Dienstleistungsvertrag externes Datenschutzmandat
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10785 Berlin
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.degewo.de
Abschnitt II: Gegenstand
Dienstleistungsvertrag externes Datenschutzmandat
Die Beauftragung eines externer Datenschutzbeauftragten ist darauf ausgerichtet, einen angemessenen und rechtskonformen Datenschutz beim Auftraggeber zu gewährleisten und Maßnahmen für die Sensibilisierung der Beschäftigten zu etablieren
Berlin
Dienstleistungsvertrag externes Datenschutzmandat
Die degewo AG inkl. seiner verbundenen Unternehmen ist das größte städtische Berliner Wohnungsbauunternehmen mit über 76.000 eigenen und verwalteten Wohnungen und über 155.000 qm Gewerbeflächen.
Die Beauftragung eines externer Datenschutzbeauftragten ist darauf ausgerichtet, einen angemessenen und rechtskonformen Datenschutz beim Auftraggeber zu gewährleisten und Maßnahmen für die Sensibilisierung der Beschäftigten zu etablieren.
Die detaillierte Auswahlmatrix ist unter www.meinauftrag.rib.de hinterlegt (Suchbegriff: Referenznummer gem. Ziffer II.1.1).
Bei gleicher Gesamtpunktzahl wird die Auswahl durch Losentscheid getroffen.
Zu II.2.7) Das erste Jahr der Vertragslaufzeit wird als Probezeit vereinbart. Innerhalb der Probezeit kann der Vertrag mit einer Frist von vier Monaten zum Monatsende ohne Angabe von Gründen von beiden Seiten gekündigt werden.
Zu II.2.10) Varianten/Alternativangebote: Mehrere Hauptangebote sind nicht zugelassen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Folgende Angaben sind in dem von der Vergabestelle vorgegebenen Bewerberbogen incl. Anlagen zu machen:
1. Allgemeine Angaben zum Bewerber (Name, Adresse, Eintragung in einem öffentlichen Register oder bei einer Genehmigungsbehörde, Kontaktangaben (Telefon, Fax, E-Mail, Ansprechpartner) und Angaben zur Absicht, sich zum Nachweis eines Unterauftragnehmers zu bedienen) (Bewerberbogen - Punkt 1)
2. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 und § 124 GWB (Bewerberbogen - Anlage 1)
3. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben (Bewerberbogen - Anlage 2)
4. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Anmeldung und Erfüllung der Verpflichtung zur Entrichtung der gesetzlichen Beiträge bei der/den Krankenkasse(n) (Bewerberbogen - Anlage 3)
5. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Eintragung und Erfüllung der Verpflichtung zur Entrichtung der gesetzlichen Beiträge bei der Berufsgenossenschaft (Bewerberbogen - Anlage 4)
Hinweis: Die Eigenerklärungen zu Nr. 3 (Steuern und Abgaben) und Nr. 5 (Berufsgenossenschaft) sind durch den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, vor Zuschlagserteilung nach Aufforderung durch die Vergabestelle kurzfristig durch Vorlage entsprechender Bescheinigungen der zuständigen Stellen oder einer Kopie der gültigen ULV- oder PQ-Eintragung zu bestätigen.
Ersatzweise für vorgenannte Bescheinigungen/Erklärungen zur Nr. 2-5 kann eine Kopie der gültigen (Stichtag s. oben)
- ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin oder
- ULV-Eintragung bei der Auftragsberatungsstelle Brandenburg oder Sachsen oder Sachsen-Anhalt
oder Mecklenburg-Vorpommern oder
- Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis
eingereicht werden (als Anlage 5 dem Bewerberbogen beizufügen)
6. Eigenerklärung hinsichtlich Personen/Unternehmen mit Bezug zu Russland (Bewerberbogen – Anlage 6)
7. Eigenerklärung, dass der Anbieter eine Telefon-Hotline zur Verfügung stellt, die qualifiziert Anfragen an Werktagen (Montag-Freitag) in der Zeit von 08-18 Uhr erfasst. (Bewerberbogen – Anlage 7)
8. Eigenerklärung, dass der Anbieter für Notfälle (z. B. Datenschutzpannen bzw. IT-Sicherheitsvorfälle) eine telefonische Notfallbereitschaft außerhalb der Geschäftszeiten zur Verfügung. (Bewerberbogen – Anlage 8)
9. Eigenerklärung, dass der Anbieter folgendes Service Level Agreement (SLA) einhalten kann:
Prio-EILT: 1 Tag (für Notfälle, wie z. B. einer Datenschutzpanne bzw. eines IT-Sicherheitsvorfalles)
Prio-A: 5 Werktage
Prio-B: 10 Werktage
Prio-C: 20 Werktage
Der Eingang von Anfragen mit der Prio-EILT beim Anbieter muss innerhalb von 2 Stunden manuell bestätigt werden (eine Autoantwort per E-Mail reicht nicht aus).
Für alle anderen Prioritäten wird eine digitale Eingangsbestätigung der Anfrage innerhalb von 24 Stunden gefordert.
Innerhalb der genannten Zeitfenster (gilt für alle Prioritäten) muss eine aussagekräftige datenschutzrechtliche Antwort bzw. Bewertung des Themas/Problems erfolgt sein. Als Startzeitpunkt für die Messung des Erledigungszeitraumes wird die Meldung des Auftraggebers genommen.
(Bewerberbogen – Anlage 9)
10. Eigenerklärung, dass der Anbieter für die Beratung nur deutschsprachige Mitarbeiter einsetzt. (Bewerberbogen – Anlage 10)
11. Eigenerklärung, dass der Anbieter Kompetenz im Bereich „IT-Wissen“ und „Technischer Datenschutz“ besitzt. (Bewerberbogen – Anlage 11)
12. Eigenerklärung, dass der Anbieter bereits Austausch mit der Aufsichtsbehörde (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit) hatte. Darunter wird verstanden, dass der Anbieter u. a. Anfragen, Beschwerden, Meldung von Datenschutzpannen oder Bußgeldverfahren datenschutzrechtlich begleitet bzw. bearbeitet hat. (kein Ausschlusskriterium) A12
Der Auftraggeber behält sich vor, vor Zuschlagserteilung vom Bieter/von den Mitgliedern der Bietergemeinschaft, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, die Vorlage einer Bankerklärung zu fordern und auf dieser Basis die Eignungsprognose zu verifizieren. Im Falle einer negativen Eignungsprognose kann der Zuschlag auf das Angebot des Bieters/der Bietergemeinschaft nicht erteilt werden.
Folgende Angaben sind in dem von der Vergabestelle vorgegebenen Bewerberbogen incl. Anlagen zu machen:
1. Erklärung über die Anzahl der in den letzten drei Kalenderjahren (2020 -2022 ) pro Jahr jahresdurchschnittlich und aktuell (Stand: Juni 2023 ) beschäftigten Arbeitskräfte (aufgeschlüsselt in administrative und beratende Beschäftigte davon in Seniorberater, Berater, Juniorberater und Sachbearbeiter Datenschutz unterteilt, mit der Angabe der Qualifikation als Zertifizierter Datenschutzbeauftragter /Jurist mit datenschutzrechtlichen Bezug) (Bewerberbogen - Pkt. 14)
2. Referenzliste über erfolgreich beendete ähnliche Vertragsverhältnisse, insbesondere Rahmenverträge als externe Datenschutzbeauftragte für Unternehmen mit ähnlichen Unternehmensstrukturen und einem wohnungswirtschaftlichen Bezug in vergleichbarer Größenordnung während der letzten 5 Kalenderjahre (20 18-Juni 2023 )
oder laufende Vertragsverhältnisse, insbesondere Rahmenverträge als externe Datenschutzbeauftragte für Unternehmen mit ähnlichen Unternehmensstrukturen und einem wohnungswirtschaftlichen Bezug in vergleichbarer Größenordnung, die mindestens seit 3 Jahren erfolgreich ausgeführt werden.
mit Angabe der Auftraggeber (mit Ansprechpartner, Adresse und Tel.-Nr.) und Angaben zu Art und Umfang der Leistung, z. B. Rahmenverträge als externe Datenschutzbeauftragte mit Angabe des Leistungszeitraums, des Rechnungswert/Jahr. Bei Nennung von wohnungswirtschaftlichen Referenzen ist die Anzahl der Mieteinheiten zu benennen. Der Bewerber muss sämtliche Angaben zu den Referenzen auf dem vorgegebenen Formblatt (Bewerberbogen - Anlage 13) machen.
zu 1. Mindestens 5 zertifizierte Datenschutzberater, und mindestens 3 Juristen
zu 2. Mindestens 3 Referenzen von Unternehmen mit ähnlichen Unternehmensstrukturen und einem wohnungswirtschaftlichen Bezug, welche mindestens 5.000 Mieteinheiten betreuen.
Mit Angebotsabgabe sind Erklärungen zur Frauenförderung sowie zur Einhaltung des Mindestlohnes abzugeben.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1. Fragen zu dieser Ausschreibung sind nur über die Vergabeplattform einzureichen, ansonsten werden sie nicht berücksichtigt. Sie werden nur beantwortet, wenn Sie dort bis zum 16.07.2023 eingehen.
Die Antworten sind für alle interessierten Unternehmen in anonymisierter Form unter www.meinauftrag.rib.de abrufbar (Suchbegriff: Referenznummer gem. Ziffer II.1.1).
Die interessierten Unternehmen haben sich eigenverantwortlich über Aktualisierungen zu informieren.
2. Die Bewerbungsbedingungen der Vergabestelle sind zu beachten.
3. Der Bewerberbogen ist rechtsverbindlich zu unterschreiben.
4. Alle geforderten Angaben zum Nachweis der Eignung sind in dem von der Vergabestelle vorgegebenen Bewerberbogen und seinen Anlagen zu machen.
Das Formblatt für den Bewerberbogen incl. Anlagen sowie die Bewerbungsbedingungen stehen unter www.meinauftrag.rib.de zur Verfügung (Suchbegriff: Referenznummer gem. Ziffer II.1.1).
5. Der Bewerberbogen incl. aller Anlagen ist elektronisch über die Vergabeplattform Berlin unter www.meinauftrag.rib.de (Suchbegriff: Referenznummer gem. Ziffer II.1.1) einzureichen. Wird er nicht über die Vergabeplattform eingereicht, wird er nicht berücksichtigt.
6. Mehrfachbewerbungen können auch unter Berücksichtigung der jeweiligen Unterauftragnehmer bei Vorliegen einer Wettbewerbsverzerrung zum Ausschluss führen.
7. Bei einer Bewerbung durch eine Bewerbergemeinschaft ist die Erklärung gem. Anlage 14 des Bewerberbogens (Bewerbergemeinschaftserklärung) vollständig auszufüllen und von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft zu unterschreiben.
8. Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft einzureichen. Dies gilt auch für Unterauftragnehmer, wenn sich der Bewerber zum Nachweis der Eignung des Unterauftragnehmers bedient. Soweit sich der Bewerber zum Nachweis der Eignung des Unterauftragnehmers bedient, ist mit dem Bewerberbogen eine Erklärung des Unterauftragnehmers einzureichen, dass er dem Bewerber im Auftragsfall seine Ressourcen zur Verfügung stellen wird (Bewerberbogen - Anlage 16). Die Vorgaben für Unterauftragnehmer gelten genauso für verbundene Unternehmen.
9. Die Vergabestelle behält sich vor, Nachweise und Erklärungen nachzufordern.
10. Der Auftraggeber wird für den Bieter/die Mitglieder der Bietergemeinschaft, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, gem. § 6 Wettbewerbsregistergesetz vor Zuschlagserteilung eine Abfrage beim Wettbewerbsregister (geführt beim Bundeskartellamt) vornehmen und auf dieser Basis die Eignungsprognose verifizieren. Im Falle einer negativen Eignungsprognose kann der Zuschlag auf das Angebot des Bieters/der Bietergemeinschaft nicht erteilt werden.
11. Die Mitarbeiterzahlen, Referenzen (entsprechend Auswahlmatrix anpassen) des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft und der Unterauftragnehmer werden im Rahmen der Wertung addiert, wenn der jeweilige Unterauftragnehmer mit dem Bewerberbogen eine Erklärung abgibt, dass er dem Bewerber/der Bewerbergemeinschaft im Auftragsfall seine Ressourcen zur Verfügung stellen wird (Bewerberbogen - Anlage 16).
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr. 4, 161 Abs. 1 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB).
Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
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Fax: [gelöscht]