Dienstleistungen organisatorischer und fachlicher Art (Begleitung) von VgV-Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb für Maßnahmen des Hochwasserschutzes - HWSB NB Hubschütz Döllnitz Referenznummer der Bekanntmachung: 21/N/0123/HAL
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Magdeburg
NUTS-Code: DEE03 Magdeburg, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 39104
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.lhw.sachsen-anhalt.de
Abschnitt II: Gegenstand
Dienstleistungen organisatorischer und fachlicher Art (Begleitung) von VgV-Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb für Maßnahmen des Hochwasserschutzes - HWSB NB Hubschütz Döllnitz
Der Landesbetrieb für Hochwasserschutz und Wasserwirtschaft Sachsen-Anhalt (LHW) ist u.a. verantwortlich für die Planung und Umsetzung von Hochwasserschutzmaßnahmen des Landes Sachsen-Anhalt. Diese Maßnahmen beinhalten bspw. die Rekonstruktion und den Neubau von Hochwasserschutzanlagen (Deiche, Polder, Deichrückverlegungen, Spundwände, Mauern, ortsfeste / mobile Hochwasserschutzelemente usw.) und anderer wasserbaulicher Anlagen, sowie Gewässerausbau und -renaturierung.
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Sofern der geschätzte Wertumfang für Planungsleistungen den Schwellenwert von [Betrag gelöscht] EUR netto erreicht oder übersteigt, ist Teil 4 des GWB anzuwenden und ein VgV-Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 VgV i.V.m. § 74 VgV durchzuführen.
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Beauftragt werden soll ein geeigneter und fachlich kompetenter Auftragnehmer (AN) zur organisatorischen, rechtlichen und fachlichen Begleitung eines VgV-Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb. Ziel ist eine rechtssichere, fachlich fundierte und fristgemäße Vorbereitung und Durchführung des Verhandlungsverfahrens.
- Hauptausführungsort ist Sitz des AN;
- Anlaufberatung, Abstimmungstermine und Verhandlungsgespräche im Verhandlungsverfahren in Magdeburg (Sitz des AG).
HINWEIS: Details zu den nachfolgend aufgeführten Leistungsanforderungen sind in den Vergabeunterlagen VGU Teil B - Leistungsbeschreibung B.VgV nachzulesen.
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Ziel ist eine rechtssichere, fachlich fundierte und fristgemäße Vorbereitung und Durchführung von VgV-Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb (VVmTW). Mit der organisatorischen, rechtlichen und fachlichen Begleitung (B.VgV) beauftragt der LHW geeignete und fachlich kompetente Auftragnehmer (AN). Erwartet wird eine umfassende, eigenständige und den AG unterstützende Begleitung des Verfahrens durch den AN gemäß den in der Leistungsbeschreibung genannten Leistungsinhalten. Die Aufgabe des AN besteht dann in der Begleitung bei der Vorbereitung und Durchführung des entsprechenden Verfahrens mit dem Ziel einen geeigneten Bieter mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis zu erhalten. Dazu sind die Verfahrens- und Vergabeunterlagen entsprechend vorzubereiten sowie die Teilnahmeanträge und Angebote auszuwerten und die Verhandlungsgespräche vorzubereiten und zu moderieren.
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Ein Großteil der Leistung besteht aus der Erstellung oder Ergänzung von projektspezifischen Referenzanforderungen (Anlagen und Bauwerke des Wasserbaus und Hochwasserschutzes) in Zusammenarbeit mit dem Projektverantwortlichen (PV) sowie Prüfung, Aus- und Bewertung der technisch-baulichen Referenzen und Angebote der Bewerber und Bieter. Erforderlich sind dafür fundierte wasserbaulich-technische Fachkenntnisse, die eine korrekte Einordnung der technischen Referenzangaben in die Bewertungsmatrizen der Eignungs- oder Auswahlkriterien ermöglichen, sowie ggf. gegenüber dem Bewerber / Bieter eine entsprechende Nachforderungen oder Aufklärung zu formulieren, die Angebote zu vergleichen und Verhandlungsgrundlagen auszuarbeiten. Diese Kenntnisse sind außerdem für die Arbeit an der projektbezogenen Leistungsbeschreibung notwendig.
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Im Wesentlichen handelt es sich um organisatorische und fachliche Unterstützungsleistungen für nachfolgende Verfahrensstufen:
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1. STUFE 1 (TEILNAHMEWETTBEWERB)
1.1 Vorbereitung und Verfahrensunterlagen:
1.1.1 Projektanlaufberatung Vor-Ort Termin.
1.1.2 [OPTIONAL] Projektanlaufberatung Videokonferenz.
1.1.3 Einarbeitung Projektunterlagen.
1.1.4 Zeitplan aufstellen ausarbeiten und fortschreiben.
1.1.5 Teilnahmeunterlagen und Teilnahmekriterien ausarbeiten und fortschreiben.
1.1.6 Zuschlagskriterien (VGU Teil A) ausarbeiten und fortschreiben.
1.1.7 Leistungsbeschreibung (VGU Teil B) ausarbeiten und fortschreiben.
1.1.8 Vertrag (VGU Teil C) ausarbeiten und fortschreiben.
1.1.9 Honorarblätter (VGU Teil D) ausarbeiten und fortschreiben.
1.1.10 EU-Bekanntmachung ausarbeiten und fortschreiben.
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1.2 Durchführung Teilnahmewettbewerb:
1.2.1 Anfragen / Rückfragen / Rüge, Infokatalog (Interessenten / Bewerber).
1.2.2 Formale Prüfung Teilnahmeanträge (Ausschlusskriterien).
1.2.3 Auswertung + Auswahlvorschlag.
1.2.4 [OPTIONAL] Abstimmung Vor-Ort Termin.
1.2.5 [OPTIONAL] Abstimmung Videokonferenz.
1.2.6 Nachforderungen Teilnahmewettbewerb.
1.2.7 Absageschreiben gemäß § 62 VgV.
1.2.8 Dokumentation und Vergabevermerk (1) gemäß § 8 VgV.
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2. STUFE 2 (VERHANDLUNGSVERFAHREN)
2.1 Angebotsphase:
2.1.1 Angebotsaufforderung und VGU-Erstangebot
2.1.2 Anfragen / Rückfragen / Rüge, Infokatalog (Teilnehmer, Bieter)
2.1.3 Angebotsauswertung Erstangebote, Nachforderungen, Preisspiegel, Gegenüberstellung Stundenkalkulationen.
2.1.4 Verhandlungsgrundlagen ausarbeiten und fortschreiben, insb. bezüglich der Honorare zur Verbesserung der Angebote gemäß § 17 (10) VgV.
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2.2 Verhandlungsphase:
2.2.1 Organisation Verhandlungsgespräche
2.2.2 Verhandlungsgespräche Vor-Ort, Moderation und Protokollierung der Verhandlungen (dafür sind mindestens zwei Mitarbeiter vorzusehen), fortschreiben Bewertungsmatrix, zusammenführen der Bewertungen des Bewertungsgremiums,Mitwirkung bei der Formulierung von Begründungen.
2.2.3 [OPTIONAL] Verhandlungsgespräche per Videokonferenz, Videokonferenz geleitet vom AG gemäß Leistungsbeschreibung.
2.2.4 [OPTIONAL] Finalangebote (analog Erstangebote) einschl. Vergleich Finalangebote und Erstangebote.
2.2.5 Verhandlungsergebnisse und Vergabevorschlag/-empfehlung.
2.2.6 Absageschreiben gem. § 134 GWB.
2.2.7 Dokumentation und Vergabevermerk (2) gemäß § 8 VgV.
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Zusätzliche Leistungen, die zunächst nicht Leistungsgegenstand sind:
Begleitung von Nachprüfungsverfahren (Leistungen werden bei Bedarf gesondert angefragt).
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Desweiteren ist zu beachten:
- Für bereits durchgeführte Verfahren im LHW sind jeweils ca. 15 Teilnahmeanträge von Bewerbern eingegangen und 3 - 4 Teilnehmer / Bieter werden am Verhandlungsverfahren beteiligt.
- Für die Moderation und Protokollierung der Verhandlungen sind mindestens zwei Mitarbeiter vorzusehen.
- Terminlich ist von einer Verfahrensdauer von ca. 35 Wochen infolge der vorgegebenen Fristen auszugehen.
- Im Falle der Beauftragung in mehreren zeitgleich ausgeschriebenen Begleitungen von Verhandlungsverfahren ist zu beachten, dass der AN über ausreichend Kapazitäten verfügt um die parallele Begleitung aller Verhandlungsverfahren sicherzustellen.
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- Bereitstellung von Unterlagen:
Sämtliche Unterlagen sind in digitaler Form zu führen (Auswertungsunterlagen, Protokolle, usw.). Die Bereitstellung des durch den AN ausgearbeiteten Teilnehmerauswahlvorschlages und Vergabevorschlages sowie ggf. durch den AN mit Referenzgebern geführte Gesprächsprotokolle, erfolgen in digitaler Form sowie im Original. Die Originale sind zu unterschreiben. Der Austausch anderer Unterlagen erfolgt nur in digitaler Form, sofern nicht anders vereinbart.
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Der AG stellt dem AN vorhandene Unterlagen (Formblätter, Bewertungsmatrizen, etc.) für das zu begleitende Verhandlungsverfahren als Entwurf / Muster in den Gestehungsformaten zur Verfügung. Der AN hat diese Unterlagen entsprechend der abgestimmten Aufgabenstellung und den Festlegungen des AG´s anzupassen, zu ergänzen und fortzuschreiben. Im laufenden Verfahren sind die jeweils final abgestimmten Dokumentenentwürfe dem AG im Veröffentlichungsformat (bspw. docx mit Schreibschutz, pdf, etc.) und spätestens nach Aufforderung durch den AG auch gleichzeitig im Gestehungsformat zur Verfügung zu stellen. Wenn nicht vorher geschehen, stellt der AN nach Abschluss des Verfahrens dem AG die finalen Dokumentenentwürfe in den Gestehungsformaten für die weitere Bearbeitung digital zur Verfügung.
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- Kommunikation:
Die Kommunikation mit Teilnehmern oder Bietern im Verfahren obliegt ausschließlich dem AG. Davon ausgenommen sind lediglich die Verhandlungsgespräche im Rahmen der Moderation, der Angebotsaufklärung und der Protokollführung durch den AN.
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- Videokonferenz:
Für die Teilnahme an Videokonferenzen wird Kamera und Mikrofon benötigt, wenn nicht anderes vereinbart. Das „Live-Streaming“ digitaler Dokumente (Verhandlungsprotokolle, Bewertungsmatrizen, Auswerteunterlagen, usw.) von Geräten des AN an alle Teilnehmer der Videokonferenz ist erforderlich. Die vom AG geleiteten Videokonferenzen werden über das Videokonferenzsystem "Zoom" organisiert. Der Zugang / die Teilnahme ist u.a. über einen aktuellen Internetbrowser möglich. Der Erwerb einer Zoom-Lizenz ist nicht erforderlich.
Bei Verzögerungen im Verfahrensablauf infolge von Rügen, Nachprüfungen, zusätzlichen Verhandlungsrunden o.ä.
Optionen gemäß II.2.4 und Leistungsbeschreibung:
- Finalangebote (analog Erstangebote) einschl. Vergleich Finalangebote und Erstangebote
- Videokonferenzen (zur Projektanlaufberatung, Abstimmung Auswertung, Verhandlungsgespräche)
- Begleitung von Nachprüfungsverfahren.
ELER HWS
Ordner und Unterlagen in der eVergabe:
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Ordner 1 „VGU_Begleitung“:
Die Angebots- / Vergabeunterlagen befinden sich in diesem Ordner. Der Unterordner „VGU Teil A“ beinhaltet die auszufüllenden und einzureichenden Formblätter, Teil B die Leistungsbeschreibung, Teil C das Vertragsmuster, Teil D das Honorarblatt.
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Ordner 2 „MUSTER_VVmTW“:
Im LHW vorhandene und für die Durchführung eines Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (VVmTW) zu verwendende, anzupassende und ggf. fortzuschreibende Unterlagen.
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Ordner 3 „PROJEKT“:
Die projektbezogene Ziel- und Aufgabenstellung (Leistungsbeschreibung) sowie bisher für das zu begleitende Vorhaben erarbeitete Unterlagen.
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Ordner 4 „Infokatalog“:
Im Falle von neuen Informationen zum aktuellen Verfahren sowie für die Beantwortung von Rückfragen werden diese in Form eines fortgeschriebenen Infokataloges für alle Interessenten zur Verfügung gestellt.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Befähigung zur Berufsausübung gemäß § 44 (1) und (2) VgV 2016:
1) Nachweis Eintragung in ein Berufs-/ Handelsregister, falls nicht vorliegend: Begründung.
Mindeststandards: Der Nachweis muss die aktuellen Verhältnisse widerspiegeln, darf jedoch nicht älterals 12 Monate zum Zeitpunkt des Ablaufes der Bewerbungsfrist sein.
1) Gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt.
2) Nachweis zur Berufshaftpflichtversicherung.
zu 2) Deckungssummen: 1,5 Mio. EUR für Personenschäden und 75 TEUR für Sachschäden.
1) Referenzliste vergleichbarer Leistungen mit Angabe der Art der ausgeführten Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum und Auftraggeber (Adresse, Ansprechpartner, Telefonnummer).
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2) Persönliche Referenz des Projektleiters für die Begleitung eines VgV-Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb für wasserbauliche Maßnahmen des Hochwasserschutzes.
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3) Angabe der technischen Fachkräfte die die Begleitung des/r Verfahren durchführen, einschl. berufliche Qualifikation (Studien- und Ausbildungsnachweise oder sonstige Nachweise zur Berufsausübung).
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4) Nachweis der Fortbildung einer Fachkraft im Bereich VgV Abschnitt 6 - Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen, im Oberschwellenbereich / VgV, GWB, HOAI - in der aktuell gültigen Fassung.
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5) Technische Ausstattung - Auflistung / Bestätigung nachfolgender technischen Ausstattung:
Computer-Hardware, Kamera, Mikrofon, Software zur Bearbeitung von xlsx- sowie docx- Dokumenten und Umwandlung ins PDF-Format, aktueller Internetbrowser für die Teilnahme an Videokonferenzen.
zu 1) In den letzten 3 Jahren, mind. 3 Referenzen, alle relevanten Angaben müssen in der Referenzliste eindeutig und zweifelsfrei erläutert sein. Geforderte Kriterien sind hervorzuheben.
zu 2) In den letzten 3 Jahren, mind. 1 Referenz im benannten Fachgebiet.
zu 3) mind. 2 Fachkräfte (Vertretungsregel).
zu 4) In den letzten 2 Jahren.
Zur Vermeidung eines Interessenkonfliktes nach § 6 VgV i. V. m. § 7 VgV wird darauf hingewiesen, dass im Falle der Beauftragung der Begleitung, eine Teilnahme am zu begleitenden Verhandlungsverfahren nicht möglich ist und der Bewerber im Zuge des Teilnahmewettbewerbs ausgeschlossen wird.
Abschnitt IV: Verfahren
Bis zur Umsetzung der geplanten Instandsetzung bzw. Neubau Hubschütz Döllnitz infolge der langen Vergabephase, Planung und Genehmigungsphase ist ein längerer Zeitraum zu berücksichtigen, den es gilt auf Grund des technischen Zustandes der Anlage so kurz wie möglich zu halten.
Diese Forderung begründet sich auf Feststellungen im Bereicht Entscheidungshilfe (Leistungsstufe 1) Instandsetzung Hubschütz Döllnitz vom 05.10.2018:
Konkret heißt es auszugsweise zur Anlagenbewertung wie folgt:
...
Es gibt massive Korrosionsprobleme im Bereich der Laufrollen. Die Führungskästen sind teilweise stark zersetzt und zerfallen, diese müssen vollständig erneuert werden. Durch die Bewegungen des Hubschützes könnten diese zeitnah zerstört werden.
...
Tritt dieser Fall ein, ist eine Bewegung des Hubschützes, speziell ein Verschließen des Hubschützes im Hochwasserfall, nicht mehr möglich.
Landesbetrieb für Hochwasserschutz und Wasserwirtschaft Sachsen-Anhalt
Vergabestelle Nord
Otto-von-Guericke-Str. 5
39104 Magdeburg
Keine Bieter zugelassen.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
1) Informationen zum Verfahren können über den Link unter I.3) abgerufen werden (u.a. die Angebots- / Vergabeunterlagen (VGU) bestehend aus den Teilen A bis D, Infokatalog usw.).
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2) Es wird darauf hingewiesen, dass Interessenten und Bewerber sich unmittelbar über die Richtigkeit der Angebots- und Vergabeunterlagen zu vergewissern haben. Bestehen in den Angebots- und Vergabeunterlagen Unklarheiten, Widersprüche oder Fehler, sind zusätzliche Informationen rechtzeitig anzufordern um ein zügiges Verfahren zu gewährleisten. Eine Verlängerung der Angebotsfrist gemäß § 20 Abs. 3 Satz 3 VgV ist nicht möglich, wenn die Information oder Änderung der Vergabeunterlagen für die Erstellung des Angebots unerheblich ist oder die Information nicht rechtzeitig angefordert wurde. Bei einer Anforderung von Informationen, die spätestens 7 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist erfolgt, ist von einer rechtzeitigen Anforderung auszugehen.
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3) Sämtliche Kommunikation erfolgt in der eVergabe-Plattform über die bei der Erstanmeldung hinterlegte E-Mail-Adresse. Es ist eine dauerhafte Erreichbarkeit für die Dauer des gesamten Verfahrens durch den Interessenten/ Bewerber/ Bieter sicherzustellen. Insofern sich ein Interessent für das Vergabeverfahren registriert hat, erhält er über die registrierte E-Mail-Adresse automatisch Informationen zu sämtlichen Veröffentlichungen der Vergabestelle zum Vergabeverfahren. Interessierte, welche sich nicht registrieren, werden nicht automatisch informiert. Daher ist zu beachten, dass diese sich regelmäßig über den oben benannten Link eigenständig (Holpflicht) zu informieren haben;
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4) Infokatalog: Anfragen werden vom AG anonymisiert und die Antwort allen Interessierten per Fragen-Anworten-Informationen-Katalog ("Infokatalog") über den Link unter I.3) zur Verfügung gestellt. Der Infokatalog wird fortgeschrieben. Dieser beinhaltet je nach Stand des Verfahrens Fragen von Interessierten/ Bewerbern/ Bietern, Antworten des AG sowie neue Informationen zum Verfahren (z. B. Aktualisierung von Unterlagen). Die Inhalte des Infokatalogs sind bei der Erstellung des Angebots zu beachten. Bei Erteilung des Zuschlages auf ein Angebot werden diese Vertragsbestandteil.
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5) Nachfoderungen: Gem. § 56 VgV hat der AG ein Entschließungsermessen dahingehend, ob er Unterlagen nachfordert. Der AG bindet sich hinsichtlich dieses Ermessens nicht vorab. Bewerber können nicht darauf vertrauen, dass sie Gelegenheit erhalten, Unterlagen nachzureichen.
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6) Die Arbeitssprache ist deutsch. Während der Auftragserfüllung sind durch den AN sämtliche Unterlagen in deutscher Sprache an den AG zu liefern.
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7) Nicht deutschsprachige Nachweise müssen als beglaubigte Übersetzung in Deutsch vorgelegt werden.
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8) Für Ausarbeitung der Angebotsunterlagen werden Interessenten/ Bewerbern/ Bietern keine Kosten erstattet;
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9) Bei den verwendeten personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für alle Geschlechter.
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10) Über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Ihren hierzu bestehenden Rechten erhalten Sie Informationen unter https://lhw.sachsen-anhalt.de/datenschutzerklaerung
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Halle (Saale)
Land: Deutschland
Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfverfahrens ist entsprechend Rechtsbehelfsbelehrung gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
1) Der Antragssteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichung des Nachprüfantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt.
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen über dem Auftraggeber gerügt werden.
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.