Reinigung Elbphilharmonie und Laeiszhalle Referenznummer der Bekanntmachung: 01/2023
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Platz der Deutschen Einheit 4
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.elbphilharmonie.de
Abschnitt II: Gegenstand
Reinigung Elbphilharmonie und Laeiszhalle
Reinigungsleistungen in den Konzert- und Veranstaltungsbereichen der Elbphilharmonie Hamburg und in der Laeiszhalle Hamburg
Reinigung im Konzertbereich der Elbphilharmonie
Elbphilharmonie Hamburg Platz der Deutschen Einheit 4 20457 Hamburg
Die Elbphilharmonie ist ein Konzerthaus von Weltrang und ein Publikumsmagnet. Architektur und verwendete Materialien stellen höchste Ansprüche an die Aufrechterhaltung eines einwandfreien Erscheinungsbildes. Zur Sicherstellung dieser spezifischen Anforderungen ist ein professioneller Dienstleister erforderlich, welcher über ausreichende Erfahrung in der Reinigung von Veranstaltungsstätten und Konzerthäusern verfügt. An den Auftragnehmer werden hohe Anforderungen an die Organisation der Leistungserbringung, die Verfügbarkeit und Qualifikationen des eingesetzten Personals sowie sein Selbstverständnis in Bezug auf die zu erbringenden Leistungen in der Elbphilharmonie gestellt.
Die entscheidenden räumlichen Kernelemente des Konzertbereiches bilden der Große Saal im 12. OG (2.150 Plätze), der Kleine Saal im 10. OG (550 Plätze) sowie das Kaistudio 1 im 2. OG (150 Plätze). Neben dem Kaistudio 1 befinden sich weitere Veranstaltungsräume für das umfangreiche Education-Programm der Elbphilharmonie.
Die Weinberg-Architektur des Großen Saales sowie die Wandverkleidung bestehend aus Akustikelementen aus Naturgips und Altpapier stellen ein stilprägendes Element dar.
Alle Konzertsäle verfügen neben großzügigen Foyers mit gastronomischen Bereichen über Backstage-Bereiche mit Künstlergarderoben, Einspielräumen etc. Im 12. OG befindet sich eine Cafeteria für Künstler, Mitarbeiter und Gäste, und im 13. und 20. OG (mit Dachterrasse) befinden sich zwei VIP-Lounges, die als exklusive Aufenthaltsräume für VIPs in Konzertpausen sowie für Empfänge und ähnliche Veranstaltungen genutzt werden.
Der Shop auf der Plaza sowie der Konzertkassenbereich im Nordgang (EG) der Elbphilharmonie gehören ebenfalls zu den Reinigungsbereichen.
Eine detaillierte Darstellung der Flächen (pro Raum) befindet sich in der Kalkulationsdatei für Los 1.
1) Aufgrund des Veranstaltungsbetriebes bilden 10 flexible veranstaltungsabhängige Szenarien den Kernbestandteil des Reinigungskonzeptes. Ausgangspunkt hierfür ist, dass alle Räumlichkeiten zu den Betriebszeiten grundsätzlich in einem re-präsentativ gereinigten Zustand sein sollen.Zu jedem Szenario (z.B. Konzert im Großen Saal) gehören festgelegte Räume sowie bestimmte Reinigungsleistungen, die sich aus den Vergabeunterlagen ergeben (insbes. Reinigungsmatrix, Kalkulationsdatei, Leistungsbeschreibung).
2) Daneben erfolgt eine veranstaltungsunabhängige regelmäßige Unterhaltsreinigung festgelegter Raumgruppen. In diesem Bereich (Büros etc.) kann mit herkömmlichen Raumgruppen, vorhersehbarem Arbeitsaufwand und feststehenden Arbeitstagen gearbeitet werden.
3) Darüber hinaus gibt es eine sogenannte Permanentreinigung, zum einen durch (zwei) Tageskräfte, die regelmäßig von 9-20 Uhr anwesend sein sollen sowie ggf. bis Veranstaltungsende und zum anderen für (Innen-)Glasflächen durch weitere Tageskräfte in der Regel von 7-12 Uhr. Die Tageskräfte sind für die Beseitigung von Störmeldungen, Eigenkontrollen sowie Überwachung des Sauberkeitszustands einschließlich Reinigungsleistungen zuständig; die Glasreinigungskräfte für die Entfernung von Griffspuren an allen Glas- und Spiegelflächen.
4) Als weitere Position wird eine "Hausdame" benötigt, die eine Kontrollfunktion im Backstage-Künstler-Bereich wahrnimmt. Sie sorgt dafür, dass in den Künstler-Garderoben ein gleichbleibend hohes Qualitätsniveau in Bezug auf Sauberkeit und Ordnung gewährleistet ist. Die Hausdame wird in der Regel für einen etwa fünfstündigen Einsatz von 7-12 Uhr benötigt, wenn die Solisten-Garderoben gebucht werden.
Sonderreinigungen werden stets gesondert nach Absprache gebucht. Mögliche Inhalte sind z.B. die Reinigung von Leuchtkörpern.
Für die Kalkulation des Angebotes wird für die Szenarien ein Preis pro Reinigung vereinbart, der den jeweiligen Pauschalpreis für ein Szenario ergibt. Für die Unterhaltsreinigung nach Raumgruppen ergeben sich aus den Angaben der Leistungswerte sowie der Stundenverrechnungssätze anhand der zu reinigenden Flächen und Häufigkeiten Preise pro Tag, die Grundlage der späteren Abrechnung sind. Für die Tageskräfte und die Hausdame sind Stundenverrechnungssätze anzugeben. Ferner ist ein Gesamtjahrespreis für die eingesetzte Objektleitung anzugeben.
Aus der Multiplikation der Tagespreise (für Werk, Sonn- und Feiertage) mit der Anzahl der jeweiligen Ausführungstage im Jahr ergibt sich der jeweilige Jahres-Angebotspreis. Dieser dient allerdings lediglich als Grundlage für den Vergleich der Angebote und ist daher nicht als Pauschalpreis zu verstehen.
Für die Elbphilharmonie ist eine Objektleitung einzusetzen, die für die Erfüllung der qualitativen Anforderungen der Auftraggeberin verantwortlich ist. Der Objektleitung ist direkte Ansprechperson der Auftraggeberin in allen Belangen der beauftragten Reinigungsleistungen und mindestens einmal wöchentlich vor Ort (Jour fixe) sowie täglich von 8-18 Uhr telefonisch erreichbar.
Alle Parkettböden sind aufgrund ihrer Beschaffenheit mit Ölseife zu behandeln, wobei die den Vergabeunterlagen beigefügte Pflegeanleitung zu beachten ist.
Basierend auf der Erfahrung der Auftraggeberin wird von einer ausschließlich manuellen Reinigung in der Elbphilharmonie ausgegangen. Der Einsatz von Maschinen ist dementsprechend nicht gewünscht.
Den Vergabeunterlagen sind Pläne des Konzertbereiches beigefügt, der sich auf über 20 Etagen erstreckt. Aufgrund der komplexen Logistik des Gebäudes ist eine Besichtigung des Objekts Bedingung für die Abgabe eines Angebots.
Weitere detaillierte Angaben, insbesondere auch zur Qualitätssicherung, befinden sich in der Leistungsbeschreibung für Los 1 sowie in den Ausführungsbestimmungen zu Los 1 und 2. Die Räume und Reinigungsleistungen sind darüber hinaus den Dateien Reinigungsmatrix Elbphilharmonie und Kalkulationsdatei für die Elbphilharmonie zu entnehmen.
Der Vertrag läuft für zunächst drei Jahre (genau 37 Monate) vom 1.7.2023 bis zum 31.7.2026. Er verlängert sich um weitere drei Jahre, wenn die Auftraggeberin der Verlängerung nicht bis spätestens sechs Monate vor Vertragsablauf widerspricht.
Reinigung in der Laeiszhalle Hamburg
Laeiszhalle Johannes-Brahms-Platz 20355 Hamburg
Die unter Denkmalschutz stehende Laeiszhalle wurde im Jahr 1908 als das größte und modernste Konzerthaus Deutschlands eröffnet. Neben Konzerten finden in der Laeiszhalle auch Events und Empfänge, Gala-Veranstaltungen und Tagungen, standesamtliche Trauungen sowie Film- und Fotoaufnahmen statt. Die Pro-grammvielfalt ist immens und begeistert mehr als 400.000 Besucher jährlich.
Während der "Spielzeitpause" in den Sommermonaten (Juli, August) ist die Veranstaltungszahl geringer.
In der Laeiszhalle befinden sich folgende Veranstaltungsräume: Der Große Saal mit 2.025 Plätzen (ca. 714 m²), der Kleine Saal mit 639 Plätzen (ca. 453 m²), das Studio E mit 150 Plätzen, Bestuhlung entfernbar (ca. 224 m²) und das Brahms-Foyer für 400 Personen (stehend) oder 80 Sitzplätze (196 m²).
Zu den Konzertsälen gehören Backstagebereiche mit Künstlergarderoben und Einspielräumen. Ferner gibt es zu den Sälen gehörige Foyers mit gastronomischen Bereichen, eine Cafeteria und Büros (im Verwaltungstrakt).
Eine detaillierte Darstellung der Flächen (pro Raum) befindet sich in der Kalkulationsdatei für Los 2.
1) Aufgrund des Veranstaltungsbetriebes bilden 10 flexible veranstaltungsabhängige Szenarien den Kernbestandteil des Reinigungskonzeptes. Ausgangspunkt hierfür ist, dass alle Räumlichkeiten zu den Betriebszeiten grundsätzlich in einem re-präsentativ gereinigten Zustand sein sollen. Zu jedem Szenario (z.B. Konzert im Großen Saal) gehören festgelegte Räume sowie bestimmte Reinigungsleistungen, die sich aus den Vergabeunterlagen ergeben (insbes. Reinigungsmatrix, Kalkulationsdatei, Leistungsbeschreibung).
2) Daneben erfolgt eine veranstaltungsunabhängige regelmäßige Unterhaltsreinigung festgelegter Raumgruppen. In diesem Bereich (Büros etc.) kann mit herkömmlichen Raumgruppen, vorhersehbarem Arbeitsaufwand und feststehenden Arbeitstagen gearbeitet werden. Die Reinigungshäufigkeiten betragen 1x, 3 x, 5 x oder 7 x wöchentlich; die Kernzeiten sind von 5-8:30 Uhr.
3) Darüber hinaus gibt es eine sogenannte Permanentreinigung durch ein bis zwei Tageskräfte, die regelmäßig von 14-18 Uhr sowie ggf. auch bis zum jeweiligen Veranstaltungsende anwesend sein sollen. Die Tageskräfte sind für die Beseitigung von Störmeldungen, Eigenkontrollen sowie Überwachung des Sauberkeitszustands einschließlich Reinigungsleistungen zuständig.
Sonderreinigungen werden stets gesondert nach Absprache gebucht. Mögliche Inhalte sind z.B. die Shampoonierung textiler Beläge.
In der Sommerpause (bis 8 Wochen) findet die Unterhaltsreinigung nur sehr reduziert statt; hier können aber Sonderreinigungen beauftragt werden.
Für die Kalkulation des Angebotes wird für die Szenarien ein Preis pro Reinigung vereinbart, der den jeweiligen Pauschalpreis für ein Szenario ergibt. Für die Unterhaltsreinigung nach Raumgruppen ergeben sich aus den Angaben der Leistungswerte sowie der Stundenverrechnungssätze anhand der zu reinigenden Flächen und Häufigkeiten Preise pro Tag, die Grundlage der späteren Abrechnung sind. Für die Tageskräfte sind Stundenverrechnungssätze anzugeben. Ferner ist ein Gesamtjahrespreis für die eingesetzte Objektleitung anzugeben.
Aus der Multiplikation der Tagespreise (für Werk, Sonn- und Feiertage) mit der Anzahl der jeweiligen Ausführungstage im Jahr ergibt sich der jeweilige Jahres-Angebotspreis. Dieser dient allerdings lediglich als Grundlage für den Vergleich der Angebote und ist daher nicht als Pauschalpreis zu verstehen.
Für die Laeiszhalle ist eine Objektleitung einzusetzen, die für die Erfüllung der qualitativen Anforderungen der Auftraggeberin verantwortlich ist. Der Objektleitung ist direkte Ansprechperson der Auftraggeberin in allen Belangen der beauftragten Reinigungsleistungen und mindestens einmal wöchentlich vor Ort (Jour fixe) sowie täglich von 8-18 Uhr telefonisch erreichbar.
Bei den Reinigungsverfahren ist neben den Vorgaben der Auftraggeberin zu beachten, dass die Laeiszhalle unter Denkmalschutz steht. Der Bühnenboden des Großen Saales besteht aus geölten Pinienholz und bedarf einer besonders schonenden Reinigung. Er muss im Abstand von etwa 2 Wochen nach Vorgabe AG speziell eingepflegt werden.
Eine Besichtigung des Objekts ist Bedingung für die Abgabe eines Angebots.
Weitere detaillierte Angaben befinden sich in der Leistungsbeschreibung für Los 1 sowie in den Ausführungsbestimmungen zu Los 1 und 2. Die Räume und Reinigungsleistungen sind darüber hinaus den Dateien Reinigungsmatrix Elbphilharmonie und Kalkulationsdatei für die Elbphilharmonie zu entnehmen.
Der Vertrag beginnt am 1.7.2023 und läuft für zunächst drei Jahre (genau 37 Monate) bis zum 31.7.2026. Er verlängert sich um weitere drei Jahre, wenn die Auftraggeberin der Verlängerung nicht bis spätestens sechs Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit widerspricht.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Nachzuweisen ist die Eintragung des Unternehmens als zulassungsfreies Handwerk "Gebäudereiniger" bei der zuständigen Handwerkskammer (oder einer vergleichbaren Stelle für Bieter aus dem Aus-land) (siehe Vordruck Eigenerklärung zur Eignung)
Nachzuweisen ist eine bestehende oder spätestens zum Vertragsbeginn vorliegende Betriebs-haftpflichtversicherung (mit Angabe des in der Bundesrepublik Deutschland zugelassenen Ver-sicherers) in der geforderten Höhe. (siehe Vordruck Eigenerklärung zur Eignung)
1) Nachzuweisen ist, dass der Inhaber des Unternehmens mindestens Geselle des Gebäudereinigerhandwerks ist oder das Unternehmen an verantwortlicher Stelle (Führungskräfte) von einem solchen geführt wird. (siehe Vordruck Eigenerklärung zur Eignung)
2) Nachzuweisen sind Referenzen der letzten drei Jahre über Leistungen, die von Art und Umfang her vergleichbar sind. Als vergleichbar sieht die Vergabestelle Veranstaltungsstätten aus dem Kultur- oder Konzertbereich mit mindestens 1.500 Besucherplätzen je Veranstaltungsstätte an. Diese Referenzen haben jeweils Angaben zum Auftraggeber mit jeweiligem Ansprechpartner für Rückfragen (Mailadresse), zur Art der Leistung, zum Auftragsjahr und zum jährlichen Auftragswert zu enthalten. (eigene Referenzliste)
3) Anzugeben sind die technischen Fachkräfte oder Stellen, die im Rahmen der Leistungserbringung mit der Qualitätskontrolle beauftragt werden sollen. (Eigenerklärung technische Fachkräfte)
zu 3) Mindestkriterium: Der Bieter kann für die im jeweiligen Objekt einzusetzende Objektleitung (1 Person) mindestens folgende Mitarbeiterqualifikation garantieren: mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich der Qualitätskontrolle.
Das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 124, 124 GWB sowie gemäß § 3 Hmb Vergabegesetz sind durch Eigenerklärungen nachzuweisen. (siehe Vordruck Eigenerklärung zur Eignung sowie Vordruck Eigenerklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindest-lohns)
Des Weiteren ist die Eigenerklärung zum 5. RUS-Sanktionspaket nach Kenntnisnahme zu unterschreiben und mit dem Angebot einzureichen. Das Formular ist Bestandteil der Vergabeunterlagen.
Die Überprüfung der Eignungskriterien erfolgt weitestgehend durch Eigenerklärungen, die vom Bieter mit seinem Angebot einzureichen sind. Die Vergabestelle behält sich allerdings vor, im Rahmen der Angebotsprüfung konkrete Nachweise und Bescheinigungen abzufordern; ob sie hiervon Gebracuh macht, steht in ihrem Ermessen.
Die Besichtigung des jeweiligen Reinigungsobjekts (Los 1 und/oder 2) ist Bedingung für die Abgabe eines Angebots.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y086CJ6
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Ort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 40428231690
Internet-Adresse: https://www.hamburg.de/behoerdenfinder/info/11725152/
Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß §160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat. Die Rüge gilt nur dann als unverzüglich, wenn sie nicht später als 10 Kalendertage nach Kenntnis des behaupteten Verstoßes eingelegt wird. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Tage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.