Projektmanager Digitalisierung Referenznummer der Bekanntmachung: 2023_SpriG_VS_Projektmanager_Digitalisierung

Bekanntmachung vergebener Aufträge

Ergebnisse des Vergabeverfahrens

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Sprinkenhof GmbH
Postanschrift: Burchardstraße 8
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Postleitzahl: 20095
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Henning, Matthias
E-Mail:
Telefon: +49 40339540
Fax: +49 40330754
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.sprinkenhof.de/
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Städtische GmbH
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Projektentwicklung und Immobiliengesellschaft für die Freie und Hansestadt Hamburg

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Projektmanager Digitalisierung

Referenznummer der Bekanntmachung: 2023_SpriG_VS_Projektmanager_Digitalisierung
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72224000 Beratung im Bereich Projektleitung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Das Digitalisierungsprojekt wurde bei der Sprinkenhof bereits mit der Umstellung auf die digitale Bearbeitung von Rechnungen im Jahr 2019 gestartet. In dem darauffolgenden Zeitraum bis Anfang 2023 wurden alle Akten im Asset Management digitalisiert, der eingehende Schriftverkehr für die Prozesse entsprechend angepasst und digitale Lösungen im Dokumentenmanagementsystem entwickelt. In den weiteren Ausbaustufen sollen zukünftige Phasen (Ablösung der Netzlaufwerke, Überführung weiterer Fachbereiche, Digitalisierung weiterer Akten, etc.) begleitet werden. Das Dokumentenmanagementsystem „nscale“ der Ceyoniq Technology GmbH ist im Einsatz. Die Digitalisierung von Dokumenten und Weiterentwicklung des Systems erfolgt über externe Dienstleister.

Zur Steuerung dieser Projekte sucht die Sprinkenhof einen Projektleiter, der die nachfolgend beschriebenen Tätigkeiten übernimmt. Hierbei geht die Sprinkenhof davon aus, dass die Tätigkeiten durch eine Person wahrgenommen werden. Es ist ausdrücklich kein Team anzubieten. Die Leistung kann nur in Ausnahmefällen und in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter remote erbracht werden. Ansonsten ist die Leistung vollständig vor Ort (Sprinkenhof GmbH Burchardstraße 8, 20095 Hamburg) zu erbringen.

Zu den Aufgaben gehören:

• Aufbau und Dokumentation der Projektorganisation inkl. der Eskalationsebenen

• Management des Gesamtprojektes mit den verschiedenen Teilprojekten und regel-mäßiges Reporting über den Projektfortschritt

• Regelmäßiger Bericht an den Servicebereichsleiter IT

• Organisation und Durchführung von Workshops zur Klärung von fachlichen Fragen

• Abstimmung und Dokumentation der Anforderungen an die Digitalisierung mit allen Unternehmensbereichen

• Erstellung der Leistungsbeschreibungen für die notwendigen Ausschreibungen

• Modellierung, Abstimmung und Dokumentation der Prozesse im Hinblick auf die digitalen Bearbeitungsprozesse

• Klärung des Schulungsbedarfs, Organisation und Durchführung der Schulungen

• Abstimmung der Prozesse und Steuerung der externen Dienstleister bei der fortschreitenden Digitalisierung der Sprinkenhof GmbH

• Ansprechpartner für Parallelprojekte bei der Sprinkenhof (z.B. der Einbindung des CAFM-Systems)

• Change Management

• Anforderungsmanagement

• Steuerung des externen Entwicklungsteams

• Validierung und Verifizierung entwickelter Funktionalitäten

• Abstimmung mit anderen externen Beratern

II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
72224000 Beratung im Bereich Projektleitung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE600 Hamburg
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Das Digitalisierungsprojekt wurde bei der Sprinkenhof bereits mit der Umstellung auf die digitale Bearbeitung von Rechnungen im Jahr 2019 gestartet. In dem darauffolgenden Zeitraum bis Anfang 2023 wurden alle Akten im Asset Management digitalisiert, der eingehende Schriftverkehr für die Prozesse entsprechend angepasst und digitale Lösungen im Dokumentenmanagementsystem entwickelt. In den weiteren Ausbaustufen sollen zukünftige Phasen (Ablösung der Netzlaufwerke, Überführung weiterer Fachbereiche, Digitalisierung weiterer Akten, etc.) begleitet werden. Das Dokumentenmanagementsystem „nscale“ der Ceyoniq Technology GmbH ist im Einsatz. Die Digitalisierung von Dokumenten und Weiterentwicklung des Systems erfolgt über externe Dienstleister.

Zur Steuerung dieser Projekte sucht die Sprinkenhof einen Projektleiter, der die nachfolgend beschriebenen Tätigkeiten übernimmt. Hierbei geht die Sprinkenhof davon aus, dass die Tätigkeiten durch eine Person wahrgenommen werden. Es ist ausdrücklich kein Team anzubieten. Die Leistung kann nur in Ausnahmefällen und in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter remote erbracht werden. Ansonsten ist die Leistung vollständig vor Ort (Sprinkenhof GmbH Burchardstraße 8, 20095 Hamburg) zu erbringen.

Zu den Aufgaben gehören:

• Aufbau und Dokumentation der Projektorganisation inkl. der Eskalationsebenen

• Management des Gesamtprojektes mit den verschiedenen Teilprojekten und regel-mäßiges Reporting über den Projektfortschritt

• Regelmäßiger Bericht an den Servicebereichsleiter IT

• Organisation und Durchführung von Workshops zur Klärung von fachlichen Fragen

• Abstimmung und Dokumentation der Anforderungen an die Digitalisierung mit allen Unternehmensbereichen

• Erstellung der Leistungsbeschreibungen für die notwendigen Ausschreibungen

• Modellierung, Abstimmung und Dokumentation der Prozesse im Hinblick auf die digitalen Bearbeitungsprozesse

• Klärung des Schulungsbedarfs, Organisation und Durchführung der Schulungen

• Abstimmung der Prozesse und Steuerung der externen Dienstleister bei der fortschreitenden Digitalisierung der Sprinkenhof GmbH

• Ansprechpartner für Parallelprojekte bei der Sprinkenhof (z.B. der Einbindung des CAFM-Systems)

• Change- Management

• Anforderungsmanagement

• Steuerung des externen Entwicklungsteams

• Validierung und Verifizierung entwickelter Funktionalitäten

• Abstimmung mit anderen externen Beratern

II.2.5)Zuschlagskriterien
Qualitätskriterium - Name: Qualität der persönlichen Referenzen über vergleichbare Leistungen des Projektleiters sowie des stellvertretenden Projektleiters / Gewichtung: 35
Qualitätskriterium - Name: Konzept für die Vorgehensweise und Umsetzung der Digitalisierung von Akten und die Umsetzung von Digitalisierungsprozessen / Gewichtung: 20
Qualitätskriterium - Name: Darstellung der fachlichen Kompetenz des Projektleiters sowie des stellvertretenden Projektleiters / Gewichtung: 15
Preis - Gewichtung: 30
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:

Die AG behält sich eine Verlängerungsoption für das Jahr 2024/ 2025 (01.07.2024 – 30.06.2025) vor.

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2023/S 097-303484
IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems
IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Bezeichnung des Auftrags:

Projektmanager Digitalisierung

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja
V.2)Auftragsvergabe
V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses:
24/07/2023
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 3
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 4
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung: Freihafen.IT
Postanschrift: Schleusenstraße 10
Ort: Brunsbüttel
NUTS-Code: DE Deutschland
Postleitzahl: 25541
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: [Betrag gelöscht] EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Siehe detaillierte Angaben im Verfahrensbrief und den Anlagen.

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Finanzbehörde - interner Service und Steuerung
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Ort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland
E-Mail:
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
24/07/2023