Sicherheitsberatung für den Hessentag 2025 in Bad Vilbel Referenznummer der Bekanntmachung: 2023-HT-01

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Nationale Identifikationsnummer: 06440003
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bad Vilbel
NUTS-Code: DE71E Wetteraukreis
Postleitzahl: 61118
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.bad-vilbel.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.had.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1860d679d12-7da48d327db77862
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt folgende Kontaktstelle:
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bad Vilbel
NUTS-Code: DE71E Wetteraukreis
Postleitzahl: 61118
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.bad-vilbel.de
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: www.had.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
I.5)Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Sicherheitsberatung für den Hessentag 2025 in Bad Vilbel

Referenznummer der Bekanntmachung: 2023-HT-01
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79417000 Sicherheitsberatung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Erstellen eines Sicherheitskonzeptes für den Hessentag 2025 in Bad Vilbel

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79410000 Unternehmens- und Managementberatung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE71E Wetteraukreis
Hauptort der Ausführung:

Magistrat der Stadt Bad Vilbel

Am Sonnenplatz 1

61118 Bad Vilbel

Deutschland

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Das vom AN zu erarbeitende Sicherheitskonzept, welches für den HT 2025 zu erstellen ist, hat sich am Leitfaden des Landes Hessen "Sicherheit bei Großveranstaltungen" zu orientieren; alle relevanten Rechtsgrundlagen sind entsprechend anzuwenden. Es sollen veranstaltungsimmanente Gefahren und Risiken analysiert, bewertet und minimiert und grundsätzlich die Sicherheit der Veranstaltungsteilnehmer, Mitwirkenden, Freiwilligen und Mitarbeiter gewährleistet werden.

Zusätzlich ist neben der Konzepterstellung die Teilnahme an Besprechungen / Klausurtagungen / Statusterminen (in Präsenz oder ggf. virtuell) sowie die Begleitung des Arbeitskreises 3 während der Durchführung des HT zu erbringen.

Für eine Beratung zur Umsetzung der definierten Sicherheitsmaßnahmen ist während des HT eine ständige Anwesenheit (im 2-Schicht-Betrieb) durch den AN in den Sicherheitsgremien (Einsatzzentrale des Veranstalters) des AG erforderlich. Bereits in der Woche vor Beginn des HT ist zur Vorbereitung die Anwesenheit mind. eines Mitarbeiters zu üblichen Bürozeiten sicherzustellen.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 17/04/2023
Ende: 31/08/2025
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

a.) Zuschlagskriterium "Preis"

Das Angebot mit dem preisgünstigsten Gesamtpreis (brutto) erhält 30 Punkte. Die anderen Angebote werden in Relation zum besten Angebot gewertet.

Formel: Wirtschaftlichstes Angebot dividiert durch Angebot des Bieters multipliziert mit 30 ergeben die zu vergebenen Punkte.

b.) Qualität des Angebotes und mündliche Präsentation (11.03.2023)

Die Präsentation wird vor einem Gremium, bestehend aus 3 Mitgliedern (HT-Beauftragter, AK-Leitung + Stellv. "Sicherheit und Verkehr"), erfolgen und darf einem Zeitrahmen

von 60 Minuten (incl. Bietergespräch) nicht übersteigen.

Folgende Punkte sollen bei der Präsentation berücksichtigt werden:

•Erläuterung des schriftlichen Angebotes incl. Referenzen

•Überzeugungskraft und sicheres Auftreten

•Zusammenwirken des Projektteams

(HT-Beauftragter, AK-Leitung + Stellv. "Sicherheit und Verkehr" und AN)

•Organisationsstruktur

Erläuterung: Erklärung der Organisationsstruktur der eigenen Mitarbeiter zur Umsetzung der gewünschten Leistungen

•Darstellung komplexer Sachverhalte

•Änderungsmanagement/ Flexibilität

Erläuterung wie flexibel auf neue Situationen reagiert wird, insbesondere personell und fachlich

•Erstellung und Fertigstellung des Sicherheitskonzeptes: Umsetzungskonzept und grober Zeitplan

Die Bewertung der einzelnen Punkte soll wie nachfolgend beschrieben erfolgen:

sehr gut 10 - 8 Punkte

→ Die konzeptionelle Darstellung überzeugt voll und ganz. Aufbau, Darstellung, Verständlichkeit und Umsetzbarkeit des Konzeptes sind sehr gut.

gut 7 - 5 Punkte

→ Die konzeptionelle Darstellung überzeugt trotz kleinerer Defizite. Aufbau, Darstellung, Verständlichkeit und Umsetzbarkeit des Konzeptes sind dennoch gut.

befriedigend 4 - 2 Punkte

→ Die konzeptionelle Darstellung überzeugt nur teilweise. Aufbau, Darstellung, Verständlichkeit und Umsetzbarkeit des Konzeptes sind befriedigend und lassen bereits einzelne Schwächen erkennen.

ausreichend 1 Punkt

→ Die konzeptionelle Darstellung überzeugt nur eingeschränkt und schwach. Aufbau, Darstellung, Verständlichkeit und Umsetzbarkeit des Konzeptes sind ausreichend und lassen wesentliche Schwächen erkennen.

ungenügend 0 Punkte

→ Die konzeptionelle Darstellung überzeugt nicht. Aufbau, Darstellung, Verständlichkeit und Umsetzbarkeit der Vorschläge sind ungenügend und lassen gravierende Schwächen erkennen.

Präsentationstermin ist der 11.03.2023. Es erfolgt eine separate Einladung an die Bietenden.

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

* Nachweis Eintragung im Berufs-/Handelsregister;

* aktuelle polizeiliches Führungszeugnisses des Geschäftsführers

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

* Eigenerklärung über den Jahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre

* Nachweis einer Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Vorlage von mind. 3 Referenzen der letzten 6 Jahre

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Mindestanforderungen:

1. Die Referenz wurde in den letzten 6 Jahren (rückwärtsgerechnet vom Tag der Angebotsabgabe) erbracht.

2. Der Leistungsumfang muss mit Art und Umfang der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sein

3. Die Überprüfung der Referenz muss zu einem positiven Ergebnis führen

4. Es handelte sich um öffentliche Veranstaltungen über 500.000 Besucher und von Einzelkonzerten über 30.000 Besucher sowie von Landesfesten

5. Sicherheitskonzepte wurden für Veranstaltungen über 250.000 Besucher erstellt

6. Erfahrung in der Organisation / Umsetzung von Profit- und Non-Profit-Veranstaltungen

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 08/03/2023
Ortszeit: 11:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 14/04/2024
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 08/03/2023
Ortszeit: 11:00
Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:

entfällt

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Aufträge werden elektronisch erteilt
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die Zahlung erfolgt elektronisch
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Der Zuschlag wird dem Angebot mit der höchsten Punktzahl erteilt. Bei Punktgleichheit erhält das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag.

Angebote, deren Preise in einem offenbaren Missverhältnis zur Leistung stehen, werden nicht weiter berücksichtigt.

Die Bewertung der Angebote erfolgt auf Basis der folgenden Zuschlagskriterien:

1. Wirtschaftlichkeit des Angebotes 30 % (maximale Punktzahl: 30)

Das Angebot mit dem preisgünstigsten Gesamtpreis (brutto) erhält 30 Punkte. Die anderen Angebote werden in Relation zum besten Angebot gewertet.

Formel: Wirtschaftlichstes Angebot dividiert durch Angebot des Bieters multipliziert mit 30 ergeben die zu vergebenen Punkte.

2. Qualität des Angebotes und mündlichen Präsentation 70 % (maximale Punktzahl: 70)

Die Präsentation wird vor einem Gremium, bestehend aus 3 Mitgliedern (HT-Beauftragter, AK-Leitung + Stellv. "Sicherheit und Verkehr"), erfolgen und darf einem Zeitrahmen

von 60 Minuten (incl. Bietergespräch) nicht übersteigen.

Folgende Punkte sollen bei der Präsentation berücksichtigt werden:

• Erläuterung des schriftlichen Angebotes incl. Referenzen

• Überzeugungskraft und sicheres Auftreten

• Zusammenwirken des Projektteams

(HT-Beauftragter, AK-Leitung + Stellv. "Sicherheit und Verkehr" und AN)

• Organisationsstruktur

Erläuterung: Erklärung der Organisationsstruktur der eigenen Mitarbeiter zur Umsetzung der gewünschten Leistungen

• Darstellung komplexer Sachverhalte

• Änderungsmanagement/ Flexibilität

Erläuterung wie flexibel auf neue Situationen reagiert wird, insbesondere personell und fachlich

• Erstellung und Fertigstellung des Sicherheitskonzeptes: Umsetzungskonzept und grober Zeitplan

Die mündliche Präsentation ist auf den 11.03.2023 terminiert. Es wird eine separate Einladung erfolgen.

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: www.rp-darmstadt.hessen.de
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60594
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]0
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
02/02/2023

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