Rahmenvertrag visuelle Contents Referenznummer der Bekanntmachung: D-0020/2023 - visitBerlin - visuelle Contents
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Am Karlsbad 11
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10785
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Zentrale Dienste
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://about.visitberlin.de/
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvertrag visuelle Contents
Die Berlin Tourismus & Kongress GmbH veröffentlicht regelmäßig Contents (z.B. Infografiken, Filme, Banner, Anzeigen, Präsentationen usw.), die der Bewerbung und Vermarktung der Destination Berlin dienen. Die Neugestaltung und Aktualisierung dieser Contents zur Abwicklung des Tagesgeschäfts soll zukünftig in enger Zusammenarbeit mit einem Auftragnehmer erfolgen, der im Rahmen eines Rahmenvertrages vergeben werden soll.
Einige der Contents erscheinen in einem bestimmten Rhythmus und müssen lediglich aktualisiert werden, andere sind neu zu konzipieren und neu zu gestalten.
Der Auftragnehmer hat Leistungen der Konzeption, der Produktion, der Nachbearbeitung und des Projektmanagements unter anderem für folgende Werbemedien zu erstellen:
1. Infografiken
2. Filme (Produktion von Filmmaterial, Erklärfilme)
3. animierte Slideshows
4. weitere visuelle Contents wie (animierte und/oder barrierearme) Grafiken, Banner, Anzeigen o.Ä.
5. Power Point Folien (auf Grundlage des bestehenden PP-Masters von visitBerlin)
6. Werbetexte
Die Auftraggeberin wird während des Leistungszeitraums auf Basis des Angebotes des Auftragnehmers die Aufträge per Einzelabruf abrufen. Die Bearbeitung hat jeweils passend für das jeweilige Format oder für mehrere Formate, wie z.B. Online, Mobile, Social Media, Blogs, Printmedien zu erfolgen.
Die Auftraggeberin betreibt unter anderem folgende Kommunikationskanäle im Rahmen derer visueller Content ausgespielt wird:
- visitBerlin.de
- visitBerlin.de/blog
- convention.visitBerlin.de
- about.visitBerlin.de
- LinkedIn @visitBerlin - Berlin Convention Office
- Facebook @visitBerlin | @Berlin
- Instagram @visitberlin
- Twitter @visitBerlin |@BerlinTourism| @visitBerlinNews
- Darüber hinaus werden die Contents z.B. in On/-Offline Kanäle von externen Dienstleistern/Partnern ausgespielt.
Überträgt die Auftraggeberin dem Auftragnehmer einen Auftrag, ist er verpflichtet, die Leistungen zu den vereinbarten Bedingungen auszuführen, es sei denn, die Leistungen stehen nicht im Zusammenhang mit dem gegenständlichen Auftrag bzw. dem Leistungsspektrum des Auftragnehmers.
Der Auftragnehmer hat gegebenenfalls Zusatzleistungen zu erbringen, die gesondert zu vergüten sind. Für die zusätzlichen Leistungen hat der Auftragnehmer einen Stundensatz anzugeben.
Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine exklusive Zusammenarbeit. Der Auftraggeberin steht es mithin frei, neben dem Auftragnehmer auch Dritte mit der Erstellung von visuellem Content zu beauftragen.
Vielmehr ist der Leistungsumfang sowohl hinsichtlich des Umfangs an Aktualisierungen als auch hinsichtlich der Neugestaltungen nicht festgelegt.
Berlin Tourismus & Kongress GmbH Am Karlsbad 11 10785 Berlin
Die Auftraggeberin geht von einem Gesamtetat für Medieninvest während der Vertragslaufzeit einschließlich Verlängerungsoption in Höhe von ca. 1.600.000,- EUR netto aus. Dieser Betrag kann jedoch auch überschritten werden.
Pro Vertragsjahr ist ein Etat für Medieninvestment in Höhe von ca. 400.000,- EUR netto vorgesehen. Die Auftraggeberin kann die Verteilung des Etats auf die Vertragsjahre jedoch beliebig ändern. Der Auftraggeber sichert keinen Mindestetat an Medieninvestment zu. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Abruf des angegebenen Medieninvestments. Es ist auch möglich, dass die Auftraggeberin gar keinen konkreten Auftrag während der Vertragslaufzeit abruft.
Für alle Aufträge sind vom Auftragnehmer separate, verbindliche Angebote mit Preisen auf Grundlage des eingereichten Preisblattes zu erstellen. Die Abrechnung erfolgt projektbezogen gemäß Angebot. Der Auftragnehmer erhält für seine Leistungen die im jeweiligen Preisblatt definierte Vergütung.
Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine exklusive Zusammenarbeit. Der Auftraggeberin steht es mithin frei, neben dem Auftragnehmer auch Dritte zu beauftragen. Des Weiteren besteht für die Umsetzung der von der Agentur konzipierten Maßnahmen keine Abnahmepflicht. Dritte können mit der Umsetzung der Maßnahmen beauftragt werden.
Der Auftragnehmer versendet nach Abschluss des Projektes die Rechnung für die tatsächlich erbrachten Leistungen.
Die Rechnungslegung erfolgt auf Grundlage freigegebener Angebote zu den gerade aktuellen Kampagnen und Projekten. Die letzte Rechnung für ein laufendes Kalenderjahr ist aus haushaltstechnischen Gründen jeweils bis zum 30. November des laufenden Jahres vorzulegen. Kampagnen oder Projekte, die den Monat Dezember umfassen, sind in Form einer Vorausrechnung ebenfalls bis zum 30. November des laufenden Jahres abzurechnen.
Festpreisangebot
Die Preis- bzw. Provisionsangaben im Angebot sind Festpreise/werte für die Laufzeit des Vertrages (einschließlich der Verlängerungsoptionen).
I Zuschlagskriterien
Die Erteilung des Zuschlags erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot nach Maßgabe der nachstehenden Kriterien:
1. Preis 40 %
2. Umsetzungskonzept 60 %
Die Wertung des Preises ergibt sich aus der Wertungsmatrix Preis.
Die Wertung des Umsetzungskonzeptes erfolgt auf Grundlage der Wertungsmatrix Umsetzungskonzept.
I Ihr Angebot
Umsetzungskonzept
Im Zuge der Ausschreibung ist ein Umsetzungskonzept für einen animierten Erklärfilm zu entwickeln sowie ein Umsetzungskonzept mit exemplarischer Preiskalkulation für Werbemotive zum Thema "Sustainable Partner Programm". (Die exemplarische Preiskalkulation hat sich dabei auf die angegebenen Stundensätze im Preisblatt zu beziehen. Die jeweiligen Arbeitsstunden müssen darüber hinaus aus der exemplarischen Kalkulation hervorgehen). Einzureichen ist ein Konzept und ein Storyboard Ihrer Kreatividee entsprechend der Aufgabenstellung, welche Sie der Anlage Aufgabenstellung entnehmen.
Sollte kein Umsetzungskonzept und/oder keine exemplarische Preiskalkulation eingereicht werden, kann das Angebot nicht gewertet werden.
Angaben im Preisblatt und ergänzende Angaben des Bieters:
1. Allgemeine Agentur-Honorarsätze (Auflistung) mit den Angaben/Tagessätzen:
a. Stundensatz: Projektmanagement/ Kundenbetreuung
b. Stundensatz: Konzeption
c. Stundensatz: Artdirektion
d. Stundensatz: Design/ Grafik
e. Stundensatz Dreharbeiten/Regie
f. Stundensatz: Postproduktion/Montage/ Schnitt
g. Stundensatz: Werbetext
Als Honorierung für die Teilnahme am Pitch zahlt visitBerlin für die Erstellung und Einreichung eines fristgemäßen vollständigen Angebots, das alle oben genannten Anforderungen erfüllt, eine einmalige Aufwandsentschädigung. Es werden hierfür [Betrag gelöscht] EUR netto zur Verfügung gestellt, welche sich auf die Anzahl der Bieter, die ein wertbares Angebot abgeben, aufteilt. Das Honorar pro Bieter kann maximal [Betrag gelöscht] EUR netto betragen. Dem Bieter, der den Zuschlag erhält, wird keine Aufwandsentschädigung gezahlt.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
- Erklärung über Ausschlussgründe gem. §123, 124 GWB
- Erklärung über die Eintragung im Handelsregister
Der Bieter versichert, über eine Betriebshaftpflichtversicherung zu verfügen. Ein Nach-weis der Versicherung ist beigefügt (Kopie ist ausreichend).
Zum Nachweis der Eignung ist insbesondere eine Angabe der Mitarbeiterzahl und von drei vergleichbaren Referenzen erforderlich, die nicht älter als 3 Jahre sind.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRF6PB9
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: +49 03090138316
Fax: +49 03090137613