Archivdienstleistungen 2023 ff. Referenznummer der Bekanntmachung: VG-6.9.5-90

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10437
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.bvvg.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/456E9D6C-150B-45EC-A2C3-F64C40E750B2
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/456E9D6C-150B-45EC-A2C3-F64C40E750B2
Im Rahmen der elektronischen Kommunikation ist die Verwendung von Instrumenten und Vorrichtungen erforderlich, die nicht allgemein verfügbar sind. Ein uneingeschränkter und vollständiger direkter Zugang zu diesen Instrumenten und Vorrichtungen ist gebührenfrei möglich unter: https://www.deutsche-evergabe.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: BVVG
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Sonstiges

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Archivdienstleistungen 2023 ff.

Referenznummer der Bekanntmachung: VG-6.9.5-90
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
75110000 Dienstleistungen der allgemeinen öffentlichen Verwaltung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Erbringung von Dienstleistungen zur Übernahme, Aufbewahrung und Kassation von Geschäftsunterlagen der BvS Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben und der BVVG Bodenverwertungs- und -verwaltungs GmbH sowie des damit verbundenen Informationsservice ab 2023 ff.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
79714100 Dienstleistungen in Verbindung mit Suchsystemen
79900000 Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen
79990000 Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen
79995100 Archivierung
79995200 Katalogisierung
79996100 Aktenführung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE300 Berlin
Hauptort der Ausführung:

in den Vergabeunterlagen aufgeführt

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag über die Verwaltung von Altschriftgut.

Gegenstand sind im Wesentlichen die Übernahme, externe Aufbewahrung, Verwaltung und Aussonderung von Altschriftgut der Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben (BvS) und der BVVG Bodenverwertungs- und –verwaltungs GmbH (BVVG). Bei der Durchführung des Auftrags sind alle

einschlägigen Rechtsvorschriften wie das Bundesarchivgesetz, das Bundesdatenschutzgesetz und das Handelsgesetzbuch sowie BvS- und BVVG-interne Vorschriften einzuhalten. Im Rahmen des Auftrages werden vom Dienstleister nach näherer Maßgabe der Leistungsbeschreibung im Wesentlichen folgende Leistungen erbracht:

• Übernahme des Altschriftgutes vom bisherigen Dienstleister von Standorten in Berlin und Brandenburg

entsprechend Übernahmekonzept des Auftragnehmers

• kontinuierliche Übernahme von Akten in das Archiv des Auftragnehmers

• Registraturaufgaben

• Aktenübernahme aus den i. L.-Unternehmen der BvS von einem Standort in Brandenburg

• externe Aktenaufbewahrung

• Bereitstellung von Akten aus dem ausgelagerten Bestand auf Anforderung und Auskunftserteilung nach

Recherche

• Organisation der Übergabe von Unterlagen zur dauerhaften Aufbewahrung an das Bundesarchiv bzw. an

Landes- und Kommunalarchive entsprechend den Vorgaben des Auftraggebers

• Kassation von Unterlagen aus dem Aktenbestand

• Übergabe des Schriftgutes zum Ende der Vertragslaufzeit

Der Umfang des Behördenschriftgutes der BvS beträgt ca. 14.000 lfm. Der Umfang des Schriftgutes aus den i. L. Unternehmen beträgt ca. 29.000 lfm. Das GmbH-Schriftgut der BVVG umfasst ca. 8.000 lfm. Für den Zeitraum der Übergabe/Übernahme ist zu gewährleisten, dass das Altschriftgut so zügig wie möglich wieder uneingeschränkt genutzt und der Aussonderungsprozess so zügig wie möglich fortgesetzt werden kann.

Für die Verwaltung der Aktenbestände hat der Auftragnehmer ein IT-System einzusetzen, das die Bereiche der Aktenzugänge, der Standortverwaltung, der Ausleihe mit einem ggf. notwendigen Mahnverfahren und die Verwaltung der Aussonderung (Übergabe an die Endarchive bzw. Kassation) abdeckt. Der Auftragnehmer muss jederzeit in der Lage sein, den Verbleib jeder Einzelakte nachzuweisen.

Es muss gesichert sein, dass die konzeptionellen, personellen und räumlichen Voraussetzungen vorhanden sind. Die Durchführung und Kontrolle der zertifizierten, umwelt- und datenschutzgerechten Vernichtung der Unterlagen muss nach DIN 66399, Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P4 erfolgen.

Der Umfang des zu lagernden Altschriftgutes unterliegt aufgrund des Ablaufs von Aufbewahrungsfristen und anschließender Übergabe an das Bundes- oder an Landes- und Kommunalarchive oder wegen anschließender Kassation Schwankungen und dürfte sich nach vorsichtiger Schätzung während der Vertragslaufzeit rückläufig entwickeln. Ein Anspruch auf die in den Vergabeunterlagen schätzungsweise angegebenen Mengen an Altschriftgut besteht nicht.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Preis
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/05/2023
Ende: 31/12/2025
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Vertrag verlängert sich dreimalig um jeweils ein weiteres Jahr, sofern er nicht von einer der beiden Seiten mit einer Frist von neun Monaten zum Jahresende in Textform gekündigt wird.

Der Vertrag endet damit spätestens zum 31.12.2028.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Weitere Informationen entnehmen Sie bitter der Leistungsbeschreibung Anlage A1.

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Entspr. Nr. 17. der Vergabeunterlagen aktueller (nicht älter 6 Monate) Nachweis (Kopie) der Eintragung im Handelsregister oder Nachweis (Kopie) der Gewerbeanmeldung

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Mit dem Angebot sind zwingend folgende Unterlagen entsprechend der Vergabeunterlagen Seite 9 die Nummern 1, 2, 3 und 4 einzureichen: Nr. 1 Ausgefülltes und unterzeichnetes Angebotsschreiben Seite 8 -14, Nr. 2. jeweils ein ausgefülltes und unterzeichnetes Preisblatt für die BvS und BVVG, Nr. 3 Eigenerklärung des Bewerbers/Bieters nach § 42 VgV entsprechend §§ 123, 124 und ggf. 125 GWB insbesondere darüber -dass kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares gesetzliches Verfahren gegen ihn eingeleitet wurde, -dass er sich nicht in Liquidation befindet, -dass er nachweislich keine schwere Verfehlung begangen hat, die die Zuverlässigkeit als Bewerber/Bieter in Frage stellt, Nr. 4. Referenzliste für abgeschlossene Projekte mit vergleichbarem Auftragsgegenstand aus den letzten drei Geschäftsjahren, mind. 3 Projekte. (Mit dem Angebot zunächst nur zwingend in anonymisierter Form.)

Angebote sind in deutscher Sprach einzureichen. Die Vergabestelle ist berechtigt, bei Bedenken hinsichtlich der Eignung die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen. Bei ausländischen Bietern entsprechende Erklärungen/Nachweise des Herkunftslandes, die mit den geforderten vergleichbar sind und denen eine amtliche beglaubigte Übersetzung in die deutsche Sprache beiliegt.

Keine besondere Rechtsform: Ein Angebot von Arbeitsgemeinschaften und anderen gemeinschaftlichen Bietern findet nur Berücksichtigung, wenn eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung abgegeben wird, in der die einzelnen Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten.

III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 22/03/2023
Ortszeit: 09:30
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 28/04/2023
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 22/03/2023
Ortszeit: 09:35
Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:

Elektronische Angebotsabgabe

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Die Zahlung erfolgt elektronisch
VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.

(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
15/02/2023