Full-Service-Agentur für Events, Veranstaltungen, Messen und Promotion

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: VBB Verkehrsverbund Berlin-Brandenburg GmbH
Postanschrift: Stralauer Platz 29
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE3 Berlin
Postleitzahl: 10243
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 30/25414492
Fax: +49 30/25414114
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.vbb.de/
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.subreport.de/E91189245
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Verkehr

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Full-Service-Agentur für Events, Veranstaltungen, Messen und Promotion

II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Im Rahmen seiner Marketing- und Kommunikationsaufgaben benötigt die VBB GmbH eine für die Beratung, Konzeption, Produktion und Umsetzung, Begleitung und Nachbereitung von Events, Veranstaltungen (interne und externe), Messen und Promotion in Berlin und im Land Brandenburg qualifizierte, erfahrene und professionelle Full-Service-Agentur mit Agenturschwerpunkten entsprechend der unter Punkt 3 „Leistungsbeschreibung“ aufgeführten Leistungen.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79952000 Event-Organisation
79956000 Organisation von Messen und Ausstellungen
79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE3 Berlin
NUTS-Code: DE4 Brandenburg
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

a) Professionelle Beratung und Unterstützung bei der Planung, Konzeption, Umsetzung, Produktion, Begleitung und Nachbereitung von Events, Veranstaltungen, Messen und Promotion unter Berücksichtigung der regionalen sowie politischen Rahmenbedingungen im Kontext von 2 Bundesländern, 14 Landkreisen, vier kreisfreien Städten sowie rund 40 Verkehrsunternehmen. Der VBB tritt bei unterschiedlichen Veranstaltungen auf. Eingesetztes Personal muss in der Lage sein, auf unterschiedliche Zielgruppen einzugehen und diese entsprechend anzusprechen. Auch sind bereits vorhandene Erfahrungen in der ÖPNV-Branche wünschenswert. Die Art der Kundenansprache und das geforderte Outfit variieren und werden für jeden einzelnen Auftrag vorab definiert. Die Bandbreite der möglichen Leistungen umfasst unter anderem Vorschlag, Auswahl, Anmietung und/oder Bereitstellung von: Personal, Location, Dekoration, Catering, Logistik, Moderator, Künstler, Veranstaltungstechnik und Eventmodule sowie den Auf- und Abbau der VBB-Präsenz vor Ort.

b) Die Agentur hat zu gewährleisten, dass das Personal (Hostessen, Promotoren und weiteres Personal) an den von der VBB GmbH durchgeführten Schulungen zum VBB-Tarif und der Fahrgastinformation verpflichtend teilnimmt (mindestens 2 x im Jahr, auf jeden Fall vor dem ersten Einsatz nach Zuschlag an den jeweiligen Bieter) und die vermittelten speziellen Kenntnisse und Fähigkeiten im Rahmen des Veranstaltungsmanagements zuverlässig bei spezifischen, vorher inhaltlich und ablauforganisatorisch entsprechend abgestimmten Veranstaltungen anwendet (Veranstaltungen mit Informationscharakter, zum Beispiel Tag für die Fahrgäste). Die Schulungen finden im VBB-Gebäude oder in der Agentur statt. Die geschulten Personale müssen im gesamten Veranstaltungsjahr wiederholt für die VBB GmbH einsatzfähig sein. In einem Veranstaltungsjahr können circa 40 Veranstaltungen inklusive geschultem Personaleinsatz zu realisieren sein (darüber hinaus gibt es weiterhin Veranstaltungen mit Personaleinsatz ohne spezifisches tarifliches Vorwissen (Catering, Akkreditierung etc.)).

Die Leistung des Personals ist in deutscher Sprache zu erbringen.

c) Bereitstellung des Caterings und der entsprechenden Ausstattung für Events, Veranstaltungen, Messen und Promotion inkl. Bereitstellung von geeignetem Personal bei der Koordinierung, Dekoration, Präsentation und Ausgabe des Caterings. Die Bandbreite der möglichen Leistungen reicht von belegten Brötchen über kalte Vorspeisen und Salate, Fingerfood, Suppen, warme Speisen, Desserts bis zu großen Buffets inklusive Kalt- und Heißgetränken, Geschirr, Equipment, Dekoration und /oder nur Personalbereitstellung.

d) Agentureigene Redaktion und Gestaltung (Satz, Layout, Grafik) sowie Druckbeauftragung und Druckbegleitung von Printmedien wie unter anderem Flyern, Plakaten und Anzeigen sowie Werbebannern in vorheriger Abstimmung mit der VBB GmbH im Rahmen des Veranstaltungsmanagements. Zum Beispiel die Redaktion und der Druck von Veranstaltungsflyern, Plakaten, Programmen oder Wegweisern im Einzelfall.

e) Beratung, Konzeption und Produktion von Präsentations- und Veranstaltungsmodulen (wie unter anderem Messewände und Aufsteller, Traversen), Werbeartikeln, Unternehmens-Give-Aways sowie Promotion-Outfit.

f) Bereitstellung einer Grundlagerfläche für Materialien und Ausstattung (unter anderem Informationsprodukte, Ausstattungsmodule, Zelte) von mindestens 300 qm. Ferner muss die Möglichkeit bestehen, der VBB GmbH auf Anforderungen binnen 3 Monate mehr Lagerfläche bis maximal 1.000 qm zur Verfügung zu stellen. Durch die Agentur ist in einem Konzept nachzuweisen, ob und wie die Kriterien einer flexiblen und optimalen Lagerhaltung und Logistik gewährleistet werden können. Darin ist ebenfalls die Frage zu beantworten, wie die Kurzfristigkeit und Reaktionsfähigkeit innerhalb von 3 Stunden für Termine bei der VBB GmbH sowie Lieferung von Ausstattungsmodulen bei Veranstaltungen gewährleistet wird. Eine nachvollziehbar dargelegte Verkürzung der Kurzfristigkeit und Reaktionszeit wird bei der Bewertung positiv berücksichtigt. Die Agentur hat der VBB GmbH einmal jährlich eine Inventurliste des aktuellen Lagerbestandes der VBB GmbH zur Verfügung zu stellen.

g) Aufgabe der Agentur ist auch die Beauftragung Dritter mit im Veranstaltungsbereich üblichen Leistungen, die zur Leistungserstellung gegenüber der VBB GmbH in Anspruch genommen werden müssen, aber nicht Bestandteil des eigenen Leistungsportfolios der Agentur sind. Darunter fallen u.a. Leistungen rund um Moderation, Fotografie, Veranstaltungsausstattung für besondere Anlässe (Kinderfeste, Hoffest des Regierenden Bürgermeisters o.Ä.) und die Anmietung der für diesen Zweck üblichen Produkte (z.B. Hüpfburg, Fotospiegel etc.). Für ihren Aufwand erhält die Agentur als Vergütung ein Handlingsfee gemäß Leistungsverzeichnis (LV). Eine zusätzliche Vergütung für diese Leistungen über das Handlingsfee hinaus erfolgt nicht. Welche Leistungen insoweit benötigt werden hängt davon ab, welche Veranstaltungsarten in welchem Umfang mit welcher konkreten Ausstattung und welchem Bedarf im Leistungszeitraum realisiert werden sollen. Dies ist derzeit nicht vollständig vorhersehbar, wird bei jedem Einzelauftrag aber vorab im Detail abgesprochen.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 48
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

1) Angabe einer HRA/HRB-Nummer und des Registergerichts, bei dem der Bieter eingetra-gen ist (bei Nichtvorhandensein der geforderten Angaben: Abgabe einer Erklärung, dass und aus welchem Grund (Bsp. Rechtsform), keine Pflicht zur Eintragung in das Handelsregister oder ein vergleichbares Register besteht)

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 14/11/2023
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/12/2023
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 14/11/2023
Ortszeit: 12:00

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: ja
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
VI.3)Zusätzliche Angaben:

1. Bieter haben das Nichtvorliegen der in § 123 GWB und § 124 GWB genannten Ausschlussgründe und das Fehlen eines Bezugs zur Russischen Föderation im Sinne von Art. 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zu erklären. Für die Erklärungen sind das Angebotsschreiben und die Anlage 8 zum Angebotsschreiben zu verwenden.

2. Bieter können unter den Voraussetzungen des § 47 VgV von der Möglichkeit der Eignungsleihe Gebrauch machen. In diesem Fall ist die Anlage 7 zum Angebotsschreiben auszufüllen und unterschrieben als Scankopie mit dem Angebot einzureichen. Die geforderten Eignungsnachweise sind für den Eignungsverleiher zu erbringen, soweit der Bieter sich auf dessen Eignung beruft. Unabhängig davon muss auch der Dritte, auf dessen Eignung sich der Bieter beruft, seine Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (III.1.1 der Auftragsbekanntmachung) sowie das Nichtvorliegen der in § 123 GWB und § 124 GWB genannten Ausschlussgründe sowie das Fehlen eines Bezugs zur Russischen Föderation im Sinne von Art. 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 nach Maßgabe der Auftragsbekanntmachung und unter Verwendung der gestellten Formblätter individuell und vollständig nachweisen.

3. Die Verfahrensteilnahme in gemeinschaftlicher Form (Bietergemeinschaft) ist zulässig. Eine Bietergemeinschaft wird wie ein Einzelbieter behandelt (§ 43 Abs. 2 S. 1 VgV). Die Prüfung der Eignung erfolgt unter Berücksichtigung sämtlicher von der Bietergemeinschaft eingereichten Unterlagen. Die Mitglieder einer Bietergemeinschaft reichen die Bietergemeinschaftserklärung nach Anlage 1 zum Angebotsschreiben unterschrieben als Scankopie mit dem Angebot ein.

ELViS Bekanntmachungs-ID: E91189245

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Berlin - Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 3090138316
Fax: +49 3090137613
Internet-Adresse: http://www.berlin.de/
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Berlin - Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 3090138316
Fax: +49 3090137613
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
09/10/2023