Upgrade der Software LOGA Personal- und Zeitwirtschaft auf LOGA-HR Referenznummer der Bekanntmachung: Upgrade LOGA auf LOGA-HR

Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE Deutschland
Postleitzahl: 10243
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: +0[gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.oper-in-berlin.de/
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Freizeit, Kultur und Religion

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Upgrade der Software LOGA Personal- und Zeitwirtschaft auf LOGA-HR

Referenznummer der Bekanntmachung: Upgrade LOGA auf LOGA-HR
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Das Personalverwaltungs- und Abrechnungssystem in der Version LogaWeb der Firma P&I soll auf LogaHR erweitert werden. Die zusätzliche Lieferleistung beinhaltet eine Erweiterung in der Datenspeicherung, Datensicherheit und eine Verbesserung in der Nutzung. Alle anderen Funktionen, Auswertungen, und Anwendungen, sowie die Basisinfrastruktur bleiben bestehen.

II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.2)Beschreibung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE Deutschland
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Das Personalverwaltungs- und Abrechnungssystem in der Version LogaWeb der Firma P&I soll auf LogaHR erweitert werden. Die zusätzliche Lieferleistung beinhaltet eine Erweiterung in der Datenspeicherung, Datensicherheit und eine Verbesserung in der Nutzung. Alle anderen Funktionen, Auswertungen, und Anwendungen, sowie die Basisinfrastruktur bleiben bestehen.

II.2.5)Zuschlagskriterien
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Auftragsvergabe ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (für die unten aufgeführten Fälle)
  • Der Auftrag fällt nicht in den Anwendungsbereich der Richtlinie
Erläuterung:

Das Personalverwaltungs- und Abrechnungssystem in der Version LogaWeb der Firma P&I soll auf LogaHR erweitert werden. Die zusätzliche Lieferleistung beinhaltet eine Erweiterung in der Datenspeicherung, Datensicherheit und eine Verbesserung in der Nutzung. Alle anderen Funktionen, Auswertungen, und Anwendungen, sowie die Basisinfrastruktur bleiben bestehen.

Ein möglicher Wechsel des Anbieters als Folge eines offenen Vergabeverfahrens würde dazu führen, dass ein komplett neues Programm mit neuer Hard- und Software beschafft werden müsste. Die jetzige Umgebung ist auf P&I Loga angepasst. Dies führt zwangsläufig zu technischen Schwierigkeiten bei Installation, Gebrauch und Wartung, da das Fachwissen erst mühevoll und ggf. kostenintensiv aufgebaut werden müsste.

Zudem ist zu erwarten, dass eine Umstellung auf ein anderes System nicht die gleiche Funktionalität mit sich bringen, wie bisher, dazu sind in den letzten fast 20 Jahren zu viele Sonderleistungen, Auswertungen und Verfahren an Loga gekoppelt worden, die in diesem Umfang nicht oder nur mit großem zeitlichem, finanziellem und/oder personellem Aufwand erneuert werden könnten. Dies trifft nicht nur den Personalservice mit den für die Stiftung besonders angepassten Funktionen, sondern auch die Betriebe und das Stiftungsdach, wie z.B. die Auswertungen der Controller, Reisekostenabrechnung oder die Zeitwirtschaft.

Eine Umstellung auf ein anderes Programm würde mit einem hohen Zeitaufwand einhergehen, welcher durch eine aufwendige Leistungsbeschreibung und einem notwendigen Parallellauf für ca. 1 Jahr mit doppelter Dateneingabe und Prüfung der Ergebnisse eintreten würde. Die Umstellung auf ein „einfaches“ Entgeltabrechnungsprogramm würde nicht möglich sein, da im Opernbereich die Abrechnungen für Gäste und Aushilfen nicht im Standardprogramm enthalten sind. Hier wären ein aufwendiges Customising notwendig mit allen Einführungsschwierigkeiten und ggf. Schnittstellenproblematiken. Im schlimmsten Fall ist eine manuelle Abrechnung für Gäste und Aushilfen notwendig, was aufgrund der hohen Anzahl der Bearbeitungsfälle nur mit erheblichen Fachkräfteaufwuchs umzusetzen wäre. Beim Datentransfer zu einem neuen System besteht ebenfalls die Gefahr der manuellen Dateneingabe. Weiterhin wäre die Historie bei einer Systemumstellung nicht mehr vorhanden, was zu manuellen Mehrarbeiten bei der tariflichen Einstufung, sowie bei extremen Schwierigkeiten bei Rückrechnungen führen würden. Der für den öffentlichen Dienst notwendige Stellenplan müsste aufwendig in ein neues System übertragen werden. Die bisher genutzten Auswertungsmöglichkeiten müssten zusätzlich individuell mit hohen Kosten erstellt werden.

Zukünftig wird der demografische Wandel auch im Personalservice zu spüren sein. Es werden ein Drittel der Mitarbeiter*innen, einschließlich der Führungskräfte in Altersrente gehen. Durch den Fachkräftemangel wird der Ersatz der Mitarbeiter*innen schwierig sein. Die Einarbeitung und der Ausgleich des Wissensverlusts werden auch ohne einen Programmwechsel eine große Kraftanstrengung darstellen. Sollte Loga durch ein anderes Programm abgelöst werden, so besteht zusätzlich nicht nur ein großer Schulungsbedarf für die Beschäftigten, sondern eine vollumfängliche Pflege beider Systeme.

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1)Tag der Zuschlagsentscheidung:
20/03/2023
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Wiesbaden
NUTS-Code: DE Deutschland
Postleitzahl: 65205
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: nein
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: [Betrag gelöscht] EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10243
Land: Deutschland
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10243
Land: Deutschland
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10243
Land: Deutschland
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
21/03/2023