltsabrechnung des ITDZ Berlin kann neue Anforderungen des ITDZ Berlin aus technischen Gründen nicht umsetzen und somit zukünftig nicht mehr die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für das ITDZ Berlin durchführen.

Der Umsetzungszeitpunkt der neuen Anforderungen wird voraussichtlich der 01.04.2024 sein. Dem ITDZ Berlin wurde Ende November 2023 die zukünftige Nichtverfügbarkeit des aktuellen Dienstleisters schriftlich bestätigt. Eine Markterkundung hat ergeben, dass das Umsetzungszeitfenster für eine Auslagerung an einen anderen Dienstleister zwischen 5-8 Monaten liegt. Vor dem Hintergrund der Sicherstellung der zukünftigen Lohn- und Gehaltszahlungen, ist eine reguläre Ausschreibung aus Zeitgründen nicht möglich.

II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Der aktuelle Dienstleister für die Lohn- und Gehaltsabrechnung des ITDZ Berlin kann neue Anforderungen des ITDZ Berlin aus technischen Gründen nicht umsetzen und somit zukünftig nicht mehr die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für das ITDZ Berlin durchführen.

Der Umsetzungszeitpunkt der neuen Anforderungen wird voraussichtlich der 01.04.2024 sein. Dem ITDZ Berlin wurde Ende November 2023 die zukünftige Nichtverfügbarkeit des aktuellen Dienstleisters schriftlich bestätigt. Eine Markterkundung hat ergeben, dass das Umsetzungszeitfenster für eine Auslagerung an einen anderen Dienstleister zwischen 5-8 Monaten liegt. Vor dem Hintergrund der Sicherstellung der zukünftigen Lohn- und Gehaltszahlungen, ist eine reguläre Ausschreibung aus Zeitgründen nicht möglich.

Daher erfolgt die kurzfristige Beschaffung eines Payroll Service Providers, der sowohl die bestehenden Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung des ITDZ Berlin erfüllt, als auch kurzfristig mit seinen Leistungen beginnen kann. Aufgrund der Dringlichkeit wird ein 18-monatiger Vertrag auf der Grundlage eines vorliegenden Angebots vom 30.11.2023 verhandelt. Innerhalb der 18-monatigen Vertragslaufzeit wird ein reguläres Vergabeverfahren durchgeführt.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Preis
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung
  • Dringende Gründe im Zusammenhang mit für den öffentlichen Auftraggeber unvorhersehbaren Ereignissen, die den strengen Bedingungen der Richtlinie genügen
Erläuterung:

Die Leistung wird im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 119 Abs. 5 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) i.V.m. § 14 Abs.4 Nr.3 Vergabeverordnung (VgV) und § 17 VgV vergeben, da eine vom Auftraggeber unverschuldete Dringlichkeit besteht, die sich wie folgt ergibt.

Der aktuelle Dienstleister für die Lohn- und Gehaltsabrechnung des ITDZ Berlin kann neue Anforderungen des ITDZ Berlin aus technischen Gründen nicht umsetzen und somit zukünftig nicht mehr die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für das ITDZ Berlin durchführen.

Der Umsetzungszeitpunkt der neuen Anforderungen wird voraussichtlich der 01.04.2024 sein. Dem ITDZ Berlin wurde Ende November 2023 die zukünftige Nichtverfügbarkeit des aktuellen Dienstleisters schriftlich bestätigt. Eine Markterkundung hat ergeben, dass das Umsetzungszeitfenster für eine Auslagerung an einen anderen Dienstleister zwischen 5-8 Monaten liegt. Vor dem Hintergrund der Sicherstellung der zukünftigen Lohn- und Gehaltszahlungen, ist eine reguläre Ausschreibung aus Zeitgründen nicht möglich.

Daher erfolgt die kurzfristige Beschaffung eines Payroll Service Providers, der sowohl die bestehenden Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung des ITDZ Berlin erfüllt, als auch kurzfristig mit seinen Leistungen beginnen kann. Aufgrund der Dringlichkeit wird ein 18-monatiger Vertrag auf der Grundlage eines vorliegenden Angebots vom 30.11.2023 verhandelt. Innerhalb der 18-monatigen Vertragslaufzeit wird ein reguläres Vergabeverfahren durchgeführt.

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1)Tag der Zuschlagsentscheidung:
04/12/2023
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: ADP Employer Services GmbH
Ort: Neu-Isenburg
NUTS-Code: DE713 Offenbach am Main, Kreisfreie Stadt
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: nein
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: [Betrag gelöscht] EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 3090138316
Fax: +49 3090137613
Internet-Adresse: www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

I. Ein Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer ist gemäß § 160 Absatz 3 GWB unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem AG nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertage gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem AG gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem AG gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des AGs, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

II. Gemäß § 135 Absatz 2 GWB kann die von Anfang an bestehende Unwirksamkeit eines Vertrages gemäß § 135 Absatz 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen AG über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der AG die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 3090138316
Fax: +49 3090137613
Internet-Adresse: www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
04/12/2023