Implementierung einer Software zur Buchung von Büroarbeitsplätzen und Konferenzräumen Referenznummer der Bekanntmachung: UHH_2023012_VVfmTnW

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Universität Hamburg
Postanschrift: Mittelweg 124
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Postleitzahl: 20148
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Strategischer Einkauf
E-Mail:
Fax: +49 40239512234
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://uni-hamburg.de/
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/4245244f-9251-473d-99d0-d33af53d11d3
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://fbhh-evergabe.web.hamburg.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/4245244f-9251-473d-99d0-d33af53d11d3
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Bildung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Implementierung einer Software zur Buchung von Büroarbeitsplätzen und Konferenzräumen

Referenznummer der Bekanntmachung: UHH_2023012_VVfmTnW
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die Universität Hamburg (im Folgenden „UHH“) ist als Exzellenzuniversität mit mehr als 43.000 Studierenden und ca. 6.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine der forschungsstärksten Universitäten Deutschlands und gleichzeitig eine der größten Ausbildungseinrichtungen Norddeutschlands. Mit ihrem Konzept der „Flagship University“ in der Metropolregion Hamburg pflegt sie innovative und kooperative Verbindungen zu wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnern. Sie produziert für den Standort – aber auch national und international – die zukunftsgerichteten gesellschaftlichen Güter Bildung, Erkenntnis und Austausch von Wissen unter dem Leitziel der Nachhaltigkeit.

Seit der Corona-Pandemie und den damit notwendigen Veränderungen hat auch „New Work“ Einzug in die Universität Hamburg gehalten. Die UHH setzt dabei auf einen ganzheitlichen Veränderungsprozess in den Handlungsfeldern Person, Kollaboration und Kulturwandel, Organisation und Prozesse, Arbeitsorte und Arbeitsfähigkeit sowie Digitalisierung und IT. Ziel ist hierbei das Empowerment der Beschäftigten, die Stärkung von inneruniversitärer, überregionaler und internationaler Kooperation sowie die Erhöhung der Geschwindigkeiten zur Erreichung der Klimaneutralität u.a. durch die Verringerung von Pendlerbewegungen und Dienstreisen sowie eine effizientere Nutzung der Flächen.

Daher bedarf es der Neukonzeptionierung der IT-Systemlandschaft und die Anpassung an den aktuellen Stand der Technik, damit den Nutzern ein zeitgemäßes Nutzererlebnis ermöglicht wird. Für die Erreichung der gesteckten Ziele im New Work Prozess ist neben weiteren Maßnahmen auch die Einführung einer Software zur Buchung von Arbeitsplätzen und Konferenzräumen erforderlich: Zur zentralen Steuerung aller Prozesse im Rahmen der Arbeitsplatzbuchung soll ein Arbeitsplatz-Buchungs-Tool (ABT) eingeführt werden. Mittels dieser Software soll es möglich sein, Arbeitsplätze für einen bestimmten Zeitraum zu buchen und die Auslastung der Arbeitsplätze kontinuierlich im Blick zu behalten.

Die Softwarelösung dient als Eingabemaske zur Verwaltung der Arbeitsplätze und bietet gleichzeitig verschiedenste Auswertungsmöglichkeiten für eine strategische Steuerung der Arbeitsumgebung. Es sollen nur Arbeitsplätze und Besprechungsräume gebucht werden können. Dieses System soll keine Insellösung sein, die nur in einzelnen Liegenschaften der UHH funktioniert, sondern für alle Liegenschaften anwendbar werden, die in Zukunft das mobiles Arbeitsplatzkonzept einführen.

Konkret soll für das Desksharing ein Platzbuchungs-System für ca. 162 Gebäude mit ca. 7450 Büro- und 350 Konferenz- bzw. Besprechungsräumen eingeführt werden, mit dem die Mitarbeiter der UHH über eine Software die folgenden Raumarten buchen können:

• Arbeitsplatz in Büroräumen für Team-Arbeit

• Pool-Plätze in Büroräumen (zum Beispiel für stille Arbeit)

• Plätze in Einzelbüros für Telefon- oder Videokonferenzen

• Besprechungsräume und Konferenzräume

Die Buchungen der folgenden Ressourcen und eine damit ggf. verbundene softwareseitige Unterstützung der Kapazitäten-Planung sollen vorerst über einen anderen Ansatz realisiert werden:

• Seminarräume oder Hörsäle

• Studentische Arbeitsplätze

• Laborplätze

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE600 Hamburg
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Konkret soll für das Desksharing ein Platzbuchungs-System für ca. 162 Gebäude mit ca. 7450 Büro- und 350 Konferenz- bzw. Besprechungsräumen eingeführt werden, mit dem die Mitarbeiter der UHH über eine Software die folgenden Raumarten buchen können:

• Arbeitsplatz in Büroräumen für Team-Arbeit

• Pool-Plätze in Büroräumen (zum Beispiel für stille Arbeit)

• Plätze in Einzelbüros für Telefon- oder Videokonferenzen

• Besprechungsräume und Konferenzräume

Die Buchungen der folgenden Ressourcen und eine damit ggf. verbundene softwareseitige Unterstützung der Kapazitäten-Planung sollen vorerst über einen anderen Ansatz realisiert werden:

• Seminarräume oder Hörsäle

• Studentische Arbeitsplätze

• Laborplätze

II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium - Name: a) ABT-Software (Anforderungen) b) Konzepte c) Bieterpräsentation / Gewichtung: 40
Preis - Gewichtung: 60
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/10/2023
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst zwei Jahre, mit der Option der zweimaligen Verlängerung um je 12 weitere Monate.

II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Höchstzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

a) Bewerbervorstellung b) Referenznachweise

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Angaben zur Präqualifizierung und/ oder Angaben für Registerabfragen aus dem Gewerbezentralregister bzw. aus dem Register zum Schutz des fairen Wettbewerbs; Angaben zur Fachkunde z. B. über Eintragungen in das Berufs- oder Handelsregister. Die vorgelisteten Angaben sind im Dokument Eigenerklärungen für die Eignung und Auftragsausführung zu tätigen.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Erklärung über die zur Leistungsausführung erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten zu verfügen und auf Verlangen geeignete Unterlagen als Nachweis vorzulegen; Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Die vorgelisteten Angaben sind im Dokument Eigenerklärungen für die Eignung und Auftragsausführung zu tätigen.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Erklärung über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie über ausreichend Erfahrung zu verfügen, um den Auftrag in der geforderten Qualität auszuführen; Referenzen über vergleichbare Leistungen. Die vorgelisteten Angaben sind im Dokument Eigenerklärungen für die Eignung und Auftragsausführung zu tätigen.

III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Angaben für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB; Angaben zum Nachweis der Ausführungsbedingungen gem. §§ 3, 3a und 7 des Hamburgischen Vergabegesetzes (HmbVgG); Eigenerklärung über die Einhaltung des Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 2022-576; Eigenerklärungen für die Eignung und Auftragsausführung; alle Bestandteile der Vergabeunterlagen.

III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 06/07/2023
Ortszeit: 09:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 01/08/2023
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 30/09/2023

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Die Zahlung erfolgt elektronisch
VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Postanschrift: Postfach 30 17 41
Ort: Hamburg
Postleitzahl: 20306
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 40428231690
Fax: +49 40427923080
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Es wird auf § 160 Abs. 3 GWB hingewiesen. Ein Antrag ist demnach unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Ort: Hamburg
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 40428231690
Fax: +49 40427923080
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
05/06/2023