Beschreibung: Auftraggeber sind die in der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten
der Bundesrepublik Deutschland (ARD) zusammengeschlossenen öffentlich-rechtlichen
Landesrundfunkanstalten, das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) und das Deutschlandradio
(DR), vertreten durch die Geschäftsführung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio
(nachfolgend "Beitragsservice" oder "Auftraggeber" genannt). Der Beitragsservice beabsichtigt,
einen Dienstleistungsvertrag zur Erbringung von Teilleistungen in der Posteingangsverarbeitung
in den Räumlichkeiten des Auftraggebers zu schließen. Die Auslagerung betrifft die
Öffnung und Vorsortierung des Posteingangs, um das anfallende Schriftgut entsprechend
des vereinbarten Service Levels der Sachbearbeitung zuzuführen. Die weitere Bearbeitung
der Dokumente und deren Inhalte sind nicht Bestandteil der Auslagerung. Die mit dieser
Zielsetzung zu beschaffende Leistung umfasst im Wesentlichen 1. die Entgegennahme
von Poststücken als Arbeitsvorrat für das Personal des Auftragnehmers; 2. die Verteilung
des Arbeitsvorrats auf die Mitarbeitenden; 3. die Öffnung und Vorbereitung der Poststücke
für das spätere Scannen; 4. die Vorsortierung der Poststücke in Vorgangsarten nach
den Vorgaben des Auftraggebers; 5. die Sicherstellung der erforderlichen Qualität,
z.B. durch Kontrollverfahren und Abstimmung mit dem Auftraggeber; 6. die Bereitstellung
von Daten zur Abrechnung der erbrachten Leistung; 7. die Bereitstellung und den Betrieb
der Arbeitsmittel für das eigene Personal; 8. die Ausbildung des Personals. Es ist
beabsichtigt, mit dem wirtschaftlichsten Bieter einen Dienstleistungsvertrag mit einer
Festlaufzeit von 2 Jahren ab Leistungserbringung (voraussichtlich ab dem 01.07.2024
oder früher) zu schließen. Der Vertrag kommt mit Zuschlagserteilung zustande. Daneben
erhält der Beitragsservice die Möglichkeit zur zweimaligen Verlängerung um jeweils
ein Jahr. Der Beitragsservice ist nicht zur Ausübung der Verlängerungsoptionen verpflichtet.
Der Auftraggeber stellt ausschließlich hierfür einen Raum mit (Stark-) Strom, Licht,
Heizung, Datennetz, Einlass sowie Pausenräume, sanitäre Anlagen, Meetingräume nach
Vorankündigung und Transportbehältnisse und -wagen für den internen Transport zur
Verfügung. Der vorgesehene Raum wird ausschließlich vom Auftragnehmer genutzt. Jeder
Bieter hat die Möglichkeit, vor Abgabe des Erstangebots an einem vom Beitragsservice
angebotenen Ortstermin teilzunehmen. Die Ortstermine werden von Mitte bis Ende Juni
2023 stattfinden. Jeder ausgewählte Bieter erhält eine separate Einladung zum Ortstermin.
Die Wahrnehmung des vom Beitragsservice angebotenen Ortstermin ist nicht verpflichtend.
Der Auftragnehmer hat unter Beachtung des nachstehend beschriebenen Service Level
eine taggenaue Bearbeitung des zur Verfügung gestellten Posteingangs sicher zu stellen.
Da die Leistung des Auftragnehmers in die Geschäftsprozesse des Beitragsservice eingebettet
ist, müssen die folgenden Rahmendaten berücksichtigt werden: - Anlieferung der Post
und Verteilung auf die Teams ca. um 6:30 und um 9:00 Uhr; - Post aus Sonderfällen
(Großbriefe, Pakete) wird in der Regel im Laufe des Vormittags von Post- und Paketdienstleistern
bereitgestellt; - Übergabe der aufbereiteten Poststücke an den Auftraggeber voraussichtlich
um 10:00, 12:00 und 14:00 Uhr. Eine Änderung der Zeiten, zu denen die Poststücke angeliefert
werden, kann jederzeit durch Post- und/oder Paketdienstleister erfolgen und ist während
der Vertragslaufzeit daher auch vom zukünftigen Auftragnehmer zu beachten. Soweit
die arbeitstäglich zur Verfügung gestellten Posteingangsmengen nicht tag-genau bearbeitet
werden können, ist die Bearbeitung für den folgenden Arbeitstag einzuplanen und durchzuführen.
Der Auftragnehmer hat die Einhaltung der Termine an jedem Arbeitstag zu gewähr-leisten,
sofern die Schwankungen im Posteingang im Rahmen des vom Beitragsservice in den Vergabeunterlagen
(insbesondere in Teil B. Leistungsbeschreibung) beschriebenen Bereichs liegen. Die
Termine gelten als eingehalten, wenn mindestens 95% der übergebenen Schwingen des
jeweiligen Tages verarbeitet sind. Zudem ist im Rahmen einer Qualitätssicherung sicherzustellen,
dass 95% der täglich verarbeiteten Poststücke qualitativ korrekt verarbeitet werden.
Soweit die tatsächlich eingehende Post dies zulässt, wird aktuell mit folgenden durchschnittlichen
täglichen Mengen für die zu erbringende Dienstleistung gerechnet: - 60 Schwingen normaler
Post mit ca. 500 Poststücken und - 10 Schwingen mit Großbriefen mit ca. 100 Poststücken
und - 1 Schwinge mit ca. 100 umfangreichen Poststücken, z.B. Briefe mit mehreren Anlagen.
Aus dem Posteingang des Jahres 2022 errechnet sich ein Volumen von 16.243 Schwingen
entsprechend 7.114.892 Vorgängen, die vom Auftragnehmer im Jahr 2022 zu bearbeiten
gewesen wären. Der Beitragsservice erwartet deshalb die folgenden Mengen als Auftragsvolumen
für den Auftragnehmer: Mindestmenge: 10.000 Schwingen p.a. Höchstmenge: 20.000 Schwingen
p.a. Der Beitragsservice garantiert die vorgenannte Mindestmenge von 10.000 Schwingen
pro Kalenderjahr. Unter Berücksichtigung der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs
schreibt der Beitragsservice vorliegend die vorgenannte Höchstmenge von 20.000 Schwingen
pro Kalenderjahr aus. Es handelt hierbei aber um eine Schätzung, die auf den aktuellen
Werten beruht. Diese Höchstmenge wird dem Auftragnehmer daher nicht garantiert. Weitere
Einzelheiten zu den ausgeschriebenen Leistungen sind in den Vergabeunterlagen (insbesondere
Teil B. "Leistungsbeschreibung") enthalten, die die geeigneten Bieter nach Abschluss
des Teilnahmewettbewerbs mit der Aufforderung zur Abgabe des Erstangebots erhalten.