Deutschland - Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität - ECM - Enterprise Content Management - Plattform

1. Beschaffer
1.1 Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Hamburg Port Authority AöR
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des Auftraggebers: Hafeneinrichtungen
2. Verfahren
2.1 Verfahren
Titel: ECM - Enterprise Content Management - Plattform
Beschreibung: Die Hamburg Port Authority AöR (HPA) beabsichtigt eine leistungsfähige ECM (Enterprise Content Management) Plattform für die Umsetzung bestehender und zukünftiger Projekte mit den Schwerpunkten Akten- und Dokumentenmanagement, revisionssichere Archivierung von elektronischen Dokumenten und der dokumentenorientierten Bearbeitung von laufenden Vorgängen zu beschaffen. Verschiedene Fachsysteme sollen über standardisierte Schnittstellen auf Dienste der ECM Plattform zugreifen können. Dies gilt in besonderem Maße für die ECM Integration in die bestehende SAP S/4HANA Umgebung als wichtigste Fachanwendung bei der HPA. Steht für die Umsetzung eines Projektes kein Fachsystem zur Verfügung, muss die Möglichkeit bestehen, die fachlichen Anforderungen zur Verwaltung von Aufgaben, Dokumenten und Akten vollständig, schnell und effizient in der ECM Umgebung zu implementieren. Bei Einführung der neuen ECM Plattform sollen im Nachgang voraussichtlich die bestehende Immobilienakte, Rechnungsarchiv, Schriftgutarchiv, Vertragsarchiv und Technisches Archiv portiert werden. Hinzu kommen kann auch eine neu einzuführende Personalakte. Diese und andere ECM Projekte sind nicht Bestandteil dieser Ausschreibung, mit der Plattform soll zunächst eine Grundlage für eine effiziente Umsetzung der genannten Projekte geschaffen werden. Für den Anbieter der ECM Plattform ist ein umfangreiches jährliches Kontingent für Dienstleistungen zur Inbetriebnahme, Einführung der Plattform und Integration in die HPA Anwendungsarchitektur geplant. Der Auftraggeber beabsichtigt einen unbefristeten Vertrag auf Grundlage eines EVB-IT-Vertrages zu schließen. Der Vertragstyp, die Mindestvertragsdauer und das Kündigungsrecht ist Bestandteil des Verhandlungsverfahrens. Zur Vergleichbarkeit der Angebote wird eine Vertragsdauer von acht Jahren angenommen.
Kennung des Verfahrens: 86fb0a38-887b-43fc-be77-cbe3b9e6579f
Interne Kennung: IT-3024-23-VT-EU
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
2.1.1 Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48300000 Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72266000 Software-Beratung
2.1.2 Erfüllungsort
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
2.1.4 Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
sektvo - 
5. Los
5.1 Los: LOT-0000
Titel: ECM - Enterprise Content Management - Plattform
Beschreibung: Die Hamburg Port Authority Aör (HPA) beabsichtigt die bestehende ECM (Enterprise Content Management) Plattform zu ersetzen. Das neue ECM soll eine leistungsfähige Plattform für die Umsetzung bestehender und zukünftiger Projekte mit den Schwerpunkten Akten- und Dokumentenmanagement, revisionssichere Archivierung von elektronischen Dokumenten und der dokumentenorientierten Bearbeitung von laufenden Vorgängen bieten. Verschiedene Fachsysteme sollen über standardisierte Schnittstellen auf Dienste der ECM Plattform zugreifen können. Dies gilt in besonderem Maße für die ECM Integration in die bestehende SAP S/4HANA Umgebung als wichtigste Fachanwendung bei der HPA. Steht für die Umsetzung eines Projektes kein Fachsystem zur Verfügung, muss die Möglichkeit bestehen, die fachlichen Anforderungen zur Verwaltung von Aufgaben, Dokumenten und Akten vollständig, schnell und effizient in der ECM Umgebung zu implementieren. In dem technischen Anforderungskatalog als Anlage zur Ausschreibung sind die technischen Mindest- und Zusatzanforderungen an die ECM Plattform festgehalten. Die Ziele bei der Ablösung der alten und Einführung der neuen ECM Plattform sind: 1. Schnellere Umsetzung von Projektanforderungen 2. Kosteneinsparungen (intern und extern) bei der Implementierung von Anforderungen 3. Verbesserung der Akzeptanz durch die Fachbereiche 4. Umsetzung strategischer Anforderungen aus Sicht der HPA Architektur Bei Einführung der neuen ECM Plattform sollen im Nachgang voraussichtlich die bestehende Immobilienakte, Rechnungsarchiv, Schriftgutarchiv, Vertragsarchiv und Technisches Archiv portiert werden. Hinzu kommen kann auch eine neu einzuführende Personalakte. Diese und andere ECM Projekte sind nicht Bestandteil dieser Ausschreibung, mit der Plattform soll zunächst eine Grundlage für eine effiziente Umsetzung der genannten Projekte geschaffen werden. Für den Anbieter der ECM Plattform ist ein umfangreiches jährliches Kontingent für Dienstleistungen zur Inbetriebnahme, Einführung der Plattform und Integration in die HPA Anwendungsarchitektur geplant.
Interne Kennung: IT-3024-23-VT-EU
5.1.1 Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48300000 Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72266000 Software-Beratung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Auftraggeber beabsichtigt einen unbefristeten auf Grundlage eines EVB-IT-Vertrages zu schließen. Der Vertragstyp, die Mindestvertragsdauer und das Kündigungsrecht ist Bestandteil des Verhandlungsverfahrens. Zur Vergleichbarkeit der Angebote wird eine Vertragsdauer von acht Jahren angenommen.
5.1.2 Erfüllungsort
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: 
5.1.3 Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.4 Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 0
5.1.6 Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
Zusätzliche Informationen: 1.) Das Vergabeverfahren erfolgt nach der SektVO. 2.) Bei dieser Bekanntmachung handelt es sich um einen Aufruf zur Teilnahme am Wettbewerb mit anschließendem Verhandlungsverfahren. 3.) Unter www.vergabe.rib.de ist ein Bewerberbogen und dazugehörige Anlagen abzurufen. Dieser Bewerberbogen beschreibt die für den Teilnahmeantrag zwingend einzuhaltende Form. Der ausgefüllte Bewerberbogen ist mit den Teilnahmeunterlagen einzureichen. Andere schriftliche Unterlagen werden in dieser Phase nicht zur Verfügung gestellt. 4.) Die Übermittlung von Teilnahmeanträgen und allen einzureichenden Unterlagen/Anlagen und Nachweisen muss ausschließlich auf elektronischen Weg (digital) erfolgen. Hierzu ist bei den Vergaben der Hamburg Port Authority AöR und ihren Tochterunternehmen zwingend die Vergabeplattform www.vergabe.rib.de zu nutzen. Eine (kostenfreie) Registrierung auf der Plattform ist hierbei erforderlich. Teilnahmeanträge müssen über die Vergabeplattform elektronisch in Textform, elektronisch mit fortgeschrittener Signatur oder elektronisch mit qualifizierter Signatur zum vorgegebenen Termin eingereicht werden. Ein nicht form- oder fristgerecht übermittelter Teilnahmeantrag wird ausgeschlossen. Es sind nur Teilnahmeanträge zur Öffnung zugelassen, die bis zum Ablauf der Teilnahmefrist elektronisch über die Vergabeplattform eingegangen sind. 5.) Bewerbergemeinschaften sind zugelassen, jedoch ist die Bildung einer Bewerbergemeinschaft zu begründen. Der Bewerberbogen ist für jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft einzureichen, nicht jedoch für Nachunternehmer. Weitere Angaben, s. Kapitel 5 in den Informationen zum Bewerberbogen. 6.) Nachunternehmer: s. Kapitel 6 in den Informationen zum Bewerberbogen. 7.) Ausländische Bewerber/Unternehmen haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes einzureichen. Bei fremdsprachigen Bescheinigungen) kann vom Auftraggeber eine Übersetzung in deutscher Sprache nachgefordert werden. 8.) Sollten sich aus Sicht des Bewerbers Nachfragen ergeben, sind diese über die Vergabe-Plattform zu stellen. Rechtzeitig beim Auftraggeber beantragte Auskünfte zu den Bewerbungsunterlagen werden in der nach § 16 Abs. 3 Nr. 1 SektVO vorgesehenen Frist vor Eingang der Teilnahmeanträge erteilt. Fragen, die während des laufenden Verfahrens gestellt und beantwortet werden, sind unter www.vergabe.rib.de veröffentlicht. Der Bewerber hat eigenverantwortlich und regelmäßig die Informationen abzurufen. 9.) Im Teilnahmewettbewerb werden nur Bewerber berücksichtigt, welche die angegebenen Teilnahmebedingungen erfüllen. 10.) Die gemäß Rangreihenfolge am besten geeigneten Bewerber mit den höchsten Punktzahlen (max. fünf) erhalten nach Auswertung der Teilnahmeanträge detaillierte Ausschreibungsunterlagen und werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Ist die maximal vorgesehene Anzahl der Bewerber für die Überführung in das Verhandlungsverfahren erreicht und befinden sich zudem weitere Bewerber auf ranggleicher Position, wird die Anzahl der Teilnehmer für das Verhandlungsverfahren dementsprechend erhöht. Berücksichtigt werden die fünf ECM Plattformen mit den höchsten Punktzahlen. Befinden sich mehrere Bewerber mit derselben ECM Plattform in dieser Rangfolge, wird vorbehaltlich der Prüfung einer Wettbewerbsbeeinflussung (analog zu Ziffer 6 Nachunternehmer in den Informationen zum Bewerberbogen) ggf. die Anzahl der Teilnehmer für die nachfolgende Phase erhöht. Die anderen Bewerber erhalten eine entsprechende Information über die Nichtberücksichtigung im weiteren Vergabeverfahren. 11.) Das sich dem Teilnahmewettbewerb anschließende Verhandlungsverfahren wird in mehreren Schritten durchgeführt. Der Auftraggeber behält sich in weiteren Verhandlungsrunden vor, Bieter aus dem weiteren Wettbewerb auszuschließen, die nach Wertung der Angebote für den Zuschlag nicht mehr infrage kommen.
5.1.7 Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9 Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Technischer Anforderungskatalog
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Punkte, genau): 126
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Allgemeine Unternehmensangaben
Beschreibung: 1.) Angaben, ob und auf welche Art die Bewerberinnen und Bewerber wirtschaftlich mit Unternehmen verknüpft sind oder ob und auf welche Art sie auf den Auftrag bezogen in relevanter Weise mit anderen zusammenarbeiten, sofern dem nicht berufsrechtliche Vorschriften entgegenstehen (Kategorie A.5 gem. Bewerberbogen). 2.) Darstellung der Organisationsstruktur des Unternehmens, der Standorte und der Niederlassungen. Sofern die Ausführung durch eine Niederlassung erfolgen soll, sind die abgefragten Daten für die Niederlassung zu erstellen. (Kategorie A.6 gem. Bewerberbogen). 3.) Bescheinigung über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister (Kategorie A.8 gem. Bewerberbogen) 4) Formlose Erklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 und 124 GWB 2016 vorliegen (Kategorie A.9 gem. Bewerberbogen). 5.) Bestehende Berufs- und/oder Betriebshaftpflichtversicherung (Kategorie A.10 gem. Bewerberbogen) 6.) Erklärung zu EU-Sanktionen (Kategorie A.13 gem. Bewerberbogen)
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Referenzen
Beschreibung: Referenzliste über die Ausführung von Leistungen in den letzten drei Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind einschließlich Angabe des Rechnungswertes, der Leistungszeit sowie der Auftraggeber (Kategorie E.6 gem. Bewerberbogen). Dazu ist das bereitgestellte Referenzformblatt zu verwenden.
Anwendung dieses Kriteriums: Verwendet
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 1
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10 Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Lineare Interpolation zwischen dem günstigsten Angebot und einem fiktiven doppelt so teuren Angebot
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität
Beschreibung: Die Qualität der Software wird anhand folgender Kriterien bewertet: Funktionalität, Anpassungsfähigkeit, Wartung und Betrieb, Integrationsgrad und Usability.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 50
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Risiko und Flexibilität des Auftraggebers
Beschreibung: Das Kriterium "Risiko und Flexibilität des Auftraggebers" wird wie folgt bewertet: Vertrags- und Investitionsrisiken und Verfügbarkeit von Dienstleistungsressourcen (ggf. am freien Markt auch durch Dritte)
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 15
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Personaleinsatzkonzept
Beschreibung: Das Personaleinsatzkonzept wird wie folgt bewertet: Erfahrung und Organisation des eingesetzten Personals.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5
5.1.11 Auftragsunterlagen
Zugang zu bestimmten Auftragsunterlagen ist beschränkt
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: DEU
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2023-12-08+01:00 23:59:00+01:00
Informationen über zugangsbeschränkte Dokumente einsehbar unter: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/3/tenderId/128420,
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://www.meinauftrag.rib.de
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 2023-12-19+01:00 10:00:00+01:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 0 DAY
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Zuschlagsrelevante Unterlagen sind von der Nachforderung ausgeschlossen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Ja
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Der Auftraggeber beabsichtigt einen unbefristeten Vertrag auf Grundlage eines EVB-IT-Vertrages zu schließen. Der Vertragstyp, die Mindestvertragsdauer und das Kündigungsrecht ist Bestandteil des Verhandlungsverfahrens. Zur Vergleichbarkeit der Angebote wird eine Vertragsdauer von acht Jahren angenommen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt
Zahlungen werden elektronisch geleistet
Finanzielle Vereinbarung: Keine
5.1.15 Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion:
5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Hamburg Port Authority AöR
8. Organisationen
8.1 ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
8.1 ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Hamburg Port Authority AöR
Registrierungsnummer: 00005545
Abteilung: Zentrale Vergabestelle
Postanschrift: Neuer Wandrahm 4  
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: 004940428473919
Internetadresse: https://www.rib.de
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1 ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg
Registrierungsnummer: t:040428231690
Postanschrift: Gänsemarkt 36  
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20345
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: 040428231690
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1 Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: ce50c2df-ace5-4276-99f4-023ab62580ae - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 2023-11-14+01:00 12:42:00+01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch 
11.2 Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 00693825-2023
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 220/2023
Datum der Veröffentlichung: 2023-11-15Z