Beratung für die Realisierung von IT-Outsourcing-Projekten Referenznummer der Bekanntmachung: VV 017-2023

Bekanntmachung vergebener Aufträge

Ergebnisse des Vergabeverfahrens

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: F&W Fördern & Wohnen AöR
Postanschrift: Heidenkampsweg 98
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Postleitzahl: 20097
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.foerdernundwohnen.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
I.5)Haupttätigkeit(en)
Sozialwesen

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Beratung für die Realisierung von IT-Outsourcing-Projekten

Referenznummer der Bekanntmachung: VV 017-2023
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung sind die Beratung und Unterstützung bei der Realisierung eines IT-Outsourcing-Projekts, insbesondere in den Bereichen Desktop-Service, Managed Security, SAP-Betrieb, Serverbetrieb, SAN, File- und Print-Services, Active Directory, Storage, Messaging, Service Desk, LAN, WAN, SAP Benutzer- und Berechtigungsverwaltung, Datensicherung, ggf. SAP Applikationsbetreuung.

Während der Migration auf den Outsourcing Dienstleister wird ein Ticket-System eingeführt und eine Migration von Notes auf Microsoft 365 angestrebt.

Gegenstand des Auftrags sollen insbesondere die folgenden Leistungen sein (vgl. ausführlich hierzu unter II.2.4):

- Durchführung einer Ist-Analyse der aktuellen Bestandssituation der IT-Services bei der Auftraggeberin;

- Unterstützung der Auftraggeberin bei der Vorbereitung der Ausschreibung der IT-Services;

- Unterstützung bei der Organisation der Ausschreibung;

- IT-fachliche Unterstützung im Ausschreibungsverlauf;

- Unterstützung bei der Gestaltung und Verhandlung der technisch/fachlichen Vertragsdokumentation;

- Begleitung der ggf. notwendigen Migration der ausgeschriebenen Services;

- Definition von Prozessen zur Steuerung des Outsourcing Dienstleisters;

- Begleitung des Outsourcingprojektes in der Rolle des Qualitätsmanagers.

II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
72300000 Datendienste
30200000 Computeranlagen und Zubehör
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE600 Hamburg
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Fördern & Wohnen (F&W) gibt obdach- und wohnungslosen Menschen ein Dach über dem Kopf und hilft ihnen, wieder Fuß zu fassen. Auch Geflüchtete finden hier eine Bleibe auf Zeit. Für Menschen, die es auf dem Wohnungsmarkt besonders schwer haben, schafft F&W Wohnungen. Menschen mit Behinderung oder psychischer Erkrankung wohnen bei F&W und erleben Teilhabe. F&W Fördern & Wohnen AöR ist ein Tochterunternehmen der Freien und Hansestadt Hamburg. Mit rund 1.800 Mitarbeitenden ist es an über 200 Standorten für Menschen.

Für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt die Auftraggeberin eine moderne IT-Infrastruktur und damit zusammenhängende IT-Services. Ein Großteil dieser Leistungen ist zurzeit an einen externen Dienstleister ausgelagert, insbesondere die Bereiche Desktop-Service, Managed Security, SAP-Betrieb, Serverbetrieb, File- und Print-Services, Active Directory, Storage, Messaging, Service Desk, WAN, Citrix. Die Laufzeit des zugrundeliegenden Servicevertrages endet im Jahr 2024. Die Auftraggeberin will die Leistungen erneut ausschreiben. Für die Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung sowie die gegebenenfalls notwendige Überführung der Leistungen an einen neuen Anbieter benötigt die Auftraggeberin Unterstützung durch ein qualifiziertes Beratungsunternehmen mit besonderer Expertise bei der Beratung und Unterstützung von IT-Outsourcing-Projekten. Gegenstand des Auftrags sollen insbesondere die folgenden Leistungen sein:

- Durchführung einer Ist-Analyse der aktuellen Bestandssituation der IT-Services bei der Auftraggeberin um festzustellen, in welchen Bereichen Optimierungs-/Transformationsbedarf besteht, der sich im Zuge des Auslagerungsprojektes sinnvoll und kosteneffizient umsetzen lässt, entsprechende Beratung der Auftraggeberin zu den Vor- und Nachteilen derartiger Optimierungsmöglichkeiten;

- Unterstützung der Auftraggeberin bei der Vorbereitung der Ausschreibung der IT-Services, insbesondere bei der Gestaltung der Ausschreibungsunterlagen (u.a. Pflichtenhefte/Leistungsbeschreibungen/Prozesse). Zum Teil kann hier auf bestehende Dokumente aufgesetzt werden, zum Teil (insbesondere in den Bereichen mit Optimierungspotential) sind neue Unterlagen zu erstellen;

- Unterstützung bei der Organisation der Ausschreibung in Zusammenarbeit mit dem Beschaffungsmanagement von F&W, insbesondere Zuarbeit bei der Zusammenstellung der Ausschreibungsunterlagen, Entwurf und Koordination von Zeitplänen; Planung und Organisation von internen Besprechungen, Einholung von Feedback der internen Kompetenzträger bei der Auftraggeberin etc.;

- IT-fachliche Unterstützung bei der Vorauswahl der Anbieter, bei den Gesprächen und gegebenenfalls Verhandlungen mit den Anbietern und bei der Endauswahl des zukünftigen Dienstleisters;

- Unterstützung bei der Auswertung der Teilnahmeanträge und Angebote;

- Unterstützung bei der Gestaltung und Verhandlung der technisch/fachlichen Vertragsdokumentation (z.B. Leistungsbeschreibungen, SLAs, Vertragsstrafenmodelle, Preismodelle, Transitionsbeschreibung/ Transitionsplan etc.). Die rechtlichen Vergabe- und Vertragsunterlagen werden von der Auftraggeberin intern und durch eine bereits beauftragte Anwaltskanzlei erstellt und verhandelt;

- Betreuung der gegebenenfalls notwendigen Migration der ausgeschriebenen Services vom aktuellen Dienstleister auf den neuen Dienstleister als Qualitätsmanager "Transition" auf Seiten der Auftraggeberin.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Qualitätskriterium - Name: Leistungswertung Konzept / Gewichtung: 50
Preis - Gewichtung: 50
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2023/S 040-118802
IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems
IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja
V.2)Auftragsvergabe
V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses:
07/08/2023
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung: MGRP GmbH
Ort: Crailsheim
NUTS-Code: DE11A Schwäbisch Hall
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.)
Ursprünglich veranschlagter Gesamtwert des Auftrags/des Loses: [Betrag gelöscht] EUR
Gesamtwert des Auftrags/Loses: [Betrag gelöscht] EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Bekanntmachungs-ID: CXP4YUR6P3L

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Ort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 40428231690
Fax: +49 40427923080
Internet-Adresse: www.hamburg.de
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

- § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Ort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 40428231690
Fax: +49 40427923080
Internet-Adresse: www.hamburg.de
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
19/09/2023