Konzept für die Kommunikation EFRE und ESF Plus Referenznummer der Bekanntmachung: 2023-D-015
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.berlin.de/vergabeplattform
Adresse des Beschafferprofils: https://www.berlin.de/vergabeplattform
Abschnitt II: Gegenstand
Konzept für die Kommunikation EFRE und ESF Plus
Auftragsgegenstand ist die Entwicklung, Fortschreibung und Umsetzung eines Konzeptes für die Kommunikation der Europäischen Strukturfonds (EFRE und ESF+) in Berlin in der Förderperiode 2021-2027 entsprechend der Leistungsbeschreibung.
Das Konzept soll sowohl fondsübergreifende Leistungen als auch fondsspezifische Leistungen beinhalten. Neben der Entwicklung des Kommunikationskonzeptes und der Beratung in allen Fragen der Kommunikation soll der Auftragnehmer vor allem Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit durchführen. Die Maßnahmen sollen auf vorhandenen Strukturen und Inhalten der bisherigen Öffentlichkeitsarbeit der Verwaltungsbehörden des EFRE und ESF+ aufbauen und an entwickelte Ansätze anknüpfen. Neue Elemente müssen mit den bestehenden Service- und Informationsangeboten so vernetzt und gestaltet werden, dass sie insgesamt als einheitliches Kommunikations- und Informationsangebot der beiden Europäischen Strukturfonds in Berlin wahrgenommen werden.
Berlin
Gegenstand der Leistung ist die Entwicklung, Fortschreibung und Umsetzung eines Konzeptes für die Kommunikation der Europäischen Strukturfonds (EFRE und ESF+) in Berlin in der Förderperiode 2021-2027 entsprechend der Leistungsbeschreibung. Das Kommunikationskonzept soll sowohl fondsübergreifende Leistungen als auch fondsspezifische Leistungen beinhalten. Der Auftrag beinhaltet konzeptionelle und umsetzungsorientierte Komponenten.
Der Auftragnehmer soll neben der Entwicklung eines Kommunikationskonzeptes und einer Beratung in allen Fragen der Kommunikation vor allem Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit durchführen. Die beauftragten Maßnahmen sollen auf vorhandenen Strukturen und Inhalten der bisherigen Öffentlichkeitsarbeit der Verwaltungsbehörden des EFRE und ESF+ aufbauen und an entwickelte Ansätze anknüpfen. Neue Elemente müssen mit den bestehenden Service- und Informationsangeboten so vernetzt und gestaltet werden, dass sie insgesamt als einheitliches Kommunikations- und Informationsangebot der beiden Europäischen Strukturfonds in Berlin wahrgenommen werden.
Die Leistung umfasst insbesondere:
• Konzeptentwicklung, Fortschreibung und Beratung
• Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen, einschließlich z.B.:
o Bekanntmachung der Förderangebote und der erzielten Ergebnisse, auch in Zusammenarbeit und Nutzung von Formaten Dritter (Fachverwaltungen, zwischengeschaltete Stellen, Partner, Multiplikatoren);
o Umsetzung und Dokumentation geeigneter Werbemaßnahmen (größere Informations- und Kommunikationsmaßnahmen, z.B. einer Kampagne oder Veranstaltung)
o Realisierung mindestens einer jährlichen, ggf. crossmedialen Kampagne
o Entwicklung und Herstellung von Kommunikationsmitteln
o Pflege und barrierefreie Weiterentwicklung des Internetauftritts,
o Entwicklung und Implementierung von Kampagnen-Websites/Microsites
o Konzepte zum Einsatz neuer Medien einschließlich Social Media, sowie deren operationelle Umsetzung
o Konzeption und Produktion von Filmen und Spots im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit,
o Recherche für und redaktionelle Aufbereitung der beiden Newsletter des EFRE und des ESF +, inklusive des elektronischen Versands
o Kontinuierliche Recherche und grafische und redaktionelle Aufbereitung und Veröffentlichung beispielhafter Projekte (deutsch/ englisch)
o Unterstützung bei der Pressearbeit
o Optional die Erstellung von Informationsmaterial und der Aufbau der Webseite für die Förderperiode ab 2028
• Medienbeobachtung zur Erfolgskontrolle
• Organisation und Durchführung von Veranstaltung sowie Unterstützung bei der Beteiligung an ausgewählten Veranstaltungen Dritter
• Beschaffung von Bild-, Film- und Fotomaterial
Es gelten in die in der Leistungsbeschreibung genannten Umsetzungsbedingungen.
Der Bieter benennt mit dem Angebot einen Preis, der den gesamten potenziellen Vertragszeitraum abdeckt. In dem Preis müssen alle im Rahmen des Auftrags entstehenden Kosten, einschließlich Kosten für Unteraufträge, Umsetzungs- und Lizenzkosten etc. enthalten sein.
Der Auftrag umfasst die Jahre 2024-2025, mit zwei Verlängerungsoptionen (1. in 2025 bis Ende 2027; 2. In 2027 bis Ende 2029).
In der Kalkulation des Angebots sind fondsübergreifende Leistungen, die für beide Fonds gemeinsam erbracht werden sollen, und fondsspezifische Leistungen, die für den EFRE bzw. für den ESF+ in Berlin erbracht werden sollen, zu spezifizieren. Dabei sind in der Kalkulation bereits der gesamte potenzielle Vertragszeitraum einschließlich aller Verlängerungsoptionen und ggf. im Leistungszeitraum absehbare Preisanpassungen zu berücksichtigen.
Der Auftrag kann optional durch den Auftraggeber bis zu zwei Mal verlängert werden: 1. in 2025 für die Jahre 2026-2027; 2. In 2027 bis maximal zum 31.12.2029. Die Vertragslaufzeit einschließlich aller Verlängerungsoptionen beträgt somit maximal sechs Jahre (2024 bis 2029).
Die Verlängerungen erfolgen auf Basis der mit dem Angebot abgegebenen Kalkulation.
Näheres siehe Leistungsbeschreibung.
Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt unter den geeigneten Bietern durch Bewertung nach den folgenden Kriterien:
• Kompetenzen und Erfahrungen in der Konzeptentwicklung, -fortschreibung und Beratung (25%)
Kompetenzen und Erfahrungen in der Konzeption, Organisation und Umsetzung von Strategien und Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit; dabei sind die hierzu unter Punkt 9.1 der LB genannten Kompetenzen und Erfahrungen durch Referenzen und Umsetzungsbeispiele nachzuweisen.
• Kompetenzen und Erfahrungen bei der grafischen Aufbereitung in der Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen (30%)
Technisch-organisatorisches Wissen v.a. im Bereich Medienarbeit, Internet/Neue Medien, Erstellen von Printmaterialien; dabei sind die hierzu unter Punkt 9.1 der LB genannten Kompetenzen in diesem Bereich durch Referenzen und Umsetzungsbeispiele nachzuweisen.
• Kompetenzen und Erfahrungen bei der Texterstellung in der Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen (30%)
Kompetenzen und Erfahrungen im journalistischen Schreiben, der Erstellung von Informationsmaterialien für die Öffentlichkeit (inklusive der Fähigkeit, komplexe Informationen verständlich darzustellen ; dabei sind die unter Punkt 9.1 der LB genannten Kompetenzen im Bereich Texterstellung, Recherche und zielgruppengerechte redaktionelle Aufbereitung von Projekten durch Referenzen und Umsetzungsbeispiele nachzuweisen.
• Kompetenzen und Erfahrungen in der Erstellung und Beschaffung von Bild- Film- und Fotomaterial (15%);
dabei sind die hierzu unter Punkt 9.1 der LB genannten Kompetenzen und Erfahrungen durch Referenzen und Umsetzungsbeispiele nachzuweisen.
Der Nachweis erfolgt durch Referenzen mit exemplarischen Umsetzungsbeispielen. Vorgelegte Referenzen können sowohl einzelne der geforderten Kompetenzen und Erfahrungen, als auch mehrere Kriterien zugleich abdecken. Es sind mindestens drei Referenzen insgesamt vorzulegen, dabei jedoch mindestens eine pro Kriterium. Bietergemeinschaften können ihre Referenzen poolen. Eignungsleihe gemäß § 47 VgV ist möglich.
Die Punktevergabe erfolgt nach dem folgenden Schema:
0 = ungenügend
1 = ausreichend
2 = befriedigend
3 = gut
4 = sehr gut
Die Bewertung erfolgt durch ein Auswahlgremium mit mindestens zwei Mitarbeitern der Auftraggeberin.
Die Punkte je Kriterium werden mit der Gewichtung multipliziert. Die Summe aller Kriterien ergibt eine Gesamtpunktzahl. Die Bewerber mit den fünf höchsten Gesamtpunktzahlen werden zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Erreichen zwei oder mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl in der Wertung, so entscheidet das Los.
Wenn weniger als die Hälfte der maximal erreichbaren Punkte erzielt wird, behält der Auftraggeber sich vor, die betreffenden Bewerber vom weiteren Verfahren auszuschließen. Erzielt ein Bewerber in einem Kriterium null Punkte (ungenügend), wird er ebenfalls vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
Siehe Bewertungsmatrix für Eignungskriterien.
• Maximal zwei Vertragsverlängerungen (1. In 2025 bis Ende 2027, 2. In 2027 bis Ende 2029)
• Optional die Erstellung von Informationsmaterial und der Aufbau der Webseite für die Förderperiode ab 2028 (bei Vertragsverlängerung)
• Leistungen entsprechend § 2 Abs. 2 des Vertrages (nach Stundensatz)
1. EFRE Programm Berlin 2021-2027 – 2021DE16RFP003 2. ESF+ Programm Berlin 2021-2027 – 2021DE05SFPR004
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
• Eigenerklärung, dass keine Ausschlusskriterien nach § 42 VgV i.V.m. §§ 123 und 124 GWB vorliegen (Anlage Wirt-124-EU);
• bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen
• bei Hinzuziehung von Nachunternehmen im Wege der Eignungsleihe ebenfalls für alle Nachunternehmen vorzulegen
• Ersatzweise kann eine einheitliche europäische Eigenerklärung (EEE, nicht älter als sechs Monate) vorgelegt werden.
• Berufs- oder Handelsregistereintragung bzw. eine gleichwertige Bescheinigung über die erlaubte Berufsausübung des Herkunftslandes (soweit vorhanden) – nicht älter als 6 Monate
• bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen
• bei Hinzuziehung von Unterauftragnehmern ebenfalls für alle Unterauftragnehmern vorzulegen
• Der AG behält sich vor, bei Bedarf eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes, soweit vom nationalen Recht vorgesehen – nicht älter als 6 Monate - nachzufordern
• bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen
• bei Hinzuziehung von Unterauftragnehmern ebenfalls für alle Unterauftragnehmer vorzulegen.
• Eigenerklärung – VO-2022-833 „RUS-Sanktionen“ (Anlage Wirt 124.1)
• Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers und seinen Umsatz für entsprechende Dienstleistungen in den letzten drei Jahren;
• Bei Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmern sind diese Angaben für jedes beteiligte Unternehmen vorzulegen!
• Der AG behält sich vor, bei Bedarf eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes, soweit vom nationalen Recht vorgesehen – nicht älter als 6 Monate - nachzufordern
• bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied vorzulegen
• bei Hinzuziehung von Unterauftragnehmern ebenfalls für alle Unterauftragnehmer vorzulegen.
• Angaben zum Bewerber / Agenturprofil (max. 5 DIN A4-Seiten), Name des Unternehmens, Adresse, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, ggf. Fax), Gründungsjahr, Rechtsform, Name des oder der rechtlich Verantwortlichen, Ansprechpartner/in für die Ausschreibung,
• Leistungsspektrum, aktuelle Anzahl freier und fester Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, abgedeckte Kompetenzen, Arbeitssprachen, Standorte in Deutschland und ggf. im Ausland
• Angaben zur wirtschaftlichen Verknüpfung mit anderen Unternehmen
• Angaben, ob und in welcher Art der Bewerber auf den Auftrag bezogen mit anderen zusammenarbeitet;
• ggf. Angabe zu beabsichtigten Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmern, Eignungsleihe
• Bei Bietergemeinschaften, Erklärung gemäß Anlage Wirt 238)
• Bei Einbezug von Unterauftragnehmern/ Eignungsleihe: Liste der Unterauftragnehmer mit Angaben zu Art und Umfang der jeweils vergebenen Teilleistungen, Verpflichtungserklärung der vorgesehenen Unternehmen (Anlage Wirt 235 und Wirt 236)
• Auflistung und Darstellung von Referenzprojekten, v.a. aus den letzten drei Jahren, mit Angabe von Leistungsumfang, Auftragsvolumen, Leistungszeit und öffentlichem/privatem Auftraggeber (mit Ansprechpartner und Kontaktangaben);
• daraus mindestens drei vom Bieter ausgewählte repräsentative Referenzen mit konkreten Beschreibungen der dabei erbrachten Leistungen und mit exemplarischen Arbeitsproben mit Angabe der Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefonnummer) der Ansprechpartner beim betreffenden Auftraggeber der jeweiligen Leistung und Zuordnung zu den damit abgedeckten, im Folgenden aufgeführten Kompetenzen und Erfahrungen (mindestens eine Referenz pro Kriterium; Referenzen können auch mehrere Kriterien zugleich abdecken):
• Kompetenzen und Erfahrung im Bereich Konzeptentwicklung, -fortschreibung und Beratung, die durch Umsetzungsbeispiele nachzuweisen sind: erforderlich sind insbesondere Beispiele für Erfahrung in der Entwicklung und Umsetzung von PR- und Kommunikationsstrategien, Kreativität und Innovationsfähigkeit, Projektmanagement und effektive Koordination komplexer Kommunikationsmaßnahmen, und für die Nutzung von adressatengerechten und geeigneten Kanälen zur Zielgruppenansprache.
• Kompetenzen und Erfahrungen bei der grafischen Aufbereitung in der Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen, die durch Umsetzungsbeispiele nachzuweisen sind, darunter insbesondere: Beispiele für Erfahrung im Grafikdesign und der visuellen Kommunikation, bei der Gestaltung von Beiträgen für unterschiedlicher Kommunikationskanäle (Print, Web, Social Media), und bei der Gestaltung von Werbematerialien.
• Kompetenzen und Erfahrungen bei der Texterstellung und textlichen Aufbereitung von Projekten in der Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen, die durch Umsetzungsbeispiele nachzuweisen sind. Darunter insbesondere: Beispiele für Erfahrung im journalistischen Schreiben und der Texterstellung von Materialien für die Öffentlichkeitsarbeit, die Fähigkeit, komplexe Informationen verständlich darzustellen, hohe sprachliche Kompetenz und die Fähigkeit, zielgruppengerecht zu schreiben, sowie Kenntnisse im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Pressearbeit.
• Kompetenzen und Erfahrungen in der Beschaffung und Erstellung von Bild- Foto- und Filmmaterial, die durch Umsetzungsbeispiele nachzuweisen sind. Darunter insbesondere: Erfahrung in der Beschaffung von Bild- Film- und Fotomaterial für Kommunikationszwecke, Kenntnis des Bildrechtemanagements und Einhaltung von Urheberrechtsbestimmungen.
• Kompetenzen und Erfahrungen in der Medienbeobachtung und Erfolgskontrolle, die durch Umsetzungsbeispiele nachzuweisen sind. Darunter insbesondere: Erfahrung in der Medienbeobachtung und -analyse, Kenntnis von geeigneten Tools und Methoden zur Überwachung der Medienberichterstattung, Fähigkeit zur Erstellung aussagekräftiger Berichte und Analysen unter Nutzung quantitativer und qualitativer Daten.
• Kompetenzen und Erfahrungen in der Konzeption, Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen und Workshops, die durch Umsetzungsbeispiele nachzuweisen sind, einschließlich Moderation.
Beachtung von - Wirt 124.1 Einhaltung restriktive Maßnahmen gegen Russland; Wirt-215 P - Zusätzliche und Besondere Vertragsbedingungen (ZVB/BVB); Besondere Vertragsbedingungen (BVB) zum Mindeststundenentgelt und zur Tariftreue - Wirt – 214; Besondere Vertragsbedingungen (BVB) - Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen - Wirt-2140; Besondere Vertragsbedingungen (BVB) zur Frauenförderung – Wirt 2141; Besondere Vertragsbedingungen (BVB) zur Verhinderung von Benachteiligungen – Wirt 2143; Besondere Vertragsbedingungen (BVB) über Kontrollen und Sanktionen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) – Wirt 2144;
Besondere Vertragsbedingungen (BVB) über Umweltschutzanforderungen – Wirt 2145;
dazu: Anlage BVB Umweltschutzanforderungen/Getränke, Lebensmittel, Speiseausgabe - Wirt 2145.8;
Es bestehen gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), siehe Vergabeunterlagen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Soweit Unterauftragnehmer im Wege der Eignungsleihe benannt werden, sind sie im Teilnahmeantrag, spätestens aber mit dem Angebot zu benennen, um sicher zu stellen, dass das geforderte Leistungsspektrum abgedeckt ist. Erforderlich sind Referenzen und mit Angebotsabgabe auch Ausbildungsnachweise für alle Mitarbeiter/innen des zur Auftragsumsetzung vorgesehenen Kernteams zur Prüfung der Leistungsfähigkeit des Personals.
Referenzen sind im Teilnahmeantrag zum Nachweis der fachlichen Eignung vorzulegen, und bei Angebotsabgabe zum Nachweis der Expertise des Personals. Vorgelegte Referenzen können sowohl einzelne der geforderten Kompetenzen und Erfahrungen, als auch mehrere Kriterien zugleich abdecken. Bietergemeinschaften können ihre Referenzen poolen. Eignungsleihe gemäß § 47 VgV ist möglich.
Das Angebot muss den Angebotskriterien gemäß Punkt 9.3 der Leistungsbeschreibung (LB) entsprechen. Das Wertungsverfahren für die Zuschlagskriterien ist in Punkt 9.4 der LB beschrieben. Die Wertung erfolgt gemäß der Wertungsmatrix für Angebote (Anlage der LB). Die Auftraggeberin behält sich vor, den Zuschlag auch ohne Verhandlungen zu vergeben.
Mit Angebotsabgabe sind für alle Mitarbeiter/innen des Kernteams Ausbildungsnachweise vorzulegen.
Mit Angebotsabgabe erforderlich ist die Angabe der einzusetzenden Mitarbeiter/innen, einschließlich Unterauftragnehmer/innen, des Projektteams (Kernteam), der Nachweis ihrer beruflichen Qualifikation (durch Ausbildungsnachweise, z.B. durch Abschlusszeugnis) und Erfahrung nach Abschluss der Berufsausbildung (durch Referenzen/ Umsetzungsbeispiele). Siehe Anforderungen an das Angebot in Punkt 9.3 der LB: Namentliche Benennung des Projektteams, welches die ausgeschriebenen Leistungen verantwortlich durchführt, bestehend aus mindestens: Projektleitung und stellvertretende Projektleitung (mit Beratung in Strategie und Konzeption), Grafik und Layout (durch erfahrenen Grafiker/ Grakfikdesignerin), Text-, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (möglichst durch erfahrenen Journalisten oder Journalistin, oder Autor/in mit vergleichbarer Tätigkeit), Erstellung und/oder Beschaffung von Bildmaterial und Fotos nach professionellen Standards (möglichst durch erfahrenen Fotografen oder Fotografin). Von der Projektleitung des Auftragnehmers werden sehr gute Deutschkenntnisse erwartet (falls nicht Muttersprachler mindestens Niveau C1 GER).
Soweit Unterauftragnehmer im Wege der Eignungsleihe benannt werden, sind sie im Teilnahmeantrag, spätestens aber mit dem Angebot zu benennen, um sicher zu stellen, dass das geforderte Leistungsspektrum abgedeckt ist. Erforderlich sind Referenzen und mit Angebotsabgabe auch Ausbildungsnachweise zur Prüfung der Leistungsfähigkeit des Personals.
Die Bieter werden zu einer ca. 30-minütigen Präsentation ihrer Angebote vor der Auftraggeberin und einer anschließenden Verhandlung eingeladen. Es wird erwartet, dass die Angebotspräsentation durch die später vor Ort einzusetzenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgt.
Im Anschluss an die Präsentation des Angebots finden Verhandlungen statt.
Die Auftraggeberin behält sich vor, den Zuschlag auch ohne Verhandlungen zu erteilen.
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Mit Erteilung des Zuschlags endet das Vergabeverfahren.
Nach § 135 GWB kann die Unwirksamkeit des Zuschlags nur festgestellt werden, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen die Verpflichtung zur Vorabinformation nach § 134 GWB verstoßen hat oder den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Diese Unwirksamkeit kann im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht werden. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland