Upgrade für das Einwohnerfachverfahren MESO
Bekanntmachung vergebener Aufträge
Ergebnisse des Vergabeverfahrens
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 50679
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.stadt-koeln.de
Abschnitt II: Gegenstand
Upgrade für das Einwohnerfachverfahren MESO
Gegenstand des Auftrags ist eine Auftragsänderung, mit der die Stadt Köln ihr bestehendes Einwohnerfachverfahren MESO des Herstellers HSH auf die neue Version VOIS I MESO upgraded inkl. der dafür erforderlichen Beratungsleistungen. Gegenstand dieser Bekanntmachung ist der Vertrag über die Umstellung der Lizenzen (Upgrade), die Schulung der Mitarbeitenden sowie die Beratungsleistungen im Projekt zwischen der Stadt Köln und der HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH.
Die Stadt Köln führt mit dieser Beschaffung ein Upgrade des bestehenden Einwohnerfachverfahrens MESO auf VOIS I MESO der Firma HSH durch. Das Einwohnerfachverfahren dient der Verwaltung der Einwohnerdaten der Stadt Köln und der Abwicklung aller Melde-, Ausweis- und Passangelegenheiten. Die Einwohnerdaten sind eine der wichtigsten Größen zur Charakterisierung einer Stadt, die Basis für die Durchführung demokratischer Wahlen und die Grundlage für Steuereinnahmen sowie Finanzzuweisungen.
Bei der gekauften Software VOIS I MESO handelt es sich um das Nachfolgeprodukt der HSH zum bisher im Einsatz befindlichen Einwohnerfachverfahren MESO.
Die Beschaffung setzt sich aus dem Software-Kauf (Upgrade), den Qualifizierungen der Mitarbeitenden sowie der Herstellerberatung im Projekt zusammen.
Mit dieser Bekanntmachung wird der Abschluss des Nachtrags für den Software-Kauf (Upgrade) inklusive der Qualifizierung der Mitarbeitenden sowie der Herstellerberatung bekannt gegeben.
Abschnitt IV: Verfahren
- Der Auftrag fällt nicht in den Anwendungsbereich der Richtlinie
Die Stadt Köln war nach § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 GWB berechtigt, den Auftrag (siehe zum Auftragsgegenstand unter Ziff. II.2.4) ohne Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben.
Gegenstand des Auftrags ist eine zulässige Auftragsänderung, mit der die Stadt Köln ihre aktuell im Einsatz befindliche Software MESO auf die Software VOIS|MESO umstellt, inkl. Aufbau der erforderlichen Testumgebung sowie der erforderlichen Schulungen und Dienstleistungen. Eine Neuvergabe ist entbehrlich, weil im Sinne von § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 GWB (1.) zusätzliche Liefer- und Dienstleistungen erforderlich wurden, die (2.) ursprünglich nicht vorgesehen waren und (3.) weil ein Wechsel des Auftragnehmers aus wirtschaftlichen und technischen Gründen nicht erfolgen kann, da er mit erheblichen Schwierigkeiten oder beträchtlichen Zusatzkosten verbunden wäre.
Zu 1) Der Support für MESO wird in der aktuell bei der Stadt im Einsatz befindlichen Version am 31.12.2023 eingestellt. Nur mit dem Upgrade auf VOIS|MESO kann der ursprüngliche Beschaffungserfolg erfüllt werden.
Zu 2) Zum Zeitpunkt der Beschaffung von MESO stand die entsprechende Erweiterung der Software und die Einstellung von MESO im Jahr 2023 nicht in Rede und war daher in den ursprünglichen Vergabeunterlagen nicht vorgesehen.
Zu 3) Die Software verfügt über zahlreiche Schnittstellen zu verschiedenen Anwendungen der Stadt Köln, die in Gänze für das Funktionieren der Verwaltung (z.B. Umsetzung der Wahlen, um nur ein Beispiel zu nennen) erforderlich sind. Ein Wechsel des Herstellers HSH für das Leistungspaket aus Software und Dienstleistungen (Beratungsleistungen und Schulungen) ist weder wirtschaftlich sinnvoll noch technisch ohne erhebliche Risiken für einen reibungslosen Ablauf in der Verwaltung der Stadt Köln umsetzbar. Ein Wechsel würde dazu führen, dass die von der Stadt definierten Mindestanforderungen (u.a. Anbindung Inforegister, Zusatzmodule und eAkte / Köln DMS, Sicherheit der Daten bei der Migration, Ausfallsicherheit / Redundanz / Verfügbarkeit / Performance der Software) nicht eingehalten werden könnten. Die Komplexität einer vollständigen Ersetzung bisheriger Anwendungen birgt ein erhebliches Risikopotential für Datenverfügbarkeit und Fehlfunktionen, die insbesondere eine Verwaltung sensibler Daten wie der gesamten Einwohnerdaten erheblichen und nicht vorhersehbaren Gefahren aussetzen würde. Die Risiken sind angesichts des engen Zeitrahmens und insbesondere der verschiedenen Wahlen bis 2024 nicht hinnehmbar, da dies nicht zuletzt die Sicherstellung der Demokratie gefährden würde.
Abschnitt V: Auftragsvergabe
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Ahrensfelde
NUTS-Code: DE401 Brandenburg an der Havel, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 16356
Land: Deutschland
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Unter II 1.7. und V 2.4 wurde der Gesamtbeschaffungs- bzw. Auftragswert mit "10.00 EUR" angegeben, da es sich um ein Pflichtfeld handelt. Der tatsächliche Auftragswert wird nicht angegeben, da es sich um ein Betriebs- und Geschäftsgeheimnis gem. § 165 GWB handelt.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Der Auftraggeber weist auf die Ausschlussfrist von 30 Kalendertagen nach § 135 Abs. 2 S. 2 GWB hin.
§ 135 GWB lautet:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
1) gegen § 134 verstoßen hat oder;
2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,
Und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.