Beratung für die Realisierung von IT-Outsourcing-Projekten Referenznummer der Bekanntmachung: VV 017-2023
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Postleitzahl: 20097
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.foerdernundwohnen.de
Abschnitt II: Gegenstand
Beratung für die Realisierung von IT-Outsourcing-Projekten
Gegenstand der Ausschreibung sind die Beratung und Unterstützung bei der Realisierung eines IT-Outsourcing-Projekts, insbesondere in den Bereichen Desktop-Service, Managed Security, SAP-Betrieb, Serverbetrieb, SAN, File- und Print-Services, Active Directory, Storage, Messaging, Service Desk, LAN, WAN, SAP Benutzer- und Berechtigungsverwaltung, Datensicherung, ggf. SAP Applikationsbetreuung.
Während der Migration auf den Outsourcing Dienstleister wird ein Ticket-System eingeführt und eine Migration von Notes auf Microsoft 365 angestrebt.
Gegenstand des Auftrags sollen insbesondere die folgenden Leistungen sein (vgl. ausführlich hierzu unter II.2.4):
- Durchführung einer Ist-Analyse der aktuellen Bestandssituation der IT-Services bei der Auftraggeberin;
- Unterstützung der Auftraggeberin bei der Vorbereitung der Ausschreibung der IT-Services;
- Unterstützung bei der Organisation der Ausschreibung;
- IT-fachliche Unterstützung im Ausschreibungsverlauf;
- Unterstützung bei der Gestaltung und Verhandlung der technisch/fachlichen Vertragsdokumentation;
- Begleitung der ggf. notwendigen Migration der ausgeschriebenen Services;
- Definition von Prozessen zur Steuerung des Outsourcing Dienstleisters;
- Begleitung des Outsourcingprojektes in der Rolle des Qualitätsmanagers.
Fördern & Wohnen (F&W) gibt obdach- und wohnungslosen Menschen ein Dach über dem Kopf und hilft ihnen, wieder Fuß zu fassen. Auch Geflüchtete finden hier eine Bleibe auf Zeit. Für Menschen, die es auf dem Wohnungsmarkt besonders schwer haben, schafft F&W Wohnungen. Menschen mit Behinderung oder psychischer Erkrankung wohnen bei F&W und erleben Teilhabe. F&W Fördern & Wohnen AöR ist ein Tochterunternehmen der Freien und Hansestadt Hamburg. Mit rund 1.800 Mitarbeitenden ist es an über 200 Standorten für Menschen.
Für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt die Auftraggeberin eine moderne IT-Infrastruktur und damit zusammenhängende IT-Services. Ein Großteil dieser Leistungen ist zurzeit an einen externen Dienstleister ausgelagert, insbesondere die Bereiche Desktop-Service, Managed Security, SAP-Betrieb, Serverbetrieb, File- und Print-Services, Active Directory, Storage, Messaging, Service Desk, WAN, Citrix. Die Laufzeit des zugrundeliegenden Servicevertrages endet im Jahr 2024. Die Auftraggeberin will die Leistungen erneut ausschreiben. Für die Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung sowie die gegebenenfalls notwendige Überführung der Leistungen an einen neuen Anbieter benötigt die Auftraggeberin Unterstützung durch ein qualifiziertes Beratungsunternehmen mit besonderer Expertise bei der Beratung und Unterstützung von IT-Outsourcing-Projekten. Gegenstand des Auftrags sollen insbesondere die folgenden Leistungen sein:
- Durchführung einer Ist-Analyse der aktuellen Bestandssituation der IT-Services bei der Auftraggeberin um festzustellen, in welchen Bereichen Optimierungs-/Transformationsbedarf besteht, der sich im Zuge des Auslagerungsprojektes sinnvoll und kosteneffizient umsetzen lässt, entsprechende Beratung der Auftraggeberin zu den Vor- und Nachteilen derartiger Optimierungsmöglichkeiten;
- Unterstützung der Auftraggeberin bei der Vorbereitung der Ausschreibung der IT-Services, insbesondere bei der Gestaltung der Ausschreibungsunterlagen (u.a. Pflichtenhefte/Leistungsbeschreibungen/Prozesse). Zum Teil kann hier auf bestehende Dokumente aufgesetzt werden, zum Teil (insbesondere in den Bereichen mit Optimierungspotential) sind neue Unterlagen zu erstellen;
- Unterstützung bei der Organisation der Ausschreibung in Zusammenarbeit mit dem Beschaffungsmanagement von F&W, insbesondere Zuarbeit bei der Zusammenstellung der Ausschreibungsunterlagen, Entwurf und Koordination von Zeitplänen; Planung und Organisation von internen Besprechungen, Einholung von Feedback der internen Kompetenzträger bei der Auftraggeberin etc.;
- IT-fachliche Unterstützung bei der Vorauswahl der Anbieter, bei den Gesprächen und gegebenenfalls Verhandlungen mit den Anbietern und bei der Endauswahl des zukünftigen Dienstleisters;
- Unterstützung bei der Auswertung der Teilnahmeanträge und Angebote;
- Unterstützung bei der Gestaltung und Verhandlung der technisch/fachlichen Vertragsdokumentation (z.B. Leistungsbeschreibungen, SLAs, Vertragsstrafenmodelle, Preismodelle, Transitionsbeschreibung/ Transitionsplan etc.). Die rechtlichen Vergabe- und Vertragsunterlagen werden von der Auftraggeberin intern und durch eine bereits beauftragte Anwaltskanzlei erstellt und verhandelt;
- Betreuung der gegebenenfalls notwendigen Migration der ausgeschriebenen Services vom aktuellen Dienstleister auf den neuen Dienstleister als Qualitätsmanager "Transition" auf Seiten der Auftraggeberin.
Optional zweimal 6 Monate.
Maßgeblich für die Bewertung der Eignung sind die Leistungsfähigkeit (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) und die Fachkunde (technische und berufliche Leistungsfähigkeit). Die vorstehenden Kriterien werden anhand der gemäß Abschnitt III.1) dieser Bekanntmachung vorzulegenden Unterlagen bewertet.
Sollten mehr als fünf geeignete Bewerbungen eingehen, so erhält jeder geeignete Bewerbende für die Gesamtheit der von ihm angegebenen Referenzprojekte Punkte:
Auf Grundlage ihres Referenzpools grundsätzlich noch geeignete Bewerber erhalten 4 Punkte, wenn die Durchführung vergleichbarer Fachberatungsleistungen in IT-Outsourcingprojekten nachgewiesen wird.
Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität durchgeführt hat, erhält er die Bewertung "Gut" (5-6 Punkte). Für die Beurteilung der vergleichbaren Komplexität kommt es insbesondere auf Art und Umfang der Fachberatungs- und der auszusourcenden IT-Leistungen an, sowie darauf, ob Erfahrungen mit Auftraggebern einer F&W vergleichbaren Größenordnung (bzgl. der Zahl von Mitarbeitenden) erkennbar sind.
Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte mit größerer Komplexität durchgeführt hat, ODER Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität, die zusätzlich solche im Auftrag öffentlicher Auftraggeber gewesen sind, erhält der Bewerber die Bewertung "sehr gut" (7-8 Punkte).
Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht der Auftraggeberin erkennen, dass der Bewerber Referenzprojekte größerer Komplexität durchgeführt hat UND zusätzlich Referenzprojekte, die zusätzlich solche im Auftrag öffentlicher Auftraggeber gewesen sind, erhält er die Bewertung "Hervorragend" (9-10 Punkte).
Die nach der Bewertung der Auftraggeberin drei bis fünf Bewerber mit den meisten Punkten verbleiben im Wettbewerb und werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Bei Punktgleichstand gibt die Auftraggeberin unter den punktgleichen Bewerbern demjenigen den Vorzug, dessen Referenzpool in einer Gesamtbetrachtung aller angegebenen Referenzen insbesondere mit Blick auf die Vergleichbarkeit der Referenzen nach Inhalt und Umfang darauf schließen lässt, dass er unter seinen punktgleichen Mitbewerbenden mit Blick auf die gegenständliche Beratung besonders geeignet ist. Dabei berücksichtigt die Auftraggeberin auch, inwieweit die für die zu vergebende Leistung benannten Projektleiter auch in den angegebenen Referenzprojekten leitend tätig waren.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Die Bewerbungsunterlagen (s. Teilnahmeformular) können auf der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich.
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
- Bewerber (genaue Bezeichnung);
- Ansprechpartner;
- Kontaktdaten (Anschrift, Telefon, Fax, Mail, Homepage);
- Gründungsjahr der Gesellschaft (sofern einschlägig);
- Sitz der Gesellschaft (sofern einschlägig);
- Hauptgesellschafter (mehr als 25% der Anteile der Stimmrechte, sofern einschlägig);
- Auszug Handelsregister (sofern einschlägig);
- Integritätserklärung;
- Erklärung zum Datenschutz und zur Verschwiegenheit.
Im Fall von Bietergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bietergemeinschaft.
Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von F&W für geeignet erachteter Belege nachweisen.
Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich die Auftraggeberin für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.
- Bestätigung, dass Haftpflichtversicherungsdeckung in mit Bezug auf den Auftragsgegenstand angemessener, marktüblicher Höhe besteht;
- durchschnittliche Anzahl der festangestellten Mitarbeiter der letzten drei Jahre (2020-2022);
- durchschnittlicher Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Falls der Bewerber noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Angaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben. F&W behält sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den Bewerber einzuholen.
Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von F&W für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich der Auftraggeber für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.
Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs wird die Eignung der Bewerbenden hinsichtlich Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, wirtschaftlicher und finanzieller Leistungsfähigkeit sowie technischer und beruflicher Leistungsfähigkeit überprüft.
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind Referenzen über Leistungen einzureichen, die in den letzten fünf Jahren durchgeführt wurden und die dem hier zu vergebenden Auftrages hinsichtlich Inhalt und Umfang ähneln, insbesondere hinsichtlich:
o der Durchführung von Fachberatungsleistungen (insbesondere Bestandsaufnahme, Vorbereitung und Begleitung von Vergabeverfahren, Qualitätsmanagement in der Umsetzungsphase);
o für IT-Outsourcingprojekte, möglichst inklusive IT-Servicedesk, Serverbetrieb und LAN-Betrieb;
o für IT-Outsourcingprojekte für mehr als 1.000 Mitarbeiter (bitte Mitarbeiterzahl der betreffenden Organisation angeben);
o für IT- Outsourcingprojekte im Auftrag eines öffentlichen Auftraggebers;
o für IT-Outsourcingprojekte von mindestens fünf IT-Services.
Anzugeben sind für jede Referenz jeweils:
o Auftragsgegenstand und durchgeführte Leistungen;
o Auftraggeber mit Ansprechpartner und Kontakdaten;
o Leistungszeitraum;
o Auftragsvolumen;
o Kurze Projektbeschreibung, insbesondere mit Angaben zu
- Art und Inhalt des Auftrags,
- Umfang und Gegenstand der Leistungen,
- Beteiligung der für dieses Projekt vorgesehenen Projektleitung.
Die Referenzen sind im Teilnahmeformular in den dort vorgesehenen Feldern anzugeben. Sofern die dort verfügbaren Felder nicht ausreichen, sind die zusätzlichen Referenzen auf gesonderten Blättern darzustellen.
Sämtliche Angaben werden von der Vergabestelle vertraulich behandelt.
Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Der Auftraggeber behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bewerber und Bieter sind - soweit rechtlich zulässig - ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der Bewerbungsunterlagen stimmt der Bewerber dem zu.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YUR6FCD
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.hamburg.de
- § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.hamburg.de