4W/22 Rahmenvereinbarung zum Fahrradleasing Referenznummer der Bekanntmachung: 4W/22
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Trier
NUTS-Code: DEB21 Trier, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 54290
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.trier.de
Abschnitt II: Gegenstand
4W/22 Rahmenvereinbarung zum Fahrradleasing
Die Stadtverwaltung Trier beschäftigt zurzeit rund 1.400 Entgeltbeschäftigte nach dem TVÖD-VKA in verschiedensten Verwaltungs- und technischen Bereichen und Einrichtungen (u.a. Verwaltung, Feuerwehr, Stadtreinigung, Theater, Kindergärten, Grünpflege). Bei den Tarifverhandlungen im Oktober 2020 haben sich die Tarifparteien des öffentlichen Dienstes unter anderem dahingehend geeinigt, dass die Entgeltumwandlung für Fahrräder und E-Bikes (i.S.d. § 63a Straßenverkehrszulassungsordnung - Fahrrad ohne und mit Motorunterstützung bis 25 km/h - sog. Pedelecs) ermöglicht wird (Tarifvertrag zur Entgeltumwandlung zum Zwecke des Leasings von Fahrrädern im kommunalen öffentlichen Dienst (TV-Fahrradleasing) vom 25.10.2020).
Das „Landesgesetz zur Anpassung der Besoldung und Versorgung 2022 (LBVAnpG 2022)“ hat die Entgeltumwandlung zum Zwecke des Fahrradleasings nun auch ab dem 01.01.2022 für Beamtinnen und Beamten zugelassen. Bei der Stadtverwaltung Trier sind rund 512 Beamte beschäftigt.
Weiterhin besteht die Möglichkeit für die Berufsgruppe der Künstlerinnen und Künstler bei der Stadtverwaltung Trier. Dabei handelt es sich um etwa 156 Beschäftigte, die entweder dem Tarifvertrag für die Musiker in Konzert- und Theaterorchestern (TVK) oder dem Normalvertrag (NV) Bühne unterliegen.
Insgesamt hat die Stadtverwaltung Trier rund 2.200 Beschäftigte.
Stadtverwaltung Trier, Am Augustinerhof, 54290 Trier
Vergabe einer Rahmenvereinbarung zum Fahrradleasing für Mitarbeitende der Stadtverwaltung Trier.
Die Stadtverwaltung Trier sucht einen Dienstleister, der als Leasinggeber und Koordinator der Leasingverträge handelt. Wir möchten ein wirtschaftlich attraktives und praxistaugliches (Elektro-)Fahrrad Leasing für rund 2.200 Beschäftigte (Tarifbeschäftigte TVÖD-VKA, Beamtinnen und Beamte, Künstlerinnen und Künstler nach dem TVK und dem NV Bühne) realisieren. Die Laufzeit der Zusammenarbeit beträgt 36 Monate (Rahmenvertrag).
Es soll Partner- Fachhändler in Trier und Umgebung geben, bei denen sich die Mitarbeitenden ihre Fahrräder aussuchen und abholen können, sowie bei nötigen Reparaturen als Anlaufstelle dienen. Es müssen Fahrräder und E-Bikes (i.S.d. § 63a Straßenverkehrszulassungsordnung -Fahrrad ohne und mit Motorunterstützung bis 25 km/h - sog. Pedelecs) jeglicher Art von einem Anschaffungspreis von 900 € bis 7.000 € für Fahrrad, leasingfähige, fest mit dem Fahrrad verbundenes Zubehör und evtl. optional Zusatzleistungen (Versicherungen, Service- und Wartungs-Pakete) inkl. MwSt zur Auswahl stehen. Nach Abschluss des Vertrages sollte das Fahrrad den Mitarbeitenden möglichst schnell, das heißt nach spätestens vier Wochen zur Abholung zur Verfügung stehen. Der Leasinggeber ist für die gesamte vertragliche Abwicklung und Koordination zuständig. Jedem Mitarbeitenden, der ein Fahrrad least, soll ein Ansprechpartner beim Leasinggeber zur Verfügung stehen. Die Laufzeit der Einzel-Leasingverträge beläuft sich auf 36 Monate. Die Stadt Trier schließt einen Überlassungs- und Entgeltumwandlungsvertrag mit den Mitarbeitenden und führt die monatliche Leasingrate an den Leasinggeber ab. Optional sollte zu dem Fahrrad eine Vollkasko-Versicherung vermittelt werden können, die zusammen mit der monatlichen Leasingrate abgerechnet wird.
Die Leistung wird als Komplettpaket vergeben.
Auszug aus dem Leistungsverzeichnis, maßgeblich sind die gesamten Vergabeunterlagen.
Es besteht die Option den Vertrag einmalig um weitere 12 Monate zu verlängern. Es erfolgt durch den Auftraggeber drei Monate vor Ende des Vertrags eine schriftliche Mitteilung, ob die Option der Verlängerung des Vertrages in Kraft tritt. Der Auftraggeber ist zum Abruf der Option nicht verpflichtet. Bei Nichtausübung der Option kann der Auftragnehmer keine Ansprüche gegen den Auftraggeber geltend machen.
Die Auswahl der Teilnehmer, die zur Abgabe von Angeboten aufgefordert werden erfolgt nach formaler Prüfung der Vollständigkeit der vorzulegenden Nachweise nach folgenden objektiven Kriterien:
Anzahl Fachhändler (Umkreis 70 km): bis 4 FH: 0 Pkt., bis 10 FH: 20 Pkt., 11 FH oder mehr: 50 Pkt.
Anzahl Fachhändler (bundesweit): <1000 FH: 0 Pkt., 2000 FH oder mehr: 20 Pkt.
Gibt es Einschränkungen welche Fahrräder beim Fachhändler ausgesucht werden dürfen? nein: 20 Pkt. ja: 0 Pkt.
Fahrradversicherung
Gibt es unterschiedliche Versicherungspakete-Pakete? (Es wird nur das umfangreichste Paket bewertet, vgl. Preisblatt) nein: 0 Pkt. ja: 10 Pkt.
Kauf am Ende der Laufzeit: nein: 0 Pkt. ja: 20 Pkt.
- Wenn ja, zu welchem Prozentsatz der UVP des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers im Zeitpunkt der Inbetriebnahme einschl. der MwSt. können die Diensträder übernommen werden? Prozentsatz: über 40%: 0 Pkt., zwischen 10% und 40%: 20 Pkt., unter 10%: 0 Pkt.
-Wie läuft dieser Prozess ab? kompliziert: 0 Pkt., einfach: 10 Pkt.
-Ist der Arbeitgeber in den Prozess involviert? ja: 0 Pkt., nein: 10 Pkt.
-Sichern Sie die Versteuerung des geldwerten Vorteils bei Übernahme des Fahrrads nach Leasingende zu u. übernehmen Sie alle dadurch anfallenden Kosten? (§ 37b EStG - Pauschalierung der Einkommensteuer) nein: 0 Pkt. ja: 40 Pkt.
-Was passiert mit Fahrrädern nach Ende der Leasingdauer? werden weiter verkauft: 10 Pkt., unklarer Prozess / Schrott: 0 Pkt.
Anforderung an den Versicherungsumfang
Diebstahl und Raub: nein= 0 Pkt. ja= 20 Pkt.
Unfall- oder Sturzschäden am Dienstrad: nein= 0 Pkt. ja= 20 Pkt.
Schäden an Motor und Akku: nein= 0 Pkt. ja= 20 Pkt.
Bedienungs- und Handhabungsfehler: nein= 0 Pkt. ja= 20 Pkt.
Konstruktions- und Materialfehler: nein= 0 Pkt. ja= 20 Pkt.
Vandalismus: nein= 0 Pkt. ja= 20 Pkt.
Elektronikschäden: nein= 0 Pkt. ja= 20 Pkt.
Pannenhilfe im Schadensfall, Mobilitätsgarantie o.ä.?
Wenn ja, in welchem Umfang?: nicht angeboten: 0 Pkt. kleiner Umfang: 5 Pkt. großer Umfang: 10 Pkt.
Greift Versicherungsschutz sofort ab Übernahme des Fahrrades? Ausschlusskriterium
nein: Ausschluss Angebot
ja: 0 Pkt.
Gibt es eine Selbstbeteiligung im Schadensfall? nein: 30 Pkt. ja: 0 Pkt.
Gibt es eine Bagatellschadensgrenze? nein: 20 Pkt. ja: 0 Pkt.
Wenn ja, in welcher Höhe? unter 30 € brutto: 20 Pkt., über 30 € brutto: 0 Pkt.
Schadensabwicklung
Wie ist die Vorgehensweise bei Reparaturen?
Vorleistung/Abwicklung von Verschleißschäden mit der Versicherung nötig: 0 Pkt.
Abwicklung der Verschleißschäden über die Fachhändler: 20 Pkt.
Der Versicherungsschutz gilt
vor Ort: 0 Pkt.
Deutschland: 10 Pkt.
Europa: 20 Pkt.
Braucht es für versicherte Schäden immer einen Kostenvoranschlag, bevor die Reparatur stattfinden kann? Nein: 10 Pkt. Ja: 0 Pkt.
Wenn nein, bis zu welcher Höhe können Reparaturen auch ohne Kostenvoranschlag durchgeführt werden?
30€ oder weniger: 0 Pkt.
90€ oder mehr: 10 Pkt.
Ausfallversicherung/Störfälle kostenfreie Rücknahme des Fahrrads bei Unfalltod und bei rechtswirksamer Beendigung des Arbeitsverhältnisses Ausschlusskriterium
nein: Ausschluss Angebot
ja: 0 Pkt.
Kostenfreie Weiternutzung bzw. Übernahme der Leasingraten bei Arbeitsunfähigkeit (ab dem 43. Tag)? nein: 0 Punkte ja: 30 Punkte
Kostenfreie Weiternutzung bzw. Übernahme der Leasingraten bei Mutterschutz? nein: 0 Punkte ja: 30 Punkte
Kostenfreie Weiternutzung bzw. Übernahme der Leasingraten bei Elternzeit (bis zu 12 Monate)? nein: 0 Punkte ja: 30 Punkte
Ab wann gilt dieser Schutz bei Störfällen? Wartezeit in Monaten ab Übernahme des Dienstfahrrades
sofort: 30 Pkt.
bis 1 Monat: 20 Pkt.
bis 3 Monate: 10 Pkt.
über 3 Monate: 0 Pkt.
Verschleißreparaturen
Gibt es ein (kostenloses) Servicepaket für Verschleißreparaturen? nein: 0 Pkt. ja: 20 Pkt.
Gibt es eine Obergrenze für Verschleißreparaturen? nein: 30 Pkt. ja: 0 Pkt.
Wenn ja, in welcher Höhe? (Insgesamt verfügbares Budget über 36 Monate)
unter 400€: 0 Pkt.
400€ bis 599€: 20 Pkt.
600€ oder mehr: 30 Pkt.
Ab wann können Verschleißreparaturen über die Versicherung durchgeführt werden?
ab dem 1. Tag: 20 Pkt.
ab dem 3. Monat: 10 Pkt.
ab dem 6. Monat: 0 Pkt.
Gibt es eine Bagatellschadensgrenze für Verschleißreparaturen? nein: 20 Pkt. ja: 0 Pkt.
Wenn ja, in welcher Höhe?
unter 30 € brutto: 10 Pkt.
über 30 € brutto: 0 Pkt.
Gibt es eine Selbstbeteiligung bei Verschleißreparaturen? nein: 20 Pkt. ja: 0 Pkt.
Wenn ja, in welcher Höhe?
unter 30 € brutto: 10 Pkt.
über 30 € brutto: 0 Pkt.
Sicherheitsüberprüfungen und Inspektionen
Gibt es ein (kostenloses) Servicepaket für dem Schutzniveau der UVV-Prüfung entsprechende Untersuchungen für das Fahrrad während der Leasinglaufzeit? nein: 0 Pkt. ja: 10 Pkt.
Wenn ja, wie viele u. wann?
jährlich 1 Untersuchung: 30 Pkt.
2 Untersuchungen in 3 Jahren: 20 Pkt.
1 Untersuchung in 3 Jahren: 10 Pkt.
keine Untersuchungen: 0 Pkt.
Gibt es ein (kostenloses) Servicepaket für darüber hinausgehende Inspektionen für das Fahrrad während der Leasinglaufzeit nach Ablauf des 1. Jahres? Nein: 0 Punkte ja: 10 Pkt.
Wenn ja, wie viele u. wann?
nur insgesamt eine Untersuchungen im 2. u. 3. Jahr: 10 Pkt.
Keine Inspektionen: 0 Pkt.
DSGVO
Wie werden Daten verarbeitet; wird eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen u. erfolgt das Hosting in der BRD oder der EU? Wie stellen Sie den Datenschutz sicher? Erläuterung o. Unterlagen. Ausschlusskriterium
nein: Ausschluss Angebot
ja: 0 Pkt.
Hotline
Steht eine Hotline zur Verfügung? Wenn ja, in welchem Zeitraum?
nein: 0 Pkt.
ja-eingeschränkte Erreichbarkeit: 10 Pkt.
ja-umfangreiche Erreichbarkeit: 20 Pkt.
Bilanzierungspflicht
Sind die unterschiedlichen Verträge so gestaltet u. aufeinander abgestimmt, dass geleaste Fahrräder mit leasingfähigem Zubehör beim Leasinggeber bilanziert werden? Ausschlusskriterium
nein: Ausschluss Angebot ja: 0 Pkt.
Es besteht die Option den Vertrag einmalig um weitere 12 Monate zu verlängern. Es erfolgt durch den Auftraggeber drei Monate vor Ende des Vertrags eine schriftliche Mitteilung, ob die Option der Verlängerung des Vertrages in Kraft tritt. Der Auftraggeber ist zum Abruf der Option nicht verpflichtet. Bei Nichtausübung der Option kann der Auftragnehmer keine Ansprüche gegen den Auftraggeber geltend machen.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Erklärung des Bieters über die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister oder sonstiger Nachweis über die erlaubte Berufsausübung in dem Staat, in dem der Bewerber niedergelassen ist. Mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen!
Angabe des Umsatzes mit vergleichbaren Leistungen in den letzten 3 Geschäftsjahren vor Veröffentlichung der EU-Bekanntmachung. Vergleichbar sind Leistungen im Bereich Fahrrad-Leasing zur Umsetzung von Dienstradmodellen.
Angabe über das Bestehen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von 3 Mio. EUR (2-fach maximiert pro Jahr) oder Versicherung des Bieters, eine solche Versicherung im Fall der Zuschlagerteilung abzuschließen (nachfolgend bezeichnet als „Erklärung Versicherung“). Mit dem Angebot vorzulegen!
Erklärung Versicherung
Weitere Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen
1.3.1 Angaben zu den in der Zeit vom 01.01.2018 bis zum Ablauf der Angebotsfrist ausgeführten vergleichbaren Aufträgen. Vergleichbar sind Aufträge im Bereich Fahrrad-Leasing zur Umsetzung von Dienstradmodellen, wenn folgende Eckpunkte erfüllt werden: Abwicklung des Modells über eine Online-Portal und Online-Tool, Bereitstellen eines Versicherungspakets mit Vollkaskoversicherung (optional) sowie Sicherheitsüberprüfung / Inspektion / Wartung (optional) und Verschleißreparaturen (optional) der Fahrräder sowie eine Versicherung / Absicherung für Stör- und Ausfallfälle (optional) und in diesen Aufträgen Bereitstellen eines Händlernetzes im Umkreis von 70 Kilometern um die Stadt Trier.
Anzugeben ist in Form einer Liste je benannter Referenz: Name des Auftraggebers, kurze Beschreibung der erbrachten Leistungen, Leistungszeitraum und Zahl der abgeschlossenen Einzelleasingverträge.
Mindestbedingungen:
Ausführung vergleichbarer Leistungen in der Zeit vom 01.01.2018 bis zum Ablauf der Angebotsfrist in mindestens folgendem Umfang: Mindestens 3 Referenzaufträge und bezogen auf alle 3 Referenzaufträge Abschluss von mindestens 600 Einzelleasingverträgen, die bei Angebotsabgabe seit mindestens 8 Monaten bestehen oder bereits beendet sind.
Weitere Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen
1.3.2 Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.
1.4. Erklärung zu den Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB Erklärung zu den Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB.
2 Bewerbergemeinschaften
Wenn der Bewerber sich nicht allein, sondern als Bewerbergemeinschaft beteiligen will, ist Folgendes zu beachten:
2.1 Beteiligung von Bewerbergemeinschaften im Teilnahmewettbewerb und bei der Ausführung des Auftrags Bewerbergemeinschaften können sich an dem Verfahren beteiligen, wenn sie die Voraussetzungen gemäß Ziffer 2.2 erfüllen und die Eignungsanforderungen nachweisen.
Es ist nicht ausgeschlossen, dass der Zuschlag so erteilt wird, dass mit den verschiedenen Beteiligten der Bewerbergemeinschaft nicht ein Vertrag, sondern getrennte Verträge geschlossen werden, die allerdings hinsichtlich der Beendigungsmöglichkeiten verknüpft sein werden, z. B. über den Betrieb des Online-Portals, den Rahmenleasingvertrag sowie weitere Verträge. Dies bleibt den Verhandlungen vorbehalten.
2.2 Erklärungen von Bewerbergemeinschaften (mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen). Die Bewerbergemeinschaft hat mit ihrem Teilnahmeantrag in Textform eine Erklärung aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft abzugeben,
— in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vergabeverfahrens und des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
— in der erklärt wird, dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt.
2.3 Eignungsnachweise bei Bewerbergemeinschaften
Bei Bietergemeinschaften müssen die Eignungsnachweise für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft vorgelegt werden. Die gesetzten Mindestbedingungen für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit müssen jeweils mindestens von einem Mitglied der Bietergemeinschaft erfüllt werden.
Das Eignungskriterium gemäß Ziffer 1.2.1 (Umsatz mit vergleichbaren Leistungen) und Ziffer 1.3.1 (Referenzen über vergleichbare Leistungen) erfüllt die Bewerbergemeinschaft auch dann, wenn die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft über verschiedene Leistungsteile getrennte Verträge mit demselben Auftraggeber geschlossen haben.
3 Inanspruchnahme der Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe) 3.1 Ein Bieter kann im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dazu erfüllt sind (§ 47 VgV).
3.2 Beabsichtigt der Bieter, sich bei der Erfüllung eines Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen (Eignungsleihe) zu bedienen, so muss er die dafür vorgesehenen Kapazitäten des anderen Unternehmens in seinem Angebot benennen. Der Bieter hat außerdem nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Kapazitäten des anderen Unternehmens zur Verfügung stehen.
3.3 Der Bieter hat mit Abgabe des Teilnahmeantrags Folgendes anzugeben bzw. nachzuweisen:
— Bezeichnung der Kapazitäten eines anderen Unternehmens, deren sich der Bieter bei der Auftragsausführung bedienen will;
— Name des anderen Unternehmens und Kontaktdaten des anderen Unternehmens;
— Nachweis, dass und wie ihm die Kapazitäten des anderen Unternehmens zur Verfügung stehen, ggf. durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung des anderen Unternehmens in Textform.
3.4 Unterauftragnehmer (§ 46 Abs. 3 Nr. 10 VgV)
Beabsichtigt der Bewerber, Teile der Leistung von Unterauftragnehmern ausführen zu lassen, so muss er die dafür vorgesehenen Teilleistungen in seinem Angebot benennen.
Der Bewerber hat auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle anzugeben, wer als Unterauftragnehmer die Leistung im eigenen Betrieb erbringen wird, und nachzuweisen, dass der oder die Unterauftragnehmer für die von ihnen zu erbringenden Leistungen geeignet sind (§ 36 Abs. 5 VgV).
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]