Umsetzung Kommunikationskampagne Berlin University Alliance Referenznummer der Bekanntmachung: IIC-2023-0078

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Freie Universität Berlin Abteilung II: Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft Referat II C - Zentraler Einkauf
Postanschrift: Thielallee 38
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE30 Berlin
Postleitzahl: 14195
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Referat II C - Zentraler Einkauf
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.fu-berlin.de
Adresse des Beschafferprofils: https://vergabekooperation.berlin
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://vergabekooperation.berlin/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-18a0757d6e3-28d8c4a7d835592b
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: http://vergabeplattform.bwb.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Bildung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Umsetzung Kommunikationskampagne Berlin University Alliance

Referenznummer der Bekanntmachung: IIC-2023-0078
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Umsetzung Kommunikationskampagne Berlin University Alliance

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE30 Berlin
Hauptort der Ausführung:

Berlin University Alliance

10178 Berlin

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Ausgangssituation / Projektbeschreibung

Die Berlin University Alliance (folglich: BUA) möchte im Rahmen einer

Kommunikationskampagne ihre Sichtbarkeit signifikant erhöhen. Dazu soll ein bestehendes Kommunikationskonzept, das durch eine externe Agentur erstellt wurde, mit dem Ziel, die Sichtbarkeit der BUA am Wissenschaftsstandort Berlin substanziell zu steigern, umgesetzt werden. Die Umsetzung beinhaltet ein Strategisches Konzept, ein Kreativkonzept, ein Kanalkonzept und ein Eventkonzept. Für das Kreativkonzept sind besondere graphische Leistungen erforderlich. Eine Status Quo Analyse wurde bereits abgeschlossen.

Alle Elemente des Konzepts sind zwischen Oktober 2023 und Mai 2025 umzusetzen.

Die Projektleitung liegt in der Geschäftsstelle der Berlin University Alliance (BUA-GST).

Für die Umsetzung müssen alle Elemente der Kampagne beachtet werden. Die

Kooperationen (Locations, Paid Media usw.), Pressearbeit, unterjährige Content Produktion werden von der BUA-GST umgesetzt.

Leistungsgegenstand

1. Plan zur Umsetzung einer Kommunikations- und Marketingkampagne inklusive einer Strategie mit Finanzrahmen und detaillierter Budgetplanung

2. Detaillierter Projektplan (inklusiver Deliverables und Meilensteine) mit Entwürfen zu Teilprojektbeschreibungen und Aufgabenbereichen von relevanten Akteuren der BUA (hier insbesondere die Teilprojektbeschreibung für die Akteure

"Exzellenzclusterkommunikatoren" aber auch Kommunikationsleitungen der Verbundpartnerinnen)

Arbeitspaket 1 - Kreativ-Konzept

Dieses Arbeitspaket beinhaltet die Aufgaben rund um das Kreativ-Konzept und bildet den visuellen Rahmen der Kommunikationskampagne. Sämtliche Aktivitäten, Events und Communications sollen mit dem visual erkennbar sein und durch ein innovatives und zeitgemäßes Design die BUA im Berliner Raum visuell verankern. Ein Finanzierungsplan und das Hinzuziehen von Unterauftragnehmern muss hier abgeschätzt werden.

3.1.1. Fotografie für die Kampagnenelemente

3.1.2. Grafikdesign für Print und Digital

3.1.3. 3D Visuals für die AR-Ausstellung

3.1.4. Technische Implementierung der AR-Ausstellung

3.1.5. Plakatkampagne (Print und Citylight)

3.1.6. Creative and Art Direction

3.1.7. Campaign Content Production owned and paid media

3.1.8. Campaign Project Management

3.1.9. Social Media Distribution (paid ads)

Arbeitspaket 2 - Event-Konzept

Dieses Arbeitspaket beinhaltet die Aufgaben rund um das Event-Konzept und bildet den Rahmen für alle Aktivitäten, die in der BUA dezentral durchgeführt werden. Ein konkreter Eventmanagementplan inklusive Veranstaltungsorte, Checklisten und abgestimmten Agenden sind Bestandteil des Arbeitspakets sowie ein für die entsprechenden Maßnahmen angelegter Finanzplan und eine Budgetabschätzung.

Sämtliche Aktivitäten & Events sollen eine Einordnung finden in drei Kategorien

1. Die BUA zeigt sich mit dem Event als Vernetzer zwischen den Sphären von Politik, Wissenschaft, Wirtschaft, Kultur, Medien und Gesellschaft.

2. Der Stil des 24-h Festivals wird durch seinen Science & Art Ansatz, einen Anklang von Futurismus und der Berliner Off-Szene haben.

3. Das Format der Eventreihe folgt dem Stil gegenwärtiger Salons, d.h. es werden neben den Wissenschaftlern aus der Hauptzielgruppe 1 auch Vertreter aus anderen Sektoren und Lebensbereichen (z.B. Kunst, Kultur, Medien, Handwerk, Design) zur Teilnahme eingeladen.

Konkret umzusetzen sind:

3.2.1 Flagship Event (2x öffentliche VA für ca. 3k pax) - Großveranstaltungen mit der BUA in einer Gastgeberfunktion, ähnlich der BUA- Konferenz "Crossing Boundaries". (Das geschätzte Budget für die Flagship Events liegt jeweils bei ca. [Betrag gelöscht] EUR)

Events als Mittel der Live-Kommunikation, um Werte, Eigenschaften, Tonalität und Inhalte der BUA immersiv und eindrücklich zu vermitteln. Mit der Teilnahme an Events sollen sich die Zielgruppen stärker an die BUA und deren Community binden - dies dient dem nachhaltigen Aufbau von Vertrauen und Commitment. Events werden grundsätzlich als Plattformen mit Wirkungsanspruch (Purpose) geplant - zu diesem Zweck müssen sie gesamtheitlich geplant und umgesetzt werden.

3.2.2 Kuratierte BUA-Eventserie (6x interne VA für ca. 100 pax)

Die laufenden Events aus der BUA Geschäftsstelle heraus gliedern sich in die Kampagne ein und sind erkennbar durch das Key visual, das für alle BUA Events genutzt werden können.

Arbeitspaket 3 - Management, Abläufe, Detailpläne

Dieses Arbeitspaket beinhaltet das Management, Abläufe und Detailpläne. Die Koordination intern sowie mit externen Stakeholdern wird gemeinsam abgestimmt. Es wird ein signifikant hohes Koordinationsaufkommen erwartet, um Abstimmungsprozesse und die Umsetzung optimal abzuwickeln.

3.3.1. Beschreibung der Prozesse und Aufgabengebiete unter konkreter Angabe der

Übernahme von Leistungen im angegebenen Zeitrahmen

3.3.2 Beschreibung der internen Prozesse und Koordinationsleistung Meilensteine, Deliverables sowie Nachlese und Abschlussbericht

Leicht erfassbare Indikatoren für eine abgestimmte Datenbasis mit Blick auf die sich an die Umsetzung der Kommunikationskampagne anschließende Evaluationsphase.

Erstellung eines Leitfadens und ggfs. Indikatorensets sowie Messbarkeit der Indikatoren als Blaupause für den dezentralen Einsatz in der Geschäftsstelle und bei den Verbundpartnern.

Budgetobergrenze

Für die Umsetzung der Kommunikationskampagne stehen 1,1 Mio. EUR brutto zur

Verfügung.

Für die Durchführung/Ausrichtung der unter 3.2.1 genannten Großveranstaltungen steht ein gesondertes Budget zur Verfügung. Für die Planung der Großveranstaltungen sind Aufwände einzuplanen (Teil der Umsetzung der Kampagne).

II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 31/10/2023
Ende: 30/05/2025
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Mindestzahl: 3
Höchstzahl: 4
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Die Auswahl wird anhand von folgenden Bewertungskriterien

vorgenommen:

- Die Qualifikationen und Erfahrungen der Teammitglieder werden bewertet. Folgende Qualifikationen und Erfahrungen werden positiv bewertet:

a. Erfahrungen im Projektmanagement

b. Erfahrungen in der Umsetzung von Kommunikationskampagnen

c. Erfahrungen in der Koordination verschiedener Stakeholder und Akteure in der Umsetzung einer Kommunikationskampagne

(Gewichtung: 60 %)

(vgl. Nr. III.1, Nr. 9)

- Die Referenzbeschreibungen werden positiv bewertet, wenn die eingereichte Referenz einen Auftrag

a. über die erfolgreiche Umsetzung einer Marketingkampagne auf Basis eines bestehenden Kommunikationskonzepts

und/oder

b. über die Gestaltung einer Sichtbarkeitskampagne an öffentlichen Einrichtungen (Öffentlicher Auftraggeber)

zum Leistungsgegenstand hatte.

(Gewichtung: 40 %)

(vgl. Nr. III.1, Nr. 11)

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

-

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

1) Eigenerklärung zur Eignung VgV, Wirt-124 EU

2) Bieterangaben Wettbewerbsregister

3) BVB und Erklärung zur Frauenförderung (Teil A), Wirt-2141

4) Eigenerklärung der Bieter- und Bewerbergemeinschaft

5) Eigenerklärung Nachunternehmen

6) Eigenerklärung Bieterselbstauskunft

optional:

- Unterauftragsnehmer-Eignungsleihe, Wirt-235

- Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen, Wirt-236

7) Folgende Dokumente müssen mit Abgabe des Teilnahmeantrags nicht eingereicht werden, sie gelten mit Abgabe des signierten elektronischen Angebots als gelesen und akzeptiert:

- BVB über Kontrollen und Sanktionen nach BerlAVG (Teil B), Wirt-2144

- BVB über Umweltschutzanforderungen (Teil A), Wirt-2145

- BVB zum Mindeststundenentgelt und zur Tariftreue - (Teil A), Wirt 214

- BVB zur Verhinderung von Benachteiligungen (Teil A), Wirt-2143

- Einhaltung restriktiver Maßnahmen Wirt-124-1

- Eigenerklärung zum Datenschutz

8) Teilnahmeantrag

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

9) Vom Bewerber ist eine Vorstellung des für die Auftragserfüllung vorgesehenen Projektteams, inkl. Ausweisung der Qualifikationen und Erfahrungen in Hinblick auf den Leistungsgegenstand der jeweiligen Teammitglieder, einzureichen.

(Die Beschreibung ist in freier Form dem Teilnahmeantrag beizulegen, ggf. Lebensläufe je Teammitglied)

10) Vom Bewerber ist eine Projektleitung zu bestimmen, die Erfahrungen und Qualifikationen im Management und der Koordination von Umsetzungs- bzw. Strategieprojekten, die mit dem Leistungsgegenstand vergleichbar sind, hat. Zum Nachweis der Erfahrungen und Qualifikationen sind mindestens 3 erfolgreich umgesetzte Projekte nachzuweisen.

(Die Beschreibung ist in freier Form dem Teilnahmeantrag beizulegen, ggf. Lebenslauf)

11) Vom Bewerber sind zwei Referenzen vorzulegen, die einen Auftrag über die nachfolgend genannten Leistungsschwerpunkte umfassen:

a. Auftrag über die Gestaltung einer Sichtbarkeitskampagne zu (z.B. historisch) wissenschaftsnahen Themen bzw. Bereichen.

b. Auftrag, der das Umsetzen und Bereitstellen von Lösungen für die (kostengünstige) Umsetzung eines Konzeptes nachweist

c. Auftrag über die Erstellung eines Key Visuals zu einem wissenschaftsnahen Thema in den Digitalen Kanälen und Printmedien

d. Auftrag über die Innovative Gestaltung von Großveranstaltungen im Bereich der Wissenschaften.

Die vorgenannten Kriterien 1. bis 4. können anhand von einer oder mehreren Aufträgen nachgewiesen werden, wenn eine Referenz nicht alle Leistungsschwerpunkte abdeckt. Je Kriterium sind zwei Referenzen nachzuweisen.

Für die nachzuweisenden Referenzen sind Referenzbeschreibungen inkl. Grafiken / Screenshots / Links / Printprojekte / Präsentationsfolien o.Ä. der Kampagnen einzureichen.

(Die Beschreibung ist in freier Form dem Teilnahmeantrag beizulegen)

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 25/09/2023
Ortszeit: 23:59
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 309013-8316
Fax: +49 309013-7613
Internet-Adresse: http://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Freie Universität Berlin
Postanschrift: Thielallee 38
Ort: Berlin
Postleitzahl: 14195
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 3083853314
Fax: +49 30838453314
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
25/08/2023