Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb über die Migration auf das System SAP S/4HANA
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Nationale Identifikationsnummer: DEA16
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Mülheim an der Ruhr
NUTS-Code: DEA16 Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 45468
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]4
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://muelheim-ruhr.de
Abschnitt II: Gegenstand
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb über die Migration auf das System SAP S/4HANA
Das Migrationsprojekt soll zu Beginn des Jahres 2023 beginnen und bis zu Beginn des Jahres 2027 abgeschlossen sein (Produktivsetzung)..Die erforderlichen Leistungserwartungen und Arbeitspakete für das Vergabeverfahren zur Beschaffung von Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Migrationsprojekt wurden in einem Vorprojekt definiert. Der Fokus der Vorstudie lag u. a. auf folgenden Punkten:
• Das SAP-System sowie die Prozesse näher an den SAP-Standard bewegen
• Aktive Verfügbarkeitskontrolle direkt in SAP realisieren
• Ein besseres Berichtswesen
• Bessere Steuerung und Controlling der Budgets durch die Fachbereiche
• Einrichtung eines kreditorischen digitalen Workflows für Eingangsrechnungen
• Straffung und Vereinheitlichung von Einkaufs- und Beschaffungsprozessen unter S/4HANA
• Workflows und Digitalisierung von Abläufen
• Schnittstellen zu Drittsystemen vereinheitlichen oder deren Ersatz durch SAP-Module
• Reduzierung von manuellen Tätigkeiten
Stadtverwaltung Mülheim an der Ruhr
Der Oberbürgermeister
Am Rathaus 1
45468 Mülheim an der Ruhr
Die Auftraggeberin hat die für eine S/4HANA-Umstellung notwendige HANA-Datenbank bereits eingeführt. Die Auftraggeberin beauftragt die Migration vom bislang installierten System SAP-ERP auf die Version S/4HANA. Die vorgesehene Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre, beginnend ab dem 01.02.2023. Der Abschluss ist spätestens bis zum 31.01.2027 vorgesehen.
Die Umstellung auf SAP S/4-HANA soll grundsätzlich im Rahmen eines Brownfield-Ansatzes erfolgen. Das bestehende SAP ERP-System soll in ein S/4HANA-System konvertiert werden. Die Auftraggeberin hat ein Vorprojekt zur S4/HANA-Einführung mit externer Unterstützung im Zeitraum von November 2020 bis Februar 2022 durchgeführt. Das Ergebnisdokument dient insbesondere als Informationsquelle zu der Ist-Situation und bildet einen Rahmen für das anstehende Umstellungsprojekt. Aufgrund der Entwicklungen in der SAP-Produktstrategie müssen die im Dokument abgebildeten Prämissen nicht zwingend in der Form verfolgt werden.
Mit dem Vorprojekt wurden folgende grundlegende Ziele verfolgt:
Ablösung von Eigenentwicklungen und Annäherung an den SAP-Standard
Neues Hauptbuch und neue Anlagenbuchhaltung
Neue Planungstools
Systemseitige Aktive Verfügbarkeitskontrolle
Neue Oberflächentechnologie SAPUI5 /Fiori
Flexibles und benutzerfreundliches Berichtswesen
Neues Schnittstellen-Framework
Für eine zielgerichtete Migration wurde ein grober Aufgabenablauf mit folgenden, vorgelagerten Projekten identifiziert:
der Aufbau des SAP Solution Managers für Dokumentations- und Testzwecke
Projekt Digitale Eingangsrechnung mit SAP Invoice Management by OpenText (unter ERP)
Umstellung auf das Budgetverwaltungssystem (PSM-BCS)
Umstellung auf das neue Hauptbuch und die neue Anlagenbuchhaltung
Der Knowhow-Aufbau und die Schulungen sollen so strukturiert werden, dass eine Überführung in einen beraterunabhängigen Betrieb ermöglicht wird. Die benötigten Fachworkshops werden voraussichtlich mit jeweils 10 Beschäftigten der Auftraggeberin besetzt. Die Administratoren und Key-User der Auftraggeberin müssen vom anbietenden Unternehmen eingewiesen und geschult werden. Für die Anwenderschulungen werden im Durchschnitt 5 Administratoren und 10 Key-User unterstellt. Basis der Schätzung ist dabei grundsätzlich ein Schulungsvorgehen nach „Train-the-Trainer“- Konzept.
An dieser Stelle werden alle Interessenten darüber informiert, dass folgendes Unternehmen mit der Dokumentation einer Voruntersuchung für die Projektumsetzung beauftragt wurde: Best Practice Consulting AG, Am Mittelhafen 16, 48155 Münster.
Diese Beauftragung erfolgte auf der Grundlage eines vorab durchgeführten Vergabeverfahrens für die Auswahl eines geeigneten Beratungsunternehmens. Mit dieser Beauftragung erlangte das vorbefasste Unternehmen Informationen, über die kein anderer Bewerbende vorab informiert wurde. Aus diesem Grund werden bereits mit Veröffentlichung dieses Teilnahmewettbewerbs, zur Vermeidung einer Wettbewerbsverzerrung die kompletten Vertragsunterlagen allen Interessenten zur Verfügung gestellt
Die drei höchstplatzierten Bewerber werden nach Auswertung des Teilnahmewettbewerbs zur Angebotsabgabe aufgefordert. Grundlage für die Bewerberauswahl bildet hierbei die erstellte Wertungsmatrix für den Teilnahmewettbewerb.
Es ist beabsichtigt, über eine Auswahl des Beratungsunternehmens nach Durchführung von zwei Verhandlungsrunden zu entscheiden.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Dieser Auftrag wird nur an geeignete Unternehmen vergeben, welche die geforderte Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachweisen. Zu diesem Zweck werden folgende Eignungskriterien vorgegeben, für die mit Einreichung die nachfolgenden Eigenerklärungen und ggf. Nachweise eingereicht werden müssen:
- Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§ 48 VgV)
Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung:
Bitte weisen Sie die erforderliche Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung durch die Vorlage eines Eintrags in ein Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach. Der Nachweis über die erlaubte Berufsausübung kann auch auf andere Weise beigebracht werden.
Bieter, die weder im Handelsregister noch in einem sonstigen öffentlichen Register eingetragen sind, haben eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben und diese gesondert dem Angebot beizufügen.
Folgende Nachweise sind beizufügen:
- Unbedenklichkeitsbestätigung des örtlichen Finanzamts über die regelmäßige Zahlung von Steuern (Aktuelle Bestätigung für das lfd. Jahr 2022).
- Bestätigungsschreiben von mindestens einer Krankenkasse über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen (Aktuelle Bestätigung für das lfd. Jahr 2022). Als Nachweis reicht hierfür aus, den Beleg jener Krankenkasse beizufügen, bei denen die meisten Beschäftigten im Unternehmen versichert sind.
- Bestätigungsschreiben von der regional zuständigen Berufsgenossenschaft über die regelmäßige Zahlung von Beiträgen (Aktuelle Bestätigung für das lfd. Jahr 2022.
Bitte geben Sie den anteiligen Jahresumsatz Ihres Unternehmers (in EURO) für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr (je nach Geschäftsjahresabschluss) und für Dienstleistungen an, bei denen dem Schwerpunkt nach eine Systemmigration auf SAP S/4HANA umgesetzt wurde.
Bitte geben Sie ein Firmenprofil mit Aussagen zu Angebotsspektrum und Kerngeschäft, strategischer Ausrichtung / Positionierung am Markt, strategischen Partnerschaften mit Hard- und Softwareherstellern und Darstellungen der Einstufungen und Zertifizierungen seitens dieser Hersteller an.
Bitte beschreiben Sie die Organisationsstruktur des Unternehmens mit Hauptsitz, Vertretungen und Niederlassungen in Deutschland. Diese Beschreibung fügen Sie bitte als gesonderte Anlage dem Angebot bei. Alternativ besteht die Möglichkeit, diese Beschreibung durch Angabe des Links auf einer von Ihnen anzugebenen Website zu recherchieren.
Bitte belegen Sie, dass Ihr Unternehmen durch den Hersteller SAP mit dem Status eines "SAP-Gold-Partners" zertifiziert ist. Diese Zertifizierung muss zum Zeitpunkt der Einreichung der Bewerbung aktuell gültig sein.
Bitte beachten Sie im Zusammenhang mit der Vorlage von Nachweisen über die berufliche und technische Leistungsfähigkeit des Anbieters, dass zusätzlich eine aktuelle Bestätigung über eine in Umfang und Deckungshöhe dem zu vergebenden Auftrag entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung beigefügt wird. Diese Bestätigung darf zum Angebotsabgabetermin nicht älter als 3 Monate bzw. darf die in der Bescheinigung erklärte Gültigkeitsdauer noch nicht abgelaufen sein.
Für das Beibringen der zuvor erwähnten Nachweise, kann eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) übermittelt werden. Für den Fall, dass eine EEE übermittelt wird, wird der Bestbieter vor der Zuschlagserteilung aufgefordert, die zuvor erwähnten Nachweise beizubringen.
Die Präqualifikation von Unternehmen umfasst die Eintragung in das amtliche
Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) für Liefer- und Dienstleistungsaufträge. In diesem Verzeichnis kann durch Eingabe des Links http://amtliches-verzeichnis.ihk.de mittels einer vom Bewerber/Bieter angegebenen Zertifikatsnummer die Eintragungsrecherche erfolgen. Falls Ihr Unternehmen präqualifiziert ist, geben Sie bitte die Zertifikatsnummer und den Zugangscode für die Recherche in der o. g. Datenbank mit an. Das nach Eintragung ins amtliche Verzeichnis erstellte Zertifikat wird als Eignungsnachweis anerkannt.
Bitte in diesem Zusammenhang beachten:
Hiervon ausgenommen ist das unter der lfd. Kriterien-Nummer Nr. 1 geforderte Firmen-Profil lt. den Vorgaben in Anlage „Bewertungsmatrix für die Durchführung des Teilnahmewettbewerbs.“ Hierzu bitte die erforderlichen Angaben unabhängig von einer gültigen Präqualifikation beifügen. Des Weiteren erfolgt die Referenzprüfung unabhängig von einer gültigen Präqualifikation.
Des Weiteren ist die Bestimmung gemäß zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Umsetzung von EU-Sanktionen gegen Russland zu beachten. Diesbezüglich wird zusätzlich die folgende Eigenerklärung mit Einreichung der Bewerbung verlangt:
- Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU
Es geltem folgende Vertragsbedingungen:
> EVB-IT Dienstvertrag STADT MH / Migration SAP S/4HANA
> EVB-IT Dienstleistungs-AGB
> nachrangig die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der bei Bereitstellung der Vergabeunterlagen geltenden Fassung.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bei Bietergemeinschaften muss jedes Einzelunternehmen die zuvor erwähnten Nachweise beibringen, falls es nicht einzeln präqualifiziert ist. Bietergemeinschaften sind grundsätzlich zugelassen. Bei Bietergemeinschaften, die nicht rechtsfähige Gesellschaften des Bürgerlichen Rechts darstellen, sind die Mitglieder im Anschreiben zum Angebot zu benennen und das Angebot muss von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterschrieben werden. Eines der Mitglieder ist darüber hinaus als bevollmächtigter Vertreter/Vertreterin für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen und gegenüber dem Auftraggeber nachweislich zu legitimieren.
In diesem Zusammenhang sind die Voraussetzungen gemäß § 43 VgV zu beachten. Zu diesem Zweck wird mit Angebotsabgabe folgende Eigenerklärung eingefordert:
Erklärung zu Bieter-bzw. Bewerbungsgemeinschaften
Für den Fall, dass von einer Beauftragung von Nachunternehmern oder von der Möglichkeit der Eignungsleihe Gebrauch gemacht wird, beachten Sie bitte folgende Hinweise:
Nachunternehmer
Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistungen von einem Nachunternehmer ausführen zu lassen, muss er im Angebot Art und Umfang der von diesem Nachunternehmer auszuführenden Leistung angeben und den Nachunternehmer mit Firma und postalischer Anschrift benennen. Erkennt der Bieter erst nach Angebotsabgabe, dass er einen Nachunternehmer einsetzen möchte, hat er vorgenannte Angaben erst dann, jedoch vor Beauftragung des Nachunternehmers, dem Auftraggeber mitzuteilen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass für die Inanspruchnahme von Nachunternehmern zwingend folgender Vordruck ausgefüllt werden muss:
Eigenerklärung über die Beauftragung von Nachunternehmern
Eignungsleihe
Der Bieter darf sich hinsichtlich der erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf die Kapazitäten eines Dritten berufen, soweit und sofern er eine entsprechende Verpflichtungserklärung oder einen anderen geeigneten Nachweis des Dritten erbringt, dass ihm diese Kapazitäten bei der Ausführung des Auftrags tatsächlich zur Verfügung stehen werden. Beruft sich der Bieter auf die berufliche Leistungsfähigkeit des Dritten oder dessen einschlägige berufliche Erfahrung, so hat er diesen Dritten für diese Leistungen als Nachunternehmer einzusetzen.
Der Dritte muss zuverlässig und gesetzestreu im Sinne von §§ 123 und 124 GWB sein und die Eignungskriterien erfüllen, auf die sich der Bieter beruft. Erfüllt er diese Voraussetzungen nicht, kann der Auftraggeber unter Fristsetzung dessen Ersatz durch ein anderes Unternehmen verlangen. Beabsichtigt der Bieter, sich im Sinne der Eignungsleihe auf einen Dritten zu berufen, hat er folgende Unterlagen zusammen mit seinem Angebot einzureichen:
- Nachweis über die Verpflichtung des Dritten zur Bereitstellung der nachgefragten Kapazitäten,
- die für die Eignungsleihe erforderlichen Nachweise,
- eine Eigenerklärung des Dritten, dass keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe gemäß §§ 123 und 124 GWB vorliegen.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/
Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die im Rahmen der Bekanntmachung oder im Rahmen dieser Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden. Sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften sind spätestens 10 Kalendertage ab Kenntnisnahme zu rügen. Darüber hinaus können nach Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote Rügen nur noch durch den bevollmächtigten Juristen übermittelt werden Das Anbringen von Rügen erfolgt in Textform per Fax oder per Mail an die in Nr. I.1 zu dieser Bekanntmachung aufgeführten Kontaktadresse.
Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass Rügen durch den bevollmächtigten Juristen nach den gesetzlichen Regelungen auch auf anderem Wege oder, falls eine entsprechende Bevollmächtigung nachgewiesen wird, durch andere Personen erhoben werden dürfen. In jedem Fall liegt es im Interesse eines Bewerbers, die Rüge in Schriftform anzubringen und die Berechtigung des Absenders eindeutig nachzuweisen. Für die Erhebung eines Nachprüfungsantrags sind die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten. Hilft der Auftraggeber dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, darf der Bieter einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens nur innerhalb von 15 Tagen seit Erhalt der Benachrichtigung über die Nichtabhilfe stellen. Eine spätere Anrufung der Vergabekammer auf Grund des gerügten Verstoßes gegen Vergabevorschriften ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB ausgeschlossen.
Vergabekammer im Sinne des § 156 GWB: Vergabekammer Rheinland - c/o Bezirksregierung Köln, Zeughausstr. 2-10, 50667 Köln.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens alle Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB ein Akteneinsichtsrecht haben. Mit der Abgabe eines Angebotes wird dieses in die Akte des Auftraggebers als Vergabestelle aufgenommen. Jeder Bieter muss daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass sein Angebot mit allen Bestandteilen von den anderen Verfahrensbeteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Es liegt daher im eigenen Interesse eines jedes Bieters, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzuweisen und diese in seinen Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen (z. B. durch Beifügung einer weiteren Ausfertigung des Angebots, in dem Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, geschwärzt sind).
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Mülheim an der Ruhr
Postleitzahl: 45468
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]4
Internet-Adresse: http://muelheim-ruhr.de