Kreis Herford, OWL GmbH, OWL live, Marketingberatung/-umsetzung sowie technischer Betrieb (2 Lose) Referenznummer der Bekanntmachung: 60-VgV-O-OWL 1/2023 ZV 279/2023
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Amtshausstr. 3
Ort: Herford
NUTS-Code: DEA43 Herford
Postleitzahl: 32051
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 5221132472
Fax: +49 522113173100
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.deutsche-evergabe.de
Abschnitt II: Gegenstand
Kreis Herford, OWL GmbH, OWL live, Marketingberatung/-umsetzung sowie technischer Betrieb (2 Lose)
Mit vorliegender Ausschreibung werden im Rahmen des Projektes „OWL live – Die Kulturplattform für OstWestfalenLippe“ Auftragnehmer für die Marketingberatung und -umsetzung (LOS 1) sowie für den technischen Betrieb (technischen Kunden-Support, Wartung, modulare Weiterentwicklung der Software sowie Infrastruktur-Bereitstellung) (LOS 2) gesucht.
Marketingberatung und -umsetzung
in den Vergabeunterlagen aufgeführt
Los 1 – Marketingberatung und -umsetzung
Im Rahmen der Start- und Stabilisierungsphase von „OWL live“ sollen digitale und analoge Kommunikations- und Marketingmaßnahmen konzipiert und erstellt werden, mit dem Ziel, sowohl Kulturschaffende als auch Kulturinteressierte auf die Funktionen der Plattform aufmerksam zu machen. Ein Marken- und Kommunikationskonzept liegt bereits vor (siehe Los 1, Anlage 1 und Los 1, Anlage 2) und soll als Grundlage aller weiteren Maßnahmen genutzt werden.
Darüber hinaus soll eine regelmäßige SEO-Analyse stattfinden, so dass mögliche Optimierungen durch das Redaktionsteam sowie den technischen Dienstleister umgesetzt werden können.
Des Weiteren werden UX- und UI-Design Aufgaben bei der Optimierung des laufenden Betriebs der Plattform anfallen.
Der Auftragnehmer erstellt ein Kommunikations- und Marketingkonzept, das die bereits vorhandenen Konzepte weiterentwickelt und den Produktionskostenrahmen von 40.000€ brutto (inkl. 19.% Mehrwertsteuer) pro Jahr für die Jahre 2023-2025 berücksichtigt. Ein erstes Kurzkonzept ist Grundlage des anzureichenden Angebots. Das mit dem Auftraggeber abgestimmte finale Konzept soll bis zum 01. November 2023 vorliegen.
Diese Auschreibung erfolgt im Namen und auf Rechnung von: OstWestfalenLippe GmbH, OWL Kulturbüro, Walther-Rathenau-Str. 33-35, 33602 Bielefeld
Kunden-Support sowie Wartung
in den Vergabeunterlagen aufgeführt
LOS 2 – Kunden-Support sowie Wartung und modulare Weiterentwicklung der Software
Die Individualsoftware „OWL live“ ist eine Open Source Software und dient zur Bündelung und Ausspielung von Daten für einen Veranstaltungskalender und einen Servicebereich für Kulturmanagement. Eine Übersicht zur Architektur und der Technologie der Software entnehmen Sie bitte der Anlage: Los 2, Anlage 1. Der Auftragnehmer soll das Verfahren übernehmen, pflegen und einen Kunden-Support bereitstellen. Darüber hinaus sind Weiterentwicklungen einzelner Module sowie deren Implementierung in die Produktionsumgebung der Software Gegenstand des Auftrags. Ferner muss die IT-Infrastruktur bereitgestellt, der Traffic sichergestellt sowie ggf. Hostinggebühren für externe Services berücksichtigt werden.
Schnittstellenmanagement:
Für die Pflege der Software soll in einem 3-monatigen Turnus eine Analyse erstellt und mögliche technische Aktualisierungen mit dem Auftraggeber besprochen, priorisiert und daraufhin umgesetzt werden.
Kunden-Support:
Für den Kunden-Support soll ein Ticketsystem aufgesetzt werden, dass die Kommunikation zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber organisiert. Das Team des OWL Kulturbüros sammelt das Kunden-Feedback und bereitet es für das Ticketsystem auf.
Softwareentwicklung:
Für die Weiterentwicklung einzelner Module der Software werden die Bedarfe durch das OWL Kulturbüro ermittelt und in regelmäßigen Meetings mit dem Auftragnehmer analysiert, priorisiert und daraufhin umgesetzt. Ab dem Jahr 2024 sollen auch Software-Elemente aus dem Projekt Datenraum Kultur in das Produktivsystem von OWL live überführt werden. Hier muss nach Beauftragung ein Workflow zwischen den beiden Teams hergestellt werden.
Infrastruktur:
Bereitstellung von Infrastruktur, Kubernetes Cluster, Log Daten, Netzwerk, Traffic, Storage, Software Lizenzen und Hostinggebühren für externe Services.
Diese Auschreibung erfolgt im Namen und auf Rechnung von: OstWestfalenLippe GmbH, OWL Kulturbüro, Walther-Rathenau-Str. 33-35, 33602 Bielefeld
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Der Bewerber/jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft hat zur Beurteilung der persönlichen Lage mit dem Angebot folgende Angaben/Unterlagen einzureichen:
1. Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Formular 521 EU); der Auftraggeber behält sich vor, bei Zweifeln an der Richtigkeit der Eigenerklärungen Fremdbescheinigungen über das Nichtvorliegen der vorgenannten Ausschlussgründe nachzufordern;
2. Eigenerklärung Sanktionspaket Russland (Formular 523 EU);
3. bei Unteraufträgen mit Eignungsleihe: — Erklärung Unterauftrag/Eignungsleihe, Formular 532 EU — Verpflichtungserklärung Nachunternehmer, Formular 533 EU;
4. Ein aktueller Auszug aus dem Handelsregister oder Vergleichbares (Vereinsregister, Partnerschaftsregister etc.), sofern eine Eintragung gesetzlich vorgeschrieben ist (nicht älter als 6 Monate und pro Los einzureichen).
Der Bieter/jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat zur Beurteilung der persönlichen Lage einzureichen:
1. Die ausführliche schriftliche Darstellung von mindestens drei relevanten Referenzen pro Los aus denen die Fach- und Sachkunde abgeleitet werden kann (inkl. Nennung des Auftraggebers) in den letzten drei Jahren (ab 01/2020); dabei sollte je Los jeweils eine Referenz aus dem Bereich Kultur kommen.
2. Die Angabe des jeweils für das Los gesamtverantwortlichen Ansprechpartners und eines festen Stellvertreters.
3. Die Angabe aller für das Los vorgesehenen Projekt-Team-Mitarbeiter*innen mit Kennzeichnung der jeweiligen Kompetenz bzw. des Arbeitsbereiches im Projekt. (darunter mindestens eine Person mit langjähriger Berufserfahrung) inklusive folgender Angaben (bitte vollständige und übersichtliche Auflistung):
- Kommunikationsdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail)
- ggf. Mitarbeiter*innen von Nachunternehmen
4. Angaben zu Namen und Sitz der Gesellschaft sowie Gesellschaftsform und deren Eigentumsverhältnisse (pro Los einzureichen).
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1. Fragen zu den Vergabeunterlagen sind in schriftlicher Form ausschließlich über das Portal der Deutschen E-Vergabe (www.deutsche-evergabe.de) einzureichen. Weitere Kommunikationswege sind ausgeschlossen. Die gesamte Kommunikation zwischen dem Auftraggeber und den Bietern erfolgt ausschließlich über das Portal der Deutschen E-Vergabe. Zur Teilnahme an der Bieterkommunikation mit dem Auftraggeber ist eine Registrierung des Bieters auf dem Portal der Deutschen E-Vergabe zwingend erforderlich. Auftretende Fragen sind dementsprechend umgehend, jedoch spätestens bis 10 Kalendertage vor Ablauf der Abgabefrist des Angebots unter Bezugnahme auf die entsprechende Textstelle sowie das Los der Vergabeunterlagen über die Plattform www.deutsche-evergabe.de zu stellen. Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt.
2. Angebote können ausschließlich elektronisch eingereicht werden. Bei der elektronischen Übermittlung müssen die kompletten Unterlagen über das Portal der Deutschen E-Vergabe (www.deutsche-evergabe.de) eingereicht werden.
Das Angebot ist in deutscher Sprache zu verfassen. Auch der weitere Schriftverkehr (und die weiteren Abstimmungen im Rahmen der Umsetzung) mit dem Auftraggeber sind in deutscher Sprache zu führen. Die Preise sind in Euro netto anzugeben. Die Rechnungsstellung erfolgt nach Leistungszeitraum und den sich daraus ergebenden Mehrwertsteuersätzen. Die übersandten Vergabeunterlagen sind mit allen Anlagen für die Angebotserstellung zu berücksichtigen. Des Weiteren muss das Angebot den geltenden gesetzlichen Anforderungen und den in den Vergabeunterlagen genannten Vorgaben entsprechen. Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig.
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Ort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 251411-691
Fax: +49 251411-2165
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.