Beschaffung von Dienstleistungen für die Konzeption und Umsetzung der Transformation eines SAP ERP-Systems nach SAP S/4HANA
Auftragsbekanntmachung – Sektoren
Dienstleistungen
Abschnitt I: Auftraggeber
Postanschrift: Arnoldsweilerstr. 60
Ort: Düren
NUTS-Code: DEA26 Düren
Postleitzahl: 52351
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.leitungspartner.de
Abschnitt II: Gegenstand
Beschaffung von Dienstleistungen für die Konzeption und Umsetzung der Transformation eines SAP ERP-Systems nach SAP S/4HANA
Die Leitungspartner GmbH ist eine Tochtergesellschaft der Stadtwerke Düren GmbH und führt als kommunales Unternehmen den Betrieb öffentlicher Versorgungsnetze in Düren und Merzenich durch.
Die Leitungspartner GmbH verwendet zurzeit ein SAP ERP-System für die Abwicklung kaufmännischer Geschäftsprozesse. Vor dem Hintergrund, dass der Hersteller SAP die Wartung der Anwendung bis zum Jahre 2027 eingestellt haben wird, beabsichtigt die Leitungspartner GmbH die Transformation ihres SAP ERP-Systems nach SAP S/4HANA bis 30.06.2026.
Düren
Die Leitungspartner GmbH verantwortet den Betrieb und die Weiterentwicklung des SAP ERP-Systems für die Stadtwerke Düren Gruppe. Zur Unterstützung der kaufmännischen Geschäftsprozesse werden in der Stadtwerke Düren Gruppe die Module FI, FI-AA, CO, MM, PM, PS und SD eingesetzt. Die SAP SE hat für Ende 2027 das Ende der Wartung für die seitens der Stadtwerke Düren Gruppe eingesetzten Version ERP 6.0 angekündigt. Vor diesem Hintergrund beabsichtigt die Leitungspartner GmbH die Migration des bestehenden ERP-Systems auf SAP S/4HANA. Dies inkludiert die Konzeption der Migration des bestehenden ERP-Systems nach SAP S/4HANA, die Implementierung des zukünftigen SAP S/4HANA-Systems auf Basis der Migration des bestehenden SAP ERP-Systems sowie die Produktivsetzung und Betreuung des neuen SAP S/4HANA-Systems im Rahmen einer zeitlich befristeten Hyper-Care-Phase. Der Betrieb des zukünftigen SAP S/4HANA-Systems ist nicht Gegenstand der Vergabe.
Weitere Informationen zu den Leistungen im Scope des Vergabeverfahrens sind der Ausschreibungsunterlage "Kurzfassung Lastenheft" (siehe Link in Abschnitt I.3) zu entnehmen. Die weiter detaillierte Leitungsbeschreibung wird ausschließlich den zur Angebotsphase ausgewählten Bietern bereitgestellt.
Der Vertrag beginnt voraussichtlich am 01.08.2024 und endet mit Abschluss der Migration, welche voraussichtlich am 30.06.2026 abgeschlossen sein soll.
Die Teilnahmeanträge werden auf Vollständigkeit geprüft. Anschließend wird geprüft, welche Bewerber die Eignungskriterien erfüllen. Liegen mehrere geeignete Bewerber vor, findet eine Begrenzung der Bewerber statt. Sofern die Zahl geeigneter Bewerber geringer ist als vier, findet keine Begrenzung statt. Inwieweit maximal fünf Bewerber zur Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert werden, bleibt der Leitungspartner GmbH vorbehalten.
Im Folgenden werden die für die Bewertung der Eignung maßgeblichen Kriterien nebst ihrer Gewichtung aufgelistet.
1) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (5 %)
2) Marktposition und Marktausrichtung (5 %)
3) Leistungsportfolio und Leistungsfähigkeit (25 %)
4) Kapazitäten und Kompetenzen (15 %)
5) Partnerschaften (5 %)
6) Referenz 1 (15 %)
7) Referenz 2 (15 %)
8) Referenz 3 (15 %)
Die unter den vorstehenden Kriterien erzielten Bewertungen des jeweiligen Bewerbers werden addiert und bilden die für die Auswahl relevante Gesamtbewertung. Die maximal zu erzielende Gesamtbewertung beträgt 100 Prozentpunkte. Weitergehende Informationen zur Bewertungsmethode und Einzelheiten der Oberkriterien finden sich in dem Dokument "Eignungsbewertungsmatrix" als Teil der Vergabeunterlage wieder. Dieses Dokument enthält für jedes der genannten Kriterien eine Tabelle und drei Tabellen für die Bewertung der drei einzureichenden Referenzen. Die Bewerber werden entsprechend ihrer Gesamtbewertung in absteigender Reihenfolge berücksichtigt. Insoweit haben Bewerber das Dokument "Eignungsbewertungsmatrix" vollständig ausgefüllt und fristgerecht mit ihrem Teilnahmeantrag einzureichen.
Bei gleicher Bewertung derjenigen Bewerber, die auf Platz 5 der absteigenden Bewertung liegen, erhält der Bewerber mit der besseren Bewertung in Bezug auf die Referenzen den Vorzug. Anderenfalls entscheidet das Los.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
In Form von Eigenerklärungen wird gefordert:
- Erklärung zur Einhaltung von deutschen und europäischen Datenschutzrichtlinien,
- Erklärung über ein positives Betriebsergebnis,
- Erklärung über das Nichtbestehen von Ausschlussgründen gemäß § 123 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
- Erklärung über das Nichtbestehen von Ausschlussgründen gemäß § 124 GWB
- Eigenerklärung zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung zur Zahlung des Mindestlohns (AEntG bzw. MiLoG), soweit erforderlich,
- Eigenerklärung, dass keine gesellschafts-/konzernrechtlichen oder personellen Verflechtungen (bspw. über Geschäftsführer, Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglieder) mit anderen Unternehmen vorliegen, welche geeignet sein können, im Auftragsfall die Besorgnis eines gegenwärtigen oder künftigen Interessenkonflikts auszulösen,
- Eigenerklärung zur unverzüglichen schriftlichen Information des Arbeitgebers, falls sich die die Eigenerklärung betreffenden Umstände nach Einreichung der Bewerbungsunterlagen oder nach Bestätigung der Präqualifizierung ändern sollten,
- Eigenerklärung zur Anerkennung der Projektsprache (Dokumenten- und Vertragssprache) Deutsch und zur Gewährleistung deutscher Sprachkenntnisse in Wort und Schrift bei allen direkten Ansprechpartnern der Leitungspartner GmbH wie Projektleiter auf Muttersprachenniveau,
- Eigenerklärung zur Anerkennung der Teilnahme- und Angebotsbedingungen,
- Eigenerklärung zur Richtigkeit der getätigten Angaben.
Für die vorstehenden Erklärungen ist das Dokument "Bewerbungsbogen Bewerber/Federführer" bzw. "Bewerbungsbogen Mitglied Bewerbergemeinschaft" vollständig ausgefüllt einzureichen.
- Eigenerklärung zum Russlandbezug
Für die vorstehende Erklärung ist das Formblatt "Eigenerklärung Russlandbezug" zu verwenden.
- Eigenerklärung bezüglich § 22 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes
Für die vorstehende Erklärung ist das Formblatt "Eigenerklärung Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz" zu verwenden.
In Form von Fremdnachweisen wird gefordert:
- Handelsregisterauszug oder Registerauszug gleichwertiger Art, nicht älter als 12 Monate, gerechnet ab dem Tag der Einreichung der Bewerbungsunterlagen
Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) kann als vorläufiger Nachweis zur Eignung eingereicht werden.
In Form von Eigenerklärungen wird gefordert:
- der Gesamtumsatz des Unternehmens hat in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mindestens 2.500.000 € mit Leistungen im Scope des Vergabeverfahrens betragen,
Für die vorstehende Eigenerklärung ist das Formblatt "Bewerbungsbogen Bewerber/Federführer" zu verwenden.
In Form von Fremdnachweisen wird gefordert:
- Nachweis (nicht älter als 12 Monate, gerechnet ab dem Tag der Einreichung der Bewerbungsunterlagen) über das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung
Falls eine Versicherung bzw. die Versicherungen mit den geforderten Deckungssummen derzeit nicht besteht/bestehen, genügt die Vorlage einer unterschriebenen Eigenerklärung des Bewerbers zur Bereitschaft, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung bzw. Versicherungen auf erstes Anfordern der Auftraggeberin abzuschließen sowie die Erklärung eines Versicherers (in nicht beglaubigter Kopie), dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bewerber bereit ist,
- Bankenerklärung zur Finanz- und Liquiditätssituation des Bewerbers / der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft (nicht älter als 12 Monate, gerechnet ab dem Tag der Einreichung der Bewerbungsunterlagen).
Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) kann als vorläufiger Nachweis zur Eignung eingereicht werden.
Mindestbedingungen:
- Die Deckungssumme der Versicherungen muss mindestens jeweils € 2.500.000,00 für Personenschäden und mindestens € 5.000.000,00 für sonstige Schäden, eingeschlossen Vermögensschäden je Schadensfall betragen. Dabei beträgt die Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres mindestens das Doppelte dieser Deckungssummen.
- der Gesamtumsatz des Unternehmens hat in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mindestens 2.500.000 € mit Leistungen im Scope des Vergabeverfahrens betragen.
Mindestbedingungen:
- Eigenerklärung, dass der Bewerber zum Zeitpunkt des Teilnahmewettbewerbs über mindestens 25 (fünfundzwanzig) festangestellte MitarbeiterInnen verfügt, die über die erforderliche Qualifikation zur Erbringung der Leistungen im Scope des Vergabeverfahrens verfügen. Hinweis: Bei Bewerbergemeinschaften wird die Anzahl der MitarbeiterInnen der Unternehmen in Summe betrachtet.
- Nachweis über das Bestehen eines SAP PartnerEdge Status. Zum Nachweis des SAP Partnerstatus ist mit dem Teilnahmeantrag das offizielle Zertifikat oder ein Screenshot aus dem SAP-Partner Portal dem Teilnahmeantrag als Anlagen beizufügen.
Hinweis: Bei Bewerbergemeinschaften muss der SAP Partner Edge-Status nur für mindestens ein Mitglied vorliegen.
-Eigenerklärung, dass der Bewerber zum Zeitpunkt des Teilnahmewettbewerbs über mindestens 2 (zwei) ProjektleiterInnen verfügt, die bereits ein Projekt zur Konzeption und Implementierung von SAP S/4HANA-Systemen mit einem Umfang von jeweils mehr als zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Ausschreibung geleisteten 1000 Personentagen nachweislich geleitet haben.
Hinweis: Bei Bewerbergemeinschaften wird die Anzahl der ProjektleiterInnen der Bewerbergemeinschaft in Summe betrachtet.
Zum Nachweis sind durch den Bewerber/die Bewerbergemeinschaft in der mit dem Teilnahmeantrag eingereichten "Eignungsbewertungsmatrix" Referenzen von drei KundInnen anzugeben.
Die Vergleichbarkeit einer Referenz zu den ausgeschriebenen Leistungen ist dann gegeben, wenn diese Referenz in der Eignungsmatrix mit mindestens 50% bewertet wird. Bei Bewerbergemeinschaften werden die eingereichten Referenzen in Summe betrachtet.
Für die Einreichung der Referenzen ist das Formblatt "Eignungsbewertungsmatrix" einzureichen.
Abgabe einer Verschwiegenheitserklärung. Diese ist den Vergabeunterlagen beigefügt und vom Bewerber unterzeichnet mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.
Die Leistungserbringung erfolgt nach Maßgabe werkvertraglicher Grundsätze als erfolgsbezogene und endabzunehmende Gesamtleistung. Detaillierte Vertragsbedingungen, nach welchen sich Verpflichtungen des Auftragnehmers richten, werden den zur Teilnahme an der Angebotsphase qualifizierten Bewerbern mit Möglichkeit zur Anmeldung von Verhandlungsbedarf bereitgestellt. Die Vergabestelle behält sich vor, bzgl. bestimmter Leistungen eine Erbringung durch den Bewerber vorzuschreiben (insb. § 47 (5) SektVO). Angaben dazu und etwaige besondere Anforderungen an das für Ausführung des Auftrags vorgesehene Personal sind im Falle der Fortführung des Verfahrens den in der Angebotsphase ausgegebenen Vergabeunterlagen zu entnehmen. Im Auftragsfall sind die Leistungen im Unternehmen des Auftragnehmers bzw. gemäß den Angaben im Teilnahmeantrag oder Angebot zu erbringen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Die Leitungspartner GmbH behält sich den Zuschlag auf ein Erstangebot ausdrücklich vor.
Bei der Beteiligung von Bewerbergemeinschaften haben diese mit ihrem Angebot eine Aufstellung der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft mit Bezeichnung des bevollmächtigten Vertreters für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages sowie eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung einzureichen, dass der bevollmächtigte Vertreter alle weiteren Mitglieder der Bewerbergemeinschaft im Verfahren vertritt und alle Mitglieder bei der Auftragsausführung als Gesamtschuldner haften. Hierfür ist das Formblatt "Bewerbungsbogen Bewerber/Federführer" zu verwenden. Jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft hat das Dokument "Bewerbungsbogen Mitglied Bewerbergemeinschaft" ausgefüllt einzureichen.
Die Erklärungen und Nachweise nach Abschnitt III. sind für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erbringen, außer es ist an gegebener Stelle mit einem abweichenden Hinweis versehen.
Die Leitungspartner GmbH behält sich vor, gegebenenfalls Fremdnachweise für die unter Abschnitt III.
geforderten Eigenerklärungen nachzufordern, um die Eigenerklärungen zu verifizieren.
Zusätzlich haben Bewerber mit ihrer Teilnahme eine Einverständniserklärung bzgl. der Erhebung
personenbezogener Daten nach Art. 13 und 14 DSGVO einzureichen.
Eignungsleihe
Der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft kann im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn er bzw. sie nachweist, dass ihm bzw. ihr die für den Auftrag erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen werden. Hierzu ist/sind dieses bzw. diese anderen Unternehmen unter Verwendung des Formblatts "Verpflichtungserklärung Eignungsleiher" zu benennen und im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs einzureichen. Zudem sind für das bzw. die eignungsleihenden Unternehmen die genannten Eignungsnachweise einzureichen. Die unter Abschnitt III. 1.2 (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) und III. 1.3 (technische und berufliche Leistungsfähigkeit) bezeichneten Unterlagen hat der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft im Falle der Eignungsleihe mit dem Teilnahmeantrag für diese Dritten in dem Umfang vorzulegen, in dem sich der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft auf die Fähigkeiten der Dritten zum Nachweis seiner/ihrer wirtschaftlichen und finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit beruft. Außerdem hat der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft für den Teilnahmewettbewerb auch von diesem Dritten eine Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 GWB sowie § 124 GWB vorzulegen. Hierfür ist das Formblatt "Verpflichtungserklärung Eignungsleiher" zu verwenden.
Nachunternehmer
Beabsichtigt ein Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft, Teile des Auftrags durch Nachunternehmer zu erbringen und will der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft sich zugleich auf deren wirtschaftliche und/oder finanzielle sowie technische und/oder berufliche Leistungsfähigkeit berufen, sind die Vorgaben der Eignungsleihe zu beachten. Beabsichtigt ein Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft, Teile des Auftrags durch Nachunternehmer zu erbringen, ohne sich zugleich auf deren wirtschaftliche und/oder finanzielle sowie technische und/oder berufliche Leistungsfähigkeit zu berufen, müssen die Teile des Auftrags, die im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte vergeben werden, im Formblatt "Bewerbungsbogen Bewerber/Federführer" angegeben werden. Soweit zumutbar, sind im Formblatt "Bewerbungsbogen Bewerber/Federführer" die vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen und eine Verpflichtungserklärung im Formblatt "Verpflichtungserklärung Nachunternehmer" einzureichen. In Bezug auf den für den Zuschlag vorgesehenen Bieter prüft die Auftraggeberin vor der Erteilung des Zuschlags, ob Gründe für den Ausschluss des/der Unterauftragnehmer(s) vorliegen. Dies erfolgt durch die Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen im Formblatt "Verpflichtungserklärung Nachunternehmer".
Begrenzung der zur Verhandlungsrunde einzuladenden Bieter:
Die form- und fristgerecht eingereichten Erstangebote werden einer vorläufigen Wertung anhand der Zuschlagskriterien zugeführt. Die Zuschlagskriterien nebst Bewertungssystematik werden mit der Aufforderung zur Abgabe von Erstangeboten zur Verfügung gestellt. Diejenigen Bieter, die nach den dort abgebildeten Maßstäben die drei bestplatzierten Angebote abgegeben haben, werden jeweils zur Verhandlungsrunde eingeladen. Die vorstehende Begrenzung der Bieter findet nur statt, wenn mehr als drei Bieter ein Erstangebot abgegeben haben. Die Bieter werden entsprechend ihrer Gesamtbewertung in absteigender Reihenfolge berücksichtigt. Bei Punktegleichstand von mehr als 3 Bietern entscheidet das Los.
Unternehmen, die sich auf das hiesige Vergabeverfahren bewerben, haben im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes eine Verschwiegenheitserklärung in Textform abzugeben. Deren konkreter Inhalt ist dem Formblatt "Verschwiegenheitserklärung" zu entnehmen.
Postanschrift: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Ort: Köln
Land: Deutschland
Telefon: +49 2211473045
Fax: +49 2211472889
Internet-Adresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html
Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/ Bewerber/ Bieter sowie auf
die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen
gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin.
§ 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet:
Der Antrag (auf Nachprüfung) ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des
Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10
Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der in der benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber
gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach
§ 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 S. 2 GWB bleibt unberührt.
Die Vergabestelle weist insbesondere darauf hin, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens
gemäß § 160 Abs. 3 S.1 Nr. 4 GWB unzulässig ist, wenn nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer
Rüge nicht abhelfen zu wollen (Nichtabhilfeentscheidung), mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.
Die Vergabestelle wird gemäß § 134 GWB die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen,
hiervon vor Zuschlagserteilung nach Maßgabe des § 134 GWB informieren. Bei schriftlicher Information darf der
Vertrag erst 15 Kalendertage, bei Information auf elektronischem Weg oder per Telefax erst 10 Kalendertage
nach Absendung der Information geschlossen werden (§134 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der
Absendung der Information durch den Auftraggeber, § 134 GWB.
Postanschrift: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Ort: Köln
Land: Deutschland
Telefon: +49 2211473045
Fax: +49 2211472889
Internet-Adresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html