Öffentliche Ausschreibung Ebersberg 2025 Deutschland – Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen – Managed Document Services (Ex-post-VÖ) 2025-07-17

Deutschland – Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen – Managed Document Services (Ex-post-VÖ)

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Landkreis Ebersberg

E-Mail: druckerausschreibung@lra-ebe.de

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Managed Document Services (Ex-post-VÖ)

Beschreibung: Beschaffungsgegenstand sind Managed Document Services, d.h. die Anmietung einer Printmedienausstattung bestehend aus Druckern und Multifunktionsgeräten in verschiedenen Leistungsklassen einschließlich Softwarelösungen u.a. für das Flottenmanagement, die Administration und Abrechnung, das Meldesystem für Störungs- und Wartungsmeldungen, das Reporting und die Automatisierung von Prozessen im Zusammenhang mit dem Geräteverbund.

Kennung des Verfahrens: 51af8a20-bf75-4521-b056-2fb93c320c1d

Interne Kennung: EBE-2025-EU-1

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

Zentrale Elemente des Verfahrens: Das Vergabeverfahren wird in mehreren Schritten durchgeführt: 1. Teilnahmewettbewerb (steht allen interessierten Unternehmen offen) 2. Prüfung der Teilnahmeanträge 3. Aufforderung zur Angebotsabgabe (nur an geeignete Bewerber) 4. Einreichung der Erstangebote (nur durch Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert worden sind) 5. Prüfung der Erstangebote 6. Verhandlungsphase 7. Einreichung der bindenden Angebote (nur durch Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert worden sind) 8. Prüfung und Wertung der bindenden Angebote, Zuschlagsentscheidung 9. Verifizierende Teststellung 10. Vorinformation der unterlegenen Bieter 11. Wartefrist 12. Zuschlagserteilung Die einzelnen Verfahrensschritte sind unter Ziffer 2 des Verfahrensbriefs detailliert beschrieben.

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 30000000 Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen

Zusätzliche Einstufung (cpv): 30232000 Peripheriegeräte, 30232100 Drucker und Plotter, 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme, 48300000 Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität, 48770000 Softwarepaket mit allgemeinen, Komprimierungs- und Druckdienstprogrammen, 48920000 Büroautomatisierungssoftwarepaket

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Eichthalstraße 5

Stadt: Ebersberg

Postleitzahl: 85560

Land, Gliederung (NUTS): Ebersberg (DE218)

Land: Deutschland

Zusätzliche Informationen: Die auftragsgegenständlichen Leistungen sind für das Landratsamt Ebersberg, dessen Außenstellen, die landkreiseigenen Schulen, den Kreisjugendring, die Wohnungsgenossenschaft, den Zweckverband Realschule Vaterstetten und weitere Organisationseinheiten des Auftraggebers zu erbringen; die genauen Standorte können der Standortliste (Anlage 1a der Vergabeunterlagen) entnommen werden.

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4Y9P5GR3 Die Anzahl geeigneter Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, kann gem. § 51 Abs. 1 VgV durch den Auftraggeber begrenzt werden, sofern genügend geeignete Bewerber zur Verfügung stehen. Der Auftraggeber wählt (nur) drei (3) Bewerber, die alle Eignungskriterien und Mindestanforderungen erfüllen, aus. Sollten mehr als drei (3) Bewerber alle Eignungskriterien und Mindestanforderungen erfüllen, werden diejenigen drei (3) Bewerber aufgefordert, welche die höchste Gesamtpunktzahl nach dem nachfolgenden dargestellten Maßstab (Teilnahmeauswahlkriterien) erreichen. Die geeigneten Referenzprojekte, welche die diesbezüglich genannten Mindestanforderungen erfüllen, werden im Rahmen der Teilnehmerauswahl anhand des nachfolgend dargestellten Maßstabs bepunktet. Voraussetzung für eine Bepunktung ist, dass die Bewerber bezüglich der nachfolgend genannten Auswahlkriterien mit ihrem Teilnahmeantrag eine Eigenerklärung abgeben haben. 1) Vergleichbarkeit des Referenzprojekts 2 Punkte: Das Referenzprojekt ist in vollem Umfang mit der ausschreibungsgegenständlichen Leistung vergleichbar. 1 Punkt: Das Referenzprojekt ist nur teilweise mit der ausschreibungsgegenständlichen Leistung vergleichbar. 0 Punkte: Das Referenzprojekt ist nicht mit der ausschreibungsgegenständlichen Leistung vergleichbar (Mindestanforderung nicht erfüllt!). 2) Auftragswert des Referenzprojekts 2 Punkte: Das Referenzprojekt hatte einen Auftragswert von mehr als 800.000,- Euro (bezogen auf die gesamte Laufzeit des Auftrags). 1 Punkt: Das Referenzprojekt hatte einen Auftragswert von mehr als 400.000,- Euro (bezogen auf die gesamte Laufzeit des Auftrags). 0 Punkte: Das Referenzprojekt hatte einen Auftragswert von weniger als 400.000,- Euro (bezogen auf die gesamte Laufzeit des Auftrags). 3) Mitarbeiterzahl des Referenzauftraggebers 2 Punkte: Die von den referenzgegenständlichen Leistungen des Bewerbers unmittelbar erfasste festangestellte Mitarbeiterzahl des Referenzauftraggebers beläuft sich auf mindestens 500 1 Punkt: Die von den referenzgegenständlichen Leistungen des Bewerbers unmittelbar erfasste festangestellte Mitarbeiterzahl des Referenzauftraggebers beläuft sich auf mindestens 250 0 Punkte: Die von den referenzgegenständlichen Leistungen des Bewerbers unmittelbar erfasste festangestellte Mitarbeiterzahl des Referenzauftraggebers beläuft sich auf weniger als 250 Je Referenzprojekt können also bis zu 6 Punkte erreicht werden, für die maximal 3 zulässigen Referenzprojekte also insgesamt maximal 18 Punkte (maximal 3 Referenzprojekte x maximal 6 Punkte = maximal 18 Punkte). Ergeben sich auf Basis der Teilnahmeauswahlkriterien keine drei (3) Bewerber, die mehr Punkte haben als die anderen Bewerber (z. B. weil es auf Platz drei (3) zwei (2) Bewerber mit gleicher Punktzahl gibt), erfolgt die Auswahl der Bewerber aus dieser mit gleicher Punktzahl bepunkteten Gruppe durch Losentscheid. Liegen weniger als drei (3) geeignete Bewerber vor, behält sich der Auftraggeber vor, das Verhandlungsverfahren mit den/dem geeigneten Teilnehmer(n) durchzuführen.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Managed Document Services (Ex-post-VÖ)

Beschreibung: Der Leistungsgegenstand umfasst die Anmietung einer Printmedienausstattung bestehend aus Druckern und Multifunktionsgeräten in verschiedenen Leistungsklassen einschließlich Softwarelösungen u.a. für das Flottenmanagement, die Administration und Abrechnung, das Meldesystem für Störungs- und Wartungsmeldungen, das Reporting und die Automatisierung von Prozessen im Zusammenhang mit dem Geräteverbund. Hierzu zählen insbesondere (i) die Erstellung eines Betriebskonzepts (IST-Analyse und SOLL-Planung) mit dem Ziel einer Nutzungs- und Verbrauchsoptimierung (im Vergleich zum IST-Stand), auf dessen Grundlage sodann der Rollout (Hardware & Software) und die Leistungserbringung erfolgen; (ii) die vollständige, funktionssichere und betriebsbereite Lieferung, Montage, Installation und Inbetriebnahme des Geräteverbundes inklusive aller erforderlichen Hilfsmaterialien, Stromkabel, Verbinder, Datenträger usw. ("Hardware-Rollout"); (iii) die vollständige, funktionssichere und betriebsbereite Lieferung und Installation der zugehörigen Administrations- und Abrechnungssoftware einschließlich der notwendigen Anpassung auf die bestehende IT-Systemumgebung bzw. das Netzwerk des Auftraggebers ("Software-Rollout") im Geräteverbund; (iv) die vollständige, funktionssichere und betriebsbereite Lieferung und Installation eines automatisierten Meldesystems für Störungs- und Wartungsmeldungen sowie einer webbasierten Plattform für das Reporting gegenüber dem Auftraggeber; (iv) die Sicherstellung eines bestimmten Service-Levels zur Beseitigung von Störungen an der Hard- und/oder Software; (v) die Wartung und Instandhaltung des Geräteverbundes; (vi) die Nachlieferung von Verbrauchsmaterialen und Verschleißmaterialen; (vii) die Pflege der Administrations- und Abrechnungssoftware einschließlich der Installation erforderlicher Updates, Treiber und Patches; (viii) die Dokumentation der Leistungserbringung. Darüber hinaus besteht das Ziel der Beschaffung u.a. darin, im Rahmen der Managed Document Services den Veränderungen der Outputlandschaft im Rahmen eines Transformationsansatzes gerecht zu werden, d.h. die Prozesse weiter zu optimieren, im höchsten Maße zu automatisieren sowie für zukünftige Anforderungen auszugestalten.

Interne Kennung: EBE-2025-EU-1

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 30000000 Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen

Optionen:

Beschreibung der Optionen: In Bezug auf die nachfolgend genannten optionalen Leistungen besteht keine Abnahmepflicht des Auftraggebers. Die optionalen Leistungen sind grundsätzlich nur auf gesonderten Abruf zu erbringen. Der Auftragnehmer ist im Falle des Abrufs einer optionalen Leistung zu deren Ausführung zu den im Preisblatt angebotenen Preisen verpflichtet, d.h. dass in diesem Fall eine Leistungspflicht des Auftragnehmers besteht. 1) Optionale Anmietung zusätzlicher Geräte Während der Vertragslaufzeit kann es in Folge von Umzügen und/oder Erweiterungen / Gründung bestehender / neuer Organisationseinheiten sowie auch Gründung / Erweiterung neuer Einrichtungen des Auftraggebers zu Änderungen in Bezug auf die Standorte und, damit einhergehend, auch hinsichtlich der Zusammensetzung des Geräteverbundes (Geräteanzahl, Verbrauchs- und Verschleißmaterial usw.), des Umfangs der Softwarenutzung, der Wartung etc., d.h. also zu einer Änderung - voraussichtlich einer Erweiterung - des Leistungsumfangs kommen. Der Auftraggeber behält sich vor diesem Hintergrund optional vor, zusätzliche Geräte anzumieten. Diesbezüglich ist der Auftraggeber berechtigt, optional sowohl zusätzliche Geräte in den in Anlage 1b der Vergabeunterlagen (Leistungsklassen) definierten Grund-Konfigurationen, als auch in modifizierten Konfigurationen anzumieten (Geräte der Leistungsklassen 1 bis 5 bspw. mit zusätzlicher Papierkassette, Fax-Modul, Hefter usw., vgl. Anlage 1b der Vergabeunterlagen). Der Umfang der Leistungsänderung wird nach derzeitiger Schätzung auf (maximal) bis zu 245 zusätzliche Geräte in der Grundkonfiguration und (maximal) 540 Geräte in modifizierten Konfigurationen geschätzt. Eine diesbezügliche Aufteilung nach Leistungsklassen kann Ziffer 1.2.1 der Leistungsbeschreibung entnommen werden. 2) Optionale Einweisungen und Schulungen Der Auftraggeber behält sich vor, den Auftragnehmer optional mit der Durchführung von Einweisungen und Schulungen zu beauftragen. Bei Bedarf kann der Auftraggeber den Auftragnehmer optional damit beauftragen, während der Rollout-Phase die Administratoren der IT des Landratsamtes Ebersberg in den Geräteverbund und die Softwarelösung des Auftragnehmers einzuweisen. Im Falle von Änderungen kann der Auftraggeber den Auftragnehmer optional damit beauftragen, zusätzliche Schulungen der Administratoren durchzuführen. Der Auftraggeber verfügt derzeit über 7 Administratoren. Darüber hinaus kann der Auftraggeber den Auftragnehmern erforderlichenfalls optional damit beauftragen, unmittelbar nach Beginn der Betriebsphase an verschiedenen Standorten Erst-Einweisungen der Alltagsnutzer in den Geräteverbund durchzuführen. Derzeit hat der Auftraggeber ca. 650 Benutzer des Landratsamtes sowie weitere Nutzer an den angegebenen Standorten (vgl. Anlage 1a der Vergabeunterlagen). Sofern über die Erst-Einweisungsschulungen hinaus weitere (Erst-)Einweisungen und/oder Schulungen erforderlich werden sollten, behält sich der Auftraggeber optional vor, diese beim Auftragnehmer zu beauftragen. Diesbezüglich wird von einem Aufwand von insgesamt bis zu 12,5 Manntagen a 8 Stunden (insgesamt 100 Stunden) ausgegangen. 3) Optionale Standortwechsel von Geräten Der Auftraggeber hat das Recht, Umzüge von Geräten sämtlicher Leistungsklassen innerhalb und außerhalb von Standorten selbst vorzunehmen. Etwaige Umzüge von Geräten der Leistungsklasse 1 werden vom Auftraggeber stets selbst durchgeführt. Sofern der Auftraggeber selbst einen Umzug durchführt, ist dies dem Auftragnehmer im Nachgang mitzuteilen. Der Auftraggeber kann den Auftragnehmer optional beauftragen, Umzüge bzw. Standortwechsel von Geräten der Leistungsklassen 2 bis 5 innerhalb und außerhalb von Standorten durchzuführen. 4) Optionale Implementierung von Major- und Minor-Releases Der Auftraggeber behält sich optional vor, den Auftragnehmer mit der Implementierung von Major-Releases zur Einführung von neuen Versionen der Administrations- und Abrechnungssoftware zu beauftragen (bspw. Upgrade von der Version 5.0 auf die Version 6.0). Der Auftraggeber behält sich des Weiteren optional vor, den Auftragnehmer mit der Implementierung von Minor-Releases der Administrations- und Abrechnungssoftware zu beauftragen (bspw. Upgrade von der Version 5.0 auf die Version 5.1). 5) Optionale innovative Leistungen Der Auftraggeber behält sich vor, bei dem Auftragnehmer als optionale Leistung die Weiterentwicklung bereits implementierter und/oder die Implementierung zusätzlicher Hard- und Softwareprodukte sowie Dienstleistungen im Zusammenhang mit den ausschreibungsgegenständlichen Leistungen abzurufen (sog. innovative Leistungen). Zu den innovativen Leistungen können beispielsweise zählen (keine abschließende Aufzählung): (i) Funktionserweiterungen für Hard- und Software; (ii) kompatible Erweiterungen z. B. zur Implementierung einer Zahlungs- und Abrechnungslösung; (iii) Software zum rechtssicheren Scannen/Digitalisieren; (iv) Software zur Prozessoptierung (BMPS-Software). Zur Umsetzung derartiger innovativer Leistungen hat der Auftraggeber optional die Möglichkeit, während der Vertragslaufzeit ein Stundenkontingent von bis zu 1.000 Stunden abzurufen. 6) Optionale Vertragsverlängerung Der Vertrag tritt zum 01. September 2025 in Kraft und hat eine Mindestlaufzeit von achtundvierzig (48) Monaten. Der Auftraggeber hat optional die Möglichkeit, die Vertragslaufzeit bis zu viermal um jeweils weitere zwölf (12) Monate zu verlängern. Zur Ausübung der vorgenannten Verlängerungsoption ist kein gesonderter Abruf seitens des Auftraggebers erforderlich; der Vertrag verlängert sich vielmehr automatisch um (jeweils) weitere zwölf Monate, wenn er nicht seitens des Auftraggebers mit einer Frist von drei (3) Monaten vor dem Ende der (jeweiligen) Laufzeit gekündigt wird. Der Vertrag endet spätestens sechsundneunzig (96) Monate nach dessen Inkrafttreten, mithin spätestens am 31. August 2033, ohne dass es einer gesonderten Kündigung seitens des Auftraggebers bedarf.

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Eichthalstraße 5

Stadt: Ebersberg

Postleitzahl: 85560

Land, Gliederung (NUTS): Ebersberg (DE218)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 48 Monate

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 4

Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Vertrag tritt zum 01. September 2025 in Kraft und hat eine Mindestlaufzeit von achtundvierzig (48) Monaten. Der Auftraggeber hat optional die Möglichkeit, die Vertragslaufzeit bis zu viermal um jeweils weitere zwölf (12) Monate zu verlängern. Zur Ausübung der vorgenannten Verlängerungsoption ist kein gesonderter Abruf seitens des Auftraggebers erforderlich; der Vertrag verlängert sich vielmehr automatisch um (jeweils) weitere zwölf Monate, wenn er nicht seitens des Auftraggebers mit einer Frist von drei (3) Monaten vor dem Ende der (jeweiligen) Laufzeit gekündigt wird. Der Vertrag endet spätestens sechsundneunzig (96) Monate nach dessen Inkrafttreten, mithin spätestens am 31. August 2033, ohne dass es einer gesonderten Kündigung seitens des Auftraggebers bedarf.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Die Punkteverteilung im Wertungskriterium Preis erfolgt wie nachfolgend dargestellt: PAngebot = 5 x (Wniedrigst / WAngebot) PAngebot = Punktzahl zu bewertendes Angebot Wniedrigst = Wertungssumme des Angebots, in dem diese Summe von allen Angeboten im Wettbewerb am niedrigsten ist. WAngebot = Wertungssumme des zu bewertenden Angebots. Die in einem Wertungskriterium erzielten Punkte (P) werden zunächst mit der jeweiligen prozentualen Gewichtung (G) des Kriteriums multipliziert (bspw. 5 Punkte mal 40% = 200 Punkte), um jeweils die gewichtete Gesamtpunktzahl (GPZ) für das Wertungskriterium zu ermitteln. Die gewichteten Gesamtpunktzahlen werden schließlich addiert (bspw. 200 + 150 + 50 + 50 + 50 = 500). Der Bieter mit den meisten Punkten wird ausgewählt.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Betriebskonzept

Beschreibung: Die Bieter müssen zusammen mit ihrem Angebot ein Betriebskonzept (schriftlich im Umfang von max. 50 Seiten DIN-A4, Schriftart Arial, Schriftgröße 11, Zeilenabstand 1,5) einreichen. Das Betriebskonzept soll unter Berücksichtigung der Vorgaben der Leistungsbeschreibung erstellt werden und eine prognostische Darstellung hinsichtlich der vernetzten Leistungserbringung in den folgenden Bereichen enthalten: (i) Hardwareeinsatz (Geräteverbund), (ii) Administrations- und Abrechnungssoftware und (iii) automatisiertes Meldesystem für Störungs- und Wartungsmeldungen sowie webbasierte Plattform für das Reporting. Die Anforderungen an das Betriebskonzept können im Einzelnen Ziffer 5.2.1 des Verfahrensbriefs entnommen werden. Diesbezüglich wird darauf hingewiesen, dass keine Unterkriterien gebildet worden sind bzw. selbstständig bewertet werden. Das Konzept wird vielmehr im Rahmen einer Gesamtbewertung nach dem unter Ziffer 5.2.2 des Verfahrensbriefs sowie nachfolgend dargestellten Maßstab gesamtheitlich mittels einer Punktskala (von 0 bis 5 Punkten) bewertet. 5 Punkte: Die Voraussetzungen für eine Bepunktung mit 4 Punkten (s.u.) sind erfüllt. Darüber hinaus lässt das Konzept des Bieters im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.2.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers eine außergewöhnlich gute Vertragsdurchführung erwarten, beispielsweise weil konzeptionelle Aspekte behandelt werden, die in der Leistungsbeschreibung oder unter Ziffer 5.2.1 nicht benannt bzw. gefordert worden sind und/oder welche die einzelnen Leistungsbereiche in besonderer Weise miteinander verknüpfen und deren Umsetzung in besonderem Maße als dienlich erscheint (im Sinne einer "Übererfüllung" der in der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen). 4 Punkte: Im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.2.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben lässt das Konzept des Bieters in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers eine einwandfreie Vertragsdurchführung erwarten; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Beurteilung keine Kritikpunkte/Schwächen (eine Bewertung mit 4 Punkten bedeutet folglich sinngemäß, dass sämtliche Ziele und Vorgaben der Leistungsbeschreibung erfüllt werden). 3 Punkte: Im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.2.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben lässt das Konzept des Bieters in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers eine im Wesentlichen ordnungsgemäße Vertragsdurchführung erwarten; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Beurteilung nur wenige Kritikpunkte / Schwächen. 2 Punkte: Im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.2.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben lässt das Konzept des Bieters in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers eine mit Einschränkungen noch ordnungsgemäße Vertragsdurchführung erwarten; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Beurteilung mehrere Kritikpunkte/Schwächen. 1 Punkt: Im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.2.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben lässt das Konzept des Bieters in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers eine mit erheblichen Defiziten behaftete, gerade noch als den Anforderungen dieser Vergabeunterlagen genügende Vertragsdurchführung erwarten; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Beurteilung zahlreiche Kritikpunkte/Schwächen. 0 Punkte: Im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.2.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben lässt das Konzept des Bieters in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers keine den in diesen Vergabeunterlagen beschriebenen Anforderungen genügende Vertragsdurchführung erkennen oder erwarten; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Beurteilung gravierende Kritikpunkte/Schwächen. Hinweis: Bei der Bewertung eines Konzeptes mit 0 Punkten erfolgt der Ausschluss des Angebots! Die in einem Wertungskriterium erzielten Punkte (P) werden zunächst mit der jeweiligen prozentualen Gewichtung (G) des Kriteriums multipliziert (bspw. 5 Punkte mal 40% = 200 Punkte), um jeweils die gewichtete Gesamtpunktzahl (GPZ) für das Wertungskriterium zu ermitteln. Die gewichteten Gesamtpunktzahlen werden schließlich addiert (bspw. 200 + 150 + 50 + 50 + 50 = 500). Der Bieter mit den meisten Punkten wird ausgewählt.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Innovationskonzept

Beschreibung: Die Bieter müssen zusammen mit ihrem Angebot ein Innovationskonzept (schriftlich im Umfang von max. 10 Seiten DIN-A4, Schriftart Arial, Schriftgröße 11, Zeilenabstand 1,5) einreichen. Das Innovationskonzept soll unter Berücksichtigung der Vorgaben der Leistungsbeschreibung erstellt werden und eine prognostische Darstellung enthalten, wie der Auftragnehmer im Falle neuer technologischer Entwicklungen theoretisch weiterentwickelte / neue Hard- und Softwareprodukte sowie Dienstleistungen bereitstellen könnte. Die Anforderungen an das Betriebskonzept können im Einzelnen Ziffer 5.3.1 des Verfahrensbriefs entnommen werden. Diesbezüglich wird darauf hingewiesen, dass keine Unterkriterien gebildet worden sind bzw. selbstständig bewertet werden. Das Konzept wird vielmehr im Rahmen einer Gesamtbewertung nach dem unter Ziffer 5.3.2 des Verfahrensbriefs sowie nachfolgend dargestellten Maßstab gesamtheitlich mittels einer Punktskala (von 0 bis 5 Punkten) bewertet. 5 Punkte: Die Voraussetzungen für eine Bepunktung mit 4 Punkten (s.u.) sind erfüllt. Darüber hinaus lässt das Konzept des Bieters im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.3.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers eine außergewöhnlich gute Vertragsdurchführung erwarten, beispielsweise weil konzeptionelle Aspekte behandelt werden, die in der Leistungsbeschreibung oder unter Ziffer 5.3.1 des Verfahrensbriefs nicht benannt bzw. gefordert worden sind und/oder welche die einzelnen Leistungsbereiche in besonderer Weise miteinander verknüpfen und deren Umsetzung in besonderem Maße als dienlich erscheint (im Sinne einer "Übererfüllung" der in der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen). 4 Punkte: Im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.3.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben lässt das Konzept des Bieters in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers eine einwandfreie Vertragsdurchführung erwarten; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Beurteilung keine Kritikpunkte/Schwächen (eine Bewertung mit 4 Punkten bedeutet folglich sinngemäß, dass sämtliche Ziele und Vorgaben der Leistungsbeschreibung erfüllt werden). 3 Punkte: Im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.3.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben lässt das Konzept des Bieters in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers eine im Wesentlichen ordnungsgemäße Vertragsdurchführung erwarten; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Beurteilung nur wenige Kritikpunkte / Schwächen. 2 Punkte: Im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.3.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben lässt das Konzept des Bieters in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers eine mit Einschränkungen noch ordnungsgemäße Vertragsdurchführung erwarten; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Beurteilung mehrere Kritikpunkte/Schwächen. 1 Punkt: Im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.3.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben lässt das Konzept des Bieters in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers eine mit erheblichen Defiziten behaftete, gerade noch als den Anforderungen dieser Vergabeunterlagen genügende Vertragsdurchführung erwarten; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Beurteilung zahlreiche Kritikpunkte/Schwächen. 0 Punkte: Im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.3.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben lässt das Konzept des Bieters in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers keine den in diesen Vergabeunterlagen beschriebenen Anforderungen genügende Vertragsdurchführung erkennen oder erwarten; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Beurteilung gravierende Kritikpunkte/Schwächen. Hinweis: Bei der Bewertung eines Konzeptes mit 0 Punkten erfolgt der Ausschluss des Angebots! Die in einem Wertungskriterium erzielten Punkte (P) werden zunächst mit der jeweiligen prozentualen Gewichtung (G) des Kriteriums multipliziert (bspw. 5 Punkte mal 40% = 200 Punkte), um jeweils die gewichtete Gesamtpunktzahl (GPZ) für das Wertungskriterium zu ermitteln. Die gewichteten Gesamtpunktzahlen werden schließlich addiert (bspw. 200 + 150 + 50 + 50 + 50 = 500). Der Bieter mit den meisten Punkten wird ausgewählt.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 10,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Umzugskonzept

Beschreibung: Die Bieter müssen zusammen mit ihrem Angebot ein Umzugskonzept (schriftlich im Umfang von max. 10 Seiten DIN-A4, Schriftart Arial, Schriftgröße 11, Zeilenabstand 1,5) einreichen. Das Umzugskonzept soll unter Berücksichtigung der Vorgaben der Leistungsbeschreibung erstellt werden und eine Darstellung enthalten, (i) welcher Zeitansatz für einen Umzug der Geräte erforderlich sein wird, (ii) ob und in welchem Umfang sowie mit welchen Vorlauf- und Standzeiten redundante Geräte zur Verfügung gestellt werden können, um etwaige Geräteausfälle für einen Übergangszeitraum kompensieren zu können, und (iii) mit welchen Maßnahmen sichergestellt werden kann, dass trotz Umzuges von Geräten eine unterbrechungsfreie Abrechnung der mit diesen Geräten erstellten Druckaufträgen erfolgen kann. Diesbezüglich wird darauf hingewiesen, dass keine Unterkriterien gebildet worden sind bzw. selbstständig bewertet werden. Das Konzept wird vielmehr im Rahmen einer Gesamtbewertung nach dem unter Ziffer 5.4.2 des Verfahrensbriefs sowie nachfolgend dargestellten Maßstab gesamtheitlich mittels einer Punktskala (von 0 bis 5 Punkten) bewertet. 5 Punkte: Die Voraussetzungen für eine Bepunktung mit 4 Punkten (s.u.) sind erfüllt. Darüber hinaus lässt das Konzept des Bieters im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.4.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers eine außergewöhnlich gute Vertragsdurchführung erwarten, beispielsweise weil konzeptionelle Aspekte behandelt werden, die in der Leistungsbeschreibung oder unter Ziffer 5.4.1 des Verfahrensbriefs nicht benannt bzw. gefordert worden sind und/oder welche die einzelnen Leistungsbereiche in besonderer Weise miteinander verknüpfen und deren Umsetzung in besonderem Maße als dienlich erscheint (im Sinne einer "Übererfüllung" der in der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen). 4 Punkte: Im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.4.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben lässt das Konzept des Bieters in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers eine einwandfreie Vertragsdurchführung erwarten; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Beurteilung keine Kritikpunkte/Schwächen (eine Bewertung mit 4 Punkten bedeutet folglich sinngemäß, dass sämtliche Ziele und Vorgaben der Leistungsbeschreibung erfüllt werden). 3 Punkte: Im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.4.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben lässt das Konzept des Bieters in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers eine im Wesentlichen ordnungsgemäße Vertragsdurchführung erwarten; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Beurteilung nur wenige Kritikpunkte / Schwächen. 2 Punkte: Im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.4.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben lässt das Konzept des Bieters in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers eine mit Einschränkungen noch ordnungsgemäße Vertragsdurchführung erwarten; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Beurteilung mehrere Kritikpunkte/Schwächen. 1 Punkt: Im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.4.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben lässt das Konzept des Bieters in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers eine mit erheblichen Defiziten behaftete, gerade noch als den Anforderungen dieser Vergabeunterlagen genügende Vertragsdurchführung erwarten; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Beurteilung zahlreiche Kritikpunkte/Schwächen. 0 Punkte: Im Hinblick auf die in der Leistungsbeschreibung und unter Ziffer 5.4.1 des Verfahrensbriefs genannten Ziele und Vorgaben lässt das Konzept des Bieters in der prognostischen Bewertung des Auftraggebers keine den in diesen Vergabeunterlagen beschriebenen Anforderungen genügende Vertragsdurchführung erkennen oder erwarten; der Auftraggeber erkennt in der prognostischen Beurteilung gravierende Kritikpunk-te/Schwächen. Hinweis: Bei der Bewertung eines Konzeptes mit 0 Punkten erfolgt der Ausschluss des Angebots! Die in einem Wertungskriterium erzielten Punkte (P) werden zunächst mit der jeweiligen prozentualen Gewichtung (G) des Kriteriums multipliziert (bspw. 5 Punkte mal 40% = 200 Punkte), um jeweils die gewichtete Gesamtpunktzahl (GPZ) für das Wertungskriterium zu ermitteln. Die gewichteten Gesamtpunktzahlen werden schließlich addiert (bspw. 200 + 150 + 50 + 50 + 50 = 500). Der Bieter mit den meisten Punkten wird ausgewählt.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 10,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Nachhaltigkeit

Beschreibung: Die Bieter müssen in Bezug auf das Wertungskriterium "Nachhaltigkeit" Eigenerklärungen einreichen, auf deren Grundlage die Bewertung in diesem Kriterium erfolgt (vgl. Ziffer 5.5 des Verfahrensbriefs sowie Anlage 8 der Vergabeunterlagen). Der Auftraggeber behält sich vor, die Eigenerklärungen der Bieter durch Anforderung von diesbezüglichen Nachweisen des Bieters und/oder auf anderem Wege zu überprüfen und/oder durch fachkundige Dritte überprüfen zu lassen. Sofern der Auftraggeber und/oder ein von ihm beauftragter fachkundiger Dritter feststellt, dass die Eigenerklärungen eines Bieters unzutreffend sind, kann dessen Angebot ausgeschlossen werden. Im ersten Schritt werden die nachfolgend dargestellten Unterkriterien separat mit Punkten bewertet. Zur Ermittlung der Gesamtpunktzahl im Wertungskriterium "Nachhaltigkeit" wird im zweiten Schritt die Summe der in den Unterkriterien erzielten Punkte durch drei (3) dividiert, so dass in diesem Wertungskriterium maximal 5 Gesamtpunkte erzielt werden können (15 Punkte / 3 = 5 Gesamtpunkte). 1) Unterkriterium Kreislaufwirtschaft Der vom Bieter angebotene Geräteverbund (einschließlich Ersatzgeräten) umfasst Geräte, die aus recycelten Materialien hergestellt worden sind. 1 Punkt: Ja 0 Punkte: Nein 2) Unterkriterium Recyclingfähigkeit Die in dem vom Bieter angebotenen Geräteverbund verbauten Komponenten (ohne Toner und Tintenstrahlpatronen) sind im Falle einer notwendigen Entsorgung (etwa weil eine Aufbereitung technisch nicht mehr möglich ist) recyclingfähig. 2 Punkte: Ja, über 50% 1 Punkt: Ja, bis 50% 0 Punkte: Nein 3) Unterkriterium Reparaturfähigkeit Die in dem vom Bieter angebotenen Geräteverbund verbauten Komponenten (ohne Toner und Tintenstrahlpatronen) sind über die gesamte Vertragslaufzeit reparaturfähig, so dass im Falle eines Defekts kein Einbau (fabrikneuer) Ersatzkomponenten erforderlich ist. 2 Punkte: Ja, über 50% 1 Punkt: Ja, bis 50% 0 Punkte: Nein 4) Unterkriterium Ersatzteilversorgung 5 Punkte: Für die im angebotenen Geräteverbund verbauten Komponenten (ohne Toner und Tintenstrahlpatronen) werden über die gesamte Vertragslaufzeit zu 100% Ersatzteile verfügbar sein. 4 Punkte: Für die im angebotenen Geräteverbund verbauten Komponenten (ohne Toner und Tintenstrahlpatronen) werden über die gesamte Vertragslaufzeit zu mindestens 80% Ersatzteile verfügbar sein. 3 Punkte: Für die im angebotenen Geräteverbund verbauten Komponenten (ohne Toner und Tintenstrahlpatronen) werden über die gesamte Vertragslaufzeit zu mindestens 60% Ersatzteile verfügbar sein. 2 Punkte: Für die im angebotenen Geräteverbund verbauten Komponenten (ohne Toner und Tintenstrahlpatronen) werden über die gesamte Vertragslaufzeit zu mindestens 40% Ersatzteile verfügbar sein. 1 Punkt: Für die im angebotenen Geräteverbund verbauten Komponenten (ohne Toner und Tintenstrahlpatronen) werden über die gesamte Vertragslaufzeit zu mindestens 20% Ersatzteile verfügbar sein. 0 Punkte: Für die im angebotenen Geräteverbund verbauten Komponenten (ohne Toner und Tintenstrahlpatronen) werden über die gesamte Vertragslaufzeit weniger als 20% Ersatzteile verfügbar sein. 5) Unterkriterium Lebensdauer 5 Punkte: Die durchschnittliche Lebensdauer der vom Bieter angebotenen Geräte (ohne Toner und Tintenstrahlpatronen) beträgt mindestens 8 Jahre. 4 Punkte: Die durchschnittliche Lebensdauer der vom Bieter angebotenen Geräte (ohne Toner und Tintenstrahlpatronen) beträgt mindestens 7 Jahre. 3 Punkte: Die durchschnittliche Lebensdauer der vom Bieter angebotenen Geräte (ohne Toner und Tintenstrahlpatronen) beträgt mindestens 6 Jahre. 2 Punkte: Die durchschnittliche Lebensdauer der vom Bieter angebotenen Geräte (ohne Toner und Tintenstrahlpatronen) beträgt mindestens 5 Jahre. 1 Punkt: Die durchschnittliche Lebensdauer der vom Bieter angebotenen Geräte (ohne Toner und Tintenstrahlpatronen) beträgt mindestens 4 Jahre. 0 Punkte: Die durchschnittliche Lebensdauer der vom Bieter angebotenen Geräte (ohne Toner und Tintenstrahlpatronen) beträgt weniger als 4 Jahre. Die in einem Wertungskriterium erzielten Punkte (P) werden zunächst mit der jeweiligen prozentualen Gewichtung (G) des Kriteriums multipliziert (bspw. 5 Punkte mal 40% = 200 Punkte), um jeweils die gewichtete Gesamtpunktzahl (GPZ) für das Wertungskriterium zu ermitteln. Die gewichteten Gesamtpunktzahlen werden schließlich addiert (bspw. 200 + 150 + 50 + 50 + 50 = 500). Der Bieter mit den meisten Punkten wird ausgewählt.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 10,00

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern

Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform DTVP) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Ein öffentlicher Auftrag ist gemäß § 135 Abs. 1 GWB von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber (i) gegen § 134 verstoßen hat oder (ii) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. Gemäß § 135 Abs. 2 Satz 1 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Lutz Abel Rechtsanwalts PartG mbB

6. Ergebnisse

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 978 130,58 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: Ricoh Deutschland GmbH

Angebot:

Kennung des Angebots: 21.05.2025 08:23:38 Uhr

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert der Ausschreibung: 978 130,58 EUR

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: EBE-2025-EU-1

Titel: Managed Document Services

Datum der Auswahl des Gewinners: 03/07/2025

Datum des Vertragsabschlusses: 15/07/2025

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2

Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 6

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen