Rahmenvereinbarung Beratungsleistungen Lizenz- und Vertragsmanagement Referenznummer der Bekanntmachung: SID 2022-47 KM
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Radebeul
NUTS-Code: DED2 Dresden
Postleitzahl: 01445
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.sid.sachsen.de/
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvereinbarung Beratungsleistungen Lizenz- und Vertragsmanagement
Beratungsleistungen Lizenz- und Vertragsmanagement:
Der Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SlD) ist der zentrale IT-Dienstleister der sächsischen Landesverwaltung. Er nutzt für die Erfüllung der ihm obliegenden Aufgaben (intern, für Kunden) eine Vielzahl an Software. Die Softwareverwaltung ist sowohl in organisatorischer und technischer Hinsicht als auch in den damit verbundenen Prozessen unterschiedlich ausgestaltet, unterliegt keiner Standardisierung und wird noch nicht technisch (z.B. durch ein Tool) unterstützt. Es gibt bisher kein Software-Asset-Managementsystem und kein Vertragsmanagementsystem.
Der SID möchte eine Lizenz- und eine Vertragsmanagement-Organisation (mit Vertragsdatenbank) etablieren, um alle lizenzrelevanten vertraglichen, technischen und kaufmännischen Daten so zu erfassen und zu verwalten, dass ein bereichsübergreifender Austausch dieser Daten und eine transparente Nachweisführung der Compliance möglich ist.
Unser Ziel ist es, Lizenzen als Nutzungsrechte bedarfsgerecht, geregelt, richtig und wirtschaftlich zu erwerben (intern, für Kunden), die entsprechenden Softwareprodukte rechtskonform einzusetzen und zu verwalten, lizenzrechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden sowie ressourcenseitige Einsparpotenziale zu erkennen und zu nutzen.
Um diese Ziele zu erreichen ist es notwendig, Beratungs- und Unterstützungsleistungen durch einen externen Auftragnehmer in Anspruch zu nehmen, so unter anderem für
• Konzeptionierung und Einführung einer nachhaltig wirksamen Lizenzmanagement- Organisation
• Konzipierung und Einführung einer nachhaltig wirksamen Vertragsmanagement-Organisation
• Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungen von Softwarebezugs- und Lizenzverträgen
• Beratung in Lizenzierungsfragen großer Softwarehersteller
• Vorbereitung und Durchführung der Beschaffung eines SAM-Tools sowie Unterstützungsangebote für Behörden des Freistaats Sachsen, die als Mandant das SAM-Tool mit eigener Lizenzverantwortung nutzen wollen
• Durchführung von Auditen
• Unterstützung im operativen Tagesgeschäft des Lizenz- und Vertragsmanagements
• Wissensvermittlung an bisherige und neue Mitarbeiter:innen im Bereich des Lizenz- und Vertragsmanagements und deren Unterstützung bei der Wahrnehmung potentiell neuer oder geänderter Aufgaben
Wir orientieren uns am bestehenden Standard der ISO 19770.
Dresden, Radebeul
Der Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SlD) ist der zentrale IT-Dienstleister der sächsischen Landesverwaltung. Er nutzt für die Erfüllung der ihm obliegenden Aufgaben (intern, für Kunden) eine Vielzahl an Software. Die Softwareverwaltung ist sowohl in organisatorischer und technischer Hinsicht als auch in den damit verbundenen Prozessen unterschiedlich ausgestaltet, unterliegt keiner Standardisierung und wird noch nicht technisch (z.B. durch ein Tool) unterstützt. Es gibt bisher kein Software-Asset-Managementsystem und kein Vertragsmanagementsystem
Der SID möchte eine Lizenz- und eine Vertragsmanagement-Organisation (mit Vertragsdatenbank) etablieren, um alle lizenzrelevanten vertraglichen, technischen und kaufmännischen Daten so zu erfassen und zu verwalten, dass ein bereichsübergreifender Austausch dieser Daten und eine transparente Nachweisführung der Compliance möglich ist.
Unser Ziel ist es, Lizenzen als Nutzungsrechte bedarfsgerecht, geregelt, richtig und wirtschaftlich zu erwerben (intern, für Kunden), die entsprechenden Softwareprodukte rechtskonform einzusetzen und zu verwalten, lizenzrechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden sowie ressourcenseitige Einsparpotenziale zu erkennen und zu nutzen.
Um diese Ziele zu erreichen ist es notwendig, Beratungs- und Unterstützungsleistungen durch einen externen Auftragnehmer in Anspruch zu nehmen, so unter anderem für
• Konzeptionierung und Einführung einer nachhaltig wirksamen Lizenzmanagement- Organisation
• Konzipierung und Einführung einer nachhaltig wirksamen Vertragsmanagement-Organisation
• Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungen von Softwarebezugs- und Lizenzverträgen
• Beratung in Lizenzierungsfragen großer Softwarehersteller
• Vorbereitung und Durchführung der Beschaffung eines SAM-Tools sowie Unterstützungsangebote für Behörden des Freistaats Sachsen, die als Mandant das SAM-Tool mit eigener Lizenzverantwortung nutzen wollen
• Durchführung von Auditen
• Unterstützung im operativen Tagesgeschäft des Lizenz- und Vertragsmanagements
• Wissensvermittlung an bisherige und neue Mitarbeiter:innen im Bereich des Lizenz- und Vertragsmanagements und deren Unterstützung bei der Wahrnehmung potentiell neuer oder geänderter Aufgaben
Wir orientieren uns am bestehenden Standard der ISO 19770.
Der Auftraggeber hat die Option, den Vertrag (Rahmenvereinbarung) einmalig um maximal ein weiteres Jahr zu den zum Zeitpunkt der Inanspruchnahme der Option bestehenden Konditionen zu verlängern. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Ausübung der Option. Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer bis spätestens drei Monate vor Vertragsende schriftlich über die Inanspruchnahme der Option.
Verlängerungsoption (siehe Abschnitt II.2.7)
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
2: Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung hat der Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft, ggf. unter Verwendung des Standardformulars der EEE (Teil IV), folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben:
- Erklärung über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen niedergelassen ist (vgl. EEE Teil IV, Abschnitt A)
3: Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft, ggf. unter Verwendung des Standardformulars der EEE (Teil IV, Abschnitt B), folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben und folgende Unterlagen vorzulegen:
3a: Bitte stellen Sie Ihr Unternehmen / Ihre Bietergemeinschaft und das entsprechende Leistungsportfolio kurz dar. Es sind auch Angaben dazu zu machen, ob und auf welche Weise der Bieter wirtschaftlich mit anderen Unternehmen verknüpft ist. Darzustellen sind auch die Beteiligungsverhältnisse und Verbindungen bei Bietergemeinschaften.
3b: Erklärung über den Gesamtumsatz des Unter-nehmens bezogen auf die drei Geschäftsjahre 2019, 2020 und 2021.
3c: Erklärung über den Umsatz des Unternehmens in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags, bezogen auf die drei Geschäftsjahre 2019, 2020 und 2021.
3d: Nachweis einer aktuell gültigen Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung über mind. 500.000 EUR je Schadensfall und Versicherungsjahr oder Erklärung, dass diese bis Vertragsschluss beigebracht wird. Neben Sach- und Personenschäden müssen auch Vermögensschäden mit umfasst sein. Bitte beachten Sie, dass die Angaben der EEE hier nicht ausreichend sind.
Im Falle der Bildung einer Bietergemeinschaft ist dieser Nachweis von allen beteiligten Unternehmen einzureichen.
zu 3a: Das Leistungsspektrum deckt das zu leistende Tätigkeitsfeld (Beratung Lizenz- und Vertragsmanagement) ab.
zu 3b: Der durchschnittliche Gesamtumsatz der drei Geschäftsjahre 2019, 2020 und 2021 muss mindestens 400.000 EUR betragen. Bei Bietergemeinschaft genügt es, wenn ihre Mitglieder insgesamt den geforderten Mindestumsatz erreichen. Entsprechendes gilt bei der Einschaltung von anderen Unternehmen, auf deren Eignung sich der Bieter oder die Bietergemeinschaft beruft.
zu 3c: Der durchschnittliche Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags der drei Geschäftsjahre 2019, 2020 und 2021 muss mindestens 400.000 EUR betragen. Bei Bietergemeinschaft genügt es, wenn ihre Mitglieder insgesamt den geforderten Mindestumsatz erreichen. Entsprechendes gilt bei der Einschaltung von anderen Unternehmen, auf deren Eignung sich der Bieter oder die Bietergemeinschaft beruft.
zu 3d: Siehe 3d.
4: Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft, ggf. unter Verwendung des Standardformulars der EEE (Teil IV, Abschnitt C), folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben und folgende Unterlagen vorzulegen:
4a: Der Auftragnehmer darf keine Vertriebspart-nerschaft mit einem Softwarehersteller betreiben. Auf diese Weise ist zu gewährleisten, dass die Beratungsleistungen objektiv, pro-duktneutral, herstellerunabhängig und ohne weitergehende wirtschaftliche Interessen erbracht werden.
Bitte geben Sie eine Eigenerklärung ab, die darstellt, ob und auf welche Weise Sie sich an dem Vertrieb von (Standard)-Software beteili-gen oder beteiligen werden, sowie ob und auf welche Weise Sie mit Rechtssubjekten gesellschaftsrechtlich verflochten sind, die sich möglicherweise an Vertrieb von (Standard)-Software beteiligen oder beteiligen werden.
Bitte bestätigen Sie zudem, dass Sie eine herstellerunabhängige Beratung zu Tool- wie auch zu Softwareanbietern gewährleisten.
4b: Der Auftragnehmer darf keine Audits im Auftrag von Software-Herstellern durchführen oder anderweitige Audit-Aktivitäten für oder im Auftrag von Software-Herstellern durchführen. Auf diese Weise ist zu gewährleisten, dass die Projektaktivitäten ausschließlich im Sinne des Auftraggebers (SID) durchführt und keine Interessenskonflikte entstehen.
Bitte geben Sie eine Eigenerklärung ab, die darstellt, ob Sie im Auftrag von Software-Herstellern Audits durchführen oder anderweitige Audit-Aktivitäten für oder im Auftrag von Software-Herstellern durchführen.
4c: Bitte weisen Sie den Einsatz eines Qualitäts-managementsystems nach DIN ISO 9001 oder gleichwertig nach. Legen Sie dazu einen von Dritten erstellten Beleg oder eine selbsterstell-te Eigenerklärung vor, aus der sich die Zertifi-zierung entnehmen lässt.
4d: Bitte weisen Sie den Einsatz eines Informationssicherheitsmanagement-Systems nach DIN ISO/IEC 27001 oder vergleichbar nach. Legen Sie dazu ein Zertifikat, einen von Dritten erstellten Beleg oder eine selbsterstellte Eigenerklärung vor, aus der sich die Zertifizierung entnehmen lässt.
4e: Bitte geben Sie mindestens drei einschlägige Unternehmensreferenzen über Projekte der letzten drei Jahre (Projektende darf nicht länger als 3 Jahre zurückliegen) an, die mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar sind.
Bitte beschreiben Sie die genannten Referenzprojekte mit folgenden Inhalten:
1. Auftraggeber des Projekts mit vollständiger Anschrift,
2. Laufzeit des Projekts,
3. Beschreibung des Projekts,
4. Inhalt und Art der eigenen Leistungen,
5. Umfang Ihrer Leistung (in EUR oder in Personentagen),
6. eingesetzte Methoden / Technologien und
7. Anzahl der beteiligten Mitarbeiter des Unternehmens.
Soweit das Projekt zum Zeitpunkt der Angebotserstellung noch nicht abgeschlossen ist, muss der Hauptteil der Leistung bereits erbracht worden sein.
Bei Bildung von Bietergemeinschaften sowie bei der Einbindung von Unterauftragnehmern muss ersichtlich sein, durch welches Unternehmen das Referenzprojekt erbracht wurde.
Bei Kriterium 4e handelt es sich um ein Bewertungskriterium. Die Bewertung erfolgt für jede Referenz einzeln mit 0, 1, 3 oder 5 Punkten. Anschließend wird aus den Bewertungen der einzelnen Referenzen ein Durchschnittswert errechnet, der die erreichte Eignungspunktzahl darstellt. Je Referenz können maximal 5 Eignungspunkte erreicht werden.
Bitte beachten Sie die Bedingungen der Eignungsprüfung im Falle der Eignungsleihe unter Abschnitt VI.3).
zu 4a: Der Auftragnehmer betreibt keine Vertriebspartnerschaft mit Herstellern von SAM-Tools und vertreibt keine (Standard-)Software. Der Auftragnehmer bzw. Bieter muss bestätigen, dass er eine her-stellerunabhängige Beratung zu SAM-Tool- wie auch zu Softwareanbietern gewährleistet.
zu 4b: Der Auftragnehmer führt keine Audits oder anderweitige Audit-Aktivitäten für oder im Auftrag von Software-Herstellern durch.
zu 4c: Der Auftragnehmer muss ein zertifiziertes Qualitätsmanagement nach DIN ISO 9001 oder gleichwertig einsetzen.
zu 4d: Der Auftragnehmer muss nach ISO/IEC 27001 oder vergleichbar zertifiziert sein und ein entsprechendes Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) betreiben.
zu 4e:
- Angabe von mindestens drei einschlägige Unternehmensreferenzen über Projekte der letzten drei Jahre (Projektende darf nicht länger als 3 Jahre zurückliegen), die mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar sind.
- Mindestens 2 mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzen müssen für einen öffentlichen Auftraggeber erbracht worden sein.
- Zu erreichende Mindestpunktzahl: 3 Eignungspunkte; Wenn die Mindestpunktzahl von 3 Eignungspunkten nicht erreicht wird, muss der Teilnahmeantrag ausgeschlossen werden.
- Beibringung vollständig ausgefüllter Vertraulichkeitsvereinbarung unmittelbar nach Zuschlagserteilung
- Alle Mitarbeiter, die für die Leistungserbringung vorgesehen sind und deren Muttersprache nicht Deutsch ist, beherrschen die deutsche Sprache mindestens entsprechend Level C2 der Sprachniveaustufen nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen.
- Nach Zuschlagserteilung werden alle für die Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeiter namentlich benannt.
- Alle Mitarbeiter, die für die Leistungserbringung vorgesehenen sind, geben zum Zeitpunkt der Beauftragung eine Verpflichtungserklärung zur Wahrung der Vertraulichkeit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch nicht-öffentliche Stellen ab.
- Alle Mitarbeiter, die für die Leistungserbringung vorgesehenen sind, geben zum Zeitpunkt der Beauftragung eine Vertraulichkeitsverpflichtung ab.
- Siehe Vergabeunterlagen
Abschnitt IV: Verfahren
entfällt
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Im Falle der Eignungsleihe müssen für die Prüfung der Eignung des Bieters / der Bietergemeinschaft für den Eignungsverleiher mit dem Angebot zwingend die Unterlagen entsprechend Kap. 2 und Kap. 3.1 der Vergabeunterlagen (bzw. Abschnitt III.1.1 dieser Bekanntmachung) sowie entsprechend Kap. 3.2, Kriterium 3a der Vergabeunterlagen (bzw. Abschnitt III.1.2), Kriterium 3a dieser Bekanntmachung) eingereicht werden. Im Weiteren sind die Unterlagen/ Angaben entsprechend Kap. 3.2 bis 3.3 der Vergabeunterlagen (bzw. Abschnitt III.1.2) und III.1.3) dieser Bekanntmachung) nur insoweit für den Eignungsverleiher einzureichen, als dass sich der Bieter/ die Bietergemeinschaft tatsächlich auf die konkrete Eignung des Eignungsverleihers beruft.
Hinweise:
- Hinsichtlich des Nachweises einer aktuell gültigen Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung ist eine Eignungsleihe unzulässig.
- Entsprechend § 47 Abs. 1 S. 3 VgV kann ein Bieter im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit für die einschlägige berufliche Erfahrung (vgl. Kap. 3.2 und 3.3 der Vergabeunterlagen (bzw. Abschnitt III.1.2) und III.1.3) dieser Bekanntmachung) die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese Unternehmen die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
Mit der Umstellung zur elektronischen Angebotsabgabe seit 18.10.2018 ist das vollständige Angebot bzw. der vollständige Teilnahmeantrag (einschließlich aller Anlagen) in elektronischer Form unter Verwendung der Bietersoftware (AI Bietercockpit 8) an die Plattform www.evergabe.sachsen.de zu senden. Auf der Vergabeplattform des Freistaates Sachsen wird Ihnen die Bietersoftware (AI Bietercockpit 8), die zwingend zur elektronischen Abgabe von Angeboten und Teilnahmeanträgen zu verwenden ist, kostenfrei bereitgestellt. Des weiteren erhalten Sie auf dieser Internetseite weitere Informationen zu den Teilnahmebedingungen für Bieter/Bewerber.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.lds.sachsen.de/index.asp?ID=4421&art_param=363
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen - GWB). Teilt der
Auftraggeber dem Unternehmen mit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann von dem Unternehmen ein Antrag auf Nachprüfung gestellt werden.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist gem. § 160 Abs. 3 GWB
unzulässig, soweit:
— der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach
§ 134 Abs. 2 bleibt unberührt,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt
werden,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Weg beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber.
§ 135 Abs. 2 GWB
Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den
Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Radebeul
Postleitzahl: 01445
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://www.sid.sachsen.de