Versand von Abobriefen an die Abonnenten der BVG

Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/25/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10179
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.bvg.de
I.6)Haupttätigkeit(en)
Städtische Eisenbahn-, Straßenbahn-, Oberleitungsbus- oder Busdienste

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Versand von Abobriefen an die Abonnenten der BVG

II.1.2)CPV-Code Hauptteil
64100000 Post- und Kurierdienste
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Abopost für die Abonnenten der BVG

Vertragszeitraum: 01.09.2022 - 29.02.2024

Die Berliner Verkehrsbetriebe AöR (BVG) betreiben den ÖPNV in Berlin für rd. 900 Tsd. Abonnenten, Tendenz steigend. Diese Auftrag beinhaltet die Zustellung von Anschreiben und Tickets an unsere Kunde nach Vorgaben.

Die rechtzeitige und ordnungsgemäße Zustellung hat für die BVG sehr hohe Priorität, da die zuverlässige und reibungslose Kommunikation und Versorgung mit Tickets direkte und starke Auswirkungen auf das Unternehmensimage und die Kundenbeziehung haben.

II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: ja
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (Sind Sie mit der Veröffentlichung einverstanden? ja)
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
Los-Nr.: 1
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
64100000 Post- und Kurierdienste
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
Hauptort der Ausführung:

Berlin

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

• Tägliche (Montag bis Freitag) Abholung um 13 Uhr in der Holzmarktstr. 15 in 10179 Berlin

• Zustellung innerhalb Berlins (geschätzte 90 % der Sendungen), Brandenburgs (geschätzte 9 % der Sendungen) und deutschlandweit (geschätzte 1 % der Sendungen)

• Geschätzte 99 % der Sendungen sind Standardbriefe bis 20 g, der Rest schwerere oder größere Briefe, Päckchen oder Pakete bis 2000 g oder Einschreiben

• Bei Rückläufern: Adressenermittlung über das Einwohnermeldeamt und erneuter Zustellversuch.

* Zugang über das Einwohnermeldeamt über uns oder selbst

* Unverzüglicher Vermerk der aktualisierten Adresse bei Erfolg in unsere Datenbank, Ersatzweise in eine Excel-Tabelle

II.2.5)Zuschlagskriterien
Preis
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
Los-Nr.: 2
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
64100000 Post- und Kurierdienste
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Hauptort der Ausführung:

Hamburg

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

• Tägliche (Montag bis Freitag) Abholung um 13 Uhr in der Holzmarktstr. 15 in 10179 Berlin

• Zustellung innerhalb Hamburgs und Umgebung

• Geschätzte 99 % der Sendungen sind Standardbriefe bis 20 g, der Rest schwerere oder größere Briefe, Päckchen oder Pakete bis 2000 g oder Einschreiben

• Bei Rückläufern: Adressenermittlung über das Einwohnermeldeamt und erneuter Zustellversuch.

* Zugang über das Einwohnermeldeamt über uns oder selbst

* Unverzüglicher Vermerk der aktualisierten Adresse bei Erfolg in unsere Datenbank, Ersatzweise in eine Excel-Tabelle

II.2.5)Zuschlagskriterien
Preis
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Auftragsvergabe ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (für die unten aufgeführten Fälle)
  • Der Auftrag fällt nicht in den Anwendungsbereich der Richtlinie
Erläuterung:

Bedarfsbegründung:

Der laufende Bestandsvertrag wurde im Wettbewerb (mit Veröffentlichung) im Sommer 2022 ausgeschrieben und hat den Vertragszeitraum 01.09.2022 bis 29.02.2024.

Die Annahmen die der Planung zur Vergabe des Rahmenvertrages zu Grunde lagen stammen aus dem Frühjahr 2022 und davor.

Diese Mengen inkludierten sowohl die Erfahrungswerte aus der Vergangenheit als auch auch die erhöhten Mengen an Abopost, welche durch die kostenfreien Schülertickets vom Senat, entstanden sind.

Die von der Bundesregierung kurzfristig beschlossene Einführung des 9€-Tickets sowie die im Nachgang durch Landes- und Bundesregierung ebenfalls eingeführten 29€- bzw. 49€-Tickets kam es zu einem massiven, nicht plan- und voraussehbaren Anstieg an Abonnentenpost.

Dies führte dazu, dass der Vertrag, welcher für einen Zeitraum von 18 Monaten geschlossen wurde, schon nach 3 Monaten monetär ausgeschöpft wurde.

Die genauen Gründe hierfür sind im Folgenden beschrieben:

• Neue Abonnenten werden (auch aus Mangel an hinterlegten E-Mailadressen) monatlich angeschrieben, um die Kundenbindung zu erhöhen (bisheriger Mehraufwand ca. 1,6 Mio. Briefe).

• Aus Unsicherheit des Kundenkreises über die Länge der Maßnahme gibt es viele Kündigungen von Bestandsabos mit zum Teil einhergehenden Produktwechsel, welche jedes Mal das Ausstellen einer neuen Fahr-Card verursachen, welche dann auch jedes Mal wieder postalisch versendet werden muss (da es keine Möglichkeit der Fernaktivierung, oder des „Fernproduktwechsels“ gibt und daher jedes Mal eine neue Card nötig ist).

• Die massive Werbung die von der BVG betrieben wurde ein Abo über unsere „Onlinekanäle“ abzuschließen, um die Kundenzentren freizuhalten. Dies hat dazu geführt, dass die Abo-Cards nicht vor Ort gedruckt und mitgenommen werden konnten, sondern nach dem Druck versendet werden mussten.

• Erhöhte Wechselfrequenz von Abos, da die beinhalteten Leistungen stark differieren. 49€ Tickets sind zum Beispiel nicht übertragbar und enthalten keine Mitnahmemöglichkeiten für Fahrräder und Hunde. Daher ist zu beobachten, dass Kunden, die Reisen planen, für den entsprechenden Monat in das 49€ Ticket wechseln, um im Anschluss wieder in Ihr altes Abonnement zurückzukehren.

Erhöhung:

Da der massive Anstieg des Postverkehrs aus den oben beschriebenen Gründen nicht abseh- und planbar war, soll der Bestandsvertrag nun, gemäß GWB §132 Absatz 2 Punkt 2 und 3, wertmäßig so angepasst werden, damit für den Zeitraum, der für die Vorbereitung und Durchführung der Vergabe für den Folgeauftrag notwendig ist, die in Rede stehende Leistungserbringung (Zustellung der Abo-Post für die Abonnenten der BVG) sichergestellt wird.

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

Auftrags-Nr.: 4600013683
Los-Nr.: 1, 2
Bezeichnung des Auftrags:

Versand von Abobriefen an die Abonnenten der BVG

V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1)Tag der Zuschlagsentscheidung:
01/02/2023
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: nein
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.) (Sind Sie mit der Veröffentlichung einverstanden? ja)
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: [Betrag gelöscht] EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein, nach § 160 GWB.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

2 Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Nach § 135 GWB:

(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber

1. gegen § 134 verstoßen hat oder

2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Unionvergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.

(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertagenach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn

1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,

2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und

3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.

Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft-und-technologie/wirtschaftsrecht/vergabekammer
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
01/03/2023