Gehaltsdienstleister Referenznummer der Bekanntmachung: GTAI/2023/VMS/Cloud/12

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH
Postanschrift: Friedrichstr. 60
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 30200099
Fax: +49 30200099111
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.gtai.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYDGY1BKWEMVY/documents
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://satellite.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYDGY1BKWEMVY
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Wirtschaftsförderungsgesellschaft
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Förderung der deutschen Wirtschaft.

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Gehaltsdienstleister

Referenznummer der Bekanntmachung: GTAI/2023/VMS/Cloud/12
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79211110 Lohn- und Gehaltsabrechnung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Germany Trade & Invest (GTAI) ist die Wirtschaftsförderungsgesellschaft der Bundesrepublik Deutschland. Die Gesellschaft sichert und schafft Arbeitsplätze und stärkt damit den Wirtschaftsstandort Deutschland. Mit 60 Standorten weltweit und dem Partnernetzwerk unterstützt GTAI deutsche Unternehmen bei ihrem Weg ins Ausland, wirbt für den Standort Deutschland und begleitet ausländische Unternehmen bei der Ansiedlung in Deutschland.

GTAI hat über 400 Beschäftigte, davon rund drei Viertel im Inland und rund ein Viertel im Ausland. Die Belegschaft umfasst GmbH-Beschäftigte, zugewiesenen Beamtinnen, Beamte und Tarifbeschäftigte des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) sowie Auslandskräfte, die über die deutschen Auslandshandelskammern beschäftigt werden. Derzeit arbeiten bei GTAI ca. 250 GmbH-Beschäftigte als unmittelbare Angestellte der Gesellschaft.

Es wird ein Dienstleister/Auftragnehmer (AN) gesucht, der die Gehaltsabrechnungen für die GmbH-Beschäftigten durchführt.

Ca. 10 GmbH-Beschäftigte davon sind weltweit an verschiedenen Standorten befristet entsendet. Sie verbleiben im deutschen Sozialversicherungssystem und werden teils in Deutschland, teils im Ausland versteuert und sind daher für die Abrechnung relevant.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
79631000 Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
Hauptort der Ausführung:

Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH Friedrichstr. 60 10117 Berlin

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Gehaltsabrechnung in Verbindung mit der Zurverfügungstellung einer Software.

Zu den Tätigkeiten des AN gemäß EVB-IT-Cloudvertrag gehören u.a.:

- Unterstützungsleistungen beim Einführungsprojekt (Ersteinrichtung der Software inkl. Datenmigration, Betrieb der Software während des Einführungsprojekts)

- Zwei Monate Probeabrechnungen während des Einführungsprojekts (s. Kapitel III.2 Nr. 5 der Leistungsbeschreibung)

- Schulungsleistungen zur Einführung der Software (s. Kapitel III.2 Nr. 4 der Leistungsbeschreibung)

- Erstellung Berechtigungskonzept

- Laufender Betrieb und Pflege der Cloud-Software

- Leistungen bei Vertragsende inkl. Bereitstellung der Abrechnungsdaten auf Datenträgern gemäß den gesetzlichen Anforderungen bei Vertragsbeendigung.

Dienstleistungen gem. Kapitel II.2 der Leistungsbeschreibung, wie zum Beispiel:

-Führen der Gehaltskonten und die Übermittlung an GTAI

-Erstellung und Ausfertigung der monatlichen Gehaltsabrechnungen

-Erstellung und Zurverfügungstellen der monatlichen Probeabrechnungen bei Veränderungen

-Monatliche Pflege der Firmenstammdaten

-Erstellung monatlicher Zahldateien für die Überweisung der Gehälter und Abgaben inkl. Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und sonstiger Abgaben als Datei

-Die Erstellung von Lohnjournalen, Jahreslohnjournalen und Buchungsbelegen zur Datenübergabe und deren Übermittlung an GTAI

-Bereitstellung der Gehaltsabrechnungen und sonstige Dokumente für alle aktiven Beschäftigten (via App, Portal, Post)

II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 24
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Mindestvertragslaufzeit: 24 Monate ab Go Live

Verlängerung: um jeweils 12 Monate

Maximale Vertragslaufzeit: 60 Monate ab Go Live

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:

Siehe Leistungsbeschreibung.

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Berufs- oder Handelsregisterauszug bzw. gleichwertige Bescheinigung von ausländischen Bietern.

Kopie aktueller Auszug bzw. Bescheinigung (nicht älter als sechs Monate, wobei für die Berechnung der Tag maßgeblich ist, an dem die Angebotsfrist endet)

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Das Unternehmen bestätigt, dass keiner seiner Mitarbeiter rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist. Darüber hinaus kein Vorstoß gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen vorliegt. Folgende Gesetze (Arbeitnehmer-Entsendegesetz, Aufenthaltsgesetz, Mindestlohngesetz, SchwarzArbG, Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) eingehalten sind. Sofern das Unternehmen sich in einer der vorgenannten Situation befinden, kann es auch Nachweise dafür erbringen, dass das Unternehmen ausreichende Maßnahmen getroffen hat, um trotz des Vorliegens eines einschlägigen Ausschlussgrundes dieser nicht zur Anwendung kommt.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Berufshaftpflichtversicherung

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Anzugeben sind mindestens drei in Art und Umfang mit dieser ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenzaufträge, die der Bieter/die Bieterin in den letzten fünf Ge-schäftsjahren erbracht hat bzw. gegenwärtig erbringt. Vergleichbar ist die Leistung, wenn der angegebene Referenzauftrag den in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungsumfang enthält und mit der Qualität vergleichbar ist. Eine Vergleichbarkeit der Leistungen ist gegeben, wenn folgende Mindestkriterien erfüllt sind:

Alle Referenzen beinhalten:

- Gehaltsbuchhaltung und -abrechnung für Kunden des öffentlichen Dienstes mit mindestens 100 Mitarbeitenden.

- Die Abrechnung wird mit einer Lohnbuchhaltungssoftware durchgeführt.

Mindestens eine Referenz beinhaltet zusätzlich:

- Gehaltsbuchhaltung und -abrechnung für Kunden mit Auslandsbeschäftigten.

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Kernteam

Mindestanforderung an die Teamleitung:

1. mindestens eine Berufsausbildung oder einen Studienabschluss mit mindestens fünf Jahren Berufserfahrung und davon mindestens zwei Jahren Führungserfahrung vorliegt und

2. Berufserfahrung mit Schwerpunkt in der Gehaltsabrechnung besteht.

Mindestanforderung an die Sachbearbeitung und deren Vertretung:

Einreichung eines Lebenslaufs, aus dem ersichtlich wird, dass mindestens:

3. eine kaufmännische Berufsausbildung oder Vergleichbares,

4. eine mindestens dreijährige Berufserfahrung mit Schwerpunkt in der Gehaltsabrechnung von öffentlichen Auftraggebern und

5. Erfahrungen mit der Lohnabrechnung von Beschäftigten, die im Ausland tätig sind, vorliegen.

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Rechenzentrum:

Der AN und sein eigenbetriebenes Rechenzentrum (RZ) unterliegen zur Vermeidung der mit einem Drittstaatentransfer verbundenen datenschutzrechtlichen Implikationen ausschließlich der Europäischen Rechtsordnung. Das eigenbetriebene RZ und ebenfalls eigenbetriebene Backup-RZ liegen im Europäischen Wirtschaftsraum.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

- Mindestens 3 Unternehmensreferenzen

- Lebensläufe des Kernteams

- Zertifikat nach ISO 27001 oder gleichwertige Nachweise, wie z.B. eine C5-Berichterstattung Typ 2

III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 06/10/2023
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 06/11/2023
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 06/10/2023
Ortszeit: 12:00

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Aufträge werden elektronisch erteilt
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die Zahlung erfolgt elektronisch
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Eine ausführliche Erklärung für die Angebotsabgabe über DTVP/VMS cosinex:

https://www.youtube.com/watch?v=na-n1IkXS80

Cosinexsupport: https://support.cosinex.de/unternehmen/

Bekanntmachungs-ID: CXVHYDGY1BKWEMVY

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: 1. und 2. Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse: http://www.vergabekammer.de/
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: 1. und 2. Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse: http://www.vergabekammer.de/
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Germany Trade and Invest Gesellschaft für Außenwirtschaft und standortmarketing mbH
Postanschrift: Friedrichstr. 60
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 30200099
Fax: +49 30200099111
Internet-Adresse: https://www.gtai.de
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
05/09/2023