Öffentliche Ausschreibung 2023 Deutschland - Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport - Heidelberg Congress Center (HCC), Rahmenvertrag für Leistungen der Veranstaltungstechnik (Personal und Equipment) 2023-12-15

Deutschland - Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport - Heidelberg Congress Center (HCC), Rahmenvertrag für Leistungen der Veranstaltungstechnik (Personal und Equipment)

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Heidelberger Kultur- und Kongressgesellschaft mbH (HKK)

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel: Heidelberg Congress Center (HCC), Rahmenvertrag für Leistungen der Veranstaltungstechnik (Personal und Equipment)

Beschreibung: Hier vergeben werden soll ein Rahmenvertrag über die Bereitstellung von Personal und Equipment für die Veranstaltungstechnik bei unterschiedlichsten Veranstaltungen im HCC und optional in der Stadthalle Heidelberg. Eine nähere Beschreibung ist der Anlage „Leistungsbeschreibung“ zu entnehmen.

Kennung des Verfahrens: 018c34ef-ade1-4baa-b914-014d9c998bad

Interne Kennung: 17524 HCC

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: No

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 92000000 Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift: Heidelberg Congress Center (HCC), Czernyring 20

Stadt: Heidelberg

Postleitzahl: 69115

Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)

Land: Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Angebote nur für Teilleistungen führen zum Ausschluss des Angebotes. --- Es ist eine Möglichkeit zur Ortsbesichtigung vorgesehen, weitere Angaben siehe Vergabebedingungen. --- Vergaberechtsrelevante Mehrfachbeteiligungen, die zu einem Verstoß gegen den Geheimwettbewerb führen, sind ausgeschlossen. Die betroffenen Bieter müssen mit der Angebotsabgabe nachvollziehbar darlegen und nachweisen, dass ein Verstoß gegen den Geheimwettbewerb ausgeschlossen werden kann. Führt der Bieter den vorstehend verlangten Nachweis nicht oder nicht ausreichend, wird vermutet, dass durch seine Mehrfachbeteiligung im Vergabeverfahren der Geheimwettbewerb verletzt ist. In diesem Fall werden beide Angebote ausgeschlossen. --- Alle Anlagen dieser Bekanntmachung sind zu berücksichtigen. A) Vergabeunterlagen, die beim Bieter verbleiben und im Vergabeverfahren zu beachten sind (diese werden auch Vertragsbestandteil, sofern eine Projektrelevanz erkennbar ist): - Information zur Datenerhebung gemäß Artikel 13 DSGVO (SBP) - Angebotsaufforderung und Verfahrensbedingungen - HCC Fact Sheet (Auszug) - Rahmenvertrag - Verpflichtungserklärung Mindestentgelt Merkblatt --- B) Vergabeunterlagen, die, soweit erforderlich, ausgefüllt separat einzureichen sind: - Angebotsschreiben und Leistungsbeschreibung, - Preisverzeichnis, - Formular Bietererklärung, - Bietergemeinschaftserklärung (falls zutreffend), - Nachunternehmerverpflichtungserklärung (falls zutreffend) - Verpflichtungserklärung Eignungsleihe (falls zutreffend) - Verpflichtungserklärung AN-Entsendegesetz - Verpflichtungserklärung Mindestentgelt, - Eigenerklärung der Bieter, in der sie erklären, dass sie nicht zu den in Artikel 5k Sanktions-VO genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen, gehören. --- C) weitere Unterlagen, die mit der Bietererklärung einzureichen sind: - ggfs. Angaben zu wirtschaftlicher Verknüpfung sowie entsprechende Nachweise, - Referenzen in freier Form - Leistungs-Angebot in freier Form (vgl. Vergabebedingungen). --- D) weitere Unterlagen, die ggfs. auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle einzureichen sind: - Bescheinigungen oder sonstige Nachweise zu den geleisteten Eigenerklärungen, - Verpflichtungserklärungen anderer Unternehmen im Original --- Rückfragen zum Verfahren sind bis zum 05.01.2024 über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform einzureichen.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift:

Beschreibung:

2.1.5 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Der Bieter muss Angebote für alle Lose einreichen

2.1.6 Ausschlussgründe

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren (Konkurs nach nationalem Recht). Darüber hinaus gelten sämtliche in den Vergabeunterlagen genannten Ausschlussgründe, insbesondere die gesetzlichen Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB.

5. Los

5.1 Los: LOT-0001

Titel: Rahmenvertrag für Leistungen der Veranstaltungstechnik (Personal und Equipment).

Beschreibung: Das Heidelberg Congress Center (HCC) ist ein modernes Veranstaltungsgebäude und wird nach knapp vierjähriger Bauzeit am 1. März 2024 den Betrieb aufnehmen. Es verfügt über 2 große Säle und 10 unterschiedlich große, zum Teil unterteilbare, Meetingräume (Foren) mit einer Veranstaltungsfläche von insgesamt über 6.600 qm. Der größte Veranstaltungsraum ist mit ca. 1.425 qm der Saal 1, mit einer Kapazität von bis zu 1.800 Personen in Stuhlreihen. Es wird von der Heidelberger Kultur- und Kongressgesellschaft mbH, einer 100%igen Tochtergesellschaft der Stadt Heidelberg, eigenständig betrieben. Ab dem ersten vollen Betriebsjahr (2025) werden jährlich bis zu circa 80 Veranstaltungen verschiedenster Größen über ca. 150 Veranstaltungstage veranschlagt, von kleinen Meetings mit wenigen Teilnehmern bis hin zu Kongressen mit begleitenden Ausstellungen mit bis zu eintausendachthundert Gästen. Für das Jahr 2024 sind nach aktuellem Stand 45 Veranstaltungen mit 88 Veranstaltungstagen angesetzt. Das HCC verfügt über eine umfangreiche Ausstattung hinsichtlich der Veranstaltungstechnik. Eine Ergänzung des vorhandenen Equipments wird in der Regel nur bei sehr hochwertigen bzw. besonderen Veranstaltungen erforderlich werden, der Schwerpunkt liegt bei den Personal-Dienstleistungen. --- Darüber hinaus soll die Stadthalle Heidelberg zukünftig ebenfalls von der HKK betrieben werden. Die historische Stadthalle befindet sich derzeit in der Kernsanierung und wird voraussichtlich im Mai 2025 fertiggestellt und der HKK übergeben, dort sollen im Wesentlichen Konzerte und Kulturveranstaltungen stattfinden. Optional behält sich die HKK eine Ausweitung des Auftrages auf den anfänglichen Zeitraum nach der Betriebsaufnahme der Stadthalle vor, um hier eine möglichst reibungslose Anfangszeit realisieren zu können. Diese Option beinhaltet maximal 20 weitere Veranstaltungen in der Stadthalle. --- Im HCC befindet sich ein sehr hochwertig ausgestattetes Produktions-Studio. Dessen Betrieb ist Auftragsbestandteil, hierfür ist dementsprechend hochqualifiziertes Personal notwendig. Eine Auflistung des verbauten Equipments sowie des für den Betrieb notwendigen Personals findet sich in der Anlage „Preisverzeichnis“.

Interne Kennung: LOT-0001

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 92000000 Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Vertragslaufzeit: max. 4 Jahre, vorgesehen ist eine Laufzeit von 2 Jahren, mit der zweimaligen Möglichkeit der Verlängerung um jeweils 1 Jahr.

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift: Heidelberg Congress Center (HCC), Czernyring 20

Stadt: Heidelberg

Postleitzahl: 69115

Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)

Land: Deutschland

Zusätzliche Informationen:

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit: 24 MONTH

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen

Zusätzliche Informationen: Hinweise zum Umgang mit dem Datenschutz bei diesem Verfahren finden Sie in der Anlage zu dieser Bekanntmachung.

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Kriterium:

Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Beschreibung: Anzugeben sind die Umsätze des Bieters für vergleichbare Leistungen der Geschäftsjahre 2019 bis einschließlich 2023 (dies als Prognose). Bewertet wird nur der durchschnittliche Umsatz der Jahre 2019, 2022 und 2023 (Prognose) aufgrund der wegen Corona-Maßnahmen nicht repräsentativen Jahre 2020 und 2021. Bei Bietergemeinschaften werden die Umsätze der einzelnen Mitglieder addiert und in Summe angegeben. Bei Nachunternehmern gilt, dass Umsätze von Nachunternehmern aus dem Bereich, der für die Eignungsleihe in Betracht kommenden Leistungen ebenfalls addiert und mit angegeben werden. --- Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen. --- Mindesteignung: Umsatz von mindestens [Betrag gelöscht] Euro netto im Mittel der Geschäftsjahre 2019, 2022 und 2023 (Prognose) für vergleichbare Leistungen --- Das Nichterreichen der Mindesteignung führt zum Ausschluss des Angebotes.

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Beschreibung: REFERENZEN: Zur weiteren Beurteilung der fachlichen Eignung wird unter anderem der Nachweis von Referenzen für in Art und Umfang vergleichbarer Leistungen gefordert. Referenzen sind in freier Form abzugeben. --- Die Angaben zu den Referenzen müssen dabei folgende Eckpunkte enthalten, um bewertet zu werden: - Leistungserbringer (falls nicht der Bieter selbst) - Ort, Bezeichnung der Veranstaltung - Auftraggeber, Ansprechpartner beim Auftraggeber (E-Mail und Telefon) - Auftragswert - Zeitraum der Leistungserbringung - Beschreibung der Veranstaltung und der erbrachten Leistungen inkl. Angaben zu Besonderheiten --- Referenzen aus früheren Tätigkeiten werden zugelassen, soweit eine Bescheinigung des früheren Arbeitgebers oder Auftraggebers vorliegt, dass diese Referenzen in leitender Position erbracht wurden. --- Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen. --- Mindesteignung Referenzen: - mind. 3 vglb. Referenzen, nicht älter als 5 Jahre (also ab 01/2019), bei denen der Bieter die technische Generalverantwortung für alle Bereiche der Veranstaltungstechnik innehatte. - Davon mind. eine Referenz mit besonderen technischen Anforderungen, zum Beispiel eine Aktionärs-Hauptversammlung eines börsennotierten Unternehmens oder vergleichbar (Beschreibung!). --- Das Nichterreichen der Mindesteignung führt zum Ausschluss des Angebotes.

Kriterium:

Art: Sonstiges

Beschreibung: Es werden ausschließlich Angebote berücksichtigt, die vollständig und über die Vergabeplattform eingereicht werden (nicht per Nachrichtenfunktion), die aktuellen technischen Voraussetzungen der Vergabeplattform sind zu beachten. Für das Angebot sind zwingend die von dem Auftraggeber erstellten Angebotsunterlagen (siehe VI.3) zu verwenden! --- Hinweis für Bietergemeinschaften: Bei Bietergemeinschaften ist eine von sämtlichen Mitgliedern ausgefüllte "Bietergemeinschaftserklärung" (Formblatt siehe Vergabeunterlagen) mit dem Hinweis auf die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder und der Benennung eines bevollmächtigten Vertreters einzureichen. --- Hinweis zur Eignungsleihe: Bei Vorliegen einer Eignungsleihe muss mit Angebotsabgabe der Nachweis geführt werden, dass dem Bieter die erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen (§ 47 Abs. 1 VgV). Der Nachweis kann z.B. durch eine Nachunternehmerverpflichtungserklärung (Formblatt siehe Vergabeunterlagen) geführt werden. --- Folgende erforderliche Eigenerklärungen zur Eignung sowie zu den Verfahrens- und Auftragsbedingungen sind unter Pkt. 2.1. der Bietererklärung abzugeben. Eine unterlassene bzw. nicht vollständige Erklärung kann zum Ausschluss führen. Geforderte Erklärungen im Einzelnen siehe Anlage „Vergabebedingungen“.

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:

Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Qualität

Beschreibung: Interne Organisation, Personal-/Gerätdisposition - 30% Nachhaltigkeitskonzept - 10% Qualitätssicherung - 10%

Gewichtung (dezimal, genau): 0.5

Kriterium:

Art: Preis

Beschreibung: Personal - 40% Equipment - 10%

Gewichtung (dezimal, genau): 0.5

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: DEU

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://evoportal.vergabe.staatsanzeiger.de/ui/awardProcedure/018c34ef-ade1-4baa-b914-014d9c998bad,

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://evoportal.vergabe.staatsanzeiger.de/ui/awardProcedure/018c34ef-ade1-4baa-b914-014d9c998bad

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Zulässig

Frist für den Eingang der Angebote: 2024-01-15+01:00 10:00:00+01:00

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung von Unterlagen gemäß § 56 VgV wird vorbehalten. --- Angebote nur für Teilleistungen führen zum Ausschluss des Angebotes. --- Es ist eine Möglichkeit zur Ortsbesichtigung vorgesehen, weitere Angaben siehe Vergabebedingungen. --- Vergaberechtsrelevante Mehrfachbeteiligungen, die zu einem Verstoß gegen den Geheimwettbewerb führen, sind ausgeschlossen. Die betroffenen Bieter müssen mit der Angebotsabgabe nachvollziehbar darlegen und nachweisen, dass ein Verstoß gegen den Geheimwettbewerb ausgeschlossen werden kann. Führt der Bieter den vorstehend verlangten Nachweis nicht oder nicht ausreichend, wird vermutet, dass durch seine Mehrfachbeteiligung im Vergabeverfahren der Geheimwettbewerb verletzt ist. In diesem Fall werden beide Angebote ausgeschlossen. --- Alle Anlagen dieser Bekanntmachung sind zu berücksichtigen. A) Vergabeunterlagen, die beim Bieter verbleiben und im Vergabeverfahren zu beachten sind (diese werden auch Vertragsbestandteil, sofern eine Projektrelevanz erkennbar ist): - Information zur Datenerhebung gemäß Artikel 13 DSGVO (SBP) - Angebotsaufforderung und Verfahrensbedingungen - HCC Fact Sheet (Auszug) - Rahmenvertrag - Verpflichtungserklärung Mindestentgelt Merkblatt --- B) Vergabeunterlagen, die, soweit erforderlich, ausgefüllt separat einzureichen sind: - Angebotsschreiben und Leistungsbeschreibung, - Preisverzeichnis, - Formular Bietererklärung, - Bietergemeinschaftserklärung (falls zutreffend), - Nachunternehmerverpflichtungserklärung (falls zutreffend) - Verpflichtungserklärung Eignungsleihe (falls zutreffend) - Verpflichtungserklärung AN-Entsendegesetz - Verpflichtungserklärung Mindestentgelt, - Eigenerklärung der Bieter, in der sie erklären, dass sie nicht zu den in Artikel 5k Sanktions-VO genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen, gehören. --- C) weitere Unterlagen, die mit der Bietererklärung einzureichen sind: - ggfs. Angaben zu wirtschaftlicher Verknüpfung sowie entsprechende Nachweise, - Referenzen in freier Form - Leistungs-Angebot in freier Form (vgl. Vergabebedingungen). --- D) weitere Unterlagen, die ggfs. auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle einzureichen sind: - Bescheinigungen oder sonstige Nachweise zu den geleisteten Eigenerklärungen, - Verpflichtungserklärungen anderer Unternehmen im Original --- Rückfragen zum Verfahren sind bis zum 05.01.2024 über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform einzureichen.

Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:

Datum/Uhrzeit: 2024-01-15+01:00 10:00:00+01:00

Auftragsbedingungen:

Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Noch nicht bekannt

Es ist eine Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Aufträge werden elektronisch erteilt

Zahlungen werden elektronisch geleistet

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung:

Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion:

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadtbauplan GmbH

Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Stadtbauplan GmbH

8. Organisationen

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI

Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Heidelberger Kultur- und Kongressgesellschaft mbH (HKK)

Registrierungsnummer: DE321397354

Postanschrift: Neue Schlossstraße 4

Stadt: Heidelberg

Postleitzahl: 69117

Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Hr. Knut Roth, Head of Event Technology

E-Mail: roth@heidelberg-congress.com

Telefon: +49 17616228311

Fax: +49 62216791799

Internetadresse: https://www.heidelberg-congress.com

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Federführendes Mitglied

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Stadtbauplan GmbH

Registrierungsnummer: DE 111 663 048

Postanschrift: Rheinstraße 40-42

Stadt: Darmstadt

Postleitzahl: 64283

Land, Gliederung (NUTS): Darmstadt, Kreisfreie Stadt (DE711)

Land: Deutschland

E-Mail: hcc@stadtbauplan.de

Telefon: +49 615199570

Internetadresse: https://www.stadtbauplan.de

Rollen dieser Organisation:

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg

Registrierungsnummer: 08-A9866-40

Postanschrift: Vergabekammer Baden-Württemberg, Regierungspräsidium Karlsruhe

Stadt: Karlsruhe

Postleitzahl: 76247

Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de

Telefon: +49 7219263985

Fax: +49 7219263985

Internetadresse: https://rp.baden-wuerttemberg.de

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

10. Änderung

Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 018c489d-24f4-4f93-a870-a0cce6ad4758-06

Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Veröffentlichung

Beschreibung: Zugang Vergabeunterlagen: https://evoportal.vergabe.staatsanzeiger.de/ui/awardProcedure/018c34ef-ade1-4baa-b914-014d9c998bad

10.1 Änderung

Abschnittskennung: LOT-0001

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 018c6399-6049-4382-ba23-108a2268e136 - 02

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 2023-12-14+01:00 14:22:57+01:00

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 00763102-2023

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 242/2023

Datum der Veröffentlichung: 2023-12-15Z

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