Kassenärztliche Vereinigung Hamburg - Ausschreibung Dokumentenmanagementsystem

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Kassenärztliche Vereinigung Hamburg
Postanschrift: Humboldtstrasse 56
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE6 Hamburg
Postleitzahl: 20097
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Leinemann Partner Rechtsanwälte
E-Mail:
Telefon: +49 40/4689920
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.kvhh.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.subreport.de/E97614887
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.subreport.de/E97614887
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Körperschaft des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Gesundheit

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Kassenärztliche Vereinigung Hamburg - Ausschreibung Dokumentenmanagementsystem

II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72512000 Dokumentenmanagement
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Projektgesamtziel

Hausweite Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bzw. Enterprise Content Management Systems (ECM), das auch über Workflowkomponenten verfügt, die die systemgeführte Steuerung von Prozessen unterstützen können.

Ausgangssituation

Aktuell haben analoge Papierdokumente einen hohen Anteil am Datenstrom in der KV Hamburg. Die Suche nach Dokumenten, Verwaltungsvorgängen oder in der Explorerstruktur ist aufwendig und fehleranfällig. Darüber hinaus ist nicht ersichtlich, ob eine Veränderung in der Versionierung vorliegt bzw. was im letzten Bearbeitungsschritt verändert wurde. Inhalte einer Akte oder eines Verwaltungsvorganges können parallel nur von einer Person bearbeitet werden. Ergänzend ist eine Regelung zur Aufbewahrungsfristen zu Dokumenten nicht implementiert.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE Deutschland
NUTS-Code: DE6 Hamburg
Hauptort der Ausführung:

Humboldtstrasse 56

20097 Hamburg

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Projektbeschreibung

Die analoge Aktenführung in der KV Hamburg soll durch dieses Projekt größtenteils abgeschafft werden. Hierbei muss in zweierlei unterschieden werden. Dokumentenmanagementsystem (DMS), Enterprise-Content-Managementsystem (ECM).

Das Basis-DMS kann als digitale Akte und als Ablageort beschrieben werden. Hier werden Verwaltungsvorgänge, die bisher in Papierform existieren, strukturiert hinterlegt und den Beteiligten zugänglich gemacht. Das Basis-DMS hat nur bedingt Workflows in den Standardanwendungen hinterlegt. Die angestrebte Erweiterung und die auf dem DMS aufbauende Funktionalität wird in derselben Software als ECM weitergeführt.

In einem ECM werden Prozesse respektive Workflows abgebildet, die Arbeitsabläufe analoger Natur optimiert abbilden. Hierbei wird im Fokus darauf geachtet, dass immer wiederkehrende Prozesse "automatisiert" durchlaufen. Die Prozesse werden gemeinsam mit den Abteilungen erarbeitet und implementiert.

Darüberhinausgehende individuelle Prozesse müssen geprüft werden. Etwaig ist es hier sinnvoll, dass diese analog weitergeführt werden und das eingesetzte DMS nur als Ablageort funktioniert. In der Ausschreibungsphase werden Use-Cases beschrieben, die exemplarisch für die KV Hamburg sind. Die Use-Cases werden im Projekt als Teilprojekte weitergeführt.

Im Rahmen der Ausschreibung werden zusätzlich relevante Fachanwendungen erfasst und als Anforderung an eine Schnittstelle mit integriert. Im Projekt wird geprüft, ob eine "Direkteinbindung" des DMS/ECM möglich ist, oder ob eine Schnittstelle geschaffen wird. Voraussichtlich werden einige Fachanwendungen parallel weitergeführt und das DMS gilt als Ablagesystem.

Die Durchführung des Projektes obliegt der technischen und der organisatorischen Projektleitung in der KV Hamburg.

Gesamtprojektdauer

Die Gesamtprojektdauer beträgt im ersten Schritt 60 Monate bis zum 31.12.2027

Definition des Erreichens des Projekt-Gesamtziels

Rollout und Betriebsbereitschaft des Systems im ganzen Haus;

Workflowkomponenten sind in Bezug auf die Standardanwendungen wie zum Beispiel Digitaler Posteingang / Dienstleistungsverträge o.ä. im Einsatz.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium - Name: Bewertung nicht-funktionale, funktionale und nicht-funktionale Anforderungen / Standardmodule (Use-Cases) / Gewichtung: 60%
Kostenkriterium - Name: Angebots-Gesamtpreis / Gewichtung: 40%
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 60
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Siehe Vertragsunterlagen.

II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Anzahl der Bewerber: 4
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Punktebewertung zu (max. 100 Punkte):

- Umsatz pro Geschäftsjahr von mindestens 3 Millionen € aus den letzten 3 Geschäftsjahren =/> 3.000.000 €

- Mitarbeiteranzahl im Durchschnitt der letzten 3 Jahre =/> 30 Mitarbeitende.

- 3 Referenzen DMS für einen öffentlichen Auftraggeber

- Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

- Höhe des Auftragswerts von 400.000 €

- Umsetzung eines DMS mit vergleichbaren Nutzerzahlen von 500 Mitarbeitern

- Grad der Vergleichbarkeit (Zusammenarbeit mit Krankenkassenverbänden, Krankenkassen, Psychotherapeuten und Ärzten sowie med. Einrichtungen)

- Berufserfahrung des Projektleiters (in Jahren (mind. 5 Jahre))/Berufserfahrung Lösungsarchitekt, Systemintegration / Entwickler

- Vorliegen von Zertifikaten (ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 27001 (Informationssicherheit) (oder vergleichbar))

Zur Verhandlungsphase werden 4 Bieter zugelassen, die einen wertbaren und vollständigen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Sollten mehr als 4 Bieter diese Vorgabe erfüllen, so werden die Teilnahmeanträge auf Basis vorstehender Kriterien vergleichend bewertet. Die 4 Bieter mit der höchsten Punktzahl werden zur Verhandlung aufgefordert. Im Falle von Punktgleichheit entscheidet die Größe der Projektvolumina bei den eingereichten Referenzen.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

- Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes.

- Angabe, ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers etc. und seinen Umsatz für vergleichbare Dienstleistungen in den letzten drei Geschäfts-jahren. Vorbehalten wird die Nachforderung entsprechender Bankerklärungen, Jahresabschlüssen.

- Versicherungsnachweis.

- Angabe, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde.

- Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt.

- Angabe, ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.

- Angaben, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungs-gemäß erfüllt ist, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterliegen.

- Erklärung Tariftreue.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

- Umsatz pro Geschäftsjahr von mindestens 3 Millionen € aus den letzten 3 Geschäftsjahren.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- Vorlage von 3 Referenzleistungen (Leistungserbringung in den letzten 5 Jahren mindestens 12 Monate Dauer) zu den Kategorien:

- Dokumentenmanagementsystem (DMS) für einen öffentlichen Auftraggeber

- Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

- Höhe des Auftragswerts von 400.000 €

- Umsetzung eines DMS mit vergleichbaren Nutzerzahlen von 500 Mitarbeitern

- Grad der Vergleichbarkeit (Zusammenarbeit mit Krankenkassenverbänden, Krankenkassen, Psychotherapeuten und Ärzten sowie med. Einrichtungen)

- Die Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, ggf. auf gesonderter (Anlage 1) darstellen; insbesondere zur Anzahl im operativen Geschäft.

- Angaben zur Ausstattung, Geräte und technischer Ausrüstung über die der Bewerber zur Erfüllung der Dienstleistung verfügt (inkl. ver-wendete Hardware und Software).

- Angaben zu Maßnahmen des Bewerbers zur Gewährleistung der Qualität (z.B. Art der Qualitätssicherung, Zertifizierung, Sicherstellung der Qualifizierung der Mitarbeiter, Schulungen).

- Angabe der Berufserfahrung des Projektleiters, Angabe der Berufserfahrung des Lösungsarchitekten, Angabe, der Berufserfahrung Systemintegration / Entwickler.

- Erklärung Nichtanwendung Scientology-Methoden.

- Erklärung EU-Sanktionen (Eigenerklärung zum 5. EU-Sanktionspaket).

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

- Mindestens 30 Mitarbeiter in den letzten 3 Geschäftsjahre im Mittel.

- Berufserfahrung in Jahren (mind. 5 Jahre) für Projektleiter, Lösungsarchitekten, Systemintegration / Entwickler.

III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 30/06/2023
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 21/07/2023
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 28/09/2023

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Finanzbehörde – Interner Service und Steuerung – Vergabekammer
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Ort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland
Telefon: +49 40428231690
Fax: +49 40427923080
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
31/05/2023