Personaleinsatzplanung
Vorinformation
Diese Bekanntmachung ist ein Aufruf zum Wettbewerb
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Messedamm 22
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE30 Berlin
Postleitzahl: 14055
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 3030382414
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.messe-berlin.de
Abschnitt II: Gegenstand
Personaleinsatzplanung
Die Messe Berlin GmbH, im folgenden gleihbedeutend auch Messe Berlin und Auftraggeber genannt, schreibt die Leistung "Personaleinsatzplanung" für Ihre 100-prozentige Tochtergesellschaft Capital Catering GmbH, im folgenden auch CCG genannt aus.
Das neue System für die digitale Personaleinsatzplanung im Rahmen der Planung und Durchführung von Veranstaltungen (hier mit dem Focus auf die gastronomische Versorgung) soll durch die Capital Catering GmbH und ihre Dienstleister genutzt werden.
Es ist die Realisierung und Einführung eines Tools zur digitalen Personaleinsatzplanung geplant, über das die operativen Abteilungen des AGs das benötigte und angeforderte Personal disponieren und verwalten sowie das Management die geplanten und tatsächlichen Kosten über Auswertungen abrufen kann.
Bei dem zu verplanenden Personal handelt es sich sowohl um eigenes Personal (Festangestellte und Aushilfen) sowie um Leasingpersonal, welches bei mehreren verschiedenen Personaldienstleistern (bis zu 50 Dienstleistern) durch die AG gebucht wird.
Die Personaldienstleister sollen je einen eigenen, separaten und eingeschränkten Zugang zu dem neuen System für die Übertragung der benötigten Daten erhalten.
Große Bedeutung wird u.a. der Stabilität, der Sicherheit, dem Standard und der Kompatibilität des Systems sowie der Verwendung von aktuellen IT-Standards und Beachtung der Datensicherheit und des Datenschutzes beigemessen.
• Eine Schnittstelle muss zu der SW BankettProfi realisiert werden - Übernahme von personalplanungsrelevanten Kerninformationen
• Eine eigene und detaillierte sowie umfangreiche Rechteverwaltung ist erforderlich, wie z.B. Schreib- und Lesezugriffe.
Eine Abgrenzung der Mitarbeiter von den sowie für die jeweiligen Abteilungen ist erforderlich. Leasingfirmen dürfen außer den Basisveranstaltungsdaten wie z.B. Datum, Beginn- und Endzeit, Treffpunkt grundsätzlich nur ihre eigenen Unternehmens- und Mitarbeiterdaten sowie die Daten zu ihren Einsätzen wie z.B. Datum, Beginn- und Endzeit, Funktion, Treffpunkt, Einsatzort sehen. Die Daten der anderen Leasingfirmen sowie der CCG-Mitarbeiter dürfen hingegen nicht sichtbar sein.
• Es muss nachvollziehbar sein, wer welche Informationen wann geändert hat.
• Die Planung muss auch anderen Abteilung / Mitarbeitergruppen zugänglich (Leseberechtigung) sein.
• Es muss eine automatisierte Kommunikation von den Änderungen z.B. der Einsatzplanung oder der Dienstpläne über die angegebenen Kontaktdaten erfolgen (z.B. per E-Mail oder SMS oder App).
• Es muss möglich sein die Daten in der Planung nach gewissen Kriterien zu sortieren, um die Terminvergabe, den Bestellvorgang und die Koordination mit den Leasingfirmen, die Kontrolle der Bestellungen sowie die Auswertung der Leasingeinsätze einfach und übersichtlich zu gestalten.
• Ist-Zeiten der Einsatzkräfte müssen in dem verwendeten System gespeichert und nachgehalten sowie nach Abschluss revisionssicher aufbewahrt werden. Verschiedene Filtermöglichkeiten für unterschiedliche Ansichten sind erforderlich.
• Digitale CheckIn- und CheckOut-Vorgänge mit offline-Funktionalität sind wünschenswert.
• Ein Zugang für die eigenen Mitarbeiter muss eingerichtet werden können (Eingabe Verfügbarkeiten).
• Möglichkeit der Eingabe und Bearbeitung der Urlaubsplanung muss gegeben sein.
• Die Personaldienstleister sollen über das einzuführende Tool selbst die von uns benötigten Daten (z.B.: Name, Vorname, SV-Nummer des geplanten Leasing-MA) eintragen können oder die Daten müssen über einen Datenimport eingespielt werden können.
• Kerndaten zu den Veranstaltungen müssen von Bankettprofi automatisiert in die Einsatzplanung übernommen werden.
BEDARFSPLANUNG
Das System muss ein Forecast ermöglichen. Also eine Art von Kontingent (Anzahl von Mitarbeitern je Rolle/Funktion und je Leasingfirma) bilden. Aus diesem Pool sollen dann offene Stellen besetzt werden können, mit der Darstellung der verplanten und noch offenen Anzahl von Mitarbeitern je Rolle/Funktion und je Leasingfirma.
EINSATZPLANUNG
• Automatische Aktualisierung der Daten und damit verbunden eine Vereinfachung und Beschleunigung der Arbeitsprozesse in der Planung
• Überprüfung der Einsatzzeiten, Einsatzdauer, Pausen auf die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes
• Automatischer Hinweis auf nicht besetzte Positionen
• Anzeige von verfügbaren und qualifizierten Mitarbeitern auf die zu besetzende Position
• Hinweis auf Doppelbuchung von Mitarbeitern mit Auswahl der Bestätigung oder Ablehnung
• Übersichtlichere Bestellung von Leasingkräften und damit leichtere Rechnungskontrolle
• Einfacheres Einarbeiten der Namen von Leasingmitarbeitern in die Einsatzplanung durch die Leasingfirmen sowie im Einzelfall auch durch die Personaldisposition
• sortierte und gefilterte Check-In und Check-Out Listen
• Daten sollen miteinander verknüpft sein (z.B. Einsatzplanung mit Dienstplänen, Urlaubsübersicht mit Mitarbeiterdatenbank und Einsatzplanung)
• Bessere Übersicht und somit effektiverer Einsatz von Personal und Planung von Reservekräften, sowie zusätzliche Planungsinformationen, die bei der Umsetzung der Veranstaltung und der Bedarfsplanung der Servicekräfte unterstützend wirken
• Planung von Personal: ein Mitarbeiter wird aus dem Forecast in die Personalplanung der dazugehörigen Veranstaltung (SAP Ergebnisobjekt) übernommen. Dann muss es möglich sein, diesen Mitarbeiter in eine andere Veranstaltung (SAP Ergebnisobjekt) "zu transferieren".
AUSWERTUNG
• Erstellen von Statistiken (Leasingkräfte), Auswertungen, Kostenanalysen und Effizienzberechnungen
• Automatisiertes Erstellen von Hochrechnungen, Ist- und Sollvergleiche
• Beachtung eines vorgegebenen Budgets, Nachvollziehbarkeit und Transparenz von Personalkosten
• Auswertungen von Einsatzzeiten
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrga auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen.
Eine Entschädigung für Aufwand und Kosten der Angebotserstellung wird nicht gewährt.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Die nachstehenden Angaben/Erklärungen/Nachweise sind von den Bewerbern (der Begriff Bewerber wird als Synonym auch für Bewerbergemeinschaften (BewGe) verwendet) bzw. von jedem Mitglied der BewGe sowie von allen für die Leistungserbringung vorgesehenen Nachunternehmern (NU)/Unterauftragnehmern vorzulegen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend. Ausländischen Bewerbern wird die Vorlage vergleichbarer Nachweise gestattet. Soweit Eigenerklärungen verlangt werden hat der Bewerber auf Verlangen weitere Nachweise vorzulegen.
1. Nachweis über die Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens durch Vorlage eines Registerauszuges (nicht älter als 6 Monate); bei Unternehmen in der Rechtsform der GmbH & Co. KG zusätzlich auch für die GmbH (Komplementär).
2. Vorlage einer rechtsverbindlich unterschriebenen Eigenerklärung des Bieters:
— dass über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist,
— dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet,
— dass keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Integrität des Unternehmens in Frage stellt, wie z. B,
— wirksames Berufsverbot (§ 70 StGB), wirksames vorläufiges Berufsverbot (§ 132a StGB), wirksame Gewerbeuntersagung (§ 35 GewO) oder,
— rechtskräftige Verurteilung innerhalb der letzten 2 Jahre von Mitarbeitern mit Leitungsaufgaben wegen Betrugs (§ 263 StGB), Subventionsbetrugs (§ 267 StGB), Untreue(§266 StGB), Diebstahls (§ 242 StGB), Unterschlagung (§ 246 StGB), Urkundenfälschung (§ 267 StGB), wettbewerbsbeschränkender Absprachen (298 StGB), Bestechung (§ 334 StGB), Vorteilsgewährung (§333 StGB), Baugefährdung (§
319 StGB),Gewässer-und Bodenverunreinigung (§§ 324, 324a StGB) und wegen unerlaubter Umgangs mit gefährlichen Abfällen (§ 326 StGB),
— dass in den letzten 2 Jahren keine Freiheitsstrafen von mehr als 3 Monaten oder Geldstrafen von mehr als 90 Tagessätzen oder eine Geldbuße von mehr als [Betrag gelöscht] EUR wegen Verstößen gegen das Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz oder das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und auch keine Bußgelder von wenigstens [Betrag gelöscht] EUR wegen Verstößen gegen das Arbeitnehmerentsendegesetz verhängt worden sind,
— dass wegen der in § 123 Abs. 1 GWB genannten Straftaten weder eine rechtskräftige Verurteilung einer Person, deren Verhalten dem Unternehmen nach § 123 Abs. 3 GWB zuzurechnen ist, vorliegt noch gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30O WiG rechtskräftig festgesetzt worden ist,
— dass die Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie die Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt wurden,
— dass das Unternehmen sich darüber bewusst ist, dass wissentlich falsche Angaben in Bezug auf die Ausschlussgründe, die Fachkunde und Leistungsfähigkeit den Ausschluss aus der Lieferantenliste der Messe Berlin und die Meldung an das Korruptionsregister Berlin zur Folge haben kann.
3. Nachweis einer Versicherungsgesellschaft, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung besteht.
4. Nachweis über die Zahlung von Abgaben an die Sozialversicherungsträger (Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkassen) - nicht älter als sechs Monate
5. Nachweis über die Zahlung von Steuern (Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt) - nicht älter als sechs Monate
6. Schriftliche Zusicherung über die Einhaltung der EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) insbesondere der Vorgaben für Auftragsverarbeiter und Nennung eines
Datenschutzbeauftragten
7. evtl. Erklärung der Bieter- bzw. Arbeitsgemeinschaft (ErklARGE)
8. evtl. Nachunternehmerverzeichnis (NUNVerz) / Nachunternehmerverpflichtungserklärung (NUNVErkl)
9. Vertraulichkeitserklärung
10. Tariftreueerklärung
Der AG behält sich vor weitere Unterlagen beizusehen bzw. zu verlangen. Werden die o.g. Erklärungen und Nachweise nicht eingereicht, kann ein Ausschluss aus der nächsten Stufe (Angebotsaufforderung) zur Folge haben.
Die vorgenannten Nachweise sind in der Phase der Interessenbekundung nicht abzugeben.
Die nachstehenden Angaben / Erklärungen / Nachweise sind von den Bewerbern (bzw. jedem Mitglied der BewGe sowie von allen für die Leistungserbringung vorgesehenen NU vorzulegen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen / Angebote ist nicht ausreichend. Erklärung über den durchschnittlichen Gesamtumsatz (netto)
des Unternehmens zur vergebenden Leistung in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Die Umsatzangaben sind für jedes Jahr separat anzugeben.
Die vorstehend genannten Erklärungen sind sowohl von dem Bewerber als auch allen Mitgliedern einer BewGe zu tätigen. Die Umsätze von Mitgliedern einer BewGe sind für die Erfüllung der Mindestanforderung zu addieren. Sofern der Bewerber/die BewGe zur Erfüllung der Mindestanforderungen auf Angaben/Daten von
Dritten/Nachunternehmern/ konzernverbundenen Unternehmen verweisen will (Eignungsleihe), sind die obigen Angaben/Nachweise/Erklärungen auch für den Dritten/Nachunternehmer/konzernverbundene Unternehmen vorzulegen. Außerdem ist eine Erklärung des Dritten/Nachunternehmers/konzernverbundenen Unternehmens
vorzulegen, wonach dieser/s bereit ist, Leistungen, finanzielle Mittel und/oder Ressourcen für dieses Projekt zu erbringen bzw. bereitzustellen (Verpflichtungserklärung).
Angabe des Umsatzes des Unternehmens jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des
Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen. Für den Fall, dass der Bieter in die engere Wahl kommt, sind auf Verlangen der Messe Berlin GmbH eine Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte
Gewinn- und Verlustrechnungen vorzulegen. Ferner sind Angaben zur wirtschaftlichen Entwicklung im laufenden Geschäftsjahr und der Personalentwicklung in den 3 vergangenen und im laufenden Geschäftsjahr zu machen.
Die vorgenannten Nachweise sind in der Phase der Interessenbekundung nicht abzugeben.
Angabe der Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte.
Der Bewerber hat in seinen Angaben zur Leistungsfähigkeit Hinweise zu liefern, dass er mit dem vorhandenen Personal eine termingerechte Ausführung der Leistungen mit entsprechend qualifiziertem Personal erbringen kann:
- Angaben von Referenzen (mind. 3 in vergleichbarer Größenordnung) gemäß Detaillierungen in der Stufe der Angebotsaufforderung
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Unternehmen können ihr grundsätzliches Interesse an der Ausführung des beschriebenen Auftrags bis zum 10.10.2023, 12:00 Uhr formlos per E-Mail an die bekunden.
Bitte beziehen Sie sich im Betreff der E-Mail auf : CP1-2023-0035 Personaleinsatzplanungstool.
Jeder Interessent erhält ein Dokument Interessensbekundung, welches auszufüllen
und an die o.g. E-Mail () zum genannten Schlusstermin einzureichen ist.
Diese Bekanntmachung dient dem Aufruf zum Wettbewerb.
Die Unternehmen, die fristgerecht eine Interessensbekundung eingereicht haben, werden in einem Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbwerb zu einer Angebotsabgabe aufgefordert. Erst in diesem Zuge werden die Vergabeunterlagen für die Angebotserstellung zur Verfügung gestellt und müssen zum Ende der Angebotsfrist elektronisch über die Vergabeplattform eingereicht werden. In diesem Verfahren erfolgt im ersten Schritt durch die Messe Berlin GmbH die Eignungsprüfung, anschließend die Angebotsprüfung.
Postanschrift: Martin- Luther-Straße 105
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail:
Fax: +49 3090137613
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2, Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder auf elektronischem Weg bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. - soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind - bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 1 bis 3 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.