Empfangs- und Wachdienstleistungen für die Filmuniversität Babelsberg KONRAD WOLF Referenznummer der Bekanntmachung: 2023/11
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Marlene-Dietrich-Allee 11
Ort: Potsdam
NUTS-Code: DE404 Potsdam, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 14482
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Gebäudemanagement
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://filmuniversitaet.de
Postanschrift: Prenzlauer Promenade 175
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 13189
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.delphicon.com
Abschnitt II: Gegenstand
Empfangs- und Wachdienstleistungen für die Filmuniversität Babelsberg KONRAD WOLF
Gegenstand dieser Ausschreibung ist die durchgängige (24/7) Besetzung der Empfangszentrale der Filmuniversität Babelsberg Konrad Wolf im Zeitraum 1.3.2024 bis 28.2.2025 mit der Option der jährlichen Verlängerung. max. 4 Jahre.
Filmuniversität Babelsberg KONRAD WOLF Marlene-Dietrich-Allee 11 14482 Potsdam
Für die Absicherung der Personen- und Gebäudesicherheit sowie des Geschäftsbetriebes ist eine 24 h Besetzung des Empfangs notwendig. Folgende Leistungen sind zu erbringen:
- Empfang von Besuchern, Besuchergruppen etc., Avisierung dieser zur empfangenden Stelle, Ausgabe von Besucherkarten,
- Vermittlung ein- und ausgehender Telefonanrufe bzw. telefonische Auskunftserteilung, Nachrichtenempfang und Weitergabe,
- Zugangs- und Zufahrtskontrolle (soweit kein elektronisches Kontrollsystem dies übernimmt) für Personen und Fahrzeuge,
- Schlüsselausgabe und -Annahme, Schlüsselberechtigungsverwaltung auch für Schlüsselkarten und Transponder,
- Kontrolle und Überwachung von intern aufgeschalteten Stör- und Gefahrenmeldeanlagen (Brand- und Einbruchmeldeanlage, Gebäudeleittechnik) etc.,
- Einleiten und Koordinieren von entsprechenden Alarmverfolgungsmaßnahmen (z.B. Information an Techniker, Feuerwehr, Polizei) bei Ausfall der Haustechnik,
- Kontrollrundgänge in und um den Gebäudekomplex, je 3 x täglich, ca. 30 min.
- Durch den AN ist vor Beginn der Leistungen in Abstimmung mit dem AG ein Wächterkontrollsystem zu installieren (ca. 15 Punkte im Innen- und Außenbereich). Diese Leistung wird nicht gesondert vergütet.
- Die Kontrollgänge sind über das Wächterkontrollsystem zu dokumentieren.
- Verschlusskontrolle,
- Entgegennahmen und Eintragungen von Raumanfragen in ein elektronisches Raumbuch,
- Entgegennahme von Post, d.h. werktägliche Postverteilung mit Unterstützung durch ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem, Verwahrung sperriger Post (Pakete) und Ausgabe an die Besteller.
- Auf Grund der fortschreitenden Digitalisierung der Filmuniversität, muss der problemlose Umgang mit digitalen Medien bzw. Umgang mit dem PC gewährleistet sein (siehe Mindestanforderungen an das Empfangspersonal),
- Optional: mobile Bestreifung, Sonderbewachung
- Es wird zusätzliches Personal für die Betreuung der einmal im Jahr stattfindenden Veranstaltung "Film Festival Sehsüchte" benötigt (5 Tage pro Jahr, ca. 150 Einsatzstunden, tlw. mit Nacht- und Wochenendzuschlag).
- Öffnen und Schließen des Tiefgaragentors. Öffnung: spätestens 5:50 Uhr Schließen 21:30 Uhr
jährliche Verlängerungsoption (Gesamtlaufzeit max. 4 Jahre)
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
[1.] Juristische Personen fügen den Unterlagen einen Nachweis über die Eintragung ins Handelsregister bzw. Gewerbeanmeldung bei (§ 44 Abs. 1 VgV).
[2.] Es sind Angaben zu machen, ob beabsichtigt ist - bezogen auf den Auftrag - in relevanter Weise mit anderen zusammen zu arbeiten bzw. Unteraufträge zu vergeben, bezogen auch auf nur teilweise Bereiche (§ 47 VgV).
[3.] Der Bieter hat eine Erklärung abzugeben, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 und § 124 GWB vorliegen.
[4.] Die Auftraggeberin behält sich vor, vor Zuschlagserteilung eine Abfrage beim bundesweiten Wettbewerbsregister durchzuführen. Die Bietenden erklären sich mit der Angebotsabgabe bereit, die hierfür benötigten Angaben zu liefern
[1.] Mit dem Angebot ist der Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit den nachfolgenden Deckungssummen zu erbringen:
-für Personenschäden:
-[Betrag gelöscht] EUR
-für Sachschäden:
-[Betrag gelöscht] EUR
-für Vermögensschäden sowie Schäden gemäß Bundesdatenschutzgesetz
-[Betrag gelöscht] EUR
-Obhuts- und Bearbeitungsschäden:
-[Betrag gelöscht] EUR
-Schlüsselverlustschaden:
-[Betrag gelöscht] EUR
Die Versicherung für Schlüsselverlustschaden muss die Ersatzschlüsselbeschaffung, den Austausch der Schließanlage - inklusive Aus- und Einbaukosten - sowie sonstige vorläufige Sicherungsmaßnahmen - z. B. Bewachung - beinhalten.
Ersatzweise ist die schriftliche Erklärung des Versicherers zur Erhöhung der Deckungssumme im Auftragsfall oder eine schriftliche Erklärung des Versicherers zur Zusage einer objektbezogenen Versicherung vorzulegen.
[2.] Erklärung zum Gesamtumsatz sowie den Umsatz entsprechender Dienstleistungen der letzten 3 Geschäftsjahre.
Zu [2.]
Der durchschnittliche jährliche Netto-Umsatz der vergangenen 3 Jahre bezogen auf die besondere Leistungsart (vergleichbare Leistungen) muss aufgrund des Leistungsumfangs mindestens das 1,0-fache des Betrages entsprechen, der sich als Jahres-Auftragssumme (netto) für die zur Beauftragung vorgesehenen Leistungen errechnet (Basis sind die Angebotspreise des Bieters).
Im Bieterfragebogen sind folgende Angaben und Erklärungen zu machen:
[1.] Angestellte Mitarbeiter der letzten drei Jahre, aufgeteilt nach fest angestellten gewerblichen Arbeitskräften, Leitungs- und Verwaltungspersonal sowie Sonstigen (u. a. Saisonkräfte etc.).
[2.] Bestätigung, dass das eingesetzte Personal mindestens über die Zugangsvoraussetzungen nach § 34 a GewO verfügt.
[3.] Erklärung des Bieters, dass er im Auftragsfall ausreichend geeignete Technik und geeignetes Personal für den Auftrag bereitstellt.
[4.] Nachweis von mindestens 3 vergleichbaren Referenzen mit Angabe von: Bezeichnung der Referenz, Laufzeit, Auftragswert Kurzbeschreibung sowie Umfang der erbrachten Leistungen, Auftraggeber und Ansprechpartner mit Telefonnummer.
[5.] Eigenerklärung zu den benötigten Erfahrungen und Kenntnissen der eingesetzten Mitarbeiter.
Zu [4.] Die Referenzen müssen folgende Kriterien erfüllen:
- Der Abschluss der Referenzen darf max. drei Jahre zurückliegen - gerechnet vom Zeitpunkt der Veröffentlichung der Bekanntmachung für diese Ausschreibung,
- Es muss sich um längerfristige Aufträge mit einer Laufzeit von mindestens 12 Monaten handeln,
- Laufende Referenzen werden berücksichtigt, wenn seit Leistungsbeginn mind. 6 Monate vergangen sind,
- Mindestens eine der drei vorgestellten Referenzen muss von öffentlichen Auftraggebern stammen
- Mindestens eine der drei vorgestellten Referenzen muss eine Tätigkeit betreffen, die im Zusammenhang mit sehr häufigen Kundenkontakt steht. z.B. Empfangsdienste, Auskunfts- Informationsdienste.
Zu [5.] In einem kurzen Lebenslauf (s. Bieterfragebogen) sind die Erfahrungen und Kenntnissen der eingesetzten Mitarbeiter darzustellen. Das eingesetzte Personal muss folgende Mindestvoraussetzungen erfüllen:
- mindestens 1 Jahr Berufserfahrung als Empfangsdienst,
- Deutschkenntnisse Sprachniveau B1,
- Englischkenntnisse Sprachniveau A2
- Ein gepflegtes Erscheinungsbild
- Gute Kenntnisse im Umgang mit EDV, MS Office (Schwerpunkt MS Outlook)
- Das Personal muss zum Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme über die Befähigung "Beauftragte Person für Aufzugsanlagen gemäß TRBS 3121 (Aufzugswärter)" verfügen.
Nachweis mittels Eigenerklärung im Bieterfragebogen sowie Vorlage der Nachweise und Zertifikate je Mitarbeiter mindestens 14 Tage vor dem ersten Einsatz der jeweiligen Mitarbeiter.
Abschnitt IV: Verfahren
elektronische Angebotseröffnung
Bieter und derene Bevollmächtigten sind nicht zugelassen
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXP9YYT6AU8
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Ort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Ort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland
Der Auftraggeber verweist auf die Rechtslage gem. § 160 Abs.3 Satz 4 GWB, wonach ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, wenn die Nachprüfung vom Antrags-/Bieterunternehmen nicht innerhalb von 15 Tagen, nach Zurückweisung einer Rüge durch die ausschreibende Stelle, beantragt wird.
Die ausschreibende Stelle weist ferner darauf hin, dass Rügen im Sinne des § 160 Abs.3 Satz 1GWB unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber erfolgen müssen.