Social Media-Rahmenagentur für die Unabhängige Kommission zur Aufarbeitung sexuellen Kindesmissbrauchs (Aufarbeitungskommission) Referenznummer der Bekanntmachung: BMFSFJ_2023_22
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://beauftragte-missbrauch.de/
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 50679
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.bafza.de/
Abschnitt II: Gegenstand
Social Media-Rahmenagentur für die Unabhängige Kommission zur Aufarbeitung sexuellen Kindesmissbrauchs (Aufarbeitungskommission)
Die Unabhängige Kommission zur Aufarbeitung sexuellen Kindesmissbrauchs (Aufarbeitungskommission) beabsichtigt, im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV den Auftrag an eine Social Media-Rahmenagentur für die Unabhängige Kommission zur Aufarbeitung sexuellen Kindesmissbrauchs (Aufarbeitungskommission) zu vergeben.
Berlin
Gesucht wird/werden ein oder mehrere Unternehmen (Bewerbergemeinschaften), die vor dem Hintergrund tagesaktueller gesellschaftlicher und politischer Diskussionen in der Lage ist/sind, die Aufarbeitungskommission in allen ihren Themenfeldern kommunikativ sensibel und effektiv zu beraten und zu unterstützen. Der Auftragsbeginn ist ab 01. Januar 2024 geplant. Der Rahmenvertrag soll zunächst bis 31. Dezember 2025 geschlossen werden. Es besteht (vorbehaltlich der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel) die Option, den Vertrag maximal bis zum 31. Dezember 2027 zu verlängern.
Zentrale Aufgaben:
- Kontinuierliche Kommunikationsberatung zu allen Social-Media-Aktivitäten der Kommission (u. a. Positionierung, Profilbildung, Unterstützung der kommunikativen Planung und des Themenmanagements, Markt- und Zielanalyse) unter Berücksichtigung des übergeordneten Kommunikationskonzepts und im Austausch mit der PR-Agentur.
- Konzeption und Betreuung sowohl themenübergreifender als auch themenspezifischer Social-Media-Aktivitäten der Kommission, u. a. technische Umsetzung, Video, Grafik, Animation, konzeptionelle Weiterentwicklung der Kanäle, Werbekampagnen
- bei Bedarf Gesamtkoordination von Mediaschaltungen: Vergabe von Einschaltaufträgen und deren Überwachung, Kontrolle und Abrechnung, Auswertung,
- Redaktionelle, inhaltliche und technische Betreuung unter Gewährleistung laufender Aktualität der Inhalte sowie ggf. eine Erweiterung um relevante neue Inhalte mittels Redaktionsplänen
- Koordination der Videoproduktion: Die kontinuierliche Verfügbarkeit von Videografinnen und Videografen für die Social Media Aktivitäten der Kommission muss gewährleistet werden; entweder durch eigene Teams oder einen Pool von wenigen Unterauftragnehmenden. Auszugehen ist von rund fünf Einsatztagen pro Monat (inkl. Schnitt und Mitarbeit am Konzept). Eine erhöhte Sensibilität für die bildliche Umsetzung des Themas und den Umgang mit Betroffenen wird vorausgesetzt. Aus diesen Grund sollte das Personal in diesem Bereich möglichst konstant bleiben. Die Bereitschaft zu Reisen innerhalb Deutschlands wird vorausgesetzt.
- Überwachung, Kontrolle und Abrechnung von Videoaufträgen
- Beratung zu und Zurverfügungstellung von redaktionellen Tools zur inhaltlichen Abstimmung der Social Media-Aktivitäten zwischen Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen im Büro der Kommission, Unternehmen und Unterauftragnehmenden unter Berücksichtigung der einschlägigen Datenschutz- und Sicherheitsempfehlungen des BSI (u. a.C5)
- Beratung hinsichtlich der Zusammenarbeit mit Moderationspersonen und Creators in sozialen Medien, Vernetzung, Akquise, Entwicklung von gemeinsamen Formaten, Betreuung der Kooperation
- Vergabe von Unteraufträgen (inkl. Vertragsabschluss) für Moderierende und Creators und deren Überwachung, Kontrolle und Abrechnung
- Tracking und Reporting von Zugriffszahlen, Interaktionen etc., darauf aufbauende Beratung zur Optimierung der Social Media Kanäle
- Tiefgreifende Kenntnisse hinsichtlich Barrierefreiheit (gemäß BITV) und Datenschutz (DSGVO) werden vorausgesetzt; die Steuerung und Umsetzung der Barrierefreiheit kann durch Fremddienstleister geleistet werden
- Optional: Community Management Social Media Kanäle der Kommission bzw. Beratung hierzu
Der Auftragsbeginn ist ab 01. Januar 2024 geplant. Der Rahmenvertrag soll zunächst bis 31. Dezember 2025 geschlossen werden. Es besteht (vorbehaltlich der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel) die Option, den Vertrag maximal bis zum 31. Dezember 2027 zu verlängern.
Die Bewertung der Eignung der Bewerber/Bewerberinnen erfolgt anhand der im
Bewertungsraster genannten Kriterien. Die Angaben der Bewerber
/Bewerberinnen werden differenziert bewertet und eine Rangfolge der
Teilnahmeanträge ermittelt. Das Bewertungsraster ist den zum Download
bereitgestellten Unterlagen beigefügt.
1. Der Auftragsbeginn ist ab 01. Januar 2024 geplant. Der Rahmenvertrag soll zunächst bis 31. Dezember 2025 geschlossen werden. Es besteht (vorbehaltlich der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel) die Option, den Vertrag maximal bis zum 31. Dezember 2027 zu verlängern.
2. Optional: Community Management Social Media Kanäle der Kommission bzw. Beratung hierzu.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
a) Kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/ der sich bewerbenden Institution
b) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Personen
c) Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB. Der Bewerber/ Die Bewerberin hat nachzuweisen, dass auf ihn/sie keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe zutreffen. Hierzu ist mit dem Angebot eine Eigenerklärung zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u.a. beinhaltet, dass der Bewerber/die Bewerberin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seinen/ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage „Eigenerklärung_123_124“ ist hierfür zu nutzen.
d) Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage Eigenerklärung „MiLoG“ kann genutzt werden.
Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Auschluss führen.
a) Mitteilung des Gründungsjahrs und Darstellung der Geschäftsentwicklung der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
b) Nachweis über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung bzw. Eigenerklärung, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird
Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
a) Der Bewerber/Die Bewerberin hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er/sie an Unterauftragnehmer/innen übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen.
b) Angabe bei Bewerbergemeinschaften, welches Mitglied welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert
c) Zusicherung der grundsätzlichen Bereitschaft, zu ausgewählten Projekten mit weiteren externen Kommunikationsberaterinnen und -beratern zusammen zu arbeiten.
d) Bestätigung, dass Gender Mainstreaming als durchgängiges Prinzip eingehalten wird
e) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen
f) Übersicht in Form einer Liste über die in den letzten 3 Jahren geleisteten wesentlichen Arbeiten (und Aktivitäten) mit Angaben des Auftragsgegenstandes, des Auftragswertes, der Leistungszeit und der Angabe der öffentlichen und privaten Auftraggeber
g) Angabe der Namen und der beruflichen Qualifikation der Personen, die im Falle eines Zuschlags für den Auftrag zuständig sein werden
h) Zusicherung, dass die Möglichkeit der Skalierung der Teamgröße des Schlüsselpersonals (je nach Auftragsvolumen zum Auftragszeitpunkt) besteht
i) Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen
j) Erfüllungsort ist Berlin; es ist darzulegen, wie die schnelle Leistungserbringung gesichert wird; es ist sicherzustellen, dass vor Ort genügend Personal zur Verfügung gestellt wird, um für den Auftraggeber eine schnelle und direkte Kommunikation zu ermöglichen
k) Nachweis über Kenntnisse des Styleguides der Bundesregierung
l) Nachweis über Kenntnisse hinsichtlich Barrierefreiheit (gemäß BITV) und barrierefreiem Posting auf Social Media Kanälen
m) Nachweis über Kenntnisse hinsichtlich Datenschutz (DSGVO)
n) Nachweis über Kenntnisse und Erfahrungen des Projektmanagements sowie der Instrumente, die für die Steuerung von Terminen, Kosten, Inhalt und Umfang von größeren Etats nötig sind.
o) Nachweis der Agentur oder des Schlüsselpersonals von Kompetenz in der Social Media Beratung und Unterstützung von politischen Akteuren und Initiativen.
p) Nachweis der Agentur oder des Schlüsselpersonals über Erfahrungen mit der Konzeption und Betreuung der Social Media Auftritte für eine öffentliche Verwaltung auf Landes- oder Bundesebene oder für einen vergleichbaren Auftraggeber.
q) Nachweis der Agentur oder des Schlüsselpersonals über Erfahrungen mit Online Marketing.
r) Abschließende Benennung aller vorgesehenen Mitglieder des Kernteams und des Projektleiters mit Angabe, wer welche Leistung erbringt und Angabe ihrer Qualifikationen (Angaben zum beruflichen Werdegang und Abschluss, Erfahrungen wie z. B. entsprechende Vorarbeiten und Veröffentlichungen).
s) Für die Mitglieder des Projektteams: Nachweis der Erfahrung mit der Konzeption und Umsetzung erfolgreicher Social Media Kampagnen. Es ist jeweils mindestens 1 Referenz sowie eine aussagekräftige Beschreibung dem "Vordruck Eignungsnachweise" beizufügen.
t) Für die Mitglieder des Projektteams: Nachweis redaktioneller Kompetenz zur Vermittlung komplexer Sachverhalte, Nachweis durch entsprechende Posting-Beispiele. Es ist jeweils mindestens 1 Referenz für Instagram und Twitter sowie eine aussagekräftige Beschreibung dem "Vordruck Eignungsnachweise" beizufügen.
u) Für die Mitglieder des Projektteams: Nachweis gestalterische Kompetenz zur Vermittlung komplexer Sachverhalte, Nachweis durch entsprechende Posting-Beispiele. Es ist jeweils mindestens 1 Referenz für Twitter und Instagram sowie eine aussagekräftige Beschreibung dem "Vordruck Eignungsnachweise" beizufügen.
v) Für die Mitglieder des Projektteams: Nachweis videografischer Kompetenz zur Vermittlung komplexer Sachverhalte, Nachweis durch entsprechendes Kurzvideo-Beispiel (z. B. Reel). Es ist jeweils mindestens 1 Referenz sowie eine aussagekräftige Beschreibung dem "Vordruck Eignungsnachweise" beizufügen.
Der Auftraggeber legt Wert auf eine qualitative hohe Erfüllung der Aufgabe. Die Bewertung der Eignung der Bewerber/Bewerberinnen erfolgt anhand der in der Anlage „Bewertungsraster Eignung“ genannten Kriterien. Für die Einreichung der geforderten Unterlagen ist die Anlage „Vordruck Eignungsnachweise“ zu verwenden.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
a. Dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes durchgeführt.
b. Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung, eventuelle Präsentation und Verhandlungsrunden werden nicht erstattet.
c. Der Auftraggeber behält sich die Durchführung einer Verhandlungsrunde vor. Das erste Angebot ist verbindlich.
d. Es wird sich die Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote vorbehalten.
e. Es wird darauf hingewiesen, dass zunächst ein Teilnahmeantrag (Anlage der zur Verfügung gestellten Unterlagen) unter Beifügung der unter den Punkten III.1.1 bis III.1.3 der Bekanntmachung geforderten Nachweise und Erklärungen zu stellen ist.
f. Ergänzende Unterlagen können unter der in Punkt I.3 genannten URL heruntergeladen werden.
g. Fragen sind bis zum 05.06.2023, 12:00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bewerbern/Bewerberinnen in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt.
h. Eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes eingestellt.
i. Die Bewerber/Bewerberinnen sind verpflichtet, sich regelmäßig zu informieren, ob die Vergabeunterlagen aktualisiert worden sind.
j. Teilnahmeanträge können ausschließlich auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden. Es wird gebeten, die Unterlagen für die Teilnahmeanträge möglichst zusammenhängend (vorzugsweise in einer Gesamtdatei im pdf-Format) einzureichen. Auf eine digitale Signatur der Unterlagen ist zu verzichten.
k. Teilnahmeanträge, die auf dem Post- bzw. Botenweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden.
l. Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bewerber / die Bewerberin bzw. den Bieter / die Bieterin führen zum Ausschluss.
m. Mit Abgabe des Teilnahmeantrages unterliegen nicht berücksichtigte Bewerber/Bewerberinnen den Bestimmungen des § 62 VgV.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 2 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 3 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o.g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.
Nach § 135 Abs. 2 GWB endet die Frist, mit der die Unwirksamkeit eines Vertrages in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden kann, 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss. Im Falle der Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union endet die Frist 30 Kalendertage nach dieser Veröffentlichung.