Kundenportal mit Mieter-App Referenznummer der Bekanntmachung: VG-021-23
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10367
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: +4[gelöscht]
Fax: +4[gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.howoge.de
Abschnitt II: Gegenstand
Kundenportal mit Mieter-App
Die HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH ist eines der sechs kommunalen Wohnungsunter-nehmen des Landes Berlin. Kernelement der Unternehmensstrategie ist der soziale Auftrag. Denn eine Wohnungsbaugesellschaft trägt nicht nur Verantwortung für ihre Mieter:innen, sondern für die gesamte Stadt. Mit einem eigenen Wohnungsbestand von rund 74.500 Wohnungen gehört das Unternehmen zu den größten Vermietern deutschlandweit. Die Digitalisierungsstrategie der HOWOGE beinhaltet die Einführung eines elektronischen Kundenportals mit einer Mieter-App. Dies ist Gegenstand dieses Vergabeverfahrens.
Die zu vergebenden Leistungen beinhalten die Bereitstellung und den Betrieb des elektronischen Kundenportals sowie der Mieter-App (nachfolgend insgesamt „die Applikation“) als Software-as-a-Service (SaaS). Zu den Leistungen zählt das Anbinden von weiterer IT-Infrastruktur der HOWOGE an die Applikation, vor allem die Anbindung des ERP Systems SAP S4/HANA und des Dokumentenmanagementsystems [gelöscht] sowie die Implementierung der Applikation in interne Workflows. Weitere Leistungen sind das Hosting, der Betrieb und die Wartung der Applikation über die Vertragslaufzeit. Das Projekt ist wie folgt gegliedert:
1. Bereitstellung (d.h. Setup und Konfiguration der Applikation sowie System-Installation und Konfiguration) und Anbindung der weiteren Infrastruktur
2. Hosting, Wartung und Regelbetrieb der Applikation nach Vorgaben des Auftraggebers
Ziel der HOWOGE ist es, mit der Applikation
- einen niedrigschwelligen Kontaktkanal für Mieter:innen,
- eine vielseitige Kommunikationsplattform für Mietangelegenheiten
- ein einfaches Dokumentenmanagement (Upload, Download, Generierung) sowie
- eine technologische Lösung für die Bearbeitung gängiger Mietangelegenheiten und -anfragen
zu schaffen. Dazu zählen einerseits das applikationsbasierte Anfragemanagement (Beschwerden, Nachfragen, Schadensmeldungen) inkl. Dokumenten-Uploadfunktion und ein Chatbot zur ressourcenarmen Steuerung von Mieter:innenanliegen. Andererseits zählen dazu die digitale Bereitstellung relevanter Informationen zum Mietverhältnis (Verbrauchsabrechnungen, Betriebskostenübersicht), die Möglichkeit zur Stammdatenpflege als „self service“ inkl. SEPA-Mandatserteilungen sowie die (automatische) Generierung stark nachgefragter Dokumente, wie Mietschuldenfreiheitsbescheinigungen oder Vermieterbestätigungen.
Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst 48 Monate (initiale Laufzeit), beginnend mit der Bereitstellung bzw. dem initialen Setup der Applikation sowie der Inbetriebnahme der benötigten Hosting-Infrastruktur (Zeitrahmen ca. 3 Monate) sowie der anschließenden Phase des Hostings und Betriebs. Die initiale Laufzeit verlängert sich sodann automatisch jeweils um 12 Monate, wenn die Parteien von ihrem Kündigungsrecht keinen Gebrauch machen.
Soweit mehr als 3 Bewerber die Mindestanforderungen zur Eignung erfüllen, wird die Vergabestelle maximal 3 Bewerber anhand einer Auswahlmatrix auswählen, die den Bewerbungsunterlagen beiliegt. Bei Punktgleichheit entscheidet das Los, soweit nicht eine weitere Differenzierung nach billigem Ermessen der Vergabestelle (§ 315 Abs. 1 BGB) zwischen den punktgleichen Bewerbern anhand der zu Ziffer III.1.3 Nr. 4 benannten Referenzprojekte hinsichtlich deren Vergleichbarkeit mit den zu vergebenden Leistungen möglich ist.
1. Option des Auftraggebers, den Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit mit zusätzlichen Leistungen, insbesondere bei technologischen oder rechtlichen Neuerungen und/oder Änderungen, die sich auf die Bereitstellung und/oder den Betrieb der Applikation auswirken und/oder für die Erweiterung der Applikation, zu beauftragen.
2. Option zur Anpassung der Vertragspreise nach der initialen Vertragslaufzeit.
3. Option zur Anpassung der Service Level Agreements (SLA).
4. Option zur Beauftragung von weiteren Teilprojekten und zusätzlichen erforderlichen Leistungen im Zusammenhang mit den Vertragsleistungen.
5. Der zu vergebende Auftrag beinhaltet die Option für die nachfolgenden Wohnungsbaugesellschaften des Landes Berlin und deren Konzerngesellschaften, die Vertragsleistungen zu den Vertragskonditionen ebenfalls zu beziehen: degewo AG, Potsdamer Straße 60, 10785 Berlin; Gewobag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin, Bottroper Weg 2, 13507 Berlin; WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH, Dircksenstraße 38, 10178 Berlin; Stadt und Land Wohnbauten-Gesellschaft mbH, Werbellinstraße 12,12053 Berlin; GESOBAU AG, Stiftsweg 1, 13187 Berlin.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist. Dies enthält für alle geforderten Erklärungen Musterformulare:
1. Erklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB und MiLoG
2. Kurzprofil des Bewerbers mit Gründungsjahr, Angaben zu Geschäftsfeldern und Standorten
Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist.
3. Angaben zum Umsatz mit vergleichbaren Leistungen (Bereitstellung, Hosting und Betrieb von Kundenportalen, Kundenapplikationen).
zu Nr. 3.) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis, dass der Bewerber im Mittel der letzten drei Jahre (2022, 2021, 2020) einen Umsatz mit vergleichbaren Leistungen in Höhe von mindestens [Betrag gelöscht] Euro netto erzielt hat. Bei Bewerbergemeinschaften wird der Umsatz addiert. Entsprechendes gilt für Nachunternehmer, auf deren Ressourcen der Bewerber zum Nachweis der Eignung zurückgreifen will. Die Vergabestelle behält sich vor, zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit weitere Nachweise zu fordern.
Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist.
4. Angaben zu Referenzprojekten für vergleichbare Leistungen aus den letzten drei Jahren (2022-2020) mit Angaben zu: Referenzkunde, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Branche, Unternehmensgröße, wesentliche Leistungsinhalte, aktive Userzahl, wesentliche technische Parameter, Schnittstellen, Leistungszeit. Ausgenommen sind interne Projekte des Bewerbers oder Projekte des Bewerbers für mit ihm verbundene Unternehmen im Sinne des § 15 AktG.
5. Angaben zum Standort und zur Energieeffizienz des Rechenzentrums des Bewerbers
6. Angaben zur Auftragsausführung in deutscher Sprache
7. Angaben zum zeitlichen Produktsupport
8. Angaben zur Zertifizierung als SAP® Software Solution Partner (Bewertungskriterium)
9. Angaben zu einem eingeführten und zertifizierten Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001, ISO 27001 oder vglb. bzw. Eigenerklärung des Bewerbers, ein solches Qualitätsmanagementsystem binnen eines Jahres nach Beauftragung zu installieren (Bewertungskriterium).
10. Angaben zum Kundenkreis aus der Wohnungswirtschaft (Bewertungskriterium)
zu Nr. 4.) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis von mindestens 3 vergleichbaren Referenzprojekten, die seit mindestens einem Jahr im operativen Betrieb sind. Als vergleichbar gilt ein Projekt, bei dem der Bewerber folgende Leistungen für den Referenzkunden erbracht hat bzw. erbringt:
- Bereitstellung (Set Up, Konfiguration), Hosting und Betrieb eines vergleichbaren Kundenportals bzw. einer vergleichbaren Kunden-Applikation auf mobilen Endgeräten (Mindestanforderung)
- Anbindung des Kundenportals bzw. der Kundenapplikation an ein SAP ERP-System (Mindestanforderung)
- Anbindung des Kundenportals bzw. der Kundenapplikation an ein SAP S4 ERP-System mit RE/FX (Bewertungskriterium)
- Anbindung des Kundenportals bzw. der Kundenapplikation an ein Dokumentenmanagementsystem/elektronisches Archiv (Mindestanforderung)
zu Nr. 5) Die Vergabestelle erwartet die verbindliche Zusage des Bewerbers, dass das Hosting der Applikation im Rechtsraum der Europäischen Union erfolgt. Weiterhin erwartet die Vergabestelle einen Nachweis über periodische Ermittlungen zur Energieeffizienz (PUE – Power Usage Effectiveness) des Rechenzentrums und der Maßnahmen zur Verbesserung der Energieeffizienz. Es wird eine Energieeffizienz erwartet, die besser als der bundesdeutsche Durchschnitt ist (d.h. kleiner als der Durchschnittswert von ca. 1,6 im Jahr 2020).
zu Nr. 6) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis, dass der Bewerber im Auftragsfall die Projektdurchführung in deutscher Sprache einschl. Kommunikation mit dem Auftraggeber, Support, Projektdokumentation etc. sicherstellen kann. Dies beinhaltet auch den Nachweis, dass der Bewerber in der Lage ist, die Bedienoberfläche sowie eine Online-Hilfe in deutscher Sprache zur Verfügung zu stellen.
zu Nr. 7) Die Vergabestelle erwartet, dass der Bewerber einen Produktsupport (1st Level) in den Zeiten von Montag bis Freitag außer an Feiertagen im Land Berlin und an bundeseinheitlichen Feiertagen jeweils von 07:00 bis 19:00 Uhr gewährleisten kann. Zudem erwartet die Vergabestelle, dass der Bewerber einen Notfall-Support für schwerwiegende Systemausfälle jederzeit gewährleisten kann.
Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular zur Verfügung, das zwin-gend zu verwenden ist. Dies enthält für alle geforderten Erklärungen Musterformulare:
1. Bietererklärung gem. Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz
2. Erklärung zur Frauenförderung
3. Verpflichtung Vertraulichkeit (Datenschutz)
4. Erklärung zu Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maß-nahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1. Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle die Bewerbungsunterlagen (inkl. Teilnahmeantragsformular) elektronisch auf der Vergabeplattform des Landes Berlin unter https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/164315 zum Download zur Verfügung. Der darin enthaltene Teilnahmeantrag ist zwingend zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich vor, Bewerbungen andernfalls nicht zu berücksichtigen. In jedem Falle werden interessierte Bewerber gebeten, sich auf der Vergabeplattform als Bewerber mit ihren Kontaktdaten registrieren zu lassen, damit sie gegebenenfalls über Antworten zu Bewerberfragen und Klarstellungen informiert werden können. Die Registrierung ist kostenfrei möglich.
2. Bewerberfragen sind nur über die Vergabeplattform zu stellen und werden nur dort im Wege von Bewerberinformationen beantwortet.
3. Der Teilnahmeantrag ist vollständig auszufüllen, die geforderten Erklärungen und Nach-weise sind vollständig abzugeben bzw. beizufügen. Die Vergabestelle wird unvollständige Teilnahmeanträge nicht berücksichtigen, wenn fehlende Erklärungen und/oder Nachweise bis zum Ablauf einer gesetzten Nachfrist nicht nachgereicht werden.
4. Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich in elektronischer Form auf der Vergabeplattform unter https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/164315 einzureichen. Die Vergabestelle wird Teilnahmeanträge nicht berücksichtigen, die nicht form- und/oder fristgerecht eingereicht werden.
5. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft abzugeben, wonach diese im Auftragsfalle eine Arbeitsgemeinschaft mit gesamtschuldnerischer Haftung gründen. Die Erklärung hat zudem ein Mitglied der Bewerbergemeinschaft zur Durchführung des Vergabeverfahrens zu bevollmächtigen.
6. Beruft sich der Bewerber hinsichtlich seiner Leistungsfähigkeit auf die Ressourcen von Drittunternehmen, so ist dem Teilnahmeantrag eine Erklärung der Drittunternehmen bei-zufügen, wonach diese dem Bewerber im Auftragsfalle ihre Ressourcen zur Verfügung stellen. Gleiches gilt für verbundene Unternehmen.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: +4[gelöscht]
Fax: +4[gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/
Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen, § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB. Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr.4, 161 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§134 Abs. 2 GWB).
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: +4[gelöscht]
Fax: +4[gelöscht]
Internet-Adresse: http://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/