Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Landkreis Rostock

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Legal Basis:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Landkreis Rostock
August-Bebel-Str. 3
Bad Doberan
18209
Deutschland
Kontaktstelle(n): Marina Urgast
Telefon: +49 3843 / 755-10020
E-Mail:
Fax: +49 3843 / 755-100810
NUTS-Code: DE80K

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: www.landkreis-rostock.de

I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.subreport.de/E83274158
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.subreport.de/E83274158
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
I.5)Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Landkreis Rostock

II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72512000
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Kernstück der "Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Landkreis Rostock" ist die Implementierung eines DMS in der Kreisverwaltung als technische Basis für die Einführung der elektronischen Aktenführung, die nach einer Testphase in Pilotämtern schrittweise in der gesamten Kreisverwaltung erfolgen soll.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE80K
Hauptort der Ausführung:

Güstrow

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Parallel zur Einführung der E-Akte soll die elektronische Vorgangsbearbeitung mithilfe des DMS in der Verwaltung des Landkreises Rostock Einzug halten, und zwar am Beispiel von vorher definierten Verwaltungsprozessen, die in eigenen Projekten für die Umsetzung als digitaler Workflow bearbeitet werden.

In der gemeinsamen Nutzung von Informationen sieht der Landkreis Rostock einen der wesentlichen Vorteile eines DMS. Daher soll im DMS eine gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten vor Veraktung auch für räumlich getrennte Organisationseinheiten an allen Standorten der Kreisverwaltung möglich sein.

Das DMS muss in die bestehende IT-Infrastruktur des Landkreises (Intranet, MS-Office, diverse Fachverfahren usw.) integriert werden. Altdokumente, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, sind ersetzend aus bestehenden Systemen in das neue DMS zu migrieren und dieses als zentrales System verwaltungsweit zu etablieren.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 29/04/2019
Ende: 28/04/2023
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Nach Vereinbarung

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

- Aktueller Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister oder einer vergleichbaren Eintragung nicht älter als 6 Wochen für den Bieter, jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und im Falle der Eignungsleihe für jeden Unterauftragnehmer (Kopie oder im Falle eines Handelsregisterauszuges Ausdruck von www.handelsregister.de genügt); wenn keine Registerpflicht besteht, ist eine entsprechende Eigenerklärung einzureichen.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- Eigenerklärung zum Bieter (Basisinformationen zum Unternehmen, einschließlich Angaben zum Personal),Formular B1,

- Benennung desjenigen, der den Bieter vertritt, und Nachweis der Vertretungsvollmacht, Formular B2,

- Erklärungen der Bietergemeinschaftsmitglieder (sofern anwendbar), Formular B3,

- Eigenerklärung Nachunternehmer / Eignungsleihe (sofern anwendbar), Formular B4,

- Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB, Formular B5,

- Verpflichtungserklärung des Bieters-/ der Bietergemeinschaft zur Zahlung Mindestlohn, Formular B6,

- Datenschutzerklärung und Erklärung über Interessenskollision, Formular B7,

- Eigenerklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz bezüglich der verfahrensgegenständlichen Leistung für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, Formular B8,

- Eigenerklärung zum Bestehen einer angemessenen Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung bei einem in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer oder Kreditinstitut, Formular B9.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

- Es wird eine Mindestanzahl von durchschnittlich 50 Beschäftigten im Geschäftsbereich Dokumentenmanagementsystem in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren gefordert,

- der Umsatz des Bieters muss durchschnittlich 2 000 000 EUR netto pro Jahr im Geschäftsbereich Dokumentenmanagement betragen. Im Fall einer Bietergemeinschaft bzw. des Einsatzes von Nachunternehmern wird die Summe des Umsatzes in Bezug auf die verfahrensgegenständliche Leistung gebildet. Maßgeblich sind die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre,

- Die Deckungssumme muss mindestens 1 Million EUR jeweils für Vermögens- und Personenschäden und 250 000 EUR für Sachschäden pro Versicherungsjahr betragen.

Die Deckung muss über die Vertragslaufzeit uneingeschränkt erhalten bleiben; wenn ein solcher Versicherungsschutz noch nicht oder nicht in der geforderten Höhe besteht, ist eine schriftliche Eigenerklärung vorzulegen, wonach der Bieter dem Auftraggeber den Abschluss einer entsprechenden Versicherung im Zuschlagsfalle zusichert.

Bei Nichterfüllen dieser Voraussetzungen wird das Angebot wegen nicht nachgewiesener Eignung und Unvollständigkeit vom Verfahren ausgeschlossen.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Eigenerklärung zu mindestens 5 Referenzprojekten mit vergleichbarer Aufgabenstellung, Formular B10; Wenn vorhanden, sollen Kopien von Referenzschreiben der jeweiligen Auftraggeber als Nachweis beigefügt werden. Allein die Nichtvorlage von Referenzschreiben macht die Referenz aber nicht unvollständig.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Die Referenzen werden nur gewertet, wenn sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen; bei Nichterfüllen dieser Voraussetzungen wird das Angebot wegen nicht nachgewiesener Eignung und Unvollständigkeit vom Verfahren ausgeschlossen:

- es handelt sich bei den Referenzprojekten um:

-- eine in den letzten 5 Geschäftsjahren erbrachte Leistung,

-- mit einem Nettoumsatz von mindestens 300 000 EUR,

-- in einer Kommunalverwaltung mit mind. 75 000 Einwohnern, davon mind. ein Landkreis oder eine kreisfreie Stadt (auch noch laufende, d. h. noch nicht vollständig abgeschlossene Projekte werden bei entsprechenden Angaben gewertet),

-- es sind dargestellt der Auftraggeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer, das eingesetzte Dokumentenmanagementsystem, das Gesamtauftragsvolumen, der Leistungszeitraum sowie die Zusammensetzung des Projektteams.

- die Leistungen müssen inhaltlich sowie von Umfang und Komplexität vergleichbar sein mit den Leistungen, die Gegenstand dieses Vergabeverfahrens sind; es muss sich also um Referenzen zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems handeln mit mindestens:

-- 250 aktiven Nutzern sowie

-- der Anbindung von mindestens 2 Fachverfahren an die angebotene Systemlösung.

III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.1)Angaben zu einem besonderen Berufsstand
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 21/01/2019
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 20/05/2019
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 21/01/2019
Ortszeit: 12:15

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Vergabekammer des Landes Mecklenburg-Vorpommern
Johannes-Stelling-Str. 14
Schwerin
19053
Deutschland
Telefon: +49 3855885164
E-Mail:
Fax: +49 3855884855817
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Bewerber und Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber (§ 97 Abs. 6 GWB). Sieht sich ein an dem Auftrag interessierter Bewerber oder Bieter durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen beim Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB).

Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge bzw. Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 und Nr. 3 GWB).

Teilt der Auftraggeber dem Bewerber oder Bieter mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird oder bleibt er untätig, kann ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB), wobei für die Fristwahrung der Eingang des Nachprüfungsantrags bei der Vergabekammer maßgeblich ist.

Sich noch im Verfahren befindende Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch den Auftraggeber. Nach Ablauf dieser Frist ist ein Zuschlag möglich, auch wenn eine Frist nach § 160 Abs. 3 GWB noch nicht verstrichen sein sollte. Ein Nachprüfungsantrag müsste daher zur Verhinderung eines Zuschlags vor Ablauf der Frist nach § 134 GWB dem Auftraggeber durch die Vergabekammer zugestellt worden sein.

Die Unwirksamkeit einer Auftragserteilung kann gemäß § 135 Abs. 1 und 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Information über den Vertragsabschluss, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
04/12/2018