1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Zentrum für Internationale Friedenseinsätze (ZIF) gGmbH
Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Externe Lohnabrechnung nationaler und internationaler Mitarbeiter:innen nach TVöD (Bund)
Beschreibung: 1. Die Organisation Das Zentrum für Internationale Friedenseinsätze (ZIF) gGmbH wurde 2002 in engem Zusammenwirken von Bundesregierung und Bundestag gegründet, um die deutschen zivilen Kapazitäten für internationale Friedenseinsätze zu stärken. Alleiniger Gesellschafter ist die Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Auswärtige Amt. 1.1 Aufgabe des ZIF: Die Aufgabe des ZIF ist es, einen deutschen Beitrag zur Stärkung internationaler Kapazitäten zur Krisenprävention, Konfliktlösung und Friedenskonsolidierung zu leisten. Das ZIF setzt diesen Auftrag mit zahlreichen Leistungen der Bereiche Verwaltung mit den Teams Finanzen, Personal & Recht (P&R) und Informationstechnologie (IT) sowie der Bereiche Human Resources (HR), Training, International Capacity Development (ICD), Öffentlichkeitsarbeit (ÖA), Sicherheit, Analyse und Politikberatung im In- und Ausland um. Das ZIF ist seit Juli 2017 mit der Verabschiedung des überarbeiteten Sekundierungsgesetzes (SekG), sekundierende Einrichtung und somit Arbeitgeber für zivile Expert:innen in internationalen Einsätzen. Mit der Betreuung, Qualifizierung und Vermittlung von zivilen Expert:innen in internationale Einsätze ist das ZIF verantwortlich für ein Instrument deutscher Außenpolitik – im Auftrag des Auswärtigen Amts. 1.2 Ausgangslage: Zur Umsetzung dieses Mandates arbeiten am Standort des ZIF in Berlin derzeit rund 90 Mitarbeiter:innen, welche regulär nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund) sowie zum Teil außertariflich angelehnt an die Bundesbesoldungstabelle B Bund bezahlt werden. Nach politischer Maßgabe sekundiert das ZIF zudem weltweit Personal in Einsätze der internationalen Organisationen OSZE, EU, NATO, der Organisation Amerikanischer Staaten (OAS), in UN Friedenseinsätze sowie in humanitäre Einsätze wie bspw. zu UN-OCHA, UNICEF, WHO, WFP und zu ausländischen Regierungen. Die Anzahl der sekundierten Personen umfasst derzeit etwa 180 Personen, die auf Grundlage von Arbeitsverträgen nach dem Sekundierungsgesetz vom 27. Juni 2017 (BGBl. I S. 2070) beschäftigt sind. Diese zeitlich befristet und ausschließlich im Ausland tätigen Mitarbeiter:innen (im Folgenden „Sekundiert:innen“) werden ebenfalls nach dem TVöD Bund sowie zum Teil außertariflich angelehnt an die Bundesbesoldungstabelle B Bund vergütet und erhalten darüber hinaus verschiedene Auslandsdienstbezüge wie bspw. Auslandszuschlag (AZ), Kaufkraftausgleich (KKA) und Mietzuschuss (MZ) nach den §§ 53 ff. Bundesbesoldungsgesetz (BBesG). Aufgrund des Mandats des ZIF und den politischen Entwicklungen könnte es in den nächsten Jahren zu einem moderaten Wachstum der Belegschaft von vielleicht 30 Personen kommen. 2. Auftragsgegenstand: Externe Lohnabrechnung Das ZIF beabsichtigt für den Zeitraum vom 01. Juli 2024 bis (einschließlich) 30. Juni 2026, mit einer zweimaligen Verlängerungsoption (max. bis zum 30. Juni 2028) einen Vertrag über die externe Lohnabrechnung aller in Deutschland sowie international tätigen Mitarbeiter:innen zu schließen. Eine Planung, die ein früheres Startdatum, insbesondere für Vorarbeiten wie die Überführung der für die Abrechnung relevanten Daten, vorsieht, wird ausdrücklich begrüßt. Durch die Beauftragung eines externen Dienstleisters soll die korrekte und pünktliche monatliche Gehaltsabrechnung sowie das dazugehörige Meldewesen und die rechtzeitige Zustellung der Gehaltsabrechnungen an die Beschäftigten garantiert werden. Dabei ist zu beachten, dass die Gehaltszahlung des ZIF jeweils zum letzten Werktag eines Monats nach § 24 Abs. 1 TVöD Bund erfolgt. Die betriebliche Altersversorgung erfolgt über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL).
Kennung des Verfahrens: 39933a21-4831-4774-a5d6-e2a3619c41a6
Interne Kennung: ZIF-01/2024
Verfahrensart: Offenes Verfahren
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79211110 Lohn- und Gehaltsabrechnung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Externe Lohnabrechnung nationaler und internationaler Mitarbeiter:innen nach TVöD (Bund)
Beschreibung: Beschreibung des Auftrags- oder Beschaffungsvorhabens: Die vom Auftraggeber gänzlich ausgelagerte Entgeltberechnung, Entgeltauszahlung, Feststellung und Umsetzung der abrechnungsrelevanten Merkmale aufgrund der persönlichen und arbeitsrechtlichen Sachverhalte, Ermittlung des Bruttoentgelts für die national und international tätigen Mitarbeiter:innen des ZIF. Die Beschreibung des Beschaffungsvorhabens, die wesentlichen Inhalte, die "Ergänzende Services" sowie der Punkt "Service Desk/Beratung/technische Rahmenbedingungen" befinden sich in der Datei "Leistungsbeschreibung.pdf", die sich in den Vergabeunterlagen befindet.
Interne Kennung: ZIF-01/2024
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79211110 Lohn- und Gehaltsabrechnung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Es besteht die zweimalige Option der Verlängerung um jeweils ein Jahr. Die maximal mögliche Vertragslaufzeit endet am 30. Juni 2028.
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/07/2024
Enddatum der Laufzeit: 30/06/2028
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Zusätzliche Informationen: Zeitrahmen für die Umsetzung des Auftrags und Vertragslaufzeit Die externe Lohnabrechnung soll ab dem 01.07.2024 zur Verfügung stehen. Das ZIF beabsichtigt den Vertrag für den Zeitraum Juli 2024 bis (einschließlich) Juni 2026 mit der Option einer zweimaligen jeweils einjährigen (12-monatigen) Verlängerung (max. bis Juni 2028) zu schließen. Die Entscheidung des Auftraggebers zur Ausübung dieser Option erfolgt automatisch, sofern keine Mitteilung über den Beendigungswillen zu einem Zeitpunkt vor dem 30.06.2024 erfolgt. Der Auftragnehmenden muss die beauftragte Leistung in dem festgelegten Zeitraum durchführen. Erforderliche Vorarbeiten sind schnellstmöglich, bestenfalls bis anderthalb Monate vor Inbetriebnahme der Dienstleistung (ca. 15.05.2024) abzuschließen. Eine Probeabrechnung für den Monat 05/2024 wird dem Auftraggeber bis 31.05.2024 bereitgestellt. Der Auftragnehmende hat das ZIF kontinuierlich über den Fortschritt der vorbereitenden Arbeiten zu unterrichten. Insbesondere über drohende Verzögerungen, bspw. wegen besonderer Schwierigkeiten, informiert der Auftragnehmende den Auftraggeber unverzüglich. Der Auftragnehmende trifft durch das Vorhalten ausreichender und fachkundiger personeller Kapazitäten dafür Vorsorge, dass er die Leistungsfristen auch bei Auftragsspitzen einhalten und die Leistungen auf qualitativ höchstem Niveau erbringen kann.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistung
Beschreibung: Die leistungsbezogenen Zuschlagskriterien beziehen sich auf die folgenden Punkte: Bewertet wird das fachliche Angebot hinsichtlich des Umfangs der Bereitstellung der in der Leistungsbeschreibung als wünschenswert gekennzeichneten Dienstleistungen. Die leistungsbezogenen Zuschlagskriterien beziehen sich auf die folgenden Bereitstellung der in der Leistungsbeschreibung als wünschenswert gekennzeichneten Dienstleistungen: * Bearbeitung von Servicefällen auf Basis eines Ticketsystems incl. Eskalationsstufen für die Bearbeitung dringender Fälle * Serviceerreichbarkeit per Telefon, werktags für acht Std., z.B. 8:00 - 16:00 Uhr * Ein Rechnungs- und Eingabeschluss zur Monatsmitte * Die Bereitstellung eines selbständig abrufbaren Reports zur Einsicht in den laufenden Abrechnungsstatus für den Auftraggeber * Schnittstellenaufbau bzw. Kompatibilität zu der Personalsoftware des Auftraggebers („REXX“) Alternativ: Anderweitige Sicherstellung eines schnellen, vollständigen und termingerechten Datentransfers mit der aktuell tätigen Entgeltabrechnungsstelle oder der bestehenden Personalverwaltungsstelle/Personalsoftware REXX, ohne nennenswerte Zuarbeit durch den Auftraggeber * Ein Zugang zum System des Auftragnehmers für z.B. Personalsachbearbeiter mittels Zweiaktor Authentifizierung (Token oder Zertifikat als zweiten Faktor), alternativ Azure-Integration * Äquivalente oder höhere Sicherheitsstandards für die IT des Anbieters nach ISO27001 und ISO27018 * Ein zeitlich unbegrenzter Zugang zu Archivunterlagen (bspw. abgewickelten Bezügemitteilungen/Lohnabrechnungen) von Mitarbeiter:innen des Auftraggebers, inkl. ehem. Mitarbeiter:innen * Die Fähigkeit einen Mietkostenzuschuss nach BBesG zu berechnen (sofern Sie diese Möglichkeit anbieten, führen Sie bitte auch separat die Kosten auf, die pro Abrechnungsfall entstehen) Der Bietende erhält die entsprechenden Bewertungspunkte, sofern er das Kriterium erfüllt. Erfüllt er das Kriterium nicht erhält der Bietende 0 Bewertungspunkte.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 50
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Ein weiteres Wertungskriterium ist der Preis, der anhand der Preisauflistung durch einen Vergleich zwischen den Angeboten ermittelt wird. Dabei fließen in die Wertung die folgenden Kosten ein: * monatlicher pauschaler Preis der Leistung je Mitarbeiter:in, die (national) am Standort Berlin tätig ist * monatlicher pauschaler Preis der Leistung je Mitarbeiter:in, die international tätig ist (Berücksichtigung von Auslandsdienstbezügen u.w.) * Implementierungskosten/ Kosten für die Inbetriebnahme. Für die vorgenannten Kriterien wird jeweils 1 Bewertungspunkt für den günstigsten Bietenden vergeben. Erzielt der Bietende nicht den günstigsten Preis für das jeweilige Bewertungskriterium, erhält er 0 Bewertungspunkte.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität
Beschreibung: Bewertet wird die Effektivität * Ein Zugang zum System des Auftragnehmers für z.B. Personalsachbearbeiter:innen mittels Zweifaktor-Authentifizierung (Token oder Zertifikat als zweiten Faktor), alternativ Azure-Integration * Ein plausibler und gesetzeskonformer Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO * Persönliche:r Ansprechpartner:in und Vertretung (als Anlage zum Angebot z.B. vcard beifügen) Der Bietende erhält die entsprechenden Bewertungspunkte, sofern er das Kriterium erfüllt. Erfüllt er das Kriterium nicht erhält der Bietende 0 Bewertungspunkte.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 20
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
6. Ergebnisse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert des Ergebnisses: 709 920,00 EUR
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet
Rang in der Liste der Gewinner: 1
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: ZIF-01/2024
Titel: Externe Lohnabrechnung nationaler und internationaler Mitarbeiter:innen nach TVöD (Bund)
Datum der Auswahl des Gewinners: 09/04/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Zentrum für Internationale Friedenseinsätze (ZIF) gGmbH
Registrierungsnummer: DE244210721
Postanschrift: Ludwigkirchplatz 3-4
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10719
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Registrierungsnummer: T:022894990
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 228 94990
Fax: +49 228 9499163
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: large
Registrierungsnummer: DE814811803
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10557
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Offizielle Bezeichnung: KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: DEU
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
Der Gewinner ist auf einem geregelten Markt notiert
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 30e6cffd-cadd-494f-b676-5a39f19b22c7 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 29/04/2024 00:00:00 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 257914-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 85/2024
Datum der Veröffentlichung: 30/04/2024