Software zur Personaleinsatzplanung Pepe - Personal-Einsatz-Planung und Entwicklung, Bremerhaven Referenznummer der Bekanntmachung: V0081/2023
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bremerhaven
NUTS-Code: DE502 Bremerhaven, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 27576
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.vergabe.bremen.de
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bremen
NUTS-Code: DE501 Bremen, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 28215
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.vergabe.bremen.de
Adresse des Beschafferprofils: https://www.vergabe.bremen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Software zur Personaleinsatzplanung Pepe - Personal-Einsatz-Planung und Entwicklung, Bremerhaven
Software zur Personaleinsatzplanung
Pepe - Personal-Einsatz-Planung und Entwicklung
Bremerhaven
Das Schulamt Bremerhaven benötigt für den Personaleinsatz und die Personalentwicklung an den Bremerhavener Schulen eine neue Software zur kontinuierlichen Pflege, Auswertung und Prognose von Personal. Eine aktuell im Einsatz befindliche (SQL-)datenbankgestützte Software (LEP) wird durch die neue Software ersetzt. Der in dieser Software befindliche Datenbestand muss plausibel gesichert in die neue Software übernommen werden.
Um den Herausforderungen einer effizienten Personalplanung in Schule - insbesondere bei Lehrkräftemangel und steigendem Anteil an Quereinsteigenden - im Zuge der Digitalisierung auch in Zukunft gewährleisten zu können, ist es für eine moderne digitale Verwaltung wichtig, eine ergebnisorientierte und benutzerfreundliche Lösung mit modernen Schnittstellen und Auswertungsmöglichkeiten zu schaffen. Diesen Herausforderungen ist die aktuell im Einsatz befindliche Software zur Lehrereinsatzplanung nicht gewachsen.
Ziel dieser Ausschreibung ist es, einen geeigneten Auftragnehmer (AN) für die Softwareentwick-lung zur Personal-Einsatz-Planung basierend auf den Anforderungen des Schulamts Bremerhaven zu beauftragen. Das übergeordnete Projektziel verfolgt die vollständige Ablösung des bestehenden Altsystems LEP (Eigenentwicklung). Die aktuell im Einsatz befindliche Softwarelösung ist sowohl aus ergonomischer Perspektive als auch bzgl. der korrekten Berechnung und Anzeige relevanter Ergebnisse ungenügend. Auch eine problemlose Netzwerkfähigkeit für die Nutzung und einheitliche Datenhaltung mit bzw. in den Schulen ist mit der bisherigen Lösung nicht gegeben. Aus diesem Grund soll die bisherige Lösung durch eine neue Personaleinsatzplanung und -entwicklung (im Folgenden kurz: Pepe) ersetzt werden. Durch die Einführung des neuen Softwaresystems muss eine signifikante Effizienzsteigerung in der Personal-Einsatz-Planung und -Entwicklung erreicht werden.
Im Folgenden wird eine Übersicht über das Ausschreibungsziel gegeben. Genauere Informationen, Verweise auf konkrete Normen und Ähnliches sind im weiteren Verlauf des Dokumentes zu finden.
Zum Leistungsumfang des Auftrags gehört die Entwicklung einer ergebnisorientierten und benutzerfreundlichen Softwarelösung gemäß der Anforderungsspezifikationen, Migration von Bestandsdaten sowie Einführung und Schulung am System.
Das neue System soll bestehende Arbeitsabläufe hinsichtlich der Lehrer-Einsatz-Planung im Schulamt und den Schulen optimieren, indem es Prozessschritte verkürzt und Entscheidungen vereinfacht.
Das Schulamt Bremerhaven verwendet die Software, um den Lehrerbedarf an den Schulen zu evaluieren und darauf basierend den Lehrereinsatz zu planen. Es wird jedoch kein Stundenplan erstellt. Dies obliegt den Schulen und erfolgt in einer anderen Software. Daher ist die Personaleinsatzplanung das Herzstück der Software und muss im Mittelpunkt stehen. Das integrierte und dynamische Berichtswesen soll wiederkehrende Abfragen an die Datenbank durch die schnelle Generierung von Berichten ermöglichen. Ebenso müssen flexible Berichte und Auswertungen einfach nachzuvollziehen sein.
Der Softwareeinsatz in den Schulen soll die Planung unterstützen, indem den Schulen der Lehrereinsatz und die Bedarfe verdeutlicht werden. Die sichere und datenschutzkonforme Kommunikation zwischen den Schulen und dem Schulamt bildet diesbezüglich eine wichtige Grundlage.
Berechnungen müssen anhand des Systems korrekt und gesetzeskonform durchgeführt werden. Die gesetzliche Basis bilden die Landes- und kommunale Zuweisungsrichtlinien.
Im Rahmen der Benutzerverwaltung muss das Berechtigungskonzept auf Basis unterschiedlicher Rollen konfigurierbar sein. Darüber hinaus müssen die Richtlinien des Datenschutzes zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein.
Hinsichtlich der Usability soll die graphische Oberfläche gemäß den ergonomischen Richtlinien implementiert und intuitiv bedienbar sein.
Bereits weitere, im Einsatz befindliche Software, wie Untis und das Schülerverzeichnis (SVZ, FirebirdDB) soll nicht ersetzt, sondern durch Pepe sinnvoll ergänzt werden. Demnach sind Schnittstellen erforderlich, die einen beidseitigen Datenaustausch zwischen den Programmen gewährleisten.
Anzubieten sind Personentage für die Softwareentwicklung der in der Leistungsbeschreibung definierten Arbeitspakete (siehe Leistungsbeschreibung Pkt. 4.3).
Es wird eine Preisobergrenze von [Betrag gelöscht] EUR (inkl. MwSt.) festgesetzt. Angebote, deren Angebotspreis über dieser Preisobergrenze liegen, werden zwingend von der weiteren Wertung ausgeschlossen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Für die erforderliche Überprüfung Ihrer Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit ist es erforderlich, dass Sie die "Anlage 2 - Eigenerklärungen zur Eignung" sowie -falls zutreffend- die entsprechenden Formblätter vollständig ausgefüllt und unterzeichnet mit dem Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular) einzureichen.
Der Auftraggeber behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise Dritter belegen zu lassen. Die gilt auch für Nachweise gemäß Ziffer III.1.2) und III.1.3).
Eigenerklärung zum Umsatz Ihres Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen
Geschäftsjahren (2020, 2021, 2022), soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen. (Formblatt 1)
Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach den §§ 123 und 124 GWB vorliegen. (Formblatt 1)
Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen in den letzten zwei Jahren nicht aufgrund eines
Verstoßes gegen Vorschriften, der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 6 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als [Betrag gelöscht] Euro belegt worden ist. (Formblatt 1)
Eigenerklärung, dass ihr Unternehmen Mitglied bei der Berufsgenossenschaft ist. (Formblatt 1)
Eigenerklärung, dass Ihrem Unternehmen für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen (Formblatt 1).
Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen über den Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister verfügt. (Formblatt 1)
Für die erforderliche Überprüfung Ihrer Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit ist es erforderlich, dass Sie die "Anlage 2 - Eigenerklärungen zur Eignung" sowie -falls zutreffend- die entsprechenden Formblätter vollständig ausgefüllt und unterzeichnet mit dem Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular) einzureichen.
Eigenerklärung, dass das Unternehmen seine Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. (Formblatt 1)
Eigenerklärung, dass das Unternehmen über eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung verfügt, die folgende Mindestdeckungssummen abdeckt: [Betrag gelöscht] Euro Personen- und Sachschäden pro Schadenfall und Person, [Betrag gelöscht] Euro für Verletzungen von Vorschriften zum Datenschutz
(einschließlich Sozialdaten) pro Schadenfall (Formblatt 1)
oder
Eigenerklärung, dass das Unternehmen im Auftragsfall eine Betriebshaftpflichtversicherung abschließen wird, die folgende Mindestdeckungssummen abdeckt: [Betrag gelöscht] Euro Personen- und
Sachschäden pro Schadenfall und Person, [Betrag gelöscht] Euro für Verletzungen von Vorschriften zum Datenschutz (einschließlich Sozialdaten) pro Schadenfall.
Eine Bescheinigung des Versicherungsunternehmens über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen, ist mit dem Angebot/Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular) einzureichen. (Formblatt 1)
Eigenerklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet (Formblatt 1)
Für die erforderliche Überprüfung Ihrer Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit ist es erforderlich, dass Sie die "Anlage 2 - Eigenerklärungen zur Eignung" sowie -falls zutreffend- die entsprechenden Formblätter vollständig ausgefüllt und unterzeichnet mit dem Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular) einzureichen.
Eigenerklärung, dass das Unternehmen über eine Zertifizierung/Fortbildung im Bereich von einem strukturierten Framework für das Projektmanagement wie z.B. SCRUM oder PRINCE2 oder eine andere gleichwertige Bescheinigung verfügt (Formblatt 1)
Eigenerklärung, dass das Unternehmen über eine Zertifizierung/Fortbildung im Bereich Ergonomie und Usability oder eine andere gleichwertige Bescheinigung verfügt (Formblatt 1)
Eigenerklärung, dass das Unternehmen über eine Zertifizierung/Fortbildung im Bereich Daten-bankbasierte Systeme oder eine andere gleichwertige Bescheinigung verfügt (Formblatt 1)
Die entsprechenden Zertifikate/Nachweise sind mit dem Angebot/Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular) einzureichen.
Sollten keine Zertifikate oder Fortbildungen zu den o.g. Bereichen vorliegen, ist der Nachweis über die Nennung von vergleichbaren Referenzen zu erbringen und als solche kenntlich zu machen. Diese dürfen nicht älter als drei Jahre sein.
Die Eigenerklärung zu den hier genannten Referenzen, ist unabhängig von den im Formblatt 3 geforderten Referenzen!
Die Eigenerklärung ist auf max. zwei DIN-A4 Seiten (Schriftgröße 11 Arial) pro Bereich zu begrenzen und der Einsatz von einem strukturierten Framework für das Projektmanagement wie z.B. SCRUM oder PRINCE2, Ergonomie und Usability und Datenbankbasierte Systeme zu erläutern.
Eigenerklärung, dass das Unternehmen über eine Zertifizierung für ein Qualitätsmanagementsystem, z. B. DIN EN ISO 9001 oder eine andere gleichwertige Bescheinigung verfügt (Formblatt 1)
Eigenerklärung, dass das Unternehmen über eine Zertifizierung für ein Umweltmanagementsystem, z. B. DIN EN ISO 14001 oder eine andere gleichwertige Bescheinigung verfügt (Formblatt 1)
Die aktuellen Zertifikate / Nachweise sind mit dem Angebot/Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular) einzureichen.
Eigenerklärung, dass das Unternehmen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2020, 2021, 2022) die drei angegebenen Referenzen mit der Softwareentwicklung einer "Software zur Personaleinsatzplanung" des Auftraggebers vergleichbar sind, u. a. unter Angabe des Auftragswertes und der Leistungsart (Formblatt 2)
(Hinweis: "Vergleichbar" heißt nicht "gleich"; die Referenzen müssen sich aber auf Aufträge beziehen, die nach Art und Umfang dem ausgeschriebenen Auftrag inhaltlich entsprechen!)
Um eine Vergleichbarkeit herstellen zu können, müssen die angegebenen Referenzen in der Softwareentwicklung eine der folgenden Themenbereiche als Mindestanforderung erfüllen:
• Anwendungsfeld Schulwesen
• Lehrereinsatzplanung
• Personalplanung und -entwicklung sowie Personalkostencontrolling
• Personaleinsatzplanung
• Crystal Report (SAP)
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Informationssicherheit
• Umweltmanagementsystem DIN EN ISO 9001
• Qualitätsmanagementsystem DIN EN ISO 14001
Eine Referenz kann mehrere Themenbereiche abdecken.
Es sind jedoch insgesamt drei verschiedene Referenzen in der Softwareentwicklung mit jeweils einem der o.g. Themenbereiche zu benennen.
Hinweis:
Ohne Nennung von Referenzen, kann Ihre Eignung nicht überprüft werden.
Für Sie als Bieter sollte sich die Notwendigkeit ergeben, die Einwilligung der Weitergabe der Kontaktdaten Ihrer Referenzen einzuholen. Ein Verweis auf die DSVGO entbindet Sie nicht von der Verpflichtung, Referenzprojekte anzugeben. Ohne Referenzen kann Ihr Angebot/Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular) nicht gewertet werden.
Sollten Referenzen in den o.g. Bereichen nicht zu benennen sein, kann eine Eigenerklärung des Bewerbers/Bieters die erforderlichen Fachkenntnisse darlegen. Aus der auf zwei DIN-A4 Seiten (Schriftgröße 11 Arial) zu begrenzenden Erklärung muss hervorgehen in welcher Branche und Form die Fachkenntnisse erworben wurden. Außerdem ist ein inhaltlicher Bezug zu dem Thema und Branche der Ausschreibung herzustellen. Zusätzlich muss die Eigenerklärung mindestens den Zeitraum, die erworbenen Fachkenntnisse und die ausgeführten Aufgaben benennen.
Das vorgesehene Projektteam und die Projektleitung ist zu benennen und ihr fachlicher Hintergrund (z.B. Ausbildungsgang, Studienabschlüsse) aufzuführen. Angaben zu den Qualifikationen und den fachbezogenen Erfahrungen der zum Einsatz gelangenden verantwortlichen Mitarbeitern sind aufzuführen.
Die Berufserfahrung von mindestens 3 Jahren in einer vergleichbaren Tätigkeit ist für die Projektleitung darzulegen. Ebenso ist für diese Erfahrung die Zusammenarbeit mit der öffentlichen Verwaltung in Deutschland zu dokumentieren.
Es sind auch Nachweise / Eigenerklärungen zugelassen, die bestätigen, dass der Bieter grundsätzlich bereits Aufgaben ausgeführt hat, die hinsichtlich der technischen und organisatorischen Anforderungen einen zumindest ähnlichen Schwierigkeitsgrad in Bezug auf eine Software zur Personaleinsatzplanung aufweisen (Formblatt 2)
Eigenerklärung, in welcher das Unternehmen ihr vorgesehenes Projektteam und die Projektleitung benennt und den fachlichen Hintergrund (z.B. Ausbildungsgang, Studienabschlüsse) aufführt.
Es sind Angaben zu den Qualifikationen und den fachbezogenen Erfahrungen der zum Einsatz gelangenden verantwortlichen Mitarbeitern aufzuführen.
Die Berufserfahrung von mindestens 3 Jahren in einer vergleichbaren Tätigkeit ist für die Projektleitung darzulegen (Formblatt 3)
Nach Zuschlagserteilung wird ein EVB-IT Erstellungsvertrags abgeschlossen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1. Rügen sind ausschließlich an den unter I.1) genannten Auftraggeber zu senden.
2. Werden im Vergabeverfahren Bescheinigungen von Auftraggebern oder amtlichen Stellen gefordert, sind sie - soweit sie nicht in Deutsch verfasst wurden - inklusive einer beglaubigten deutschsprachigen Übersetzung einzureichen.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bremen
Postleitzahl: 28195
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
a) Ein Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB 2013 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht, kann einen Nachprüfungsverfahren gem. der §§ 160 ff GWB 2013 bei der unter VI.4.1 genannten Stelle einleiten.
b) der Antrag ist unzulässig, soweit
-der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren vor Einreichung des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
-Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
-Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Vergabebekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
-mehr als 15 Tage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
c) Die Ausführung zur Unzulässigkeit (vorstehend unter lit. b) gelten nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit. Solange ein wirksamer Zuschlag (Vertragsschluss) noch nicht erteilt ist, kann als Rechtsbehelf ein Nachprüfungsantrag gemäß § 160 GWB 2013 bei der unter VI.4.1) genannten Stelle gestellt werden. Bieter müssen Vergabeverstöße unverzüglich bei der unter I.1) genannten Vergabestelle unter Angabe der oben genannten Vergabenummer rügen, bevor sie einen Nachprüfungsantrag stellen. Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB 2013 informiert.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bremen
Postleitzahl: 28195
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]